PLATIN INFORMÁTICA. SIAD SNGPC Sistema Integrado de Automação de Drogarias Módulo Gestão de Medicamentos Controlado e Antimicrobianos

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1 PLATIN INFORMÁTICA SIAD SNGPC Sistema Integrado de Automação de Drogarias Módulo Gestão de Medicamentos Controlado e Antimicrobianos Manual do Usuário INVENTÁRIO (Novo ou Ajuste de Inventário) Versão

2 Inventário Objetivo: Efetuar a troca de responsável técnico ou corrigir pequenos ajustes de estoque. RDC Nº 22, DE 29 DE ABRIL DE Art. 12. A substituição definitiva ou eventual do farmacêutico responsável técnico no SNGPC deve ser precedida de finalização do inventário, de modo que as transmissões da escrituração possam ter continuidade pelo substituto ou pelo novo farmacêutico responsável técnico. - 2º Nos casos em que houver divergência entre os dados do inventário finalizado anteriormente e o estoque existente no estabelecimento, o substituto ou o novo farmacêutico responsável técnico deve corrigir seu inventário antes de iniciar suas atividades e informar a autoridade sanitária local. Motivos para inventário: - Ajuste de inventário. - Desligamento do responsável técnico: Rescisão contratual/baixa de responsabilidade. - Determinação da autoridade sanitária. - Encerramento das atividades com produtos controlados. - Férias. - Licença. - Substituição temporária de responsável técnico. Regras para iniciar e transmitir o xml de inventário: - O Farmacêutico responsável técnico deverá estar devidamente cadastrado no SNGPC e no SIAD-SNGPC. - Finalizar o inventário no SNGPC (ANVISA) no dia anterior ao iniciar no SIAD-SNGPC. - Ao iniciar no SIAD-SNGPC o prazo para envio do inventário são 7dias (o dia de início do inventário + 6 dias). Procedimento para finalizar inventário SNGPC (ANVISA): - Ao acessar o menu do SNGP Clique na opção, em seguida selecione o motivo da finalização e confirme o código que será apresentado, e para concluir clique em. 2

3 Observação: - Deverá ser registrado os motivos dos ajustes efetuados no saldo do inventário, pois os dados alterados podem ser questionados pela vigilância sanitária que exigirá as devidas justificativas. Finalizar inventário no SNGPC: NOTA TÉCNICA Nº. 003/2013- VERSÃO 2.0 SNGPC 10. PROBLEMAS AO FINALIZAR INVENTÁRIO Caso o RT, ao tentar finalizar inventário, se enquadrar em uma das situações: a) O RT consegue clicar em finalizar inventário, digita o número para validar finalização e clica na mensagem padrão para confirmar inventário e mesmo assim quando RT acessa posteriormente aparece no menu do SNGPC a opção finalizar inventário, ou; b) Aparece a mensagem padrão que o RT deve finalizar inventário, contudo a opção FINALIZAR INVENTÁRIO no menu lateral esquerdo não esta disponível. c) Consegue finalizar o inventário, contudo as funcionalidades do SNGPC continuam bloqueadas. Nesses três casos o RT deve entrar em contato com a Anvisa por meio Central de Atendimento da Anvisa ou por meio do link abaixo descrever o problema e informar e senha de acesso do RT. 3

4 FLUXOGRAMA DE INVENTÁRIO SNGPC Farmacêutico cadastrado e habilitado Finalizar inventário SIAD SNGPC Gerar novo inventário. Inclusão de novo lote Correção de saldo Comparar o estoque do sistema com o físico e se necessário efetua as correções. Correção da validade Gerar Xml de inventário Manual (Via site) Automático (via webservice) Envia Xml ao SNGPC Verificar status do Xml INVENTÁRIO CONFIRMADO INVENTÁRIO REJEITADO/DESCARTADO 4

5 1) Para iniciar o inventário clique na opção Inventário: Integrar xml de insumos. Disponível apenas para drogarias que possuem manipulação. Saldo dos medicamentos em estoque. Iniciar novo inventário. Gerar xml de inventário. Envio de xml via webservice (automático). Verificar status do arquivo transmitido ao SNGPC Descartar inventário não confirmado Salvar Hash de xml enviado pelo site do SNGPC (envio manual) 5

6 1.1) Para gerar um novo inventário clique na opção, verifique se o campo RT/FS possui o nome do farmacêutico atual, selecione o motivo e o tipo de inventário, em seguida clique em pelo opção Importar XML vide manual Importação de arquivo xml de inventário). (se optar Farmacêutico responsável pelo inventário (possui acesso ao SNGPC). Data de início do inventário (deverá ser posterior à finalização no SNGPC. Motivo do inventário (será o mesmo motivo selecionado ao finalizar no SNGPC). Confirme a geração do inventário e o código solicitado 6

7 1.2) Para conferir ou corrigir o último saldo de estoque registrado no programa clique na opção Na tela abaixo o programa possibilita as opções de ajustes do estoque apresentado, podendo ser feito as seguintes correções: - Ajuste de quantidade por lote; - Ajuste de Validade; Linha de filtro para consultas. - Inserir novo lote ou medicamento; Quantidade de lotes registrados no inventário Adicionar um novo registro de produto. Inserir um novo lote. Salvar ou imprimir a relação apresentada na tela. 7

8 - Para localizar um medicamento utilize a opção de filtro nas colunas de Nome, Código de Barras, Registro Ms e Lote. Exemplo de usca por nome do medicamento: - Para ajustar a validade ou a quantidade do medicamento em estoque basta localizar o registro do medicamento divergente, clicar sobre o campo onde consta a quantidade e alterar de acordo com a quantidade do estoque físico. - Para ajustar o campo de lote o programa não permite alterar os dados, é necessário zerar o registro com o lote divergente e efetuar um novo lançamento com os dados do lote correto. Os itens que constarem saldo O não serão transmitidos para o SNGPC. Exemplo de correção do lote. - Para inserir o registro de um novo lote selecione o registro um registro do medicamento e clique em. Para adicionar o saldo de um novo lote de um medicamento que não possui nenhum registro no inventário clique na opção. - Para organizar em ordem alfabética de um clique na opção. - Para filtrar por classe de medicamento (Antibiótico ou Controlado), coloque o cursor do mouse sobre a opção, clique na seta apresentada e selecione uma das classes que deseja especificar. - Para salvar ou imprimir a relação de estoque clique na opção. 8

9 1.3) Estando conferido e/ou corrigido o estoque dos produtos é obrigatório efetuar a transmissão do arquivo xml para o SNGPC. Para iniciar este processo, na tela principal do inventário clique na opção confirme a geração do arquivo xml:, e Em seguida o programa apresentará uma nova tela para iniciar o envio do arquivo, onde será possível transmitir manual (pelo site do SNGPC) ou automático (via webservice), ao qual recomendamos utilizar a 2º opção devido a praticidade. Para enviar o arquivo pelo webservice do SNGPC clique na opção, caso o estabelecimento tenha dificuldades de conexão com a internet poderá transmitir o arquivo xml manualmente, basta salvar o arquivo em formato zip e transferir pelo site do SNGPC ou pelo link: Para enviar o arquivo xml pelo webservice digite a senha de acesso ao SNGPC (ANVISA) e clique 9

10 Resposta do webservice sobre a confirmando que o arquivo foi enviado: Após o envio é necessário aguardar algumas horas ou no dia seguinte para efetuar a verificação da transmissão, onde o programa consulta o status de transmissão do xml, informando se o arquivo foi confirmado ou rejeitado pelo SNGPC. Para verificar o status do arquivo no SNGPC acesse a tela do inventário e clique na opção. 10

11 No campo Senha digite a senha de acesso ao SNGPC e clique Resposta de arquivo validado e aceito pelo SNGPC., caracterizando a conclusão do inventário. Exemplo de arquivo confirmado no SNGPC: Para visualizar este relatório no SNGPC, ao acessar o sistema (ANVISA) no menu principal clique nas opções Relatórios e Status de Transmissão. 11

12 Caso o arquivo seja rejeitado o programa apresentará obrigatoriamente na tela os motivos da rejeição, para eventual correção e nova geração de inventário utilizando com tipo a opção Último inventário descartado/rejeitado. As principais causas de rejeição de inventário estão vinculados ao cadastro do medicamento, por isto se durante o processo de ajuste de estoque ocorrer a necessidade de cadastrar um novo medicamento certifique de que os dados estão corretos, especialmente a classe terapêutica e o número de registro do MS, nestes dois casos ao verificar o arquivo enviado o SNGPC retorna as seguintes mesnsagens: Não foi apresentado os motivos da rejeição Para corrigir estes tipos de erro basta acessar o menu Cadastro - Medicamentos e corrigir o cadastro do produto. Importante: Se ao efetuar a verificação e o programa retornar como Transmissão rejeitada mas não apresentar os motivos desta rejeição, isto caracteriza não a rejeição do arquivo e sim que o arquivo ainda não foi validado, isto ocorre porque o arquivo enviado ainda não foi validado e como no Status de Transmissão do SNGPC o campo Aceito fica com resposta de Não até ser validado e modificado para Sim, quando confirmado, ocorre esta divergência na informação enviada pelo SNGPC, para ilustrar melhor esta situação segue o exemplo do Status aguardando a validação e a mensagem de retorno no programa: Exemplo de arquivo aguardando validação no SNGPC: 12

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