Help Contabilização Rápida E&L Produções de Software

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1 Help Contabilização Rápida Note: To change the product logo for your ow n print manual or PDF, click "Tools > Manual Designer" and modify the print manual template.

2 Contents 5 Table of Contents Foreword 7 Part I Informações 10 Part II Contabilização Rápida 12 1 Sintese... dos Procedimentos 12 2 Procedimento Atualização do Sistema 13 3 Procedimento Backup dos Dados 15 4 Procedimento Conferência dos Saldos Iniciais 17 5 Procedimento Verificação de Inconsistências 19 6 Procedimento Início da Configuração 23 Procedimento Configuração Histórico de Lançamentos 23 Procedimento Configuração Arquivo Pré-Definido 28 7 Procedimento Conferência da Listagem de Configuração 34 Procedimento Configuração Manual de Vinculação do PCASP 37 8 Procedimento Geração dos Lançamentos de Abertura 39 9 Procedimento Gera dos Lançamentos Procedimento Verificação de Inconsistências Procedimento 10 - Conferência Final e Validação do Responsável Index 0 5

3 10 Help Contabilização Rápida 1 Informações Help (Manual de Ajuda) Contabilização Rápida Avenida Koehler, 238, Centro CEP: Domingos Martins - ES Telefax: (27)

4 12 Help Contabilização Rápida 2 Contabilização Rápida Para melhor atender as necessidades de configuração dos lançamentos contábeis, foi desenvolvido no sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica os procedimentos destados neste Help, possibilitando a configuração rápida e automática de contabilização. A Contabilização Rápida tem o intuito de realizar a configuração das contas do PCASP (Plano de Contas Aplicado ao Setor Público) com a finalidade de gerar os lançamentos automáticos na execução das receitas e despesas registradas no Sistema e, consequentemente, evitando que ocorram mais inconsistências nos lançamentos e ocorrências. 2.1 Sintese dos Procedimentos 1- Atualizar o Sistema (Normalmente realizado no Servidor); 2- Fazer o backup dos dados (Utilitário/ Backup/Transmissão do Banco de Dados); 3- Conferência dos Saldos Iniciais (Arquivos/ Cadastros do Sistema/ Saldo Inicial/ Saldo Inicial das Contas Contábeis), que se dá através do encerramento dos anos anteriores, estando estes saldos disponíveis no Anexo XIV - Balanço Patrimonial (Relatórios/ Balanço) ou no PCA (Clientes Minas Gerais a partir de 2014); 4- Realizar a verificação das inconsistências (Utilitário/ Verificação de Inconsistências), identificando os erros antes das configurações da Contabilização; 5- A partir da Análise das Inconsistências será possível decidir qual será o método de configuração: 5.1- Se a base de dados vem realizando a Contabilização sem problemas de análises, ou seja, sem inconsistências de lançamentos e/ou ocorrências, poderá utilizar a rotina de Importação da Configuração do PCASP Automática, disponíveis no Cadastro do Detalhamento do Plano de Contas da Receita e da Despesa (Arquivos/ Cadastros do Sistema/ Tabelas/ Plano de Contas/ Detalhamento do Plano da Despesa (e Receita) - Opções: Importar Conf. PCASP Automático), configurando os lançamentos já utilizados em sua própria rotina de contabilização (histórico dos lançamentos realizados na base de dados); 5.2- Se a base de dados contém muitas inconsistências de lançamentos e/ou ocorrências, poderá utilizar a rotina de Importação através do Arquivo *.DB3 com as configurações pré-definidas (Utilitário/ Exportação/Importação de Arquivos/ Importação e Exportação dos Lançamentos Automáticos), gerado a partir de uma base modelo (sem problemas de lançamentos e/ou ocorrências). Observação: Caso ocorra inconsistência na importação, informando que não encontrou alguma conta, este deverá ser analisado e caso necessário incluir as contas descritas na base destino; 6- Após a configuração realizada no item 5.1 ou 5.2 será necessário visualizar o Listagem de Configuração Orçamento x PCASP (Relatórios/ Listagens/ Tabelas/ Configuração Orçamento x PCASP), com a finalidade de identificar se todas as Contas estão como CONFIGURADAS ou NÃO CONFIGURADAS. Caso ainda haja contas que não foram configuradas, poderá utilizar a Vinculação

5 Contabilização Rápida 13 PCASP para configuração "manual" (Arquivos/ Cadastros do Sistema/ Plano de Contas/ Detalhamento do Plano da Despesa (e Receita) - Aba: Vinculação PCASP - Cadastrar), devendo selecionar a conta e na aba informar a Conta Débito e a Conta Crédito que será realizado o lançamento de contabilização; 7- Após as configurações acima citadas, será necessário gerar os lançamentos dos registros já cadastrados até o período que iniciou-se a rotina através desta configuração, iniciando pelo orçamento ( Utilitário/ Lançamentos de Abertura do Orçamento); 8- Realizar a geração dos lançamentos de todas as tabelas no Período Anual (Utilitário/ Gera Lançamentos). Observação: Ao realizar a geração da Tabela "Talão", o sistema irá questionar quanto a receita orçamentária. Neste, deixe em branco para que sejam gerados os laçamentos de todas as receitas. 9- Após a geração de todos os lançamentos, atualizando a contabilização conforme configuração realizada, faz-se necessário realizar novamente a verificação de inconsistência (Procedimento 4), a fim de visualizar a correção dos problemas de lançamentos e/ou ocorrências e identificando os problemas que ainda podem constar, como saldos negativos, entre outros, que precisarão de análise e correção na base de dados. 10- Após todos os procedimentos, o responsável pelos dados (CONTADOR / ASSESSORES) deverá analisar todos os lançamentos configurados, através do Listagem de Configuração Orçamento x PCASP (Procedimento 6) e validar. Caso este não esteja de acordo, deve-se restaurar os dados com o backup feito no Procedimento 2, voltando as configurações anteriores. OBSERVAÇÃO: Em caso de maiores dúvidas, verificar os Procedimentos individualizados. 2.2 Procedimento 1 - Atualização do Sistema Para dar início as Configurações da Contabilização Rápida, faz-se necessário a Atualização do Sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica realizada através do Atualizador.

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7 Contabilização Rápida 15 Após a Atualização do Sistema poderemos passar para o Procedimento Procedimento 2 - Backup dos Dados DEVE-SE realizar o Backup dos dados antes das configurações necessárias.

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9 Contabilização Rápida 17 Após realização do backup podemos passar para o Procedimento Procedimento 3 - Conferência dos Saldos Iniciais Para dar início ao processo de configuração da Contabilização Rápida, faz-se necessário confirmar os saldos iniciais do exercício, a fim de corrigir lançamentos errados, saldos não informados, entre outras situações que afetam a veracidade dos lançamentos.

10 18 Help Contabilização Rápida Os saldos iniciais são obtidos a partir do Anexo XIV - Balanço Patrimonial do Exercício Anterior e devem ser cadastrados na implantação do sistema e/ou no ano de convergência da contabilidade, ou seja, ano de mudança do Plano de Contas. Após a conferência dos saldos iniciais, podemos passar para o Procedimento 4.

11 Contabilização Rápida Procedimento 4 - Verificação de Inconsistências Neste procedimento faz-se necessário realizar a Verificação de Inconsistências Anual, a fim de identificar eventuais problemas que comprometam o fechamento contábil mensal e, consequentemente, anual. A rotina de análise está disponível no Menu: Utilitário/ Verificação de Inconsistências:

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13 Contabilização Rápida 21 Abrirá a tela "Verificação de Inconsistências", onde serão informados os campos: Ano: Ano para realização da Análise das Inconsistências; Tipo de Verificação: Será efetuado a verificação geral das informações contidas no sistema para análise de possíveis erros que afetam a consistência e fechamento dos dados; Tipo de Período: Será efetuado a verificação "Anual" dos dados; Período, Data Inicial e Data Final: Será informado automático, de acordo com o tipo de período selecionado, neste caso Período Anual.

14 22 Help Contabilização Rápida Após informar os campos citados acima, você deverá clicar no botão "Verificar" e o sistema iniciará a análise anual das inconsistências, a fim de demonstrar possíveis erros de lançamentos, movimentações, cadastros etc. Ao terminar a verificação e o sistema encontrar inconsistências nos dados, o mesmo demonstrará a tela com a descrição de cada uma para que sejam analisadas. Observação: Para melhor agilidade a relação de inconsistências pode ser impressa, através do botão "Imprimir". Caso não ocorra inconsistências o sistema demonstrará a tela, ilustrada abaixo.

15 Contabilização Rápida 23 Após a conferência das possíveis inconsistências, seguiremos para o Procedimento Procedimento 5 - Início da Configuração Após a Verificação das Inconsistências será possível definir qual será a origem da Configuração de Contabilização dos Lançamentos. A Configuração poderá ser realizada a partir do histórico de lançamentos da própria base de dados ou a partir do arquivo de importação com configurações pré-definidas. Essas rotinas irão configurar a maior parte dos lançamentos de forma que, ao realizar os cadastros, como por exemplo Cadastro de Liquidação, a contabilização seja automática, ou seja, sem abrir a tela de Lançamentos Contábeis, a não ser que haja mais de uma ocorrência ou lançamento que necessitem de decisão do usuário, mas que ainda assim poderão ser configuradas manualmente através da Opção "Vinculação PCASP", disponível no Cadastro de Detalhamento dos Planos da Receita e Despesa, passando a gerar todos os lançamentos automaticamente. Passaremos para o Procedimento Procedimento Configuração Histórico de Lançamentos Se a base de dados vem realizando a Contabilização sem problemas de análises, sem inconsistências de lançamentos e/ou ocorrências, poderá utilizar a rotina de Importação da Configuração do PCASP Automática, disponíveis no Cadastro do Detalhamento do Plano de Contas da Receita e da Despesa, configurando os lançamentos já utilizados em sua própria rotina de contabilização.

16 24 Help Contabilização Rápida A rotina de Contabilização é importada do histórico de lançamentos já realizados na base de dados através da Opção "Importar Conf.PCASP Automático", disponível no Cadastro do Detalhamento do Plano de Contas, como segue:

17 Contabilização Rápida 25 Observação: Como exemplo utilizaremos o Cadastro do Detalhamento da Despesa, sendo que para configuração da Receita segue os mesmos procedimentos, porém no Cadastro do Detalhamento da Receita, disponível no Menu: Arquivos/ Cadastros do Sistema/ Plano de Contas/ Detalhamento do Plano da Receita.

18 26 Help Contabilização Rápida No Cadastro do Detalhamento do Plano da Despesa (ou Receita) deve-se selecionar a Opção "Importar Conf. PCASP Automático, conforme imagem acima.

19 Contabilização Rápida 27 Na imagem acima: Se clicar em Não, o sistema irá cancelar o procedimento de importação; Se clicar em Sim, o sistema irá importar as configurações a partir da experiência do sistema, ou seja, através do histórico de lançamentos realizados na base de dados e passará para a próxima etapa, como segue abaixo: Na imagem acima: Se clicar em Não, o sistema irá importará as Despesas (e Receitas) configuradas e não configuradas, sobrepondo qualquer configuração de lançamento que possa conter na base de dados: Botão Sim - apagará configurações existentes;

20 28 Help Contabilização Rápida Botão Não - ao abrir a tela de data de corte não informar a data e clicar em cancelar para suspender a importação, conforme imagem abaixo. Porém, se clicar em Sim, o sistema irá importar as configurações provenientes da experiência do sistema, ou seja, através do histórico de lançamentos realizados na base de dados e buscará as informações a partir da data de corte informada na tela acima sendo que: Ao Cancelar, o sistema não realizará a importação; Ao Confirmar, será importada as informações, como demonstra a imagem abaixo; Uma vez definido este método de configuração da Contabilização, ao finalizar passaremos para o Procedimento Procedimento Configuração Arquivo Pré-Definido Se a base de dados contém muitos problemas de lançamentos e ocorrências, ocasionando inconsistências como por exemplo as citadas na tela abaixo, poderá utilizar a rotina de Importação através do Arquivo com as configurações pré-definidas.

21 Contabilização Rápida 29 A rotina de Contabilização é importada do arquivo com as configurações pré-definidas através da Opção Importação e Exportação dos Lançamentos Automáticos, disponível no Menu: Utilitário, como segue:

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23 Contabilização Rápida 31 Dados de Destino: será demonstrada o banco de dados conectado para exportação ou importação da configuração da contabilização; Ano: informar o ano de configuração dos lançamentos. Observação Importante: informar o arquivo com as configurações respectivas ao ano que deseja realizar a configuração, ou seja, o ano de importação deve ser igual ao ano de exportação (arquivo *.DB3). Aba Exportar: será informado o diretório para salvar o arquivo *.DB3 de importação

24 32 Help Contabilização Rápida com as configurações dos lançamentos na base de origem. Este será utilizado em base de origem, utilizada como parâmetro para configuração de outras bases. Aba Importar: será informado o diretório do arquivo *.DB3 que consta as configurações dos lançamentos para importação na base destino. Este será utilizado em base de destino, utilizada para importação das configurações pré-definidas.

25 Contabilização Rápida 33 Botão "(1) Importar Plano conta Lançamento": ao clicar em importar o sistema irá questionar se realmente deseja proceder com a importação, como segue: Se clicar em Sim, será importado as configurações; Se clicar em Não, o sistema irá cancelar o processo de importação. Ao realizar a importação o sistema poderá acusar erros, como mostra o arquivo abaixo que é salvo no mesmo diretório onde está localizado o arquivo *.DB3 utilizado para importação das configurações:

26 34 Help Contabilização Rápida Os erros mencionados referem-se a Contas que existem no arquivo de Configuração, mas que não existem na base de dados destino, sendo necessário análise do responsável, para decidir se será necessário a inclusão das contas relacionadas ou não. Observando que as demais configurações foram importadas com sucesso, podendo passar para o próximo Procedimento. Caso a importação seja realizada sem erros, o sistema demonstrará a mensagem acima. Uma vez definido este método de configuração da Contabilização, ao finalizar passaremos para o Procedimento Procedimento 6 - Conferência da Listagem de Configuração Neste procedimento será emitido o Listagem de Configuração Orçamento x PCASP para conferência das configurações realizadas no Procedimento 5, permitindo identificar através da Coluna "Configurado?" as contas de receitas e despesas que ainda ficaram pendentes, ou seja, aquelas que não foram utilizadas na base de dados (sem histórico) ou que não estavam previstas no Arquivo de Importação (*.db3).

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28 36 Help Contabilização Rápida Para emissão do Listagem deve-se marcar os Parâmetros "Utilizado no Orçamento?" e "Utilizado na Execução?", podendo filtrar o Orçamento da Receita e Despesa ou por partes (Receita e/ou Despesa), bem como com o Tipo de Configuração, Todos ou por partes (Configurado e/ou Não Configurado). Ao visualizar os dados do Listagem deverá ser observado a Coluna "Configurado?", identificando as contas do Plano que ainda não possuem configuração, sendo assim

29 Contabilização Rápida 37 necessário realizar a configuração manual, conforme Procedimento Procedimento Configuração Manual de Vinculação do PCASP Para configuração das contas que foram demonstradas no Listagem "Configuração Orçamento x PCASP" como "NÃO CONFIGURADO", conforme Procedimento 6, poderá ser realizada a configuração de Vinculação do PCASP, como segue:

30 38 Help Contabilização Rápida Nos Cadastro de Detalhamento do Plano de Despesa (e Receita), lembrando que estamos utilizando a tela da despesa como exemplo, deverá filtrar a conta que deseja configurar. Após selecionar a conta a ser configurada, deve-se clicar na Aba: Vinculação PCASP -> Botão: Cadastrar, onde irá informar o lançamento a ser realizado automaticamente para a Conta selecionada, como segue:

31 Contabilização Rápida 39 Passaremos para o Procedimento Procedimento 7 - Geração dos Lançamentos de Abertura Neste procedimento realiza-se a geração dos lançamentos de abertura do orçamento.

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33 Contabilização Rápida 41 UG: informar a Unidade Gestora onde será feita a geração dos lançamentos e clicar sobre botão Gerar. Após a geração dos lançamentos do Orçamento, daremos andamento ao Procedimento Procedimento 8 - Gera dos Lançamentos Nesta etapa DEVE-SE gerar os lançamentos de TODAS as tabelas no período ANUAL, revisando e corrigindo prováveis erros de lançamentos.

34 42 Help Contabilização Rápida Para realizar a geração dos lançamentos deve-se selecionar o período ANUAL, selecionar TODAS as tabelas e clicar sobre o botão "Gerar".

35 Contabilização Rápida 43 Ao realizar a geração da Tabela de Arrecadação o sistema demonstrará a seguinte mensagem para que seja informada a Receita Orçamentária (caso deixe em branco serão consideradas todas as receitas):

36 44 Help Contabilização Rápida Se não informar a Receita e clicar em Ok: serão gerados os lançamentos de todas as receitas; Se informar a Receita e clicar em Ok: serão gerados os lançamentos apenas da receita informada. Após finalizar o processo de geração dos lançamentos o sistema demonstrará a mensagem abaixo: Após a geração dos lançamentos do Orçamento, daremos andamento ao Procedimento Procedimento 9 - Verificação de Inconsistências Neste procedimento deve-se realizar novamente o Procedimento 4, verifcando a correção das inconsistências listadas após a configuração realizada. Observação: Ainda poderão ocorrer inconsistências não referem-se aos problemas de Lançamentos e Ocorrências, como por exemplo saldo negativo em contas bancárias, devendo estas serem analisadas pelos responsáveis (Contadores e Assessores) para correção.

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38 46 Help Contabilização Rápida Passaremos para o Procedimento Procedimento 10 - Conferência Final e Validação do Responsável Neste último procedimento será realizada a conferência final dos lançamentos configurados e DEVE ser validado pelo Responsável dos dados, como Contador e Assessores. A conferência deverá ser realizada emitindo novamente o Listagem "Configuração Orçamento x PCASP", conforme Procedimento 6. Caso as configurações realizadas não estejam de acordo com as espectativas do Responsável, poderá ser restaurado o backup dos dados feito no Procedimento 2, caso haja necessidade de voltar os dados conforme lançamentos antes da configuração orientada neste Help.