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Help Encerramento do Exercício E&L Produções de Software

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1 Help Encerramento do Exercício Note: To change the product logo for your ow n print manual or PDF, click "Tools > Manual Designer" and modify the print manual template.

2 Contents 5 Table of Contents Foreword 7 Part I Informações 10 1 Sobre... a E&L 11 2 Suporte... Técnico 13 3 Informações... sobre o Aplicativo: 16 Part II Encerramento do Exercício 18 1 Procedimento Geração de Verificação de Inconsistências 19 2 Procedimento Apuração de Saldos de Empenhos 23 3 Procedimento Verificação dos Saldos do Almoxarifado 29 4 Procedimento 4 - Verificação do Saldo dos Parcelamentos da Dívida... Fundada 37 5 Procedimento Verificação do Saldo da Dívida Ativa 43 6 Procedimento Movimentações Contábeis 47 7 Procedimento Geração do Encerramento do Exercício 55 8 Procedimento Relatórios do Balanço - Em relação ao DCASP 56 Anexo XIII - Balanço... Financeiro 58 Anexo XIV - Balanço... Patrimonial 59 Anexo XV - Variações... Patrimoniais 61 Anexo XVI - Demonstrativo... da Dívida Fundada 65 Anexo XVII - Demonstrativo... da Dívida Flutuante 65 Anexo XVII - Demonstrativo... dos Créditos a Receber 66 Index 0 5

3 10 Help Encerramento do Exercício 1 Informações Help (manual de ajuda) Encerramento do Exercício Avenida Koehler, 238, Centro CEP: Domingos Martins - ES Telefax: (27)

4 18 Help Encerramento do Exercício 2 Encerramento do Exercício Para melhor atender, no sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica, você deverá seguir os procedimentos detalhados neste help para realizar o Encerramento do Exercício. Orientação Inicial Antes de iniciar suas verificações de encerramento atualize seu sistema através do atualizador da E&L, para que dessa forma as informações, configurações e ferramentas estejam atualizadas.

5 Encerramento do Exercício 19 Após a atualização do sistema, dá-se início aos Procedimentos para Encerramento do Exercício. 2.1 Procedimento 1 - Geração de Verificação de Inconsistências Neste procedimento faz-se necessário realizar a Verificação de Inconsistências Anual, a fim de sanar eventuais problemas que comprometam o fechamento contábil, através do Menu: Utilitário/ Verificação de Inconsistências:

6 20 Help Encerramento do Exercício Abrirá a tela "Verificação de Inconsistências", onde serão informados os campos:

7 Encerramento do Exercício 21 Ano: Ano a ser encerrado para apuração das inconsistências do exercício; Tipo de Verificação: Será efetuado a verificação geral das informações contidas no sistema para análise de possíveis erros que afetam o fechamento, como erros de lançamentos, saldos negativos, entre outros; Tipo de Período: Será efetuado a verificação "Anual" dos dados, uma vez que será realizado o fechamento do exercício; Período, Data Inicial e Data Final: Será informado automático, de acordo com o tipo de período selecionado, neste caso Período Anual.

8 22 Help Encerramento do Exercício Após informar os campos citados acima, você deverá clicar no botão "Verificar" e o sistema iniciará a verificação anual das inconsistências, a fim de demonstrar possíveis erros de lançamentos, movimentações, cadastros etc. Ao terminar a verificação e o sistema encontrar inconsistências nos dados, o mesmo demonstrará a tela com a descrição de cada uma para que sejam analisadas e efetuados os acertos necessários: Para melhor agilidade a relação de inconsistências pode ser impressa, através do botão "Imprimir". Caso não ocorra inconsistências o sistema demonstrará a tela, ilustrada abaixo, podendo assim dar continuidade aos ajustes de fechamento:

9 Encerramento do Exercício 23 Observação: Lembre-se de que, devido à prestações de contas, as inconsistências já deveriam estar corrigidas pois, em alguns estados, não é permitida a retificação. Após a conferência e acertos das possíveis inconsistências anual do exercício e, já não havendo pendências, podemos passar para o Procedimento Procedimento 2 - Apuração de Saldos de Empenhos Fazer a Verificação dos Saldos dos Empenhos, no Menu: Relatórios/ Listagens/ Contabilidade/ Empenho.

10 24 Help Encerramento do Exercício Ao selecionar o Listagem de Empenhos o sistema mostrará a tela para que sejam informados os parâmetros para visualização do relatório. Neste caso, você deverá informar o Período Anual, com Data Inicial: 01/01/20xx, Data Final: 31/12/20xx e Totalizar também em 31/12/20xx, podendo assim listar os empenhos do exercício a ser encerrado, verificando quais deverão ser anulados e quais passarão para o ano seguinte como restos a pagar.

11 Encerramento do Exercício 25

12 26 Help Encerramento do Exercício Ao realizar a Verificação dos Saldos de Empenhos, se houver saldos a liquidar, deverá ser realizada as Anulações através do Menu: Utilitário/ Anulação de Saldo de Empenho.

13 Encerramento do Exercício 27 Na tela acima o usuário irá selecionar o Tipo de Geração "Encerramento" e clicar em "Carregar Dados". O sistema irá demonstrar na tela todos os empenhos com saldos a liquidar, para que sejam realizadas as anulações dos processos que não serão inscritos em restos a pagar para o exercício seguinte, marcando os Empenhos na Coluna "Cancelar". Uma vez selecionado os empenhos, clicar sobre o botão "Gerar Anulações" e o sistema irá gerar todas as anulações dos empenhos selecionados. No caso de base integrada ao Sistema de Compras, o processo de anulação deverá seguir o Fluxo de Autorizações de Anulações, gerando as autorizações de anulações de empenhos (AAEs) no Sistema GMP e, posteriormente, executando as anulações dos empenhos no Sistema de Contabilidade, através do Menu: Contabilidade/ Integração GMP/ Autorização de Anulação de Empenho (AAE).

14 28 Help Encerramento do Exercício Na tela acima deverá ser selecionada a Autorização desejada e clicar sobre o botão "Anular Empenho". O Sistema abrirá a tela de Anulação de Empenho, onde o usuário deverá confirmar a anulação clicando sobre o botão "Gravar".

15 Encerramento do Exercício 29 Após a verificação dos empenhos, realização das possíveis anulações, poderemos passar para o Procedimento Procedimento 3 - Verificação dos Saldos do Almoxarifado Nesse Procedimento será realizada a Verificação dos Saldos do Almoxarifado para eventuais ajustes (obs: pode-se verificar os saldos antes mesmo de se fazer o encerramento), no Menu: Relatórios/ Balancetes/ Analítico Simplificado.

16 30 Help Encerramento do Exercício

17 Encerramento do Exercício 31 Na tela acima deverá ser informado os seguintes parâmetros para visualização do relatório para melhor conferência dos saldos de almoxarifado: Relação de Relatórios -> Balancete Contábil: Selecionar o Relatório "Analítico Simplificado"; Ano: Informar o ano ao qual será verificado os saldos para análise de fechamento do exercício; Tipo Período: Informar o tipo de período "Anual"; Data Emissão: A data de emissão poderá ser a do dia de conferência; Filtrar por: O filtro poderá ser "Geral"; Níveis: Não será necessário marcar nenhuma das opções de níveis.

18 32 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue o Relatório da Contabilidade utilizado na conferência dos Saldos de Materiais de Almoxarifado: Abaixo segue Relatórios utilizados na conferência dos Saldos de Materiais do Almoxarifado: Menu: Relatórios - Prestação de Contas - Balancete de Materias por Dotação

19 Encerramento do Exercício 33 Menu: Relatórios - Entradas - Gerenciais - Aquisição por Fornecedor Detalhada

20 34 Help Encerramento do Exercício

21 Encerramento do Exercício 35 Menu: Relatórios - Inventários/Saldos - Inventários/Saldo de Materias por Dotação

22 36 Help Encerramento do Exercício Após a conferência dos Saldos de Almoxarifado, passaremos para o Procedimento 4.

23 Encerramento do Exercício Procedimento 4 - Verificação do Saldo dos Parcelamentos da Dívida Fundada Neste procedimento será verificado os Saldos dos Parcelamentos da Dívida Fundada, comparando com os extratos emitidos pelos credores, como por exemplo: FGTS, INSS, ESCELSA etc. Para verificar as baixas feitas durante o ano realize o seguinte procedimento: No sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica você deverá listar as contas do Grupo 223 (Lançamento Patrimonial a Débito), verificar o seu saldo a pagar que passará para o ano seguinte, no Menu: Relatórios/ Listagens/ Contabilidade/ Liquidação/Lançamentos.

24 38 Help Encerramento do Exercício

25 Encerramento do Exercício 39

26 40 Help Encerramento do Exercício Obs: Deverá listar somente as contas do Grupo 223 e agrupar por conta através no botão Opções -> Agrupar, elevando a Coluna "Conta Lançada" ao topo do relatório, verificando o saldo a pagar desse grupo de contas.

27 Encerramento do Exercício 41

28 42 Help Encerramento do Exercício Relação de Relatórios -> Balancete Contábil: Selecionar o Relatório "Analítico Simplificado"; Ano: Informar o ano ao qual será verificado os saldos para análise de fechamento do exercício; Tipo Período: Informar o tipo de período "Anual"; Data Emissão: A data de emissão poderá ser a do dia de conferência; Filtrar por: O filtro poderá ser "Geral"; Níveis: Não será necessário marcar nenhuma das opções de níveis. Abaixo segue o Relatório da Contabilidade utilizado na conferência dos Saldos de Dívida Fundada:

29 Encerramento do Exercício 43 Após a verificação dos saldos de parcelamento da Dívida Fundada, daremos andamento ao Procedimento Procedimento 5 - Verificação do Saldo da Dívida Ativa Neste Procedimento será realizada a Verificação dos Saldos da Dívida Ativa no setor Tributário confrontando com os saldos no setor Contábil, através do Menu: Relatórios/ Balancetes/ Balancete Contábil/ Analítico Simplificado:

30 44 Help Encerramento do Exercício

31 Encerramento do Exercício 45 Relação de Relatórios -> Balancete Contábil: Selecionar o Relatório "Analítico Simplificado"; Ano: Informar o ano ao qual será verificado os saldos para análise de fechamento do exercício; Tipo Período: Informar o tipo de período "Anual"; Data Emissão: A data de emissão poderá ser a do dia de conferência; Filtrar por: O filtro poderá ser "Geral"; Níveis: Não será necessário marcar nenhuma das opções de níveis. Abaixo segue o Relatório da Contabilidade utilizado na conferência dos Saldos de Dívida Ativa:

32 46 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue o Relatório do Tributário utilizado na conferência dos Saldos de Dívida Ativa:

33 Encerramento do Exercício 47 Neste relatório serão verificados os saldos da Dívida Ativa a ser confrontados com o relatório da dívida ativa que você deverá obter com o setor Tributário (acima). Após a conferência dos Saldos da Dívida Ativa, passaremos para o Procedimento Procedimento 6 - Movimentações Contábeis Neste procedimento serão efetuados os Lançamentos Manuais, movimentando os saldos de contas para ajustes de fechamento das mesmas, no Menu: Contabilidade/ Movimentações Contábeis.

34 48 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue exemplos de Lançamentos de Movimentação Contábil realizado na Contabilidade para Baixa de Almoxarifado:

35 Encerramento do Exercício 49

36 50 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue exemplo de Lançamentos de Movimentação Contábil realizado para Entrada de Bens Patrimoniais:

37 Encerramento do Exercício 51

38 52 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue exemplo de Lançamentos de Movimentação Contábil realizado para Atualização de Multa e Juros da Dívida:

39 Encerramento do Exercício 53 Abaixo segue exemplo de Lançamento de Movimentação Contábil realizado na Contabilidade para Inscrição de Dívida Ativa:

40 54 Help Encerramento do Exercício

41 Encerramento do Exercício Procedimento 7 - Geração do Encerramento do Exercício Depois de todos os ajustes contábeis, do ativo permanente (almoxarifado e dívida ativa) e passivo financeiro (restos a pagar) e permanente (dívida fundada), daremos início ao último procedimento para o encerramento do exercício, no Menu: Utilitários/ Encerramento do Exercício.

42 56 Help Encerramento do Exercício Na tela acima será realizado o encerramento do exercício, uma vez que já foram verificados e ajustados os lançamentos para o fechamento do ano. Obs: o sistema não trará as opções para Reliquidar em Anos Posteriores e Utilizar a Liquidação de Inscrição, como em anos anteriores, estando o mesmo já configurado para Reliquidar nos Anos Posteriores, ou seja, após o encerramento do exercício o sistema irá gerar automaticamente liquidações de inscrições em restos a pagar, mas essas não serão utilizadas no seguinte ano, sendo necessário efetuar a liquidação normalmente ao receber a nota fiscal. Após finalização do processo de encerramento do exercício, passaremos para Procedimento 8, conferência do balanço. 2.8 Procedimento 8 - Relatórios do Balanço - Em relação ao DCASP Após a realização dos Procedimentos anteriores da-se início a conferência do Balanço, através dos relatórios disponíveis no Menu: Relatórios/ Balanço.

43 Encerramento do Exercício 57

44 58 Help Encerramento do Exercício Na tela acima serão selecionados e visualizados os relatórios do Balanço para conferência dos fechamentos realizados e conclusão do encerramento do exercício. Nas conferências de cada anexo será sugerido relatórios para complementar os relatórios já utilizados pelo usuário para a apuração dos saldos, fechamento e encerramento do exercício. Observação orientações do Parte V - Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público do MCASP Anexo XIII - Balanço Financeiro Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XIII - Balanço Financeiro

45 Encerramento do Exercício Anexo XIV - Balanço Patrimonial Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XIV - Balanço Patrimonial

46 60 Help Encerramento do Exercício

47 Encerramento do Exercício Anexo XV - Variações Patrimoniais Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XV - Variações Patrimoniais

48 62 Help Encerramento do Exercício

49 Encerramento do Exercício 63

50 64 Help Encerramento do Exercício

51 Encerramento do Exercício Anexo XVI - Demonstrativo da Dívida Fundada Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XVI - Demonstrativo da Dívida Fundada Anexo XVII - Demonstrativo da Dívida Flutuante Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XVII - Demonstrativo da Dívida Flutuante

52 66 Help Encerramento do Exercício Anexo XVII - Demonstrativo dos Créditos a Receber Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XVII - Demonstrativo dos Créditos a Receber

53 Encerramento do Exercício 67

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