MÓDULO PARA CONTROLE DE ESTOQUES

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1 - 1 - CPC BRASIL SISTEMAS MÓDULO PARA CONTROLE DE ESTOQUES Página 1 de 141

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3 - 3 - Elaboração e compilação de textos: Eduardo Cavalcante Consultor técnico Avaliação e revisão: Arnaldo Neto Diretor Página 3 de 141

4 - 4 - Apresentação Prezado Cliente, Este é o nosso módulo de treinamento do sistema de almoxarifado/farmácias, material elaborado com o objetivo de contribuir para o melhor uso do sistema no intuito de auxiliar no controle eficiente de estoques. A carga horária deste módulo é de 40 (quarenta) horas.sendo uma apresentação geral do sistema, suas características básicas, informações detalhadas e controles gerenciais; Abordaremos as rotinas de duas formas, a básica (rápida) e as detalhadas, tentando apresentar a melhor forma de agilizar o fluxo do trabalho, sendo importante o entendimento da aplicação e o encaixe das rotinas do sistema ao fluxo administrativo. Os conteúdos foram organizados em unidades de estudo, subdivididas em capítulos, de forma didática, objetiva e coerente. Eles serão abordados por meio de textos básicos, com ilustrações e terá o apoio de um modulo simulador com um banco de dados de teste. Muito grato, Eduardo Cavalcante Página 4 de 141

5 - 5 - Módulo de Estoques Parte I - Visão Geral Modulo de Estoques Visão Geral 6 Características básicas 9 Abertura dos módulos 9 Login no Sistema 9 Apresentação geral da Tela e seus objetos 10 Botões de Atalho 11 Busca 11 Auditoria 12 Barra de Ferramentas 12 Filtro de impressão 13 Preview de Impressão 13 Grade do Sistema 14 Troca de Senha 14 Envio de mensagens correio Interno 16 Pedidos de Material de Consumo 18 Solicitação de Manutenção 21 Solicitação de Suporte 22 Parte II - Cadastros essenciais Cadastro de Produtos 24 Cadastro de Fornecedores 30 Centro de Custos 32 Classificação de produtos 33 Criação de Agrupamentos 34 Criação de Estoques 37 Cadastro de Kits 40 Parte III - Movimentação de estoque Movimentação dos itens Entrada de Itens no Estoque 42 Pedidos de Material Comum 43 Pedidos de Matmed 59 Saída de produtos 62 Solicitação de Devolução 69 Registro de Devolução 78 Transferências 80 Compras (autoriza) 92 Parte IV Gerencia dos estoques Gerenciamento 114 Relatório de Consumo 114 Inventario de Estoque 118 Ajuste de Estoque 123 Curva ABC 125 Giro e Antigiro 129 Ficha de Cardex e Razão 131 Fechamento de Estoque 133 Parâmetros de Configuração 136 Relatórios 138 Página 5 de 141

6 - 6 - Visão geral Parte I - Visão Geral Modulo de Estoques De fundamental importância para a administração hospitalar o estoque deve estar ajustado à realidade de consumo do mesmo. Um estoque hospitalar bem administrado, deve ter um controle apurado, controlando custos, mas como fazer quando se trata de substancias que fazem a diferença entre uma vida e morte? Como poderemos lidar com as incertezas? Sabemos que os itens de farmácia alem de indispensáveis aos cuidados dos pacientes, tem uma relevante importância no faturamento hospitalar. O modulo de controle de estoques é uma ótima ferramenta para auxiliar na administração de materiais. O controle de estoques/farmácia compreende um ciclo contínuo de operações interdependentes que são a previsão, aquisição, transporte, recebimento, armazenamento, distribuição, conservação e análise de controle de inventários, sendo importante enquanto assegura ao hospital o reabastecimento racional dos materiais necessários à manutenção de seu ciclo operacional. O controle de estoque consiste, numa movimentação continua e equilibrada entre consumo e compras, num fluxo ininterrupto de requisições, entradas, saídas e devoluções. Página 6 de 141

7 - 7 - Sistema de controle de estoques Ferramenta de auxilio ao gerenciamento e do fluxo de estoque. Atenderá à demanda de estoques centrais e subestoques (satélites), rastreará e facilitará toda movimentação de materiais comuns ou matmed para os pacientes. Integrado com o Faturamento Hospitalar e Prescrição Medica. Tem por objetivo primordial controlar consumo por centro de custos e unidades de negocio. Toda operação logística de compra e ressuprimento automatizada de forma pratica e eficiente; Em resumo, as funções do modulo de controle de estoque Hospitalar são: Movimentar os estoques (entradas, pedidos, saídas, devoluções, transferências, compras); Determinar quanto e quando comprar (ponto de pedido e ou ressuprimento); Rastrear e possibilitar controle de estoques; (razão, cardex, controle de lote e validade) Controlar quantidades e valores estocados (inventários, balanço por centro de custos, custo médio); Identificar itens importantes dentro do estoque; (curva ABC, giro e antigiro) Fazer o faturamento on-line dos matmed em contas médicas de acordo com as tabelas SIMPRO e Brasindice; Página 7 de 141

8 - 8 - Um bom cadastro dos itens é de fundamental importância para a gestão dos estoques e facilitará sua movimentação (entradas, saídas e devoluções). Se tratando e uma farmácia hospitalar é importantes ressaltarmos a padronização dos medicamentos a serem prescritos aos pacientes, para organizar o fluxo de dispensação e faturamento em contas medicas. O modulo de estoques funciona com a quantidade ilimitada de unidades de estocadoras sendo possível criar n- farmácias satélites, e fazer o controle independente. O processo de ressuprimento é baseado na movimentação, gerando sistematicamente o ponto de pedido por consumo em um intervalo de tempo e valores estoques mínimos de acordo com a margem de segurança. O custo contábil / gerencial será baseado na formula de custo médio. Os preços para faturamento em contas médicas respeitarão as regras de pagamento dos convênios e prestadores, ou seja a composição do preço do mat-med, será feita através das amarrações com as revistas Simpro (geralmente para materiais) e Brasindice (geralmente para medicamentos). O sistema traz uma serie de relatórios operacionais que ajudaram na gerencia e controle de estoques, como preços por fornecedor e por produto, compras por intervalo de data, balanço por centro de custos, relação de saídas, inventario, lista para contagem física, estoques por grupo, por classificação, giro e anti-giro, media de estocagem e etc. Para iniciar o controle de estoque é necessário fazer o cadastramento dos itens e classificálos, a criação dos estoques, informar o saldo inicial (inventariar) e se possível o custo inicial de cada item. A rotina de controle de estoque pode ser resumida da seguinte forma: 1. Autorização de Compra (cotação), entrada de produtos pela nota fiscal; 2. Solicitação de produtos, saídas (dispensa), e devoluções; 3. Fazer o balanço, Inventariar e ajustar os estoques; Como sabemos o estoque hospitalar é um ambiente bastante complexo em que sempre teremos cuidado de ter um estoque mínimo para não faltar itens aos cuidados dos pacientes, também respeitando o controle de custos, mantendo um estoque racional, tomando cuidados com ressuprimento e a validade dos itens. Esse é o nosso desafio. Vamos lá... Página 8 de 141

9 - 9 - Características Básicas: Como proceder: Abertura dos módulos Lançador do sistema A abertura dos módulos do sistema se dará pelo lançador dos módulos, que chamamos de a barra de abertura que fica semi-oculta na lateral da tela, sendo necessário clicar com o mouse para disponibilizá-la; Fig. Funções do lançador Fig. Barra de abertura - lançador A barra contém as versões Atual, anterior e antiga do sistema, alem de possibilitar a abertura do manual e ou a escolha do banco de dados. (Importante que esta barra esteja sempre on-line) Login no Sistema Para entrar no sistema o usuário deve fazer o login com sua senha previamente registrada no cadastro de usuários, e terá acesso de acordo com o perfil do controle de acesso; Fig. Tela de login Página 9 de 141

10 Apresentação geral da Tela e seus objetos: Informação do estoque Menus de Acesso às telas Usuário logado Estoque aberto Versão do Sistema Fig. Tela inicial do modulo de estoques Botões de Atalho Unidades Estocadoras Abas das telas ex: F9, F10 etc Fig. Tela de produtos Barra de ferramentas (botões movimentação, ação, Menu de acesso confirmação ou impressão) Tem a função de abrir as telas do sistema. Fig. Menu do sistema Página 10 de 141

11 Botões de Atalho Nas telas se apresentam botões que servem de atalho, para buscas ou outras funções como por exemplo: Busca F3 ou F6 Auditoria F12 Localizar- F1 Ajuda do sistema Informações dos componentes: (hints) Ao parar o mouse em cima de um botão ou componente o sistema poderá trazer a informação exemplo: Fig.04 Abas São as sub-telas ou telas complementares; No caso da tela principal não conter espaço para todas as informações, funções ou campos, usa-se abas como por exemplo no cadastro de paciente, tem a aba de Serviços-F8 que traz a busca de todos os serviços (consultas, exames ou procedimentos) realizados pelo paciente no hospital. Busca por itens Existem vários mecanismos de busca. Pode-se fazer uma busca por código do produto, cód. Saída, por nome, por numero de cotação etc, a depender da tela do sistema serão disponibilizados os mecanismos de buscas necessários para a agilização do processo. No caso de buscas por nome faz-se uma ordenação de acordo com a letra e na grade se apresentam algumas informações como descrição e ou código. Geralmente as buscas têm o atalho pelo F1, F3 ou F6. Fig. Consulta a itens Página 11 de 141

12 Auditoria A auditoria traz a informação de quem criou, data, hora, ip da maquina e versão do sistema e quando foi feita a ultima alteração. Fig. Auditoria em tela Barra de Ferramentas A barra de ferramentas do sistema se encontra geralmente no rodapé da tela e tem botões que efetuam as operações básicas: 1. Movimentação de registros 2. Ações (incluir, alterar, excluir) 3. Confirmação (gravar ou cancelar) 4. Impressão Fig. Barra de ferramentas padrão 1 - Movimentação - Disponibiliza a movimentação entre os registros: Ir para o Inicio do Arquivo = Primeiro Registro; Ir para o Registro Anterior = Registro Anterior; Ir para o Próximo Registro = Avançar um Registro; Ir para o Final do Arquivo = Ultimo Registro do Arquivo; 2 - Ação - Disponibiliza as operações de Adicionar, alterar ou excluir algum registro: Incluir = Adiciona novo registro (Coloca o registro em modo de Inclusão); Ctrl + N Alterar = Altera dados do registro (Coloca o registro de modo de Edição); Ctrl + E Excluir = Apaga o registro atual. Definitivamente! 3 - Confirmação - Realiza a Confirmação ou não numa inclusão ou alteração de registro: Registrar = Confirma os dados que foram incluídos/modificados; Crtl + G Não Registrar = Cancela um comando de alteração/inclusão de dados. esc 4 - Impressão - Permite a impressão do registro: Página 12 de 141

13 Imprimir = Imprime o registro atual; Os botões de impressão podem exibir um preview do impresso que é a exibição em tela ou enviar direto para a impressora (sem exibir em tela) Filtro de impressão A característica principal deste filtro é que ao desmarcar o checkbox todos, abrirar a possibilidade de escolha do departamento. fig. Filtro de impressão Preview de Impressão (visualizar a impressão) Fig. Pre-impresso Barra de ferramenta do pré-impresso (preview em tela) Fig. Barra de ferramentas Barra de ferramenta 1 Aumentar a exibição; zoom 2 Movimentação entre as paginas (primeira, próxima, anterior e ultima) 3 Selecionar uma pagina ou Procurar Texto Copiar para a memória 4.2 Configurar impressão (selecionar impressora diferente da impressora padrão); 4.3 Imprimir; (mandar para a impressora) 4.4 ler.qrp; (formato de impresso quickreport) 4.5 salvar caso deseje enviar o arquivo em formato eletrônico (Excel, Word (rtf) ou Pdf) Página 13 de 141

14 Fig. salvar arquivo eletrônico do impresso 5 cancelar visualização, fechar Grade de visualização; Este componente da tela (grade), traz a busca, por exemplo das movimentações dos itens (entrada, saída e devoluções) onde não podemos inserir itens, apenas consta uma visualização de uma consulta ao banco de dados. Página 14 de 141

15 Grade de inclusão de itens Fig. Grade de visualização de itens Na grade de inclusão encontramos propriedades semelhantes ao Excel, onde estão pre-formatadas regras de cálculos, podemos acionar mecanismos de localização (busca-f1). O funcionamento de inclusão de linhas ou exclusão, gravação ou cancelamento, também herda as características do Excel, ou seja, para adicionar uma linha clica na grade e coloca a seta para baixo que automaticamente será disponibilizado uma linha em branco para inclusão, para salvar o registro basta movimentar o cursor do mouse, entre as linhas da grade que pode ser pelas setas do teclado, pelo Tab ou pelo clique do mouse, para exclusão basta escolher o item e apertar o control + delete e para cancelar um lançamento aperte o ESC do teclado; Página 15 de 141

16 Alguns Utilitários Troca de senha Caso o próprio usuário deseje fazer uma troca da senha: Entrar pelo Menu: Utilitários >> Correio Eletrônico Interno / Troca Senha >> Aba Mudar Dados / Senha Digitar a nova senha e confirmar Fig. Troca de senha Envio de mensagens correio Interno Utilitários >> Correio Eletrônico Interno / Troca Senha Para enviar uma mensagem para um usuário do sistema, na aba Redigir Mensagem, clique no botão da Ação Incluir, escolha o usuário (Para) digite assunto e mensagem e confirme. O usuário receberá a mensagem ao entrar no sistema ou se já estiver logado, o sistema possui um timer interno que checa de tempos em tempos e dispara as mensagens. Fig. Redigir mensagens Fig. Tela das mensagens Página 16 de 141

17 Para fazer a leitura das suas mensagens clique no botão de atalho situado no canto direito superior da tela principal do sistema; Mensagem para um grupo ou usuários de um setor; Para que seja possível verificar a caixa de entrada, imprimir etc, acesse pelo menu Utilitários>Correio Eletrônico interno / Troca senha >>> aba Caixa de Entrada; Aba redigir Mensagem para Grupo; A mensagem será disparada a todos os membros selecionados; Essa ferramenta pode servir como um mecanismo de CI, pois a mensagem sempre ficará disponível no login ate que o usuário do sistema marque como lida; Página 17 de 141

18 Pedidos de material de consumo Solicitação de produtos para o almoxarifado Para fazer a solicitação de produtos é necessário definir o centro de custos solicitante, e o estoque para o qual esta pedindo, geralmente o pedido comum são itens de consumo para o almoxarifado. Nesse caso iremos ilustrar como fazer o pedido pelo modulo SYSHOSP; Entre no menu Utilitários > Estoque >> Solicitação de Produtos Fig. Menu da solicitação de produtos Cabeçalho do Pedido No cabeçalho pedido constam: Numero do pedido, centro de custos, data + hora, e a unidade de estoque. Grade de Lançamentos Na grade de lançamentos: Código do item, descrição e a quantidade. Fig. Tela de solicitação de produtos Para fazer a inclusão do pedido clique no botão Incluir da barra de ferramentas, automaticamente será preenchido o campo da data e hora. Se o sistema estiver padronizado, preencherá automaticamente o Centro de Custos e o estoque, caso não o solicitante deverá informar o preenchimento. Página 18 de 141

19 Inclusão de itens na grade Após o preenchimento do cabeçalho, será necessário fazer a inclusão de itens na grade de pedido. Acione a busca de itens clicando na caixa de busca do campo (quadrado com 3 pontinhos) ou clicando no F1 dentro do campo do código do item. Fig. Tela com a busca de itens Fig. Solicitação de Kits (ctrl+insert) Características da Grade Na grade de busca verifique o saldo do estoque que esta solicitando, preencha a grade com a quantidade necessária; Para adicionar novo item basta com a seta do teclado chamar uma nova linha; Para excluir um item da grade de pedidos, digite control + delete (Ctrl+Del) no item desejado; Para confirmar basta movimentar com a seta do teclado para outra linha; Para solicitar um Kit - Digite Ctrol Insert e aparecerá a busca por kit ou vá para a aba apresentada como Kits; Alteração de Pedido Para alterar um pedido ou clique no botão alterar se for no cabeçalho, ou clique na grade de lançamentos e faça a alteração necessária; Ctrl+Del (excluir item) F1 buscar itens Caso tente alterar um pedido que não seja proprietário o sistema emitirá uma informação de aviso; Página 19 de 141

20 Confirmação do Pedido - Para confirmar o pedido, basta clicar no botão de impressão, não sendo necessária a impressão física do documento apenas explodir em tela; Fig. Confirmação da solicitação de produtos Página 20 de 141

21 Solicitação de Manutenção de equipamentos internos A Solicitação de manutenção, envolve os aspectos técnicos dos equipamentos. Agendamento e previsão de concerto, histórico por equipamentos, setor, custo de manutenção, garantias etc; Como proceder para solicitar manutenção de equipamentos Abrir o módulo de manutenção; Clicar no botão de ação novo na barra de ferramentas; Preencher a solicitação; Fig. menu de abertura da solicitação de manutenção Fig. modulo de solicitação de manutenção, cabeçalho e grade de solicitação, aba de resposta e central de ajuda Página 21 de 141

22 Solicitação de Suporte A solicitação de suporte se refere ao chamado técnico de correções ou melhorias do sistema; As correções identificadas terão suporte imediato. Solicita-se que sejam passados os chamados com o Maximo possível de informações para facilitar o rastreio da falha e a providencia imediata da solução; Como proceder para abrir chamado Abrir o módulo do suporte na aba suporte técnico da tela inicial dos Sistemas Conectar o suporte Clicar no botão incluir da barra de ferramentas Preencher os dados do chamado e gravar Fig. tela inicial do suporte técnico Fig. tela de abertura Página 22 de 141

23 Fig. tela de registro de chamado Fig. tela de acompanhamento dos chamados Clicar em filtrar para visualização dos chamados, podendo filtrar por tipo, status etc Ou Imprimir Fig. tela de acompanhamento das versões do sistema Página 23 de 141

24 Cadastros essenciais ao uso do sistema Cadastro de Produtos É o local de armazenamento das informações acerca dos itens de todo o estoque, importante ressaltar que quanto melhor for o cadastro, mais bem organizado será o controle do estoque; Existem muitos campos de armazenamento de informações dos itens, e a tela esta subdividida em abas: (dados do produtos F7, Outras informações F8, etc), dentro de um itens é essencial ter o tipo (família ou classificação) que geralmente é macro, o grupo (que contem os subgrupos), e a unidade de Medida, (embalagem, Unidade, KG, Ltr Etc); Como proceder para cadastrar produtos Acessar a tela de cadastro de produtos pelo menu Cadastros > Cadastros de Produtos; Clicar na ação incluir na barra de ferramentas; Preencher nome, nome para faturamento, classificação, grupo, embalagem (itens obrigatórios) e gravar; Fig. Tela de cadastro de produtos Página 24 de 141

25 Para cadastrar o produto é necessário, informar o nome, nome para faturamento, classificação, grupo, embalagem. Quanto melhor for a classificação e agrupamento, mais organizado estará o estoque. Na aba de outras informações, poderemos aderir a subgrupos, fazer a padronização, ativar ccih, antibióticos, genéricos etc; Para exemplificar criamos um item chamado teste, com o tipo (classe), ALMOXARIFADO, coloca o grupo como material de consumo e ilustramos os subgrupos que podem ser definidor de acordo com o agrupamento. Ou seja dentro do grupo Material de Consumo podemos ter alguns subgrupos para ampliar o agrupamento; (verifique o manual de agrupamento) Informações das Abas do cadastro de produtos Fig. Tela de outras informações Preenchimento de outros campos: (Controlado, CCIH, Padronização) Sub-Agrupar os itens Desativar Sugerir para prescrição Página 25 de 141

26 Fig. tela de guia farmacêutico Cadastro de Bula, interações, Reações adversas, incompatibilidades... Fig. Aba dos Fornecedores Nesta tela fica o histórico de fornecimento do item Ultima cotação ou compra, preço... Página 26 de 141

27 Fig. Aba de movimentações Essa aba tem uma importância, pois registra todo o histórico de movimentação por estoque, entradas, saídas e devoluções; Fig. Aba listagem de produtos Apresenta uma visualização dos itens Página 27 de 141

28 Fig. Listagem com valores de venda Apresenta uma listagem contendo valores de comercialização Fig. Relatório razão de produtos no estoque Página 28 de 141

29 Fig. Ficha de Cardex do estoque Página 29 de 141

30 Cadastro de Fornecedores O cadastro de fornecedores será utilizado para as entradas dos produtos, pela nota fiscal, para o planejamento de compras, cotações de produtos (autorização de fornecimento); Este cadastro estará amarrado com o modulo financeiro. No modulo de cadastro de fornecedores existem diversos campos para alimentação dos dados, como endereço, informações de impostos, contatos, digitalização de contratos e como esta integrado com o financeiro poderá ser visualizada as informações financeiras como baixas de títulos etc; Outra função interessante do modulo de cadastros de fornecedores é de verificar os itens trabalhados (vinculo com compras), podendo fazer a importação de cotações ou exportação (modelo do Excel); Como proceder para cadastrar fornecedores Abrir o módulo de cadastro de fornecedor pelo menu Cadastros > Cadastro de Fornecedores; Clicar na ação de incluir da barra de ferramentas; Preencher as informações e gravar; Fig. menu de acesso ao modulo de cadastro de fornecedores Página 30 de 141

31 Fig. modulo de cadastro de fornecedores Página 31 de 141

32 Cadastro de Centro de Custos O cadastro de centro de custos é essencial para a movimentação dos itens do estoque, serve para a departamentalizar os consumos, para possibilitar por exemplo, ter o consumo por centro de custos; Como proceder para criar centro de custos Acessar o módulo de cadastro de centro de custos pelo menu cadastros> centro de custos; Clicar na ação de incluir da barra de ferramentas; Preencher os dados e gravar; Fig. tela de menu de acesso ao modulo Fig. modulo de cadastro de centro de custos Essencialmente definir o nome, se movimenta estoque, podendo definir um estoque padrão para as transferências diretas e gravar; Página 32 de 141

33 Classificação de produtos A classificação de produtos é obrigatória ao cadastro de produtos. Como sugestão criar grupos macros para a classificação e depois fazer o agrupamento dos itens; Na criação de relatórios é muito importante uma boa classificação dos itens. Como proceder para criar classificações dos produtos Acessar o módulo pelo menu Cadastros> classificação de produtos; Clicar em incluir na barra de ferramentas Criar o tipo e definir o código de agrupamento Fig. menu de acesso ao modulo de classificação Fig. modulo de classificação de produtos Página 33 de 141

34 Agrupamento de produtos O agrupamento de produtos é fundamental para a organização dos itens do estoque. Dentro de um agrupamento poderemos definir os subgrupos para os itens; Quanto melhor for a definição dos subgrupos, mais eficiente será a visualização dos relatórios. Importante criar subgrupos chaves e relevante ao controle de estoques. O subgrupo é importante na hora de tirar um relatório, por exemplo, caso queira acompanhar os custos com seringas descartáveis, sairá uma pagina somente com as seringas; Como proceder para agrupar os itens Abrir o módulo de criação de grupos de produtos; Clicar na ação de incluir na barra de ferramentas; Escolher a classe; Definir a descrição do agrupamento; Criar os subgrupos do agrupamento; Fig. menu de criação dos agrupamentos Página 34 de 141

35 Fig. do modulo de criação do agrupamento Os itens da grade são os subgrupos do agrupamento; Fig. tela de cadastro de produtos Observar o grupo escolhido Material de consumo, da classe almoxarifado; Página 35 de 141

36 Fig. da tela de cadastro de produtos, agrupando o item com grupo e subgrupos Observar que os subgrupos disponíveis são os que estão dentro do grupo criado como material de consumo; Página 36 de 141

37 Cadastrar Unidades de Estoque O sistema trabalha com o conceito de multi-estoque, ou seja ele faz o controle efetivo das unidades estocadoras necessárias ao operacional hospitalar; Um Hospital geralmente trabalha com subestoques de farmácia como as farmácias satélites, de centro cirúrgicos, das unidades abertas, UTI; O modulo de estoque trabalhara com tantas unidades estocadoras quanto forem necessárias e tratará sua movimentação de forma independente, computando saldos, transferências, inventários, custos, pontos de reposição etc; Como Proceder para criar estoques: Abrir o módulo pelo menu cadastros > Criação de Estoques Clique na ação de incluir na Barra de Ferramentas Preencher os campos e gravar Fig. menu do modulo de criação de estoques Página 37 de 141

38 Fig. Tela de criação de estoques Grade de estoques no cadastro de produtos informando o saldo por estoque: fig. tela de produtos grade de estoques Página 38 de 141

39 Quando se esta logado no sistema observe a unidade de estoque que esta aberta, toda movimentação se tratará desta unidade assim como os relatórios; Fig. Filtro de impressão Filtro de relatório: Observe que pode definir de qual unidade de estoque deseja extrair o relatório e ou de todas as unidades de estoque; Para que seja possível visualizar na barra de abertura os estoques disponíveis temos duas configurações básicas na chave principal do config.ini [main] NumTotal = 10 >> informando a quantidade de estoques disponíveis [estoque] estoque1=almoxarifado Central estoque2=satélite Centro Cirúrgico estoque3=satélite Emergência estoque4=satélite UTI estoque5=satélite 1 Andar estoque6=satélite OPME estoque7=nutrição estoque8=nutrologia estoque9=manutenção estoque estoque10=carro Emerg. emergência Fig. Abertura dos módulos Observe as unidades estocadoras Página 39 de 141

40 Cadastro de KITS Os Kits de estoque são facilitadores da movimentação que garantem também que não seja esquecido nenhum material necessário para uma requisição, ou seja, alem de agilizar a movimentação entre requisições e dispensa, ainda auxilia para o não esquecimento de algum item; Como proceder para montar Kits de produtos Acessar o módulo de cadastro de KITS, pelo menu Cadastros >KITS; Clicar na ação de incluir na barra de ferramentas; Preencher o cabeçalho com nome do kit, grupo etc; Definir os itens do kit (quantidade e cobrança SIM ou Não); Fig. menu de acesso ao cadastro de kits Página 40 de 141

41 Fig. modulo de cadastro dos kits Ao lançar o kit Nutrologia serão dispensados os itens relacionados; 1 Equipo p/ Bomba R$ 272,16 Recipiente para Nutrição 4 ao valor de R$ 1,65 No caso de movimentação serão dispensados todos os itens, No caso de a dispensação para a cobrança em contas medicas o item setado como COBRAR N, ira movimentar o saldo, porem cairá na conta para constar no controle de custos; Página 41 de 141

42 Parte III - Movimentação de estoque FORNECEDORES PONTO DE PEDIDO Movimentação Gerenciamento COTAÇÃO AUTORIZACAO DE FORNECIMENTO COMPRAS RESSUP. MATERIAL COMUN ENTRADA DE PRODUTOS PEDIDOS PENDENTES SOLICITE DE PRODUTOS FARMACIA / PRESCRIÇÃO UNIDADE DE ESTOQUE CONTROLES REL. DE CONSUMO SOLICITA DEVOLUÇÃO SAÍDA DE PRODUTOS INVENTARIO GIRO DE ESTOQUES CURVA ABC RAZAO OU CARDEX AJUSTE REGISTO DE DEVOLUÇÃO COSNUMO CONTA MÉDICA FECHAMENTO DE CONTROLE FATURAMENTO Página 42 de 141

43 Movimentação de Entrada de produtos Nesta opção são registradas todas as entradas de material no estoque decorrentes de compra, empréstimos, transferências etc., atendendo a pedidos de compras ou processando transferências. Como proceder para realizar a entrada de itens do estoque Para inserir um movimento de entrada será necessário preencher o cabeçalho informando o fornecedor, centro de custos, tipo de entrada, numero da nota fiscal e depois registrar os itens na grade de lançamento. Será necessário confirmar a entrada para que a movimentação seja concretizada. Acesse a modulo de entrada pelo menu Movimentação > Entrada de Produtos; Clicar na ação de incluir na barra de ferramentas; Preencher o cabeçalho da Nota e gravar; Preencher a grade de itens; Cabeçalho da entrada Grade de lançamentos Abas da Tela Fig., tela de entrada de produtos Barra de ferramentas Como proceder para fazer a entrada dos itens no estoque 1. Para fazer o movimento de entrada do estoque clique no botão incluir da barra de ferramentas, preencha o cabeçalho com fornecedor, data e numero da nota fiscal, Página 43 de 141

44 centro de custos e o tipo de entrada (compra, empréstimo, consignados, transferência etc.) 2. Preencha a grade de itens e clique no botão de impressão para confirmar o movimento; 3. Digite o F1 para fazer a busca dos itens (caso tenha dificuldade de localizar pela nomenclatura digite %% como caractere curinga de busca ou seja, %itemprocurado% e o sistema fará a localização) 4. Para inclusão de itens novos basta com a seta do teclado clicar para baixo ou apertar o botão de insert. 5. Para gravar os itens, basta movimentar o cursor entre as linhas da grade. (verifique o asterisco em modo de edição e a seta depois de gravado) 6. Para Excluir um item digite Ctrl+Del; 7. Para Incluir um KIT digite Ctrl+Insert e mostrará a tela de busca de kits; Para confirmar a entrada clique no botão de impressão da barra de ferramentas, não sendo necessária a impressão física, o sistema emitirá uma pergunta se deseja travar a nota de entrada para alterações; Fig. impresso da confirmação da entrada (espelho de entrada) Informações Detalhadas do movimento de entrada Página 44 de 141

45 Preenchimento da Nota da entrada; (cabeçalho) 2. Características da Grade de lançamentos; 3. Impressão de Etiquetas; (comum e código de barra) 4. Exportação para o financeiro; (parcelas ou rateio) 5. Processar Transferências; 6. Digitalização de Documentos; (gerencia eletrônica de documentos) 7. Vinculo com o Pedido de Compras; 8. Parâmetros do sistema; (configurações personalizadas) 1 Preenchendo a Nota de entrada Cabeçalho da entrada Fig. cabeçalho da entrada Incluir uma nova entrada: Clicar na barra de ferramenta no botão incluir; Caso exista o pedido de comprar incorporado, basta colocar o numero do pedido e o sistema consultara o pedido autorizado e preencherá o modulo de entrada de acordo com as informações. Cada movimento de compra contem obrigatoriamente um fornecedor, e um tipo (compra, consignados, ajuste, transferência etc) e opcionalmente pode ter um numero de pedido. Fig. cabeçalho a entrada detalhado Página 45 de 141

46 Para informar o fornecedor clique na busca por fornecedor ou digite F1, caso necessite cadastrar um novo fornecedor clique no botão com a figura de um papel em branco para que o sistema abra a tela de cadastro de fornecedor. fig. botão busca, fornecedor novo e vai p/ pagina internet do fornecedor Definir o centro de custos da compra e o tipo de entrada. Fig. tela de busca de fornecedor Importante definir a data e o numero da nota fiscal; (obrigatório para imprimir espelho) Informar o tipo de frete e seu valor, CIF (por conta do vendedor não aumenta na nota) ou FOB por conta do comprador; Após preencher e confirmar o cabeçalho da nota, ir para a grade de lançamentos para efetuar o preenchimento dos itens da compra. Caso a compra seja de caixa, usar o fator (divisor) para compor o custo unitário, se for medicamento é importante preencher o lote e a validade; 2 Características da Grade de lançamentos Fig. grade de lançamentos Página 46 de 141

47 Para fazer o lançamento dos produtos digite o F1 no campo código da grade de produtos ou dê duplo clique. Fig. busca por produto >> Informações importantes da grade de entrada Lote, validade, quantidade, fator, preço da caixa, valor unitário, desconto, Ipi, total; Observe o iten 1918 AAS que se trata de 10 caixas cada uma com 10 unidades (fator) o preço da caixa é R$ 5,00 e o unitário 0,50. Para o item 7029 temos 15 caixas cada uma com 5 unidades, o saldo será de 75 peças em estoque. Fig. Grade de Estoques dentro do cadastro de produtos (menu cadastros > Produtos) Página 47 de 141

48 Faz-se a necessária a impressão do espelho da entrada, documento de comprovação que equivale à nota que contem as informações necessárias. Após a impressão o sistema emite uma pergunta se deseja travar a entrada, após o travamento será impossível modificar a entrada. O travamento da entrada significa que essa nota conferida não pode ser alterada; 3 Impressão de Etiquetas (comum e código de barra); Página 48 de 141

49 As etiquetas podem ser nos modelos matricial (lote e validade) ou com código de barras para a impressora térmica. Impressão convencional pela impressora matricial Lx-300 >> (código, descrição, lote, validade) modelo matricial 2382-DUROGESIC D- Lote: xxxlotexx Val.: 1/4/ DUROGESIC D DUROGESIC D DUROGESIC D- Lote: xxxlotexx Lote: xxxlotexx Lote: xxxlotexx Val.: 1/4/2011 Val.: 1/4/2011 Val.: 1/4/2011 Modelos de impressora térmica para código de barra Modelo x Modelo y Modelo z Modelo x1 Estaremos a disposição para especificar o modelo de tamanho das etiquetas disponíveis. 1. As impressoras térmicas podem ser adquiridas junto a qualquer revendedor zebra; link do site: Exportação para o financeiro (parcelas ou rateio) Informações financeiras Existe a integração do modulo de estoque com o sistema financeiro, onde pode ser feito o trabalho de exportação das notas fiscais de entrada para o contas a pagar, para isso se faz necessário o preenchimento das abas parcelas, centro de custos e natureza Página 49 de 141

50 Fig. Preenchimento de parcelas Para que a nota fiscal seja exportada para o financeiro preencha a aba parcelas com o vencimento, caso esteja parcelada informar previsão. Fig. Preenchimento do centro de custos e natureza financeira Informar o centro de custos e a natureza de operação financeira; Existe a possibilidade de dividir a compra entre setores, porem essa informação de rateio é mais especifica e precisa ser definida junto com o setor financeiro ou custos; 5. Processar Transferências Processar transferências Página 50 de 141

51 O sistema pode trabalhar com dois tipos de transferências entre estoques, transferência via confirmação, onde é necessário que seja dada a saída do estoque do estoque com o tipo transferência e que com o numero da saída faça o processamento da transferência no estoque recebedor, ou seja, para uma maior segurança do que esta sendo transferido, pega-se a confirmação do que saiu do estoque x e processa a entrada no estoque y pelo numero da saída. Fig. Tela da transferência Fig. Nota de entrega de produtos Página 51 de 141

52 Fig. Processando uma transferência Página 52 de 141

53 Digitalização de Documentos GED (gerencia eletrônica de documentos) Scaneamento de documentos O processo de digitalização serve como arquivamento eletrônico das notas fiscais e ou documentos relacionados ao processo de compras. Facilita a busca e melhora o tempo de resposta para futuros questionamentos pois com a digitalização o documento estará sempre disponível para consulta, impressão, podendo ser extraído para envio por etc. Fig Tela de Digitalização de documentos Funções de importar e exportar arquivos; Fig. Botões da barra de ferramentas 2 Importante salientar que o modulo de arquivamento de documentos serve para digitalizar qualquer arquivo, podendo ser anexado ou copiado da memória de uso do computador. Página 53 de 141

54 Gerenciamento de documentos no banco de dados Este módulo de GED, faz o completo gerenciamento eletrônico de documentos. Extensões como Word, pdf, Excel etc, podem ser guardadas em forma de banco de dados, podendo ate ser excluídas dos documentos para que no momento necessário possa ser re-convertida pelo banco de dados do sistema. Para fazer a inclusão de um documento do Excel no bando de dados de imagens, clique na barra de ferramentas na ação de incluir novo; Inclua a data e o nome do arquivo, verifique que estará disponibilizado o botão de incluir Imagem do arquivo; Fig. Arquivamento GED Formato Excel Fig. dos botões de digitalização Escolha o arquivo e para o arquivamento; Confirme para que o documento fique arquivado; Fig. definição do tipo de arquivo para importação pro banco de dados Fig. com a imagem do tipo de arquivo armazenado em banco de dados Clique em exportar o arquivo para restabelecer o documento; Essa função é bastante útil, pois serve como backup dos documentos relacionados a um determinado processo; Fig. Exportação do arquivo armazenado em banco de dados Defina o local onde o arquivo será restabelecido; Fig. Seleção do local de exportação do doc. Página 54 de 141

55 Parâmetros da entrada Os parâmetros são configurações especiais que definem o comportamento do sistema e servem para configurações gerais; Segue a lista de possíveis paramentos da entrada de produtos; Página 55 de 141

56 Pedidos pendentes O modulo de entrada, esta acoplado ao modulo de compras podendo a entrada ser montada a partir do numero da autorização de compras e ou fazer a consulta de pedidos pendentes; Ao verificar a chegada do pedido, pode-se gerar a entrada dando um clique duplo no pedido pendente e o sistema montará a grade de produtos de acordo com o pedido. Importante salientar de que é necessário fazer a conferencia do pedido para o emitido em nota fiscal pelo fornecedor para fazer o espelho da entrada; Exemplo: Página 56 de 141

57 Fig. tela da geração do pedido de compra Consulta de pedidos pendentes; Duplo clique no pedido; Definir o centro de custos; Entrada montada para conferencia; Impressão do espelho da nota fiscal; Página 57 de 141

58 Fig. Montando entrada a partir do pedido Fig. Entrada montada pelo duplo clique no pedido Página 58 de 141

59 Pedidos de material comum Solicitação de produtos para o almoxarifado (material de consumo) Para fazer a solicitação de produtos é necessário definir o centro de custos solicitante, e o estoque para o qual esta pedindo, geralmente o pedido comum são itens de consumo para o almoxarifado. Nesse caso iremos ilustrar como fazer o pedido pelo modulo SYSHOSP; Entre no menu Utilitários > Estoque >> Solicitação de Produtos Tela de Solicitação Cabeçalho do Pedido No cabeçalho pedido constam: Numero do pedido, centro de custos, data + hora, e a unidade de estoque. Grade de Lançamentos Na grade de lançamentos: Código do item, descrição e a quantidade. Fig. Menu da solicitação de produtos Fig. Tela de solicitação de produtos Para fazer a inclusão do pedido clique no botão Incluir da barra de ferramentas, automaticamente será preenchido o campo da data e hora. Se o sistema estiver padronizado, preencherá automaticamente o Centro de Custos e o estoque, caso não o solicitante deverá informar o preenchimento. Inclusão de itens na grade Após o preenchimento do cabeçalho, será necessário fazer a inclusão de itens na grade de pedido. Acione a busca de itens clicando na caixa de busca do campo (quadrado com 3 pontinhos) ou clicando no F1 dentro do campo do código do item. Página 59 de 141

60 Fig. Tela com a busca de itens Fig. Solicitação de Kits (ctrl+insert) Características da Grade de lançamento dos itens Na grade de busca verifique o saldo do estoque que esta solicitando, preencha a grade com a quantidade necessária; Para adicionar novo item basta com a seta do teclado chamar uma nova linha; Para excluir um item da grade de pedidos, digite control + delete (Ctrl+Del) no item desejado; Para confirmar basta movimentar com a seta do teclado para outra linha; Alteração de Pedido Para alterar um pedido ou clique no botão alterar se for no cabeçalho, ou clique na grade de lançamentos e faça a alteração necessária; Ctrl+Del (excluir item) F1 buscar itens Caso tente alterar um pedido que não seja proprietário o sistema emitirá uma informação de aviso; Página 60 de 141

61 Confirmação do Pedido - Para confirmar o pedido, basta clicar no botão de impressão, não sendo necessária a impressão física do documento apenas explodir em tela; Fig. Confirmação da solicitação de produtos Página 61 de 141

62 Solicitação de Matmed Existem duas formas de solicitação de mat-med, para o setor, ou para o prontuário do paciente. Caso o prontuário seja de internamento será necessário informar o tratamento. Para fazer uma Solicitação de Produtos acesse pelo menu: Movimentação > Solicitação de Produtos; No caso de um internamento será necessário Informar o cps e o tratamento; Basicamente preencher o cabeçalho com centro de custos, estoque e cps. Após isso preencher a grade com os itens do pedido e a quantidade. Poderemos fazer o pedido através do kit que agilizará o processo; Fig tela da solicitação de matmed Como proceder para fazer a solicitação: 1 clicar em incluir na barra de ferramentas; 2 Preencher o cabeçalho com os dados (centro de custos, cps, estoque e tratamento) 2.1 para procurar uma cps clique no botão de busca pelo mapa de internados; Importante ressaltar a importância de fazer o pedido para o estoque correto; 3 Gravar o preenchimento do cabeçalho; (bastando dar um clique na grade) 4 Montar a grade de pedidos com os itens; 5 Confirmar; (clicar no botão imprimir) Página 62 de 141

63 Botão para procurar o mapa de ocupação (caso internamento) Fig do cabeçalho montado; Página 63 de 141

64 Fig. solicitação de produtos com o formulário de busca dos matmed Pedido através dos KITS Para abrir o formulário de busca dos kits, posicione o cursor dentro da grade de itens e aperte os botões do teclado control+delete; (ctrl+del) Página 64 de 141

65 Fig. da tela com o formulário de busca dos kits No botão de impressão temos a opção de imprimir condensado, ou seja somando os itens ou item a item a depender de como foi lançado na grade de pedidos; Página 65 de 141

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67 Fig. impressão normal Na impressão normal mostra exatamente como esta na lista de pedidos ou seja, observe o item 40 agulha hipodérmica 40x12 aparecendo diversas vezes na visualização; Página 67 de 141

68 Fig. impressão condensada Observe o item 40 agulha hipodérmica 40x12 somando as quantidades; Página 68 de 141

69 Movimentação de Saída de produtos Para efetuar um movimento de saída, é necessário informar basicamente no cabeçalho o centro de custos e o tipo de saída. Na grade de lançamentos os itens com a quantidade e fazer a confirmação da saída; Tela de Saída acesse pelo menu: Movimento > Saída de produtos Fig menu do modulo de saídas de produtos Página 69 de 141

70 Cabeçalho da Saída Grade de lançamentos Abas da Tela Barra de ferramentas Fig. Tela de saída sem prontuário Antes de tudo é preciso explicar os tipos de saída. Basicamente são dois tipos; Por Centro de Custos, que é a dispensação normal para os setores, e geralmente utilizada para o material comum (de consumo); e a saída para prontuário do paciente (CPS), ou seja nesse tipo de saída, os itens irão cair diretamente na conta medica do paciente; As saídas também podem se dar através de uma solicitação (pedido de itens), por uma prescrição, ou digitada pelo próprio dispensador; Caso a saída seja tipo Transferência entre estoques, pode ser direta em que os itens cairão automaticamente para o estoque dispensado, ou via confirmação em que ao receber os itens o responsável pelo estoque satélite irá realizar uma confirmação; Para fazer o movimento de saída do estoque clique no botão incluir da barra de ferramentas, preencha o cabeçalho com centro de custos e o tipo de saída (empréstimo, devolução, transferência etc.) Preencha a grade de itens e clique no botão de impressão para confirmar o movimento; Características: - Digite o F1 para fazer a busca dos itens (caso tenha dificuldade de localizar pela nomenclatura digite %% como caractere curinga de busca ou seja, %itemprocurado% e o sistema fará a localização) - Para inclusão de itens novos basta com a seta do teclado clicar para baixo ou apertar o botão de insert. Página 70 de 141

71 Para gravar os itens, basta movimentar o cursor entre as linhas da grade. (verifique o asterisco em modo de edição e a seta depois de gravado) - Para Excluir um item digite Ctrl+Del; - Para Incluir um KIT digite Ctrl+Insert e mostrará a tela de busca de kits; Saída pela Lista de pedidos; Na tela da saída de produtos temos uma aba que mostra os pedidos dos produtos. Esta tela contém um mecanismo de busca automático que de tempos em tempos consultará ao banco de dados sobre novos pedidos. Existe a possibilidade de filtrar os pedidos por intervalo de data e ou centro de custos; Caso necessite, para uma melhor conferencia e ou organização do pedido, faça a impressão dos itens solicitados, clicando no botão imprimir. No painel do cabeçalho da aba de pedidos podemos filtrar por centro de custos, e imprimir a lista de itens solicitados, o que facilita a busca em estoque dos itens. Visualização em tela dos itens solicitados e a quantidade. Caso seja um kit termos também a visualização em tela. O ato de dispensação será feito a partir do duplo clique encima do pedido, o que levará automaticamente à tela de dispensa de itens. Para que a dispensação ocorra de fato é necessário confirmar a nota de entrega pelo botão de impressão, não sendo necessária a impressão física, ou seja, será suficiente visualizar em tela; Página 71 de 141

72 Fig. Tela de dispensação pelo pedido Fig. Confirmação da saída (Nota de entrega) Listagem de Ultimas saídas Através da aba de lista de ultimas saídas, é possível verificar se a saída esta impressa, ou seja se foi confirmada. Nesta tela pode-se fazer um filtro por intervalo de datas; Página 72 de 141

73 É importante ressaltar que no caso das saídas para o prontuário de paciente, se não estiver confirmado (IMPRESSO = S), os itens não estarão adicionados nas contas medicas, pois após a confirmação que os itens serão cobrados na conta medica. Saída por Prontuário (CPS) A saída por prontuário, se da ao preencher no cabeçalho da saída o numero do prontuário e no caso da internação o tratamento; A questão do tratamento é um ponto importantíssimo dentro da conta de internamento, pois define em qual parte da conta irão cair os itens de matmed. Um exemplo seria a de uma internação de longo período em que o paciente faz uma cirurgia (tratamento cirúrgico), depois vai para uma unidade de tratamento intensivo (tratamento intensivo), depois vai para um leito (tratamento clinico) ate receber a alta. Esse fluxo do paciente deve ser observado no ato da dispensação dos itens para que a cobrança fique bem definida e se tenha a idéia exata do tratamento por uma parcial da conta; No caso de um atendimento de emergência ou ambulatório a conta, não tem tratamento, bastando inserir o numero do prontuário; Fig. Saída pro prontuário de emergência Página 73 de 141

74 Fig. Prontuário de internamento com tratamento Saída via solicitação de Prescrição Medica Na tela de busca das prescrições, existe a possibilidade de visualização da prescrição, podendo gerar a impressão para facilitar o ato da dispensação. O duplo clique funcionará para montar a tela de saída com os itens prescritos; Página 74 de 141

75 Fig. tela das prescrições feitas Para realizar a Impressão da prescrição clique no botão acima Fig. Impresso da prescrição No impresso da prescrição aparece o item prescrito como BUSCOPAN COMPOSTO INJ. No ato da dispensação irá explodir todos os itens padronizados no KIT BUSCOPAN, para que agilize o processo de dispensação; No formulário de dispensa dos itens pela prescrição, preencher o cabeçalho com o centro de custos e o tratamento; Fig. dispensa pela prescrição Página 75 de 141

76 Fig. itens da saída pela prescrição Existem duas vantagens claras para a prescrição e dispensa automática. A primeira envolve a velocidade para se fazer o pedido, pois se houver um banco de dados com a padronização dos kits será muito mais fácil de gerar a prescrição. A segunda vantagem é de evitar que o dispensador esqueça lançar algum material para a cobrança; Página 76 de 141

77 Fig. notas de entrega de produtos com o numero da prescrição Página 77 de 141

78 Solicitação de Devolução Para fazer uma solicitação de devolução acesse pelo menu: Movimentação > Solicitação de devolução; Fig. menu de acesso a solicitação de devolução Caso seja item dispensado em conta medica será necessário informar o prontuário e o tratamento para que o sistema localize o item e faça a devolução da conta; Fig. solicitação para devolução Página 78 de 141

79 Fig. impresso / confirmação da devolução Fig. tela da conta medica Página 79 de 141

80 Registro de Devolução Para fazer um Registro de devolução acesse pelo menu: Movimentação > Registro de devolução; Fig. menu de acesso ao registro de devolução Para registrar uma devolução: Clicar em incluir na barra de ferramentas; Preencher o cabeçalho da devolução, obrigatório informar o centro de custos e o tipo de devolução; Página 80 de 141

81 Caso haja o pedido de devolução poderemos verificar via aba LISTA DE DEVOLUÇÃO, e preencher o registro através do numero do pedido de devolução que a grade de itens irá ser preenchida automaticamente, facilitando o processo; Fig. lista de devolução Existem duas formas de devolução de itens. Devolvendo para o estoque apenas (c. custos) e devolvendo item que já esta em conta de paciente (este processo será exemplificado, pois requer maior atenção); Para o item dispensado em conta medica será necessário informar o prontuário e o tratamento (se for internamento) para que o sistema localize o item e faça a devolução da conta, para o estoque; Página 81 de 141

82 Figura da tela da conta medica (cps), informando auditoria de lançamento, observe que temos o numero da saída e o estoque responsável; Fig. Tela de item na conta medica com informação da dispensa (auditoria) Para registrar uma devolução de um item que já esta numa conta medica e que tenha sido dispensado por uma farmácia satélite, acesse a tela de movimentação > Registro de devolução; Clique em incluir novo e preencha o cabeçalho com o numero do prontuário e o centro de custos; Importante observar o estoque de onde saiu o item e para onde esta sendo feita a devolução; Página 82 de 141

83 Caso tente usar o pedido de devolução de um estoque errado o sistema irá avisar do erro; Fig. devolução para o estoque errado Página 83 de 141

84 Fig. item 5435 na tela de conta medica Esta imagem é para ilustrar a movimentação de devolução em que o item consta na conta e após o registro da devolução será retirado e voltará o saldo para o estoque. Página 84 de 141

85 Fig. Grade de estoques do item 5435 Nesta figura mostramos a quantidade do estoque 3 Satélite emergência do item 5435, contendo o saldo de 17 antes de registrar a devolução, é importante ilustrar para ensinar como fazer um acompanhamento básico do saldo do item em unidades de estoques; Página 85 de 141

86 Fig. Registro de devolução Nessa imagem ilustramos um registro de devolução de uma conta de emergência, observar que na conta de emergência ou ambulatório não tem tratamento (fica em branco), bastando informar o cps (prontuário), o centro de custos, e o tipo de devolução no cabeçalho e na grade os itens e a quantidade a ser devolvida; Obs.: Lembrar de confirmar a devolução, apertando no botão de impressão; Página 86 de 141

87 Fig. Grade de estoques informando o saldo do item 5435 após o registro de devolução; Observar o estoque da satélite emergência estoque 3 contendo agora 18 itens de saldo; Página 87 de 141

88 Fig. conta medica após o registro de devolução; Observar que o item 5435 foi removido da conta medica; Página 88 de 141

89 Fig. Aba Movimento de estoque F10 do cadastro de produtos Essa figura mostra a aba de movimento de estoque, com o gráfico da devolução dos itens desse subestoque, contendo a grade de visualização que mostra para onde foi devolvido (cps) e o numero do centro de custos; Importante ressaltar que to do esse movimento ficará registrado no relatório de razão do produto, no inventario e no balanço por centro de custos; Página 89 de 141

90 Fig. Balanço por centro de custos somente do item 5435 e estoque Satélite Emergência Página 90 de 141

91 Fig. Inventario configurado no filtro somente o item 5435 e estoque 3 (satélite emergência) Página 91 de 141

92 Transferência de produtos O sistema pode ser parametrizado para dois tipos de transferência no modulo de estoques, Saída/transferência com Confirmação e Saída Direta. A saída ou transferência com confirmação significa que haverá a dispensa dos itens com o tipo transferência e será necessário imprimir o documento para que o funcionário que vai receber os itens possa conferir e após isso processar (confirmar) a transferência, somente nesse momento os itens que saíram de um estoque, farão a entrada no outro. (transferir os saldos) Visualize que na saída de itens de um estoque, no trajeto pode ocorrer de algum desses itens cair e quebrar então o que fazer??? Na transferência por confirmação é necessário processar a entrada que será tipo transferência, ou seja serão duas ações. A saída tipo 4 Transferência conforme exibido na figura abaixo e a confirmação da transferência, (pelo numero da saída), ou seja a entrada tipo transferência com os itens relacionados na saída; Fig. saída tipo 4 (transferência) Página 92 de 141

93 Fig. processamento da entrada via transferência Página 93 de 141

94 Saída Direta Na saída direta ao confirmar a saída tipo transferência o sistema automaticamente gerará a entrada no estoque que foi transferido. Para que isso ocorra é necessário informar (parametrizar) o sistema da seguinte forma: Amarrar o centro de custos da saída ao estoque de entrada. Fig. do Centro de Custos com as amarrações necessárias Página 94 de 141

95 Fig. da confirmação da transferência Na saída direta, automaticamente após confirmar a saída tipo transferência (fig acima) o sistema gerara a entrada no estoque, interligado ao centro de custos. Página 95 de 141

96 Fig. processamento da entrada (diretamente após a confirmação da saída) O sistema retornará para a tela de saída após o processamento da entrada; Página 96 de 141

97 Fig. do processamento da transferência no estoque relacionado Nessa transferência o custo unitário será o custo médio do item. Observar no campo empenho a sigla TR + o numero da saída que gerou a transferência. Página 97 de 141

98 Compras Neste modulo são montadas as cotações para a aprovação de compra. Chamamos de Autoriza, pois nela geramos a Autorização do Fornecimento, assim como o mapa de cotação. O mapa pode ser montado com itens individualmente ou a partir da lista de reposição (estoque mínimo); Fica a critério do comprador a relação dos itens para a cotação; Neste manual iremos abordar: Quadro ferramentas - Algumas ferramentas de apoio ao comprador; (lista de estoque minimo, grafico de consumo, compra automatica) Barra de ferramentas - Cotação via mapa (envio por ou pdf ou Excel), Geração da AF; Como proceder: 1 - Para iniciar uma nova cotação clique no botão incluir na barra de ferramentas, defina no cabeçalho o centro de custos e o estoque e depois Grave a cotação; 2 - Escolha os itens a serem comprados; (individualmente ou pela lista de reposição) 3 - Imprimir o Mapa de Cotação, enviar por , (Excel, pdf) 4 - Gerar o Pedido, imprimir a Autorização de Fornecimento; Página 98 de 141

99 Fig. tela do Autoriza (compras) Modulo de Cotação 1. Cabeçalho (dados da cotação) e Quadro de ferramentas 2. Grade com a relação dos itens da cotação 3. Relação de fornecedores para o item selecionado 4. Barra de ferramentas (botões de ação, confirmação, impressão, geração de Autorização de fornecimento AF) Fig. da aba Busca de cotações Possibilidade de busca por centro de custos etc Página 99 de 141

100 A.F. geradas Fig. Digitalização de Documentos Arquivamento eletrônico no banco de dados de todos os documentos relacionados a compra Para montar a Relação de itens da cotação individualmente; Clique na grade e digite F1 no campo do código do produto. Página 100 de 141

101 Fig. Busca itens da cotação Ferramentas de Apoio (quadro de ferramentas) Lista de estoque mínimo Para gerar a mapa de cotação automaticamente (gerar pedido) com a lista de itens com o saldo Abaixo do Estoque Mínimo; 1. Adicione uma nova cotação, preencha o cabeçalho (centro de custos, estoque, prioridade) e confirme (salve); 2. Clicar no botão Gerar Lista; (estoque mínimo) 3. Definir pela Classe de produtos; 4. Selecionar itens; 5. Gerar o pedido; Página 101 de 141

102 Fig. da tela de filtro de estoque mínimo, acesse pelo botão em ferramentas Fig. com a tela relacionando itens com o estoque mínimo pelo tipo Selecionar ou Marcar Todos e Clicar em gerar pedido Código descrição PP(ponto pedido) Saldo COMPRAR Selecionar Página 102 de 141

103 Fig. com a relação de itens baseada no consumo; Média do Período de consumo + margem de segurança Selecionar ou Marcar Todos e Clicar em gerar pedido Verificar Ultimas compras No quadro ferramentas, clique na opção de verificar as ultimas compras feitas para um fornecedor. Essa ferramenta pode nos servir de parâmetro para a montagem do mapa de cotação; Página 103 de 141

104 Fig. Ultimas compras Gráfico de consumo Demonstração em tela do consumo de um determinado item Página 104 de 141

105 Fig. com o gráfico de consumo dos itens Barra de ferramentas - impressos Mapa de cotação; Após a montagem da grade de itens o próximo passo será de preencher o mapa de cotação; Para cada item, selecionamos o fornecedor cotado e adicionamos o preço de compra; Podemos imprimir um mapa em branco para enviar por fax, fazer o envio via Excel, ou salvar em pdf para envio pro do fornecedor no intuito de agilizar uma cotação; Fig. Impressão do Mapa de cotação Possibilidade de imprimir com ou sem os fornecedores, ou salvar em pdf e enviar por e- mail; Para enviar diretamente pro é necessário preencher o no cadastro do fornecedor e Configurar a porta de smtp no cadastro do usuário do sistema (CPD); Página 105 de 141

106 Fig. Envio por do mapa de cotação Necessita de configurações do SMTP (verificar com cpd) Na BARRA DE FERRAMENTAS existe uma gama de possibilidades de impressos, exportação para o Excel da cotação, geração de xml (pregão on-line), envio direto de pro fornecedor; O importante é gerar o pedido (autorização de fornecimento para dar continuidade no processo) Existe também a cotação via Tomada de preço a qual o sistema gerará um registro para cada fornecedor para que seja possível individualizar a cotação. Esse procedimento é gerado pela opção do botão Gerar Pedidos (A.F.). Página 106 de 141

107 Fig. variados tipos de orçamentos Geração de pedidos via Excel Fig. geração de arquivo Excel para o envio ao fornecedor Este arquivo pode ser importado para dentro do sistema gerando a cotação automatizada, bastando que seja preenchido na coluna valor o item cotado pelo fornecedor; Tela de Pedido/Tomada de preços O sistema pode gerar todo o mapa de cotação gerando os orçamentos e depois a autorização de fornecimento; Clicando no botão gerar AF do modulo autoriza, serão criadas as autorizações de fornecimento individuais por fornecedor; Página 107 de 141

108 Fig. Tela de Pedido ou Tomada de Preços Este modulo é fundamental ao processo de compras, pois fica aqui arquivado todos os pedidos feitos por fornecedor, existe uma consulta de pedidos pendentes e uma tela para digitalização de arquivos, qualquer tipo de documentos Word, Excel, pdf ou scaneados. Fig. Impressão da Tomada de Preços Após os envios dos pedidos de cotação, gera-se a Autorização de Fornecimento; Ou seja clicando no botão Gerar Pedidos AF, o sistema gerará um documento (pedido) para cada fornecedor ganhador da cotação; Nesse exemplo serão geradas 2 autorização de fornecimento Fornecedor ALMOXARIFADO CENTRAL com 2 itens e o fornecedor CPC BRASIL; Página 108 de 141

109 Fig. Mapa de cotação montado com fornecedores autorizados Página 109 de 141

110 Fig. impresso do Pedido de compras Este pedido de compras contem uma numeração que deverá ser usada no ato da entrada dos produtos para agilizar no preenchimento da nota de entrada; O numero do pedido ao ser gerado serve como o documento de acompanhamento para o setor de entrada e facilita no momento de conferencia da entrega dos produtos; Alem disso serve como um facilitador da entrada da nota fiscal emitida pelo fornecedor; Página 110 de 141

111 Fig de acompanhamento dos pedidos de compra gerados, existe na tela de pedido/tomada de preço e na tela da entrada, tendo a função de acompanhamento por prazo de entrega e preenchimento automático da entrada; Página 111 de 141

112 Cadastro Cliente / Fornecedor Toda a amarração da compra fica arquivada no cadastro do fornecedor. Fig. Cadastro de fornecedores Página 112 de 141

113 Fig. Importação de Cotação O vinculo do fornecedor com os produtos se da pela aba de produtos do cadastro de fornecedores, que pode ser alimentada por importação de planilha Excel ou naturalmente através da tela de cotação; A planilha de Excel gerada pela tela de cotações ao ser devolvida pelo fornecedor com os preços preenchidos pode ser importada para o sistema facilitando o processo de montagem do mapa; Página 113 de 141

114 Parte III Gerencia dos estoques Relatório de Consumo Balanço por Centro de Custos Um balanço por centro de custos traz notadamente toda a movimentação por centros de custos; As entradas saídas e devoluções têm uma grande importância pra a gestão hospitalar e controle de estoques. Poder observar um consumo de um determinado setor, por data, por unidade estocadora, por custo médio e ainda por apenas um determinado item é realmente um adianto para o administrador; Este documento mostrará como gerar o relatório de Consumo acessando pelo menu: Relatórios >> Balanço por Centro de Custos, as características de funcionamento do filtro e a ilustração do relatório; Como proceder: Acesse o filtro pelo menu Relatórios>Balanço por centro de custos Fig. menu de acesso ao filtro do relatório Página 114 de 141

115 A unidade estocadora pode ser o estoque que o usuário esta logado ou outra ou TODAS. Filtro por item ou todos, ou por tipo. Um Centro de Custos ou Und. Negócios Agrupado por Classe de produto Agrupado por Grupo específico Somente de um subgrupo do estoque. Outras opções do impresso. Fig. do Filtro de relatório do Balanço por centro de custos Características do Filtro: Poder definir a unidade de estoque (ou todas), intervalo de data, o tipo de consumo, filtrar por produto (item) ou todos, os classificados como CCIH, Antibióticos ou Controlados, por um determinado centro de custos ou todos, unidade de negócios, por grupos, subgrupos. Apresentar-se de forma resumida, sem zebrado ou sem valor; Página 115 de 141

116 Fig. do relatório de consumo Balanço por centro de custos do setor almoxarifado do centro de custos 1 a 34 e da data de 01/08/2010 ate 03/10/ Código do item, descrição; - Agrupado por centro de custos; - Subgrupado por classe dos produtos; - Quantidade de saídas e devoluções totalizando o consumo do item, por uma unidade estocadora; Página 116 de 141

117 Fig. do relatório de consumo do estoque almoxarifado, do centro de custos 16 ate 16 (apenas o centro de custos Nutrição) e com o intervalo de data de 01/08/2010 ate 06/08/2010; Página 117 de 141

118 Inventario de estoque e Ajuste de Estoque A maioria das empresas, de um modo geral, comete erros e tende a possuir um volume de material acima do necessário quando as demandas são incertas. Em função disso, o ideal é que haja uma análise cuidadosa e um balanço adequado entre os níveis de demanda esperados e o inventário existente, de modo a viabilizar um melhor desempenho na cadeia de abastecimento, com maior rentabilidade. Mas qual é a quantidade recomendada para um inventário? Quais estoques utilizam mais produtos? Que produtos são mais requisitados? Quando temos diversas unidades estocadoras, farmácias satélites direcionadas a um tipo de demanda o desafio cresce. Certamente um dos caminhos é ter disponível todos os dados necessários para redistribuir o inventário de acordo com uma demanda previsível dos pacientes dentro de cada grupo, por exemplo, centro cirúrgico, emergência, UTI etc; E como atingir um nível adequado do estoque? Deve-se calcular as variáveis de tempo de cada produto em cada lugar da administração, controlando de forma antecipada os aumentos na demanda por razões sazonais ou por fases criticas, como surtos, para que as novas necessidades sejam devidamente cumpridas. Os inventários e balanços podem ser tratados de forma independente por unidade de estoque, para que seja possível fazer um estudo detalhado dentro da organização. Esses procedimentos são importantes para minimizar certas ingerências no inventário. Afinal, custos de armazenamento e de manejo de material, vida útil limitada, obsolescência, desperdícios e mau uso acabam por afetar a rentabilidade dos hospitais. Página 118 de 141

119 Como Proceder para tirar o relatório do inventario Verificar inventário; Listagem para contagem; Ajuste de estoque; Para acessar o relatório de inventario entre pelo menu relatórios> Estatísticas/Resumos>Inventario Fig. menu de acesso ao relatório de inventario Página 119 de 141

120 Fig. filtro do relatório de inventario No Filtro poderemos definir o estoque a ser inventariado ou todos, intervalo de data, por grupo, resumido ou no formato simples. Página 120 de 141

121 Fig. relatório de inventario do estoque Satélite Cirúrgico, contendo o agrupamento dos itens, do intervalo de data 1/8/2010 ate 8/8/2010 No relatório de inventario, verificamos o saldo anterior, as entradas, saídas e devoluções, computando o saldo total e o valor por custo médio dos itens do estoque; Caso seja necessário realizar a contagem dos itens, poderemos utilizar a listagem para contagem; Página 121 de 141

122 Fig menu de acesso a listagem para contagem Fig. filtro da lista para contagem Página 122 de 141

123 Fig. listagem para contagem sem saldo Fig. menu da tela de ajuste de estoque Página 123 de 141

124 Fig ajuste do estoque Como proceder para ajustar o estoque Clicar na ação de incluir novo ajuste; Escolher o centro de custos e montar a grade de itens; Na grade colocar no campo QUANTIDADE o saldo físico que existe realmente no estoque; Ao clicar no botão Ajuste Estoque, o sistema gerará uma saída ou devolução para ajustar o estoque, e na coluna Saldo Agora ficará computado a quantidade definida; Importante ressaltar que o ajuste se refere à Unidade Estocadora que o modulo esta aberto; Essa manobra de ajuste não deve ser feita com freqüência; Página 124 de 141

125 Curva ABC A curva ABC é um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a identificação daqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Ela consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetário, ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor, ou da quantidade, dá-se a denominação de itens da classe A, aos intermediários, itens da classe B, e aos menos importantes, itens da classe C. Trata-se de classificação estatística de materiais, baseada no princípio de Pareto, em que se considera a importância dos materiais, baseada nas quantidades utilizadas e no seu valor. A curva ABC, no caso de administração de estoques, apresenta resultados da demanda de cada item nas seguintes áreas: Giro no estoque; Proporção sobre o faturamento no período; Margem de lucro obtida. Os itens são classificados como: de Classe A: de maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total (podem ser itens do estoque com uma demanda de 65% num dado período); de Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total (podem ser itens do estoque com uma demanda de 25% num dado período); de Classe C: de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total (podem ser itens do estoque com uma demanda de 10% num dado período). O que importa é que a análise destes parâmetros propicia o trabalho de controle de estoque do analista cuja decisão de compra pode se basear nos resultados obtidos pela curva ABC. Os itens considerados de Classe A merecerão um tratamento preferencial. Assim, a conseqüência da utilidade desta técnica é a otimização da aplicação dos recursos financeiros ou materiais, evitando desperdícios ou aquisições indevidas e favorecendo o aumento da lucratividade. Página 125 de 141

126 Como proceder para fazer a Curva ABC Fig. do menu de acesso da Curva Abc Fig. filtro para curva ABC Observar a possibilidade de curva pela quantidade ou pelo valor Página 126 de 141

127 Fig. curva ABC pela quantidade Página 127 de 141

128 Fig. curva ABC pelo valor Página 128 de 141

129 Giro no estoque A rotatividade ou giro de estoque é a relação entre o consumo e o estoque médio, dentro de um período de tempo. Giro = Consumo no período (em unidades) / Estoque médio no período (em unidades) Assim, se um hospital consome 200 caixas de seringas de 10 ml por mês e possui um estoque médio de 400 caixas, o giro desse item será 0,5. Isso significa que o estoque do produto girou meia vez em um mês. (1 vez a cada dois meses precisou reabastecer) O inverso do giro (ou antigiro) indica o número de períodos necessários para o consumo do estoque. No caso acima, dois períodos, que equivalem a dois meses. Valores elevados de giro indicam a necessidade de compras freqüentes; por outro lado, valores baixos revelam um volume elevado de estoque e, portanto, grandes valores monetários imobilizados. Fig. menu do relatório giro ou antigiro Página 129 de 141

130 Fig. do relatório de giro / anti-giro Página 130 de 141

131 Ficha de Kardex e Livro Razão de Produtos no Estoque A ficha de kardex, demonstra toda movimentação dentro de um período, incluindo quantidade e custo da entrada saída e devolução; Os resultados de quantidade de estoque são baseados nos lançamentos feitos através de notas fiscais, das baixas realizadas pelas saídas dos produtos. É possível escolher o período que se deseja verificar; Como proceder para verificar o kardex Fig. tela do cadastro de produtos Filtro para definição do período de avaliação do cardex Fig. da tela do cardex do produto Entradas, saídas, devoluções num período computando o saldo do item e seu custo total. Vale ressaltar a importância do custo do produto no estoque; LIVRO RAZAO Página 131 de 141

132 O livro razão traz toda a movimentação por centro de custos, totalizando o saldo do item; Analise e rastreio da movimentação; Fig. livro razão Produto Teste Verificar a movimentação do estoque 1, por período e centro de custos; Página 132 de 141

133 Fechamento de Estoque Realizar um fechamento do estoque para um determinado período (mensal), o que impede que o sistema faça alterações ou novos lançamentos num período anterior ao fechamento. O fechamento serve como garantia da integridade dos dados, pois uma vez executada a rotina de fechamento, as movimentações de entrada, saída ou devoluções não poderão ser alteradas; Fig. menu de acesso ao travamento de estoque Página 133 de 141

134 Fig. executando trava de estoque Necessário escolher o estoque Definir o mês e clicar no botão 1 (fechar mês) Página 134 de 141

135 Fig com estoque travado no mês 08/2010 Página 135 de 141