PEDIDO DE COMPRAS AUTOPEÇAS

Transcrição

1 Apresentação As rotinas de Pedido de Compra do WinThor são utilizadas pelas empresas com objetivo de realizar: o pedido de compra baseado, ou não, em uma sugestão de compra, a cotação de compra entre fornecedores, a análise e simulação de precificação entre outros processos, que auxiliam em uma melhor administração das atividades que envolvem o processo de compra de mercadorias. O módulo 45 Autopeças foi desenvolvido com a finalidade de atender as empresas que atuam no segmento de autopeças. E este tutorial descreve o processo da rotina 4501 Digitar Pedido de Compra que disponibiliza ao comprador, durante o pedido de compra, algumas formas de analises do pedido, como por exemplo: analises estatísticas, avaliações de períodos de vendas, analise do desvio padrão entre outras. Estas análises possibilitam uma compra mais assertiva e mais lucrativa para empresa. 1. Procedimentos iniciais Antes de utilizar a rotina 4501 é necessário verificar os parâmetros da rotina 132 Parâmetros da Presidência e as permissões das rotinas: 131 Permitir Acesso a Dados e 530 Permitir Acesso à Rotina. Rotinas envolvidas no processo de pedido de compra: 132 Parâmetros da Presidência 202 Cadastrar Fornecedor 203 Cadastrar Produto 212 Cadastrar Tributação Entrada Mercadoria 297 Cadastrar Produtos Similares 4501 Digitar Pedido de Compra Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 1 de 23

2 2. Cadastros a. Cadastrar fornecedor 1) Acesse a rotina 202 Cadastrar Fornecedor, clique na opção Novo registro ou Manutenção de registro da tela inicial e inicie o cadastro de fornecedor ou a manutenção do cadastro como de costume. Quando se tratar de fornecedor do segmento de autopeças, cadastre também os campos abaixo: 2) Periodicidade de compra, a Quantidade dias avaliação venda e o Período utilizado no calculo da sugestão de compra. As informações dos campos Data da próxima compra e Data da última compra serão geradas automaticamente pelo sistema após a inclusão do primeiro pedido de compra. Estas informações serão carregadas na aba 5 Avaliação de venda da rotina 4501 Digitar Pedido de Compra. 3) Ao finalizar o cadastro ou a manutenção de um registro, clique no botão Salvar. b. Cadastrar produto 1) Acesse a rotina 203 Cadastrar Produto, clique na opção Novo registro ou Manutenção de registro da tela inicial e faça o cadastro do produto ou a manutenção do cadastro como de costume; Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 2 de 23

3 Quando se tratar de produto do segmento de autopeças, cadastre também os campos abaixo: 2) Para que as fotos sejam apresentadas no campo da imagem da rotina 4501 Digitar Pedido de Compra, cadastre-as no campo Diretório para foto do produto da aba 7 Informações adicionais para vincular apenas uma imagem ou no campo Diretório das Imagens da aba 8 E-Commerce para vincular várias imagens ao produto. 3) Selecione a aba 10 Autopeças e cadastre os campos: Quantidade mínima de compra embalagem do fornecedor, Código interno e Múltiplo compras. 4) Ao finalizar o cadastro ou a manutenção de um registro, clique no botão Salvar. 5) Feito o cadastro, clique na opção Manutenção de registro para registrar as informações adicionais do produto; 6) Informe os filtros que achar necessários e clique no botão Pesquisar. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 3 de 23

4 7) Na tela seguinte clique no botão Ações e selecione a ação Informações Adicionais do Produto para que abra a tela Informações adicionais; Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 4 de 23

5 8) Clique na primeira linha para adicionar a informação nas colunas Ordem, Descrição e Tipo sendo que esta última apresenta as opções Aplicações, Número original, Número Original Anterior, Observações e Sinônimos. Para gravar pressione a tecla Enter ou as teclas setas para cima e para baixo ou ainda clique no botão de confirmação da planilha. Em seguida clique no botão Fechar. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 5 de 23

6 Observação: as informações adicionais do produto, cadastradas na rotina 203, serão utilizadas na rotina 4501 Digitar Pedido de Compra. c. Cadastrar tributação 1) O cadastro da tributação dos produtos na rotina 212 Cadastrar Tributação de Entrada de Mercadoria é feita de acordo com a política adotada pela empresa nas opções: por produto, por Estado, por NCM/figura tributária e por produto/figura tributária. 2) Acesse a rotina 212, selecione a opção desejada e clique no botão Avançar. Em seguida, faça o cadastro de acordo com a necessidade da empresa. Observação: a forma de tributação utilizada deve ser definida na rotina 132 Parâmetros da Presidência, através do parâmetro 1533 Tipo de tributação de entrada, selecionando uma das opções: NCM / Figura tributária (F), Produto (N), Produto / Figura Tributária (P) (P) e Produto/Estado (UF) (S). d. Cadastrar produtos similares Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 6 de 23

7 1) Acesse a rotina 297 Cadastrar produtos similares, clique no botão Pesquisar e selecione com o duplo clique o produto ao qual será feito a similaridade. 2) Clique no botão Pesquisar da aba Pesquisar e selecione, com o duplo clique, um produto da planilha. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 7 de 23

8 3) Ao abrir a tela Tipo de Produto/Tipo troca, selecione uma das opções, Similar ou Alternativo, da caixa Tipo de Produto e clique no botão Fechar. 4) A aba Produtos apresenta os itens que foram cadastrados na tela anterior e permite que as informações das colunas: Embalagem, Tipo produto e Tipo troca, sejam editadas. Após finalizar, clique no botão Fechar. Em seguida feche a rotina. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 8 de 23

9 Observação: as informações cadastradas, nesta rotina, serão apresentadas na planilha Equivalência da rotina 4501 Digitar Pedido de Compra, após a pesquisa que o sistema faz na aba 1 Pesquisa. 3. Digitar Pedido de Compra 1) Acesse a rotina 4501 Digitar Pedido de Compra, clique no botão Incluir. 2) Informe o fornecedor, a filial/filiais, o tipo de entrada o tipo de pedido e informe os parâmetros desejados na aba Parâmetros. Observação: Ao clicar sobre o componente abaixo, a rotina oculta/apresenta informações para melhor visualização da tela. Também, pode-se clicar e arrastar para definir o tamanho desejado. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 9 de 23

10 3) Em seguida, selecione a aba Itens e clique no botão Analisar Itens para abrir a tela de analise e iniciar o pedido de compra. 4) Na aba 1 Pesquisa informe os filtros, se houver, e clique no botão Pesquisar. Observação: a visualização das informações definidas no filtro Pesquisar por serão de acordo com os dados inseridos nos campos Deve conter na pesquisa e Não deve conter na pesquisa. 5) A aba 2 Pesquisa possui alguns filtros adicionais caso queira restringir ou ampliar a pesquisa de itens cadastrados. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 10 de 23

11 6) A aba 3 Período possui filtros de pesquisa por datas. 7) Aba 4 Cálculo estoque, nesta aba o sistema permite alterar as informações do estoque ideal para que a sugestão de compra seja sobre as informações digitadas e não sobre o cadastro do produto. 8) A aba 5 Avaliação de venda é composta pelas caixas Período de avaliação de venda e Período utilizado no cálculo. Quando o comprador informar o fornecedor e selecionar a aba o sistema carrega as informações do intervalo e do período que foram cadastrados para o fornecedor na rotina 202 Cadastrar Fornecedor. Importante: Quando o comprador alterar a quantidade de dias da análise ou uma das datas do filtro Período, de forma que o número de dias do intervalo analisado fique diferente do período parametrizado no cadastro do fornecedor, então, quando o pedido for gravado e a política comercial atualizada, o campo Qtd. dias avaliação venda, da rotina 202 Cadastrar Fornecedor, também será atualizado. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 11 de 23

12 9) Para continuar o pedido selecione a aba 1 Pesquisa e clique no botão Pesquisar. 10) Feita a pesquisa, a rotina carrega a planilha da aba Itens da Pesquisa. O comprador pode montar o pedido de compra de duas formas ou item a item através da caixa Dados do Pedido ou utilizando a sugestão através do botão Usar sugestão da aba 1 Pesquisa, conforme explicações a seguir. Observação: Ao clicar com o botão direito do mouse sobre um dos produtos apresentados na planilha das abas Itens da Pesquisa ou Itens do Pedido, a rotina apresenta uma tela de atalhos que auxiliam a análise do produto durante o pedido de compra. Pedido de compra item a item Ao navegar pelos itens, a rotina vai carregando a caixa Detalhes do Item para que seja feita a analise do produto. 11) O campo da imagem apresenta a foto, o código e a descrição do produto em analise e possibilita a navegação e o zoom entre as imagens cadastradas para o item. Para navegar utilize as setas e para o zoom dê um duplo clique na foto. As fotos devem ser cadastradas na rotina 203 Cadastrar Produto (Veja o tópico b. Cadastrar produto). Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 12 de 23

13 As informações da caixa Dados do Pedido auxiliam na análise do item antes de incluí-lo no pedido. 12) Informe no campo Qtde. Pedida a quantidade que será pedida do produto. Este valor pode ser informado digitando ou clicando nos botões setas do campo. Lembrando que o valor informado só será aceito pelo sistema se obedecer ao cadastro do produto quanto à quantidade mínima para compra, à quantidade múltipla e à quantidade máster. 13) No campo Comentário do produto no pedido digite as informações a respeito do item relevantes para o pedido. O campo Sugestão de Compra é um campo de leitura que apresenta a quantidade sugerida de compra para o item em análise. 14) A planilha Equivalência apresenta os itens que foram cadastrados na rotina 297 Cadastrar produtos similares (veja o tópico d. Cadastrar produtos similares) como similares ou alternativos ao produto em analise. Com isso o comprador verifica se o item equivalente é mais vantajoso ou lucrativo que o item em analise, bastando, para essa verificação, um duplo clique sobre o produto desejado para a rotina carregar as informações do mesmo. Já a planilha Aplicações apresenta as informações adicionais cadastradas no produto. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 13 de 23

14 15) Feita as analises necessárias, clique no botão Incluir para adicionar o item ao pedido. Com isso o produto será registrado na aba Itens do Pedido. Pedido de compra utilizando a sugestão de compra 10) Para utilizar a sugestão de compra clique no botão Usar sugestão da aba 1 Pesquisa. 11) A rotina pede a confirmação da utilização da quantidade sugerida como quantidade pedida. 12) Ao confirmar, o sistema inclui na coluna Qtde. Compra da aba Itens da Pesquisa os produtos que tiverem a quantidade sugerida maior que zero. 13) Selecione a opção Incluir item(ns) do botão Usar sugestão. Com isso o sistema inclui na aba Itens do Pedido todos os produtos que possuam a Qtde. Compra e o Pr. Compra maior que zero e que estejam com a coluna Selecionado marcadas. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 14 de 23

15 14) O comprador pode analisar os itens incluídos na aba Itens do Pedido, sendo que a rotina permite que as informações da planilha da aba sejam alteradas. Opções para analise dos itens A parte de baixo da tela de analise do pedido apresenta as abas: Totalizadores, Estatísticas, Últimas Entradas, Avaliação de Venda 3 Períodos, Preço Concorrente, Quantidade meses de venda e Informações Complementares. Estas abas permitem uma analise mais profunda do item e do pedido possibilitando maior lucratividade para a empresa. 15) A aba Totalizadores apresenta os totalizadores do pedido. 16) A aba Estatísticas apresenta as informações sobre o giro, o estoque, a última entrada, o custo, a margem, o preço de venda e a cobertura do estoque do produto em analise. 17) A aba Últimas Entradas apresenta as informações sobre as últimas entradas do produto em analise. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 15 de 23

16 18) A aba Avaliação de venda 3 Períodos apresenta a avaliação das vendas do produto em analise referente ao período informado na aba 5 Avaliação de venda e com um duplo clique a rotina apresenta as informações das vendas realizadas no período. 19) A aba Preço Concorrente apresenta o preço praticado pelo concorrente para o produto em analise. O sistema busca essa informação das rotinas: 283 Cadastrar cotação de concorrente, 2063 Relatórios p/ Pesquisa de Concorrente, 2064 Digitação Pesquisa de Concorrente. 20) A aba Quantidade meses de venda apresenta as informações mensais consolidadas das vendas e o estoque por filial. 21) A Aba Informações Complementares apresenta entre outros filtros, o de pesquisa do desvio padrão através da opção Produtos com desvio padrão na média venda de e o de analise do preço de compra através da opção % Variação de preço desejada, que possuem um campo para informar os percentuais desejados para a análise. Estes campos só ficarão habilitados quando a opção estiver marcada. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 16 de 23

17 Observações: Ao selecionar a opção Produtos com desvio padrão na média venda de e definir o percentual, a rotina filtra, nas planilhas das abas Itens da Pesquisa e Itens do Pedido, somente os produtos em que o percentual de divergência, entre a média e o desvio padrão, tenha um valor positivo maior e negativo menor que o valor do desvio definido pelo comprador. As informações desta análise serão disponibilizadas nas abas através da coluna principal Período de avaliação que é composta pelas colunas: 1 Período, 2 Período, 3 Período e Média. Quando a opção % Variação de preço desejada estiver marcada e o percentual for informado, a rotina apresenta nas planilhas das abas Itens da Pesquisa e Itens do Pedido somente os produtos com os percentuais de diferença, entre o preço de compra e o preço de compra futuro, positivos maiores e negativos menores que o percentual informado. Sendo que os valores positivos representam os itens com probabilidade de lucro e os valores negativos os que não compensam a compra porque darão prejuízos à empresa. A caixa Complementos de pesquisa possui três opções de filtros: Exibir quantidades meses de venda, Exibir dados da última cotação e Exibir últimas entradas. Se elas estiverem desmarcadas então as abas Últimas Entradas e Quantidade meses de venda não serão apresentadas na rotina. Finalizar o pedido de compra 22) Feitas as analises e incluídos os itens no pedido, clique no botão Fechar da tela de analisar itens para continuar o processo de pedido de compra. 23) A planilha da aba Itens será apresentada com os itens incluídos ao pedido. Na parte inferior da aba estão disponibilizadas as abas: Totalizadores, Preço concorrentes, Avaliação de Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 17 de 23

18 venda 3 meses, Quantidade meses de venda, Outras Informações e Estatísticas. Estas abas são apenas informativas. A aba Totalizadores apresenta os totalizadores do pedido. A aba Preço concorrente apresenta informações sobre o preço praticado pelo concorrente caso haja alguma pesquisa de preço registrada no sistema para os itens do pedido. A aba Avaliação de venda 3 meses apresenta a avaliação das vendas do item selecionado na planilha da aba Itens, caso haja registros no sistema para o período informado. Para verificar a quantidade vendida diariamente, basta um duplo clique no item apresentado na planilha de avaliação de venda. Caso queira mudar o período de analise, basta informa a data desejada e clicar no botão Atualizar. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 18 de 23

19 A aba Quantidade meses de venda apresenta a quantidade vendida, mês a mês, do item selecionado na planilha conforme o período informado. Caso queira mudar o período de analise, basta informa o mês desejado e clicar no botão Atualizar. A aba Outras Informações apresenta informações adicionais sobre o item selecionado na planilha e permite a simulação simplificada do custo, do preço de venda e da margem através dos botões Simular. A aba Estatísticas apresenta as estatísticas do giro, do estoque, da última entrada, do custo, da margem, do preço de venda e da cobertura do estoque do item selecionado na planilha. 24) Selecione a aba Parcelas para informar a forma de pagamento. Selecione o Tipo do vencimento, informe os dias do faturamento, do embarque e da entrega na caixa Datas, informe a forma de parcelamento no campo Parcelamento e clique no botão Calcular. Em seguida, o sistema calcula o valor das parcelas e lança na planilha de lançamentos. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 19 de 23

20 25) A aba Verbas geradas apresenta os registros de verbas quando houver. 26) A aba Complementos é para informações e observações complementares ao pedido. 27) Na aba Tributação / Totalizadores serão apresentadas as informações das tributações e das despesas registradas para o pedido. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 20 de 23

21 28) Antes de gravar o pedido de compra o comprador pode utilizar as opções: Salvar, Montar cotação, Entrega, Bonificar/Indenizar ou Aplicar. Salvar: Permite que o pedido seja salvo e possa ser editado novamente antes da gravação final. Montar cotação: Monta uma cotação de compra que será usada na rotina 245 Gerenciar cotação de compra. Entregas: Permite que sejam definidas entregas parciais por pedido, gerando novos pedidos automaticamente. Bonifc./Indeniz.: Permite que se vincule produtos que serão bonificados/indenizados aos produtos comprados, gerando o pedido bonificado automaticamente. Aplicar: Permite alterar informações nos itens incluídos no pedido de compra. 29) Para finalizar o pedido de compra clique no botão Gravar. 30) Caso a rotina verifique alguma restrição, então, após clicar no botão Gravar, será apresentada uma caixa de alerta, na parte inferior da tela, para que o comprador faça as análises e/ou correções necessárias antes de gravar o pedido. Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 21 de 23

22 31) Escolha uma das opções da caixa Escolha para o pedido ser gravado. Observação: A tributação de entrada por NCM não possui atualização automática da tributação, pois produtos com tributação diferente podem ter o mesmo NCM. 32) Após clicar em uma das opções da caixa anterior, a rotina apresenta a caixa Informação com a mensagem: Pedido gravado com sucesso! Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 22 de 23

23 Mantenha o WinThor Atualizado, assim você proporciona o crescimento da sua empresa através de soluções criadas especialmente para o seu negócio! Colocamo-nos a disposição para maiores esclarecimentos e sugestões. Fale com a PC: Central de Relacionamento - (62) Todos os direitos reservados. PC Sistemas v. <versão do documento> - Data: <dd/mm/aaaa do documento> Página 23 de 23