TUTORIAL DE COMPRAS ERP JAD

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1 TUTORIAL DE COMPRAS ERP JAD Emissão e Revisão: 23/04/2015 Revisado por: Juliana

2 Caminho para acessar o módulo de compras para criação de cotações, requisições e pedidos segue abaixo. Neste módulo existem 5 menus Serve para definir quais tipos de produtos cada usuário do jad poderá requisitar ou comprar e quais os limites de compras por valor. No Sales group por fornecedor serve para que possamos definir quais tipos de material podemos comprar de cada fornecedor. Após configurar a parte de segurança com os devidos limites de aprovação sendo essa configuração opcional, partimos para a parte operacional no módulo de compras. A parte operacional de compras consiste em cinco passos que serão demonstrados a seguir. Passo 1 Criação da Requisição

3 Para criar a requisição clicamos no botão incluir Para incluir os produtos na requisição clicar na aba detalhes e na sequência no botão incluir no canto direito da tela

4 Todo campo com botão vermelho é referente a um cadastro aonde você deverá clicar para escolher a opção. Caso seja digitada a informação sem escolher prévio cadastro erros poderão ocorrer. Após incluso o item clicar no botão gravar no canto direito da tela. Clicando na aba estoque você poderá observar a posição de estoques e compras no momento da inclusão do item na requisição para saber se realmente e viável ou não a compra do mesmo. Após criar a requisição é preciso clica no botão gravar localizado no canto superior da tela e a requisição será gravada. Após esta etapa o segundo passo é a aprovação da requisição. Passo 2 Aprovação da Requisição Ao entrar no menu deve-se clicar na aba requisições localizada no canto superior esquerdo e no centro da tela escolha qual status da requisição será aprovada. (Em Aberto, Aprovados, Reprovados). Após isto clicar no botão pesquisar e a relação das requisições irão aparecer na tela. Dar dois cliques na requisição que iremos aprovar e a relação dos itens será demonstrada.

5 Caso o usuário queira aprovar a requisição parcialmente em um determinado item o mesmo deverá preencher a quantidade no canto direito da tela e na sequencia clicar no botão gravar. Caso seja a aprovação total da quantidade é preciso clicar com o botão direito e selecionar a opção aprova ou aprova todos. Uma vez aprovada a requisição independente se for parcial ou não a mesma deixa de estar com o status em aberto e passa para o status aprovado. Caso queira alterar uma requisição já aprovada deverá clicar no status aprovado da requisição, na sequencia clique no botão pesquisa e escolha a requisição que irá voltar para trás, dê um duplo clique na mesma e na sequencia clique com o botão direito onde você escolherá a opção estorna ou estorna todos.

6 3 Passo Compra do material requisitado s/ cotação Primeiro passo e localizar a requisição aprovada para criar o pedido. Na seqüência é necessário clicar na aba consulta e preencher os filtros de busca em seguida clicar no botão pesquisar. Localizar a requisição e clicar duas vezes na mesma. Para gerar o pedido clicar com o botão direito do mouse no botão cópia e clicar na opção gera pedido. Ao clicar na opção gera pedido uma tela irá surgir para preenchimento. Escolher o fornecedor que irá atender a requisição e clicar em gera novo pedido. Uma mensagem de alerta irá surgir, siga as orientações conforme print abaixo:

7 Preencher as informações requeridas e clicar novamente em gera novo pedido. Caso possua uma tabela de preço de compras cadastrada no sistema jad podemos vincular esta tabela ao pedido clicando no flag Tabela de preço do fornecedor e desta forma o pedido de compra virá já com o valor dos itens devidamente preenchidos conforme tabela. Ao clicar em gera novo pedido irá aparecer a informação abaixo e deverá clicar em Yes.

8 Após o pedido gerado, caso o mesmo seja criado sem uma tabela vinculado deveremos alterar o mesmo seguindo o seguinte passo. 3 Passo Alteração do Pedido de Compra Ao abrir o menu Operacional e em seguida clicar em Pedido, deverá clicar em consulta no canto esquerdo da tela, preencher as informações no filtro para facilitar a busca e clicar no botão pesquisar. O pedido irá surgir e nisso dará dois cliques para alterá-lo, clicar no botão alterar localizado no canto superior.

9 Ao entrar no pedido de compras dar dois cliques no produto no qual irá colocar os preços, e na sequencia clicar no botão alterar no canto superior esquerdo da tela, em seguida clicar na aba detalhes e logo depois no botão Alterar no canto direito da tela. Preencher os valores do produto e caso possa ser recebido a quantidade a maior de um determinado produto pelo fornecedor e o nosso departamento de compras aceite, deverá marcar o flag divergente senão o departamento de recebimento não conseguira dar entrada no item com divergência para o pedido. Feito isto, clicar no botão gravar no canto direito da tela para gravar os itens. Caso o fornecedor decida junto ao usuário que irá entregar as quantidades fracionadas é preciso clicar na aba cronograma no canto direito da tela, escolher a quantidade de parcelas (numero de entregas), e para alterar a data ou a quantidade do material recebido na data, clique duas vezes no registro que sofrerá alteração.

10 Caso deseje alterar ou incluir valores diversos como frete, embalagens ou outras despesas deverá clicar na aba valores e fazer o preenchimento manual.

11 Se por ventura a entrega, o faturamento ou a cobrança forem realizados em endereços diferentes poderá alterá-los clicando no botão endereços. Após preenchidos todos os dados e finalizado o pedido clique no botão gravar localizado no canto superior esquerdo. Após isto você entrará no quarto passo que é a aprovação do pedido para o recebimento.

12 Passo 4 Aprovação do Pedido Após entrar no menu aprovação, clicar na aba pedidos e na sequência clicar no botão pesquisar. Os pedidos irão surgir e nisso clique com botão direito neles para aprová-los. Caso a aprovação tenha sido feita e seja necessário alterar o pedido deverá estornar a aprovação do mesmo. Para isso, deverá seguir caminho abaixo: Clicar na aba consulta e preencher os filtros, depois clicar no botão pesquisar. O pedido será localizado. Clicar duas vezes no mesmo Após aberto o pedido clicar com o botão direito do mouse na opção cancela e escolha a sub- opção estorno. A primeira opção serve para cancelamento do pedido, a segunda para estorno da aprovação do pedido e a terceira para caracterizar o pedido como um pedido divergente aceitando a partir dessa escolha o recebimento divergente para todos os itens do pedido ou seja, uma vez clicada essa opção será possível receber para este pedido quantidades totalmente diferentes e a maior daquilo que foi comprado.

13 Passo 5 Criação do Pedido de Compra por Cotação Ao entrar no menu haverão cinco abas. Deverá clicar na aba solicitações e nesta pesquisar pelos produtos que foram requisitados preenchendo os filtros de pesquisa e clicando no botão pesquisar. Após aparecerem os itens requisitados, dar duplo clique naqueles os quais serão cotados e estes irão para o lado direito da tela. Caso queira agrupar varias requisições para uma única cotação, deve ser marcado o flag agrupar. Após escolhido todos os itens deverá clicar no botão gera cotação. Após gerar a cotação, para consultar e alterá-la é necessário clicar na aba consulta localizada no canto esquerdo da tela preencher os filtros de busca e apertar o botão pesquisar. Após o sistema localizar o registro clique duas vezes para poder realizar as devidas alterações.

14 Após seleção da cotação o primeiro passo será escolher quais fornecedores será necessário contatar. Para que possamos fazer isto existem dois botões, ao clicar em sugere fornecedor o sistema trará os fornecedores cadastrados no produto selecionado, ao clicar em inclui fornecedor o sistema trará todos os fornecedores ativos. Após incluir os fornecedores com duplo clique deveremos dar novamente um duplo clique nos mesmos para informarmos o contato destes fornecedores e a condição de pagamento e clicar no botão gravar próximo aos campos de preenchimento. Caso não seja informado estes dados não será possível cotar e preencher valores nos itens para estes fornecedores. Após preencher as informações do fornecedor basta clicar no botão retornar e preencher os itens com os valores cotados para cada fornecedor. Após preencher o valor do item clique no botão gravar. A cada fornecedor selecionado na cotação o sistema trará o campo como zero para que o usuário cadastre os preços. Após cadastras preços para todos os itens da cotação podemos clicar no botão análise no qual trará a informação detalhada de cada fornecedor incluindo as vantagens e desvantagens no ato da compra. Caso necessite de um comparativo entre os três fornecedores clique no flag geral e na sequencia no botão planilha. Caso necessite comparar o preço de um único fornecedor o mesmo deve marcar o flag forn e pressionar o botão planilha.

15 Após preencher todos os valores para todos os itens e para os fornecedores cotados deverá escolher os itens vencedores. É preciso clicar no item, selecionaremos o fornecedor vencedor, clicar no botão alterar e marcar o flag vencedor para aquele produto. Após isto clicar no botão encerrar e a bolinha do item mudará para a cor roxa o que significa que o item está cotado. Após escolher e gravar todos os vencedores deverá gerar o pedido com base na cotação. Para isto clicar na aba Cotação e escolher o fornecedor. Após escolher o fornecedor o próximo passo é clicar no botão gera pedido. Caso clique em Finaliza Cotação a mesma será inutilizada e os itens requisitados serão cancelados.

16 Após este processo o próximo passo é o de numero quatro onde finalizará o processo de criação e aprovação do pedido conforme demonstrado anteriormente no manual. CADASTRANDO TABELAS DE COMPRAS NO JAD As tabelas de preços de compras cadastradas no JAD trazem os valores de cada produto que esteja cadastrado, desde a tabela esteja vinculada na geração, assim o usuário precisará digitar os preços dentro do próprio pedido. Para cadastrar uma tabela de preço de compras acessaremos o seguinte caminho. Ao entrar no menu é possível incluír a tabela pressionando o botão inclusão. Deverá preencher os dados da tabela do fornecedor conforme demonstrado abaixo. Para incluir os itens clique na aba detalhes localizada no canto direito da tela. Realizado o preenchimento onde escolherá o código, coloque o nome do código e a descrição do fornecedor caso o mesmo exija que os pedidos de compra sejam passados com o código dele, assim como a unidade de medida no qual ele vende, os preços padrões deste fornecedor, tempo de entrega (médio) e o fator de conversão caso a unidade de venda do fornecedor seja diferente da unidade de estoque cadastrada no cadastro de produtos.

17 Se a unidade de estoque na qual é controlado o produto seja diferente da unidade de comercialização do produto o usuário deverá cadastrar esta conversão também no cadastro do produto especifico. Exemplo: Comprei 10 quilos do tubo de alumínio, mas controlo o meu estoque em metros. Portanto no momento da entrada da nota fiscal o meu estoque deve ser carregado em 30 metros. Para isso é preciso informar o Fator de conversão. Tanto no cadastro da tabela de preço de compras como no cadastro do produto. O cadastro produto é o que predomina para que a conversão seja realizada no momento da entrada, portanto essa informação e obrigatória. Para cadastrar a conversão no cadastro do produto o usuário deverá seguir o caminho.

18 Após entrar no menu, escolher o produto que será cadastrado, duplo clique para abrir o registro e selecionar a aba cliente/fornecedor. Após isto clicar no botão incluir e preencher as informações. Feito este procedimento para vincular o preço da tabela no pedido você deve fazer a seguinte rotina no momento da geração do pedido. Desta forma o pedido a ser gerado respeitará os preços da tabela e as conversões informadas no cadastro do produto.

19 RECEBIMENTO MANUAL DE MERCADORIA Utilize o recebimento manual de mercadorias quando por algum motivo, um determinado pedido de compras precisou ser recebido sem nota fiscal, ou por ventura foi recebido parcial e o saldo restante não irá ser recebido. Neste caso o usuário deverá realizar a baixa do mesmo, para isto é necessário seguir os seguintes caminhos. Após entrar no menu deverá pesquisar o pedido o qual quer encerrar. Para isto clique na aba consulta e preencha os filtros para realizar o encerramento do pedido. Ao localizar o pedido a ser baixado clique duas vezes no mesmo. Para encerrar o pedido como um todo, ou seja encerrar o saldo de todos os itens do pedido deverá clicar no botão localizado no canto superior do módulo, o botão encerra. Ao clicar no botão encerra o pedido será baixado independente se o produto tiver sido recebido ou não ou se o mesmo tiver saldo à receber (pendência) ou não. Uma vez encerrado o pedido, não será possível estornar mais este encerramento. Após encerrado o pedido mudará o seu status de recebido parcial para encerrado.

20 Recebimento de Mercadorias sem realização de entrada de documento fiscal Por determinados motivos nem sempre um produto acaba sendo recebido por meio de um documento fiscal. Um exemplo disso são pequenos materiais que podem ser comprados diretamente de um revendedor final. Neste caso para eliminar o saldo do item no pedido deverá seguir o seguinte processo. Após a abertura da tela clicar na aba consulta e escolher o pedido a ser alterado. Após a localização do mesmo clicar duas vezes no registro selecionado e os itens do mesmo aparecerão para que possa baixá-los.

21 Clicar duas vezes no item a ser regularizado, o saldo e o cronograma deste item irá aparecer. Após isto clicar no botão alterar e preencher o saldo que foi recebido sem a respectiva entrada por documento fiscal. Após feito o recebimento manual de todos os itens que haviam saldo no pedido clique no botão gravar. Caso todos os saldos do pedido tenham sido liquidados, este pedido mudará para o status encerrado. Caso o usuário deseje estornar um recebimento manual feito anteriormente o mesmo deve selecionar o registro que queira estornar e clicar com o botão localizado no canto direito da tela denominado estorna. Uma vez gravado o recebimento manual no topo da tela não será possível realizar estornos para os itens que tiverem com quantidade recebida.

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