Papel do secretariado na comunicação interna da empresa

Tamanho: px

Começar a partir da página:

Download "Papel do secretariado na comunicação interna da empresa"

Maria das Graças Cesário Bastos
8 Há anos
Visualizações:

1 Jornadas dos Assistentes Técnicos de Saúde do CHP 16 de Maio de 2009 Comunicação Oral e Escrita Técnicas de correspondência Papel do secretariado na comunicação interna da empresa Isabel Ardions iardions@iscap.ipp.pt

de correspondência Papel do secretariado na

2 Profissional de Secretariado versus Comunicação Relações Públicas com quem os vários públicos entram em contacto antes de encetar contactos com a Administração

3 O Profissional de Secretariado Deve: 1. Apresentação 2. Cortesia 3. Clareza 4. Empatia E

4 5. Gerir os Fluxos Comunicacionais Comunicação Oral Eficácia

5 Comunicação Oral

6 Comunicação Oral Indirecta Tom Timbre Dicção Colocação da voz Sabendo Empatia o que sei e sabendo o que sabes e o que Sorriso não sabes e o que Identificação correcta não sabemos, ambos Tratar pelo nome o saberemos interlocutor se somos Ouvir activamente sábios, sabidos ou simplesmente saberemos se somos sabedores.

Identificação correcta não sabemos, ambos Tratar pelo nome o saberemos

7 Atender uma Chamada Saudação Identificação (empresa e quem atende) Proporcionar informação desejada Passar a chamada para outro colega Dando as informações necessárias para que o interlocutor t não tenha de repetir novamente o assunto na sua totalidade

outro colega Dando as informações necessárias para que o

8 Comunicação Oral Directa Comportamento Negativo Atitude ttu Fechada a Ignorar o interlocutor. Evitar contacto visual. Não mostrar cortesia. Ignorar a mensagem do interlocutor. Ocupar tão pouco espaço quanto possível, nunca dar nas vistas. Braços premidos contra o corpo. Ombros metidos para dentro. Olhos baixos, que não permitem um contacto visual.

9 Comunicação Oral Directa Atitude Aberta Ocupar espaço. Braços afastados do corpo. Ombros direitos. Contacto visual activo. Comportamento Positivo Tratar o interlocutor pelo nome. Contacto visual activo. Mostrar interesse. Repetir o que se acabou de ouvir.

10 Comunicação Oral Directa VOZ PRESENÇA COMUNICAÇÃO EFICAZ GESTOS EXPRESSÃO FACIAL

11 Postura Pernas Mãos Braços

12 Testa Boca Olhos Cara

13 Comunicação Escrita Regras: Gerais 1. Apresentação 2. Cortesia 3. Clareza 4. Precisão Específicas 1. Prudência 2. Citéi Critério 3. Rigor ortográfico e gramatical 5. Concisão

14 Detalhes Uso correcto de: Maiúsculas/minúsculas Pontuação Escrita E de números Abreviaturas Formas de tratamento Faz a diferença entre «aquela carta» Faz a diferença entre aquela carta e a «carta da empresa X...»

de tratamento Faz a diferença entre «aquela carta»

15 Escrevem-se com maiúsculas, por exemplo: as abreviaturas de tratamento. Por ex.: Dr., Sr., etc. os nomes de ruas. Por ex.: Avenida dos Aliados; mas «os Aliados são umaavenida» a primeira palavra depois da saudação da carta os nomes de departamentos e cargos numa empresa. Por ex.: o Conselho de Administração, o pessoal de Auditoria; mas «realizam-se 3 conselhos», «os directores das empresas» os nomes dos meses. Por ex.: Em Janeiro há saldos.

: Avenida dos Aliados; mas «os Aliados são umaavenida» a primeira palavra depois da saudação da carta os nomes

16 Escrevem-se com minúsculas, por exemplo: os nomes dos dias da semana. Por ex.: Abrimos também aos sábados a maior parte das abreviaturas quando não sejam de tratamento, nem sejam compostas especificamente por maiúsculas. os tratamentos quando não estejam abreviados, a não substituam o nome próprio, não se refiram a atributos divinos. Por ex.: o senhor Castro, mas o Senhor ajudar- nos-á; os reis de muitas casas europeias, mas a casa civil do Presidente

17 Pontuação - normas: depois da data nunca escrever ponto, nem vírgula as abreviaturas de unidades d do sistema métrico decimal não levam ponto. Por ex.: Km, Kl, M, etc. quando a despedida consiste numa única palavra, esta é seguida de vírgula. Por ex.: Atentamente,; Cordialmente,.

18 Escrita de Números Ex. ordinais: 1º - primeiro 2º - segundo 40º - quadragésimo 70º - septuagésimo 100º -centésimo 200º - ducentésimo 300º - tricentésimo 400º - quadringentésimo 500º - quingentésimo 600º - sexcentésimo 700º - septingentésimo 800º - octingentésimo 900º - noningentésimo ou nongentésimo 1000º - milésimo

-centésimo 200º - ducentésimo 300º - tricentésimo 400º - quadringentésimo 500º

19 Abreviaturas A/C Ao Cuidado de art.º artigo Dr. ou Dr.ª/Dra Doutor/Doutora Exmo. Sr. ou Sra Excelentíssimo/a Senhor/a Exmos./as. Senhores/as Excelentíssimos/as Senhores/as m/ meu(s)/minha(s) n/ nosso(s)/nossa(s) no. ou n.º número obs observação P.M.P por mão própria % por cento %o por mil p.f próximo futuro p.p próximo passado refa. ou ref.ª referência R.S.F.F Responda, se faz favor s/ seu(s)/sua(s) v/ vosso(s)/vossa(s) V.S.F.F volte se faz favor V. Exa(s) Vossa(s) Excelência(s).../ continua (em dactilografia) a a).../ continua / continuação

Senhores/as ----------------------- Excelentíssimos/as Senhores/as m/ ----------------------------------------------------- meu(s)/minha(s) n/-------------------------------------------------------

20 Formas de tratamento - normas: ENTIDADE SOBRESCRITO VOCATIVO TRATAMENTO Entidades Comerciais Aos Exmos. Senhores Ao/À Exmo./a. Senhor/a À Firma... Exmos. Senhores Exmo./a. Senhor/a V. Exas./Caros Senhores V. Exa./Caro Senhor/a V. Exas.

Senhores Ao/À Exmo./a. Senhor/a À Firma... Exmos.

22 Comunicação Escrita Incorrecções a evitar: Exma. Senhora Maria Bonifácio Exma. Sra. Maria Bonifácio Exma. Senhora D. Maria Bonifácio

23 Comunicação Escrita Incorrecções a evitar: Vimos por este meio informar Vimos a informar Serve a presente para informar Venho por este meio solicitar Informamos Solicito

24 Comunicação Escrita Incorrecções a evitar: Sem mais de momento Sem outro assunto de momento Ficamos a aguardar o v/ contacto Ficamos a aguardar o v/ contacto. Aguardamos a visita de V. Exas.

25 Comunicação Escrita Incorrecções a evitar: Subscrevemo-nos com estima e consideração. Recebam o protesto da nossa estima e consideração. Com os nossos melhores cumprimentos. Com os nossos cumprimentos. Os nossos cumprimentos. Cumprimentos, Atentamente,

26 A comunicação não é só o que se diz, mas também o que os outros ur entendem! n Isabel Ardions

Documentos relacionados

Como se comunicar bem. Prof. Alexandre Lozi

Como se comunicar bem. Prof. Alexandre Lozi Prof. Alexandre Lozi Comentário das apresentações Avaliação da postura: Falhas: Mãos enroladas Mãos soltas Andado desordenado Pêndulo Balanço do pé Apoio no quadro Apoio na perna Permanecer sentado Mãos