Contabilidade e Controlo de Gestão. 5. Elaboração do orçamento anual e sua articulação. Contabilidade e Controlo de Gestão. Gestão Turística -3º ano

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1 Contabilidade e Controlo de Gestão Ano letivo 2013/2014 Gustavo Dias 5.º Semestre

2 Orçamento anual: instrumento de planeamento a curto prazo que permitirá à empresa quantificar os seus objectivos em termos de rendimentos e gastos. A definição dos objectivos a atingir deve ponderar não só o histórico da empresa, como também as suas ambições em termos futuros e as condicionantes internas e externas que necessariamente tem que ultrapassar. Elaboração dos Programas Os programas são elaborados em quantidades (unidades físicas) e visam estimar um conjunto de variáveis que traduzem os objectivos definidos em termos de vendas, produção, compras e tempos de trabalho (actividade) das secções: Programa de Vendas; Programa de Produção; Programa de Compras; Programa de Actividades das Secções.

3 Programa de Vendas Regista as quantidades que se prevêem vender de cada um dos produtos ao longo do ano, por meses ou outros períodos considerados relevantes (por exemplo por trimestre ou semestre). Orçamento de vendas Previsão dos rendimentos considerando as quantidades que se prevêem vender (indicadas no programa de vendas) e o preço de venda previsto (preços unitários líquidos de todos os descontos comerciais). Mencionar o prazo de recebimento.

4 Programa de Produção ou Orçamento de Produção em Quantidades Calculadas as quantidades de vendas previstas, é possível calcular a produção necessária. Produção = Vendas Ei +Ef Ef = Ei+Produção-Vendas Programa de Compras A determinação das quantidades a comprar de matérias vai depender dos consumos previstos para o ano e da política de stocks que a empresa pretende seguir. Compras = Consumo + Ef Ei Ef = Ei + Compras - Consumo

5 Programa de Actividade das Secções Elaborado para todas as secções que tenham actividade definida. O programa é iniciado com a previsão da actividade das secções principais, a qual resulta da multiplicação da quantidade a produzir indicada no programa de produção, pelo tempo de trabalho da secção necessário para produzir uma unidade de produto. Elaboração de orçamentos Após elaboração dos programas são elaborados os orçamentos, os quais correspondem a uma previsão dos gastos e rendimentos relacionados, directa e indirectamente, com o desenvolvimento da actividade da empresa. Numa primeira etapa elaboram-se os orçamentos de exploração: vendas, custos do período, compras, custos das secções, gastos gerais, custos das compras, custo industrial do produto acabado, stocks de produtos acabados e semi-acabados e stocks de matérias.

6 Orçamento dos custos de distribuição Custos necessários para vender e entregar os produtos/serviços aos clientes (política comercial). Exemplos: transportes de produtos vendidos e as comissões a pagar a vendedores. Mencionar prazo de pagamento, assim como fixos e variáveis. Orçamento de compras ou Estimativa das compras mensais, com base nas quantidades previstas adquirir no programa de compras e respectivos custos de aquisição. Estimam-se as quantidades das diversas matérias que devem ser adquiridas e respectivos custos, a partir dos consumos que quer a produção, quer as secções não industriais prevêem efectuar.

7 Orçamento do custo das compras l Sempre que existam custos internos a imputar às compras é necessário elaborar este orçamento, cujo o objectivo é a determinação do custo da compras das matérias. Este custo comporta o custo de aquisição (orçamento compras) e o custo interno da secção fornecedora do serviço (orçamento do custo das secções). Orçamento dos custos das secções Determinar os custos de funcionamento dos diferentes centros de custos industriais e de aprovisionamento, a partir da actividade prevista no respectivo programa. Considerar os custos variáveis e fixos. Os custos unitários são utilizados para determinar os reembolsos e valorizar as prestações de serviços a imputar às compras e aos produtos.

8 Orçamento do custo industrial do produto acabado Determina o custo de produção previsto para cada produto incluído no programa de produção. A valorização das quantidades é feita tendo em conta orçamentos já realizados: matéria - orçamento do custo de compras; custos de transformação orçamento do custo de secções (de onde se retira as respectivas unidades de obra ou de imputação. Orçamento de stocks de produtos acabados e semi-acabados Construído a partir das quantidades de produtos acabados e semiacabados que se prevê ter em existências finais no programa de produção, valorizadas ao custo industrial da produção acabada unitário previsto no respectivo orçamento.

9 Orçamento de stocks de matérias Determinar o valor das existências finais de matérias, previstas em quantidade no programa de compras, de acordo com a política de stocks seguida pela empresa. Este orçamento encerra a fase relativa à previsão dos gastos e rendimentos resultantes do exercício da actividade corrente da empresa. Orçamento dos custos não industriais Previsão dos custos de funcionamento das funções de administração e distribuição e dos gastos de financiamento.

10 Estudo : do mercado dos clientes dos recursos Orçamento de vendas Plano de stocks Pvf PA Orçamento de produção Orçamento de recursos GGF MOD MD Orçamento do CIPF Orçamento do CIPFV Plano dos departamentos não produtivos Orçamentos dos Custos do período DR previsonal Orçamento de investimento É necessário quantificar os investimentos em capital fixo e os desinvestimentos. Engloba a aquisição de equipamentos, a ampliação do edifício e investimentos de substituição (deve incluir os valores de abate). O estudo e a aprovação dos investimentos a efectuar, envolve normalmente as seguintes etapas: Elaboração de propostas pelos vários responsáveis; Realização de estudos técnicos e de comercialização com vista a tornar efectivo o investimento; Reunião de todos os dados relativos a cada investimento e elaborar os respectivos estudos de viabilidade; Comparação dos diferentes investimentos propostos, determinar o montante a investir e a sua repartição.

11 Orçamento Recursos Produtivos Plano dos departamentos não produtivos orçamento de investimento Depois dos Orçamentos de Exploração, equaciona-se a previsão da situação da tesouraria a partir da estimativa de recebimentos e de pagamentos: Orçamento Financeiro; Orçamento de Tesouraria.

12 Orçamento de Tesouraria Orçamento de investimento Necessidades de capital Orçamento Balanço financeiro Previsional Possibilidades de aplicação do capital Orçamento de tesouraria Tem como objectivo prever o saldo de tesouraria ao longo dos vários meses, o que resulta da diferença entre os totais previsionais de recebimentos e de pagamentos de exploração. Pode acontecer em alguns meses o saldo de tesouraria ser negativo, neste caso é necessário recorrer a um empréstimo para cobertura do saldo (orçamento financeiro).

13 Orçamento de tesouraria Recebimentos Relativos a vendas efectuadas em períodos anteriores de acordo com o prazo médio de recebimentos definido e cujo o montante está reflectido no balanço inicial; Relativos a vendas efectuadas no período de acordo com o orçamento de vendas. Retenção de encargos sociais sobre os ordenados, que correspondem aos encargos sociais por conta do trabalhador. Orçamento de tesouraria Pagamentos Relativos a despesas efectuadas em períodos anteriores de acordo com o prazo médio de pagamento definido e cujo o montante está reflectido no balanço inicial; Regularização das despesas associadas à actividade do ano a partir das previsões efectuadas e dos respectivos prazos médios de pagamento: custos de distribuição variáveis, compras, custos com pessoal e respectivos encargos sociais, aquisição de serviços registados em fornecimentos e serviços externos, regularizações do IVA.

14 Orçamento de tesouraria A diferença entre os valores mensais previstos para recebimentos e pagamentos corresponde ao saldo de tesouraria (negativo quando os recebimentos forem inferiores aos pagamentos e positivo no caso contrario). Orçamento financeiro Elaborado, normalmente, depois do orçamento de tesouraria e deve reflectir as necessidades de financiamento e as aplicações de excessos de tesouraria. Regista os financiamentos a efectuar assim como os seus encargos e amortizações. Regista as aplicações a efectuar assim como os seus juros e reduções.

15 Orçamento financeiro Origens de fundo Disponibilidades iniciais, saldos positivos de tesouraria, juros de aplicações financeiras, venda de aplicações financeiras, venda de activos fixos tangíveis, empréstimos a obter. Aplicação de fundos Disponibilidades finais, saldos negativos de tesouraria, reembolsos de empréstimos e respectivos juros, investimento em activo fixo tangível e investimentos financeiros. Orçamento financeiro Existem duas hipóteses em relação ao saldo final: Saldo mínimo; Saldo igual a um determinado valor.

16 No final, elaboram-se as peças finais do orçamento: Demonstração de Resultados Previsional; Balanço Previsional.

17 Demonstração de Resultados Previsional Estimativa do resultado mensal/anual de acordo com as previsões efectuadas. Tendo de recorrer à informação constante nos programas e orçamentos efectuados. Demonstração de Resultados Previsional Vendas Orçamento de Vendas (Rendimentos) Custo Vendas Multiplicação da quantidade que se previu vender no programa de vendas pelo custo industrial unitário (orçamento custos de produção). Regista o custo previsto dos produtos que se estimam vender.

18 Demonstração de Resultados Previsional Custos Industriais não Incorporados No caso de a empresa efectuar o orçamento por um sistema de custeio que não o custeio total completo, nesta rubrica regista-se a previsão de custos fixos industriais que não foram incluídos no apuramento do custo industrial de produção. Demonstração de Resultados Previsional Gasto de Distribuição A componente variável é retirada do orçamento dos custos de distribuição variáveis e a parte fixa corresponde aos custos de funcionamento da função de distribuição.

19 Demonstração de Resultados Previsional Gastos Administrativos Custos de funcionamento da função administração. Ganhos e perdas financeiras Orçamento Financeiro (registar apenas os ganhos e perdas associados ao período que o orçamento reporta).

20 Balanço Previsional O sistema integrado de orçamento conduz ao balanço previsional. Corresponde à representação do património da empresa num dado momento. Como quadro síntese que é, para a sua elaboração retira elementos dos documentos realizados. Balanço Previsional Activo fixo tangível Inclui o valor inicial do imobilizado, corrigido dos investimentos e desinvestimentos que se prevêem efectuar, deduzidas as amortizações (orçamento dos custos das secções e gastos gerais); Inventários Orçamento de stocks de matérias e de produtos acabados e semi-acabados.

21 Balanço Previsional Clientes Orçamento de vendas e definição do prazo médio de recebimento. Inclui o valor inicial do balanço, no caso de se prever a sua cobrança no corrente ano. Disponibilidades e Activos Financeiros Orçamento financeiro correspondendo às disponibilidades finais do ano e ao valor em carteira de aplicações financeiras (independentemente do momento em foram liquidadas). Balanço Previsional Capita, Reservas Valor inicial corrigido por algumas alterações que tenham ocorrido (ex.: aumento capital, constituição de reservas de reavaliação). Resultado Líquido Demonstração de Resultados Previsional

22 Balanço Previsional Passivo Orçamento de tesouraria e financeiro. Orçamento de compras.

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