B2S SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, LDA. RUA ARTILHARIA UM, Nº 67 3º FRT LISBOA TEL: FAX: B2S@B2S.

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1 Procedimentos Abertura/Fecho Ano Primavera V750 B2S SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, LDA. RUA ARTILHARIA UM, Nº 67 3º FRT LISBOA TEL: FAX: B2S@B2S.PT MCRC LISBOA CAPITAL SOCIAL: ,00 NIF:

2 ÍNDICE Índice... 2 Procedimentos Abertura / Fecho Ano... 3 Gestão de Exercícios... 3 Logística & Tesouraria... 8 Configuração Ponto de Venda (POS) Configurar Documentos / Séries de Sugestão Certificação software (Portaria 363/2010) Avenças Documentos de Estorno/Crédito Lançamentos de documentos do ano anterior Recursos Humanos Equipamentos e Activos Contabilidade

3 PROCEDIMENTOS ABERTURA / FECHO ANO No início de cada ano, é necessário parametrizar o software Primavera por forma a que o mesmo permita realizar lançamentos no novo ano. Independentemente dos módulos que o cliente possua licenciamento, existem operações que têm que ser obrigatoriamente realizadas, são estas a operações que este documento tem como objectivo auxiliar a executar. De salientar que, os processos abaixo documentados, não necessitam de ser todos executados na mesma altura, podem ser executados individualmente. GESTÃO DE EXERCÍCIOS A operação de Gestão de Exercícios deve ser sempre realizada independentemente dos módulos afectos à empresa, esta operação permite-nos criar um novo exercício/ano. Para executar a mesma,é necessário entrar no Administrador Primavera e aceder ao assistente disponível criado para o efeito Gestão de Exercícios Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Gestão de Exercícios 3

4 Pressionar o botão Seguinte para dar início ao assistente. Este utilitário permite-nos executar as seguintes operações: Criar um novo exercício Anulação de um exercício existente, deixa de ser possível apartir do momento que já existem lançamentos no ano em questão Copiar elementos entre dois exercícios, usado em circunstâncias em que aquando a abertura do exercício a operação não foi efectuada para todos os módulos e mais tarde se pretende efectuar a abertura para os módulos em falta Seleccionar opção Criar um novo exercício para prosseguir pressionar o botão Seguinte 4

5 Indicar o ano do exercício a criar e com base em que ano/exercício, para prosseguir pressionar o botão Seguinte Neste ecrã devem ser seleccionados todos os módulos (atenção conforme a licença podem surgir mais ou menos módulos), para prosseguir pressionar o botão Seguinte 5

6 Para que o exercício seja devidamente criado pressionar o botão Finalizar 6

7 No final, é dada mensagem se o exercício foi criado com sucesso. O passo seguinte passa por abrir o exercício para cada um dos módulos. 7

8 LOGÍSTICA & TESOURARIA No módulo de Logística & Tesouraria, a operação a executar é Criação de Séries que se encontra disponível no Administrador Primavera. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Logística e Tesouraria Criação de Séries Este assistente tem como objectivo criar a série para o novo ano, para os documentos seleccionados para o efeito. O primeiro passo do assistente solicita que o utilizador indique para que documentos pretende criar a nova série, de salientar que o cenário ideal passa por criar para todos os documentos de todos os módulos. 8

9 Para dar início ao assistente de Criação de Séries clicar em Próximo. O cenário ideal neste ecrã é seleccionar todos os módulos, por sua vez todos os documentos afectos a cada um dos módulos. De salientar que caso existam codificações de séries distintas conforme o tipo de documento, este assistente terá que ser executado tantas vezes conforme tipo de máscaras definidas para a codificação das séries (Exemplo para o mesmo documento ter a série 2011 e 2011A). Há ainda que esclarecer que, caso o utilizador assim o pretenda, pode criar as séries directamente na ficha do documento (Primavera Tabelas). Após seleccionar os documentos, pressionar o botão Seguinte para prosseguir. 9

10 Por forma a simplificar o processo, seleccionar a opção Criar uma Série copiando os atributos de uma Série já existente, desta forma as parametrizações existentes para a série do ano anterior são replicadas para a série a criar. Pressionar Próximo para continuar. 10

11 Em virtude de a partir do ano de 2011 ser necessário ter em consideração a Certificação do Software, no caso das empresas abrangidas pela Portaria 363/2010, existem 2 Atributos Gerais que devem ser replicados caso a empresa em questão já tinha esta obrigação em Caso a empresa apenas esteja abrangida a partir de 2012 devem ser configurados manualmente, por forma a atribuir a cada documento de venda e respectiva série a sua configuração específica. Os atributos em questão são: Cópia do Doc Original (Vendas) Permite Introd a partir dos Editores (Vendas) Após inserir o código da série a copiar, indicar se pretende reiniciar a numeração ou dar continuidade à numeração existente, bem como indicar quais os atributos que pretende replicar da série anterior para a nova série, clicar em Próximo para passar dar continuidade ao assistente. 11

12 Após clicar em Seguinte, pode surgir a mensagem de aviso acima, em virtude de anteriormente termos seleccionados todos os documentos de todos os módulos e no ecrã de Atributos a Copiar não termos seleccionado a opção Aplicar a todos os documentos, a aplicação alerta para o facto de que os documentos que não tiverem a série 2011 criada, não será criada a nova série, posto isto clicar em OK para continuar. No caso de se pretender criar também esta série para os documentos que não têm criada a série base, deverá ser accionada a opção Aplicar a todos os documentos. Uma vez definido o código da série a criar, a sua descrição, data inicial e final em que a série pode ser usada bem como máscara para a numeração, pressionar Próximo para prosseguir com o assistente. 12

13 Neste ecrã, é espelhado um resumo da configuração que foi sendo efectuada ou longo dos vários ecrãs deste assistente. Ao clicar em Finalizar será criada a nova Série com as configurações atribuídas para os documentos seleccionados. No final, é mostrado um relatório que nos informa se decorreu tudo dentro da normalidade ou se existiram erro. Os erros que por norma ocorrem, são documentos que não tinham criada a Série base logo para tal documento não é criada a nova Série. 13

14 CONFIGURAÇÃO PONTO DE VENDA (POS) Após a abertura das novas séries para os clientes que utilizam o POS da Primavera existem algumas parametrizações ainda a fazer, para tal aceder a Primavera Tabelas Vendas Pontos de Venda Postos de Venda Existe a necessidade de alterar as séries por defeito para os documentos utilizados no POS. Gerais \ VD Movimentos de Caixa \ Documentos de Tesouraria Devoluções \ Documentos de devolução/estorno do documento de venda 14

15 Primavera Tabelas Tesouraria Caixa e Bancos Contas Bancárias Poderá ainda existir a necessidade de ajustar a configuração da conta Caixa no que diz respeito a Diário de Caixa 15

16 CONFIGURAR DOCUMENTOS / SÉRIES DE SUGESTÃO Após a criação de novas séries, caso existam documentos definidos por sugestão, convém alterar as séries de sugestão, para tal aceder a Primavera Utilizador Preferências Logística e Tesouraria 16

17 CERTIFICAÇÃO SOFTWARE (PORTARIA 363/2010) Empresas que são abrangidas pela Portaria 363/2010, devem possuir o software Primavera actualizado com as últimas releases disponíveis e devidamente parametrizado. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Logística & Tesouraria Parâmetros da Empresa Vendas Outros Primavera Tabelas Vendas Documentos Parametrizar os documentos de Venda que devem ter assinatura ao abrigo da Portaria, ver imagem ilustrativa abaixo. 17

18 Devem ainda garantir que a série se encontra devidamente parametrizada por forma a cumprir as obrigações reguladas pela Portaria 363/

19 AVENÇAS Após a abertura das novas séries para os clientes que utilizam as Avenças da Primavera existem algumas parametrizações ainda a fazer, para tal aceder a Primavera Vendas Avenças Definição Será necessário alterar as definições das avenças activas para a nova série de destino. NOTA: Caso se trate de um grande volume de Avenças, poderá solicitar à B2S a alteração da série de destino em bloco, de forma rápida e eficaz. 19

20 DOCUMENTOS DE ESTORNO/CRÉDITO Após a abertura das novas séries para os clientes que utilizam a opção de Estorno da Primavera, é necessário a alteração da série que está parametrizada nos documentos, para tal aceder a Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Logística & Tesouraria Outros Utilitários Estorno/Crédito Confirmar a alteração em Primavera Tabelas Vendas Documentos Primavera Tabelas Compras Documentos 20

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22 LANÇAMENTOS DE DOCUMENTOS DO ANO ANTERIOR Após a abertura das novas séries, por vezes é ainda necessário o utilizador lançar documentos respeitantes ao ano anterior, no entanto já se encontra definida um nova série de defeito para os documentos que são gerados automaticamente pela aplicação, temos por exemplo os seguintes documentos: MOV Movimento em conta Documento de Tesouraria - Primavera Tabelas Tesouraria Caixa e Bancos Documentos Gerado automaticamente quando lançada uma liquidação por exemplo recibo ou nota de pagamento RET Retenção Documento de Tesouraria - Primavera Tabelas Tesouraria Pagamentos e Recebimentos Documentos Gerado automaticamente quando liquidado um documento com retenção ENC Encargos Documento de Inventário - Primavera Tabelas Inventário Documentos Gerado automaticamente quando lançado documento de compra com afectação de encargos AIP Acerto de Inventário Positivo Documento de Inventário - Primavera Tabelas Inventário Documentos Gerado automaticamente quando fechado o inventário AIN Acerto de Inventário Negativo Documento de Inventário - Primavera Tabelas Inventário Documentos Gerado automaticamente quando fechado o inventário VPT Variação de Preço na Transformação Documento de Inventário - Primavera Tabelas Inventário Documentos Gerado automaticamente quando por exemplo nas compras o documento factura é gerado com base na guia de remessa ambos afectam a valorização do artigo e o valor que consta nos 2 documentos é diferente Ao lançar documentos com data do ano anterior que gerem documentos automáticos, é possível que surja mensagem de erro a indicar que a data do documento não se encaixa no período definido para a série. Nessas circunstâncias, será necessário ajustar a configuração das séries destes documentos, para que a série do ano anterior passe a ser a série por defeito e permita a alteração da data, bem como deixar de sugerir a data de sistema. Abaixo fica o exemplo para o documento MOV 22

23 Primavera Tabelas Tesouraria Caixa e Bancos Documentos 23

24 RECURSOS HUMANOS No módulo de Recursos Humanos, a operação a executar é Abertura de Ano que se encontra disponível no Administrador Primavera. Esta operação pode ser realizada várias vezes para o mesmo ano/exercício, sendo actualizados os dados das férias caso exista alguma alteração. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Recursos Humanos Abertura de Ano O assistente de Abertura de Ano permite criar o ano seguinte ao actual inicializando os dados relevantes para o novo ano, bem como actualização relativa a informação sobre férias e histórico. Deve ser indicado o ano a criar e informação de férias se pretende transitar do ano actual para o novo ano, para prosseguir clicar em Confirmar. 24

25 NOTA: Mediante a opções seleccionadas, o comportamento de marcação de férias respeitantes ao ano anterior é diferente, como tal avaliar qual o funcionamento pretendido antes de picar as opções para criação de novo exercício nos Recursos Humanos. 25

26 DEFINIÇÃO DO CALENDÁRIO Para cada ano é necessário definir o calendário no que diz respeito a feriados, para tal é necessário aceder ao Administrador Primavera para efectuar a configuração genérica e nas tabelas do Primavera para efectuar a configuração por estabelecimento devido aos feriados distritais. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Recursos Humanos Calendário da Empresa Podemos definir os feriados manualmente para o ano em questão ou em alternativa clicar no botão Feriados do Ano Anterior para usar esta informação como base e depois proceder a alterações caso necessário. 26

27 Relativamente aos feriados distritais caso a empresa tenha mais do que um estabelecimento e estes sejam em distritos diferentes, os feriados distritais não devem ser configurados no calendário da empresa mas sim nos feriados afectos aos estabelecimentos. Primavera Tabelas Gerais Calendário Feriados Ao seleccionar o estabelecimento podemos carregar o calendário genérico que foi definido no Administrador Primavera e posteriormente acrescentar os feriados distritais, ou em alternativa puxar as definições do ano anterior. Ambas as opções referidas estão disponíveis no menu Contexto. 27

28 EQUIPAMENTOS E ACTIVOS Relativamente ao módulo de Equipamentos e Activos, o assistente a executar no Administrador Primavera é Operações de Fecho do Exercício, no entanto antes desta operação ser realizada existem algumas tarefas que devem estar concluídas, nomeadamente: Processamento de Depreciações para o ano actual estar completo (ter em consideração que o mês 13 deve estar processado) Primavera Equipamentos e Activos Processamentos e Documentos Depreciações Processamento dos Mapas Fiscais Primavera Equipamentos e Activos Processamentos e Documentos Depreciações 28

29 Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Equipamentos e Activos Operações de Fecho do Exercício O assistente Operações de Fecho do Exercício, permite fechar o exercício actual actualizando o novo exercício/ano. 29

30 Após o processamento, é dada mensagem com informação se a operação foi ou não executada com sucesso. Caso seja necessário reabrir o ano anterior, desde que não exista lançamentos no ano seguinte é possível acedendo à opção Anulação em vez da opção Fecho. 30

31 DEFINIÇÃO DO EXERCICIO DE TRABALHO Por forma a definir qual o exercício que o módulo Equipamentos e Activos deverá sugerir por defeito deverá realizar esta configuração no Administrador Primavera, identificando qual o exercício de trabalho. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Equipamentos e Activos Parâmetros da Empresa Gerais 31

32 CONTABILIDADE No módulo de Contabilidade, após ser realizado o respectivo fecho de contas incluindo os apuramentos de resultados, chega a vez de ser processado o assistente de Criação de Documento de Abertura que se encontra disponível no Administrador Primavera. Esta operação pode ser realizada várias vezes para o mesmo ano/exercício, cada vez que é executado este assistente caso já exista um documento de abertura para o ano em questão, o mesmo é substituído. De salientar que, a partir do momento em que é executada a operação de Gestão de Exercícios para criação do novo ano/exercício, passa a ser possível efectuar lançamentos contabilísticos no novo ano, mesmo sem ter o documento de abertura criado. Desta forma, é possível terminar lançamentos e efectuar fecho de contas do ano anterior e ao mesmo tempo lançar a contabilidade do ano actual. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Contabilidade Criação do Doc. De Abertura Indicar para que exercício se pretende criar o documento de abertura, garantir que no canto superior direito apresenta a passagem de dados entre os exercícios correctos. Validar também se o diário e o documento sugeridos estão correctos, caso contrário inserir os dados correctos, antes de prosseguir com a abertura do exercício validar a informação nos diversos separadores 32

33 e activar as opções pretendidas. Após todas estas configurações efectuadas, para prosseguir com a criação do documento de abertura clicar em Confirmar. Dependendo da versão que tenha instalada, deverá ter em atenção as seguintes opções neste utilitário: Numeração automática Quando esta opção está activa, o sistema sugere o próximo número livre de diário e documento, caso contrário o sistema liberta os numeradores para que o utilizador os insira manualmente. 33

34 Passar o saldo na moeda original, para as contas com o prefixo Esta opção permite que o saldo seja criado, agrupado pela moeda origem. Para esta opção funcionar, o utilizador tem de indicar os prefixos das contas às quais deseja aplicar este comportamento. Esta opção é útil em contas de Disponibilidades, quando a sua valorização é feita numa moeda externa, por exemplo uma conta bancária em USD. 34

35 Criação de contas em falta Se a opção estiver activa, o sistema cria no exercício N+1 as contas em falta que necessita para gravar o documento. Reflexões de Conta As opções de conta (Analítica/Centros de custo/funções), indicam ao sistema para efectuar as reflexões indicadas nas diversas contas do documento de abertura. 35

36 Após o processamento, é dada mensagem em que informa se a operação foi ou não executada com sucesso. Pode-se ainda dar o caso de, existirem contas que no exercício de destino são contas integradoras e que no exercício de destino são contas de movimento, neste caso a aplicação questiona qual(ais) a(s) conta(s) a utilizar. NOTA: O documento de abertura pode ser gerado tantas vezes quantas seja pretendido, a aplicação automaticamente quando cria o novo lançamento contabilístico valida se já existe algum documento de abertura e caso exista elimina o mesmo. Caso por algum motivo, após inúmeras tentativas de criação de documento de abertura, os saldos apresentados no balancete e/ou extracto não se apresentem correctos, é aconselhável executar a operação de reconstrução de acumulados no Administrador Primavera área da Contabilidade. 36

37 DEFINIÇÃO DO EXERCICIO DE TRABALHO Por forma a definir qual o exercício que o módulo Contabilidade deverá sugerir por defeito deverá realizar esta configuração no Administrador Primavera, identificando qual o ano de trabalho. Administrador Primavera Empresas (Todas) Seleccionar a Empresa Contabilidade Parâmetros da Empresa Gerais 37