MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA HERMES

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1 MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA HERMES 1. Introdução Esse documento tem por objetivo descrever o funcionamento e formas de utilização do módulo de Requisição de Materiais do Sistema de Controle Patrimonial Hermes. 2. Tela inicial O acesso ao módulo de Requisição de Materiais é feito através da entrada Hermes Patrimônio (Sistemas TJPR) na área restrita da Intranet (http://intranet). A partir dessa opção o operador visualiza a tela inicial do Sistema: 1

2 Na tela inicial do sistema aparecem os seguintes elementos: Identificação do sistema; Menu de opções; Nome do usuário; Links padrão de navegação (Início, ajuda, fechar). O link Início leva o usuário de volta à tela inicial a partir de qualquer ponto do sistema, o link Fechar encerra a aplicação e o link Ajuda oferece uma lista de manuais do sistema. 3. Menu do Sistema O módulo de Requisição de Materiais dispõe das seguintes opções encontradas na entrada Requisição do menu principal do sistema: Requisitar material: é a opção através da qual o usuário procede a requisição de materiais de consumo ao estoque. 2

3 Vincular órgão requisitante: essa opção permite que o usuário se vincule a um requisitante previamente cadastrado no sistema. Pelo menos uma vez o usuário precisa realizar o vínculo, bastando para tanto informar o código e a senha do requisitante. 4. Requisição de materiais 4.1. Vinculando o usuário ao requisitante Para poder requisitar materiais de consumo através do sistema, o requisitante (repartição do Tribunal em cujo nome será feita a requisição) deverá ser pré-cadastrado pelo órgão responsável pelo atendimento (Departamento do Patrimônio), que fornecerá ao usuário (servidor habilitado a usar o sistema) o código e senha do requisitante. O usuário deve, então, vincular-se ao requisitante já cadastrado para fazer os pedidos. Através da opção Requisitar material do menu Requisição, o usuário que ainda não se vinculou a um requisitante será solicitado a fazê-lo, conforme a seguinte instrução: Nesta tela é apresentada a lista de requisitantes que já estão vinculados ao usuário. Como o usuário ainda não realizou nenhum vínculo, deve fazê-lo através do botão Novo. Na tela que se segue, o usuário deverá preencher o código e a senha do requisitante em nome do qual serão feitos os pedidos. O nome do órgão oficial e a descrição do requisitante deverão aparecer corretamente nos campos apropriados após o usuário informar o código do requisitante. Caso o código informado não seja correto, o sistema imprimirá Código inválido nos campos referidos. 3

4 erro. Caso o usuário informe uma senha incorreta, também será apresentada uma mensagem de Importante: Caso o usuário tenha esquecido a senha ou o código do requisitante, deverá entrar em contato com a Divisão de Administração de Materiais do Departamento do Patrimônio a fim de solicitar uma nova senha. Após informar corretamente o código e a senha do requisitante, o usuário deverá confirmar as informações prestadas através do botão Salvar. IMPORTANTE: O usuário tem a possibilidade de se vincular a mais de um requisitante, desde que esteja autorizado para tal e conheça o código e a senha do requisitante. Caso o usuário queira vincular-se a outro requisitante imediatamente após salvar o vínculo atual, poderá marcar a opção Continuar cadastrando. Depois de salvar são apresentadas as informações do requisitante vinculado, onde o usuário pode, ainda, alterar a senha ou remover o vínculo, conforme a tela a seguir. 4

5 Importante: O usuário precisa vincular-se a um requisitante somente na primeira vez que utilizar o sistema ou quando tiver que vincular-se a um outro requisitante Criando uma nova requisição Tendo o usuário se vinculado a um requisitante, ele poderá manipular suas requisições. Para tanto ele deverá acessar novamente a opção Requisitar material do menu requisição. Essa opção apresenta uma lista com as requisições eventualmente já realizadas pelo requisitante. Nessa tela o operador poderá: Criar uma nova requisição através do botão Novo, que estará visível caso o requisitante ainda não tenha uma requisição na situação aberta ; Pesquisar requisições já realizadas, preenchendo os campos correspondentes ao período em que as requisições foram feitas; 5

6 Tomar uma das requisições da lista para visualizar seus dados ou editá-lo, caso seja uma requisição aberta; Visualizar o cronograma de atendimento através do link com o mesmo nome. Após pressionar o botão Novo, o usuário deverá informar a senha do requisitante para a nova requisição. Observação: Caso o usuário esteja vinculado a mais de um requisitante, deverá escolher um deles para fazer a requisição. Após pressionar o botão Continuar, é apresentada a nova requisição para o usuário. 6

7 Nessa tela o usuário pode conferir as informações da nova requisição, como o número, código e nome do requisitante, estoque que fará o atendimento, data da criação e a data de limite do pedido, após a qual a requisição passa para a situação pronta. Há um campo onde o usuário poderá inserir suas observações que, posteriormente, serão lidas pelo atendente. A aba itens contém a lista de materiais requisitados Incluindo itens na requisição Para a inclusão de um novo item na requisição, o usuário deve pressionar o botão Adicionar. Em seguida, é apresentada a tela de inclusão de um novo item. Nessa tela, o usuário deve informar o material a ser requisitado, bem como a quantidade. O usuário pode informar o material digitando o código correspondente ou solicitando auxílio, através do botão Pesquisando o material a ser requisitado Após pressionar o botão no respectivo estoque. é apresentada ao usuário uma tela para pesquisa de materiais 7

8 Nessa tela, o usuário deve proceder à pesquisa de materiais de consumo, fornecendo o código ou a descrição do material como parâmetros de pesquisa e pressionando o botão Pesquisar. Caso os critérios de pesquisa sejam deixados em branco, o sistema retorna uma listagem completa dos materiais em estoque. A pesquisa por código ou descrição é feita por semelhança. Dessa forma, se o usuário informar 12 no campo código, o sistema retornará os materiais cujos códigos iniciem com 12, como 12125, por exemplo. Na pesquisa por descrição, o sistema retornará os materiais cujas descrições contenham o texto informado. Se o usuário digitar minuta, poderá aparecer o material bloco para minuta 100 x 1 via, por exemplo. Quando o resultado da pesquisa apresentar muitos itens, a lista será dividida em páginas que serão acessíveis ao usuário através dos botões de navegação. As setas simples da esquerda e da direita indicam, respectivamente, a navegação para a página anterior ou para a próxima página. As setas duplas indicam a navegação para a primeira e a última página, respectivamente. Após localizar o material que se quer incluir, o usuário deve selecioná-lo e pressionar o botão Confirmar. A tela de inclusão de itens será novamente apresentada com o código e a descrição do material preenchidos. Além disso, será indicado se o material possui recipiente retornável ou não. 8

9 Salvando o item da requisição Após preencher corretamente o material e a quantidade, o usuário deve pressionar o botão Salvar. Se o usuário pretender incluir itens em série na requisição, deverá marcar a opção Continuar cadastrando antes de salvar o item. Após salvar o item, a requisição é apresentada novamente com a lista de itens atualizada Removendo itens da requisição Para remover itens da requisição, o usuário deve, primeiro, pressionar o botão Remover da aba Itens. Será apresentada uma tela com os itens da requisição para a remoção. 9

10 Nessa tela o usuário deverá marcar os itens a serem removidos e pressionar o botão Remover Salvando a requisição Depois de ter informado corretamente os itens da requisição, o usuário deve concluir o processo através do botão Salvar da requisição. Após o salvamento, a requisição é apresentada novamente ao usuário apenas para a visualização dos dados informados. A partir desse ponto, o usuário pode editar novamente os dados da requisição, através do botão Alterar, ou encerrar o processo através do botão Voltar. 10

11 Após a escolha do botão Voltar, será novamente apresentada a tela com a lista das requisições feitas pelo requisitante, onde deve constar a requisição que o usuário acabou de criar/editar. Importante: Uma requisição criada permanece na situação aberta até a data de limite de pedido definida no cronograma de atendimento do Departamento do Patrimônio. Uma requisição aberta pode ser ainda alterada pelo requisitante. Após essa data, a requisição passa para a situação pronta, quando o requisitante não mais poderá fazer alterações, somente visualizar seus dados Editando uma requisição O usuário requisitante pode alterar a requisição a qualquer momento enquanto a mesma estiver na situação aberta. Uma requisição permanece aberta até a data de limite de pedido definido pelo cronograma de atendimento do Departamento do Patrimônio. O sistema permite apenas que uma requisição esteja aberta. A partir do momento em que a requisição estiver pronta para o atendimento, o requisitante não poderá alterar seus dados e nem criar uma nova requisição. Para editar uma requisição aberta, o usuário deve acessar a opção Requisitar Material do menu Requisição. A partir da tela que contém a pesquisa e listagem das requisições, o usuário poderá escolher uma requisição aberta, cujos dados serão apresentados para o usuário para visualização. 11

12 Para editar a requisição, o usuário deverá pressionar o botão Alterar, após o que será novamente solicitada a informação da senha do requisitante. 5. Vinculando novos requisitantes O sistema permite que um único usuário (servidor habilitado) requisite materiais de consumo para diversos requisitantes (repartição do Tribunal responsável pela requisição). Para tanto deverá conhecer a senha de cada requisitante. Para vincular um novo requisitante o usuário deverá escolher a opção Vincular Requisitante do menu Requisição. Em seguida, é apresentada a tela com a lista de requisitantes vinculados ao usuário que, da mesma forma com que fez o primeiro vínculo, deve pressionar o botão Novo e rosseguir conforme o título 4.1 (Vinculando o usuário ao requisitante). 6. Desvinculando um requisitante 12

13 A desvinculação é o processo contrário à vinculação. A partir do momento que o usuário não mais pretender manipular as requisições de um determinado requisitante, ele poderá desvinculá-lo. Para tanto é necessário acessar a opção Vincular órgão requisitante do menu Requisição e escolher o requisitante que se quer desvincular da lista. Tendo aberto a tela de visualização do requisitante escolhido, o usuário poderá desvincularse do requisitante pressionando o botão Remover. Após a desvinculação, o usuário não poderá visualizar, editar ou criar requisições para esse requisitante. Após ter desvinculado um requisitante, o usuário pode vinculá-lo novamente, repetindo os passos do título 4.1 (Vinculando o usuário ao requisitante). 7. Manipulando requisições para requisitantes diferentes A partir do momento em que o usuário está vinculado a mais de um requisitante, ele pode manipular requisições em nome desses diversos requisitantes. O usuário deve escolher o requisitante no momento de pesquisar requisições ou criar uma nova. Através da opção Requisitar Material do menu Requisição, o usuário deverá escolher o requisitante para o qual quer manipular as requisições. As requisições listadas na pesquisa serão aquelas correspondentes ao requisitante escolhido pelo usuário. Da mesma forma, quando for criar uma nova requisição, o usuário deverá escolher para qual requisitante será criada. 13

14 Antes de criar a requisição, o usuário deve escolher o requisitante e informar a senha correspondente. 8. Consultando o cronograma de atendimento As requisições de materiais são feitas e atendidas conforme as datas definidas no Cronograma de Atendimento, que é feito pela Divisão de Administração de Materiais do Departamento do Patrimônio. Um requisitante pode elaborar requisições desde que haja uma janela de atendimento prevista para ele no cronograma. Para consultar o cronograma, o usuário deve escolher a opção Requisitar material do menu Requisição e acessar o link Cronograma de Atendimento, que fica na parte inferior direita da tela. Na tela será apresentada uma lista com os requisitantes vinculados ao usuário. 14

15 Para saber as janelas de atendimento previstas no cronograma para cada requisitante, o usuário deve expandir a linha do requisitante no sinal (+) que está à esquerda do mesmo. Cada janela de atendimento tem uma data de limite de pedido, que define a última data em que o requisitante ainda pode solicitar materiais. A partir dessa data, as requisições passam do estado aberta para o estado pronta, quando o requisitante não mais poderá solicitar. A data de saída prevê o dia em que será concluído o atendimento da requisição. A partir dessa data, o requisitante poderá criar uma nova requisição, desde que haja uma janela de atendimento seguinte. 9. Ocorrência de erros 9.1. Tempo de espera da sessão O usuário deve estar atento para a ocorrência de erros causados pelo tempo de espera da sessão, que pode expirar. Por exemplo, se o usuário permanece com o sistema aberto durante muito tempo sem operá-lo, pode defrontar-se com uma mensagem de erro ao voltar a fazê-lo. Nesse caso, uma medida simples é fechar e abri novamente. De qualquer forma, recomenda-se não manter o sistema aberto enquanto não estiver sendo utilizado, por questões de segurança Usuário não consegue se vincular a requisitante Para que seja vinculado um requisitante, o mesmo deve estar cadastrado junto à Divisão de Adminitração de Materiais do Departamento do Patrimônio, que é o órgão que promove o atendimento das requisições. Após o cadastro, o responsável pelo atendimento disponibiliza os dados do requisitante (código e senha) para o responsável da repartição do Tribunal correspondente. Se o usuário busca vincular-se a um requisitante e não obtém êxito, tendo em mãos o código e senha, deve entrar em contato com os responsáveis pelo atendimento para que confiram os dados cadastrais do requisitante, inclusive se o mesmo é um requisitante ativo Usuário não consegue requisitar materiais O usuário não conseguirá requisitar materiais caso já tenha alguma requisição em atendimento (requisição pronta ) ou caso não tenha uma janela de atendimento prevista no cronograma de atendimento. No primeiro caso, deverá aguardar até que a requisição seja atendida. No segundo caso, poderá consultar o cronograma ou entrar em contato com o responsável pelo atendimento. 15

16 9.4. Usuário não tem acesso a opções do menu O acesso do usuário a opções do menu ou a certas funcionalidades do sistema é controlado através do sistema de segurança da Intranet. Se alguma opção de menu, botão ou link não aparecem ou se alguma funcionalidade não puder ser executada por restrições de segurança, o usu 16