Gestão de Projetos 2 - Planejamento detalhado do Projeto

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1 Administração Gestão de Projetos 2 - Planejamento detalhado do Projeto Luciano Venelli Costa Objetivos Elaborar a EAP Estrutura Analítica do Projeto. Compreender os vínculos entre tarefas para a elaboração do cronograma detalhado do projeto. Alocar recursos para a elaboração do orçamento detalhado do projeto. Fase I - Conceitual Project Charter (Proposta básica do Projeto) Título do projeto Objetivos e metas Escopo e não-escopo Justificativas Requisitos e necessidades externas ao projeto Expectativas da administração sobre o projeto Ligações com outros projetos Estimativa de prazo e custo Medidas de desempenho Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica

2 Ciclo de vida típico R E C U R S O S FASES: I. Conceitual II. Planejamento III. Execução IV. Conclusão I II III IV TEMPO Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição do produto Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Estruturação (planejamento) Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Execução Realização das atividades Controle do progresso Administraçã o de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Conclusão Apresentação do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativ o relatórios, balanços Desemobilização dos recursos Aprovação Início de novo ciclo de vida Escopo (com subprodutos) Custo: De R$ 600 a R$ 900 De R$ 20 a R$ 30 por pessoa Comida R$ 200 a R$ 300 Bebida R$ 100 a R$ 150 Local R$ 100 a R$ 150 Novo custo: De R$ 400 a R$ 600 De R$ 14 a R$ 20 por pessoa Transporte R$ 100 a R$ 150 Música R$ 100 a R$ 150

3 Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição do produto Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Estruturação (planejamento) Montagem Equipe - especialistas da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Execução Realização das atividades Controle do progresso Administraçã o de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Conclusão Apresentação do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativ o relatórios, balanços Desemobilização dos recursos Aprovação Início de novo ciclo de vida Ciclo de vida típico R E C U R S O S FASES: I. Conceitual II. Planejamento III. Execução IV. Conclusão I II III IV TEMPO EAP Estrutura Analítica do Projeto Novo sistema de carreira Políticas Re-enquadramento Sensibilização Sistema Tecn

4 EAP Estrutura Analítica do Projeto Novo sistema de carreira Políticas Re-enquadramento Sensibilização Sistema Tecn Definir diretrizes estratégicas junto ao Corpo Diretivo Analisar o impacto financeiro e de desenvolvimentos dos funcionários Negociar e fazer ajustes nas s junto ao sindicato e aos funcionários Escrever a Aprovar a Elaboração do cronograma 1. Listar todas as tarefas do subproduto 2. Estipular tempo (em horas de trabalho) para cada uma das atividades 3. Definir os vínculos (dependências) entre as tarefas. Cronograma Item Tarefa Duração 1 Definir diretrizes 1 semana (40 hs) 2 Analisar o impacto 6 semanas (240 hs) 3 Fazer ajustes nas s 2 semanas (80 horas) 4 Escrever a 2 semanas (80 horas) 5 Aprovar a zero (é um marco no projeto, mas sem tempo)

5 Dependências (TI, II, TT, IT) Vínculo Início-término (IT) Pense em uma atividade que dependa do início da outra para poder terminar. Você pode imaginar um trabalho que, se o outro atrasar o seu início, você é obrigado a prorrogar o término desta que está fazendo? 5 minutos Escreva nas suas anotações Dependências (vínculos) Item Tarefa Duração Predecessora 1 Definir diretrizes 1 semana (40 hs) - 2 Analisar o impacto 6 semanas (240 hs) 1 (TI) 3 Fazer ajustes nas 2 semanas (80 horas) 2 (TT) s 4 Escrever a 2 semanas (80 horas) 3 (TT) 5 Aprovar a zero (é um marco no projeto, mas sem tempo) 4 (TI)

6 Cronograma (manual) Item Tarefa Duração Vínc Início Término 1 Definir 1 sem - seg 23/02 sex 27/02 diretrizes 2 Analisar o 6 sem 1 (TI) seg 02/03??? impacto 3 Fazer ajustes 2 sem 2 (TT) nas s 4 Escrever a 2 sem 3 (TT) 5 Aprovar a 0 4 (TI) Seg Ter Qua Qui Sex Sab Dom Seg In1 Tm1 In2 Cronograma (manual) Item Tarefa Duração Vínc Início Término 1 Definir 1 sem - diretrizes 23/fev 2 Analisar o 6 sem 1 (TI) impacto 3 Fazer ajustes 2 sem 2 (TT) nas s 4 Escrever a 2 sem 3 (TT) 5 Aprovar a 0 4 (TI) Ao digitar 23/2 no Excel, aparece 23/fev No Excel dia da semana

7 Cronograma (Excel) Cronograma (Excel) E os feriados? 1. Montar a tabela de feriados: Sex 10/4, Seg 20/4, Ter 20/4, Sex 1/5 2. Somar no cálculo anterior os dias de feriados entre as datas. No exemplo anterior a atividade terminaria dia 10/4. Mas se dia 10/4 for feriado, ela deve terminar no dia seguinte, que é sábado, então vai terminar somente na segunda, dia 13/4.

8 Cronograma Item Tarefa Duração Vínc Início Término 1 Definir diretrizes 1 sem - seg 23/02 sex 27/02 2 Analisar o impacto 3 Fazer ajustes nas s 6 sem 1 (TI) seg 02/03 seg 13/04 2 sem 2 (TT) seg 30/03 seg 13/04 4 Escrever a 2 sem 3 (TT) seg 30/03 seg 13/04 5 Aprovar a 0 4 (TI) seg 13/04 seg 13/04 No MS-Project No MS-Project 1. Antes de digitar as tarefas é preciso inserir os feriados (ALTERAR PERÍODO ÚTIL - ver no manual do Guia de Estudos) 2. Digitar tarefas e duração: h (horas), d (dias), s (semanas), m (minutos) e meses 3. Criar os vínculos 4. Cronograma sai automaticamente.

9 Divisão do trabalho para a semana Durante a semana, o grupo deverá montar o cronograma de todos os subprodutos do projeto Quem faráqual? Sugestão (para grupos que têm dificuldade de se encontrar durante a semana): Cada aluno monta o cronograma de um subproduto. Todos enviam por para um aluno do grupo que consolida em um mesmo arquivo. Na próxima aula-atividade, o grupo junta em um único arquivo e envia (Tabelas no Word) Produto Subp1 Subp2 Subp3 Subp4 10 minutos ATENÇÃO Não é obrigado fazer no MS-Project, até porque não há o software instalado no laboratório do polo. É apenas uma sugestão para facilitar o trabalho. O que deve ser entregue são as tabelas de tarefas com identificação dos vínculos e datas de início e término de cada uma. Exemplo Item Tarefa Duração Vínc Início Término 1. POLÍTICAS DE CARREIRA (subproduto 1) 1.1 Definir diretrizes 1 sem - seg 23/02 sex 27/ Analisar o impacto 6 sem 1.1 (TI) seg 02/03 seg 13/ Fazer ajustes nas 2 sem 1.2 (TT) seg 30/03 seg 13/04 s 1.4 Escrever a 2 sem 1.3 (TT) seg 30/03 seg 13/ Aprovar a (TI) seg 13/04 seg 13/04 2. REENQUADRAMENTO DO SISTEMA ANTERIOR (subproduto 2) 2.1 XXXXX YYYY 1 (TI) ou 1.5 (TI) 2.2 XXXXX SENSIBILIZAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS 3.1 ZZZZ WWWW 1 (TI)

10 Orçamento Quanto vai custar o projeto? Quem fará qual atividade? Quanto essa pessoa recebe por hora, dia, mês? Há mais recursos além da mão-de-obra? A pessoa se dedicará exclusivamente à tarefa (100%) ou só duas horas por dia (25%)? Recursos disponíveis Id A Recurso Analista de cargos Disponibilidade Custo 100% R$ 20 / h B Gerente de RH 25% R$ 30 / h C Advogado - R$ 1500 pela tarefa Atribuição dos recursos às tarefas Item Tarefa Duração Recurso Dedic Custo RH 1 Definir diretrizes 1 sem Analista 100% Gerente 25% 1 sem = 40 h x R$20 = R$800 1 sem = 40 h x 25% = 10h x R$30 = R$300 Custo fixo Custo da tarefa - R$ Analisar o impacto Fazer ajustes nas s 6 sem Analista 100% 6 x 40 x 20 = R$4800 R$ sem Analista 1 2 x 40 x 20 = R$1600 R$ Escrever a 2 sem Analista 100% 2 x 40 x 20 = R$1600 Advogado - R$ R$ Aprovar a 0 Gerente - Registros no Min. Trab: R$ 10 mil R$ Total R$

11 Atividades da semana Fazer o Plano Detalhado do projeto escolhido pelo grupo. Usar como referência: curso do MS Project. Aula-atividade de 11/5 Em grupos de 3 a 5 alunos, concluir o Plano Detalhado do Projeto e enviar pelo sistema. Discutir em grupo as dificuldades, o aprendizado e as possíveis aplicações da Metodologia de Projetos para a vida profissional e pessoal.