Gerenciamento de Tempo: MS Project

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1 Gerenciamento de Tempo: MS Project Fevereiro/2014

2 Garante o planejamento e execução do projeto em um prazo adequado, consistindo na definição, seqüenciamento e estimativa de duração das atividades, com vistas a desenvolver e controlar a agenda do projeto Inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo Definição de Marcos

3 Funções na gestão do tempo: Melhorar a precisão das estimativas de tempo. Auxílio na definição de uma baseline para medir e controlar o desempenho. Possibilitar acompanhamento e controle do projeto tanto pelo todo como por fases

4 O gerenciamento do tempo envolve os seguintes processos (PMI, 2008): Gerenciamento do tempo do projeto 6.1 Definição das atividades 6.2 Seqüenciamento de atividades 6.3 Estimativa de recursos da atividade 6.4 Estimativa de duração da atividade 6.5 Desenvolvimento do cronograma 6.6 Controle do cronograma A 5ª Edição do PMBOK (2012) traz um novo processo (Planejar Gerenciamento do Tempo) que não será tratado aqui, sem prejuízo para o aprendizado.

5 6.1 Definição da atividade identificação das atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. 6.2 Seqüenciamento de atividades identificação e documentação das dependências entre as atividades do cronograma. 6.3 Estimativa de recursos da atividade estimativa do tipo e das quantidades de recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma. 6.4 Estimativa de duração da atividade estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades individuais do cronograma. 6.5 Desenvolvimento do cronograma análise dos recursos necessários, restrições do cronograma, durações e seqüências de atividades para criar o cronograma do projeto. 6.6 Controle do cronograma controle das mudanças no cronograma do projeto.

6 6.1 Definição da atividade identificação das atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. A EAP é a principal entrada para a definição das atividades, tendo sido concebida no processo de Gerenciamento de Escopo.

7 6.2 Sequenciamento de atividades identificação e documentação das dependências entre as atividades do cronograma. Entradas para o processo: Declaração do escopo que contém a descrição do produto do projeto que serve de base para o seqüenciamento das atividades e a Lista de Atividades.

8 Ferramenta: Método do Diagrama de Precedência - MDP: Diagrama de rede que representa as atividades por caixas (nós) e as interdependências por setas A B D INÍCIO C FIM E F

9 Existem quatro tipos de relacionamento de dependência: Término-Início: B só pode iniciar após o término de A; Início-Início: o início de A deve ser simultâneo ao de B; Término-Término: o término de A deve ser simultâneo ao de B; Início-Término: B deve terminar a tempo de A iniciar. (caminho inverso) PREDECESSORA PREDECESSORA SUCESSORA SUCESSORA SUCESSORA PREDECESSORA SUCESSORA PREDECESSORA

10 Uma vez seqüenciadas, é preciso estimar os prazos de duração de cada tarefa; Identificar e quantificar os recursos (pessoas, equipamentos, materiais) necessários para a execução de uma determinada tarefa, bem como avaliar a disponibilidade destes recursos em volume e calendário é um processo facilitador na estimativa de durações; Também é fundamental a busca de opiniões de pessoas especializadas que tenham ampla experiência em trabalhos semelhantes;

11 Técnicas para estimativa de prazo: Opinião especializada: Ex: Opinião da SPGF para o prazo de determinadas licitações. Estimativa análoga: Ex: Repetição da duração de determinada atividade do ano anterior. Estimativa paramétrica: Multiplicação da quantidade de trabalho a ser realizado pelo valor da produtividade.

12 Técnicas para estimativa de prazo: Estimativas de três pontos: Determinar três cenários para cada atividade: Otimista, Pessimista, Mais provável. Utilizar a fórmula: Análise das reservas: Utilizar a estimativa otimista na definição da duração em todas as atividades e acrescentar uma reserva (ou buffer) ao fim do cronograma como reconhecimento do risco do cronograma.

13 Cuidados que devem ser observados na estipulação dos prazos: 1. A pactuação dos prazos com os responsáveis por cada tarefa reforça o compromisso em torno dos prazos; 2. Em projetos de abrangência interdepartamental ou interinstitucional, é fundamental a inserção das outras áreas no planejamento dos prazos das tarefas pelas quais elas são responsáveis; 3. Tarefas de longa duração não permitem um acompanhamento apurado, sendo recomendável o detalhamento das mesmas em outras tarefas mais curtas, e portanto mais controláveis.

14 Com o seqüenciamento e as estimativas de duração, obtêm-se uma primeira versão do cronograma, que deve ser avaliada sob as seguintes perspectivas: Caminho crítico: a rede de tarefas que ligam o início e o fim do projeto sem folgas deve ser reavaliada, uma vez que qualquer atraso em uma tarefa implica em atraso no término do projeto; Disponibilidade de recursos: o cronograma deve ser confrontado com os calendários de disponibilidade de recursos, de forma a se avaliar se no momento planejado para a execução de uma tarefa, todos os recursos necessários poderão ser empregados

15 Projeto Subprojeto Atividades

16 Precedências

17 Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos: Um bom cronograma é aquele em que é possível visualizar em detalhes o caminho utilizado para se chegar à entrega final (marco do projeto). Um cronograma ruim é aquele que não lhe permite acompanhar o caminho utilizado para se chegar à entrega final (marco do projeto), seja porque suas atividades não estão devidamente organizadas em uma forma lógica e cronológica, seja pela falta de detalhamento de atividades importantes.

18 Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos: Seguir o mesmo cronograma atual, mas a linha de base será alterada; Deve haver no mínimo uma atividade por mês no cronograma; Marco final: a grande entrega do subprojeto; Marco Intermediário: entregas relevantes que serão parte da entrega final; Um projeto não deve ter marcos apenas para dezembro;

19 Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos: Aproveitar as etapas padrão na revisão do cronograma (licitação, obras, convênios, etc) serão encaminhadas pelo NCGERAES; Os projetos em operação de crédito não poderão mudar a linha de base, exceto: Melhorar o detalhamento do projeto; Demais argumentos deverão ser discutidos com NCGERAES?;

20 Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos: A revisão do cronograma dos Projetos Estratégicos que tem obras sob responsabilidade do DEOP devem incluí-lo no processo, gerando assim alinhamento sobre: Novas inclusões; Intervenções parcialmente planejadas; Intervenções com necessidade de melhoria de cronograma; Validar cronogramas existentes;

21 Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos: As obras previstas devem acabar até o fim do governo (as exceções deverão ser informadas); Os marcos devem ser detalhados de forma que se consiga identificar a que ele se refere. Ex: Ruim - Obra concluída. Bom Obra da Escola X concluída. O detalhamento do cronograma deve refletir a EAP elaborada para o Projeto Estratégico.

22 Exemplo: (relembrando a EAP...) GERENCIAMENTO DO ESCOPO 1 Cidade da Ciência e do Conhecimento PROJETO ESTRATÉGICO 2 Construção do Campus da UEMG Construção da Sede da FAPEMIG Intervenção Jaime Lerner SUBPROJETOS 3 Licitação Homologada Início das obras de implantação da primeira etapa do Campus da UEMG Sede da FAPEMIG Implantada Entrega do Projeto Arquitetônico e Urbanístico da Cidade da Ciência e do Conhecimento Infra-estrutura 4 Portaria

23

24 Quando realizar o cronograma não escrever o nome do Projeto na primeira linha. A linha 0 é preenchida automaticamente pelo MS Project, dando a ela o nome do arquivo. Para aparecer a tarefa resumo do projeto (linha 0), ir na aba formato e marcar a caixa no canto direito tarefa de resumo do projeto.

25 Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos: Os cronogramas deverão elaborados observando a padronização do GERAES: Marco = 0 (zero dias), itálico, negrito, azul e sublinhado Utilizar formatação automática As colunas acima (nome da tarefa, duração, início, término, predecessoras, início da linha de base, término da linha de base, marco final projeto (empresa) e critério de aceitação deverão ser necessariamente utilizadas.

26 Obrigado!

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