SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO ESTADO ACE. QUESTIONÁRIO Relatório final - DRAFT

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1 SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO ESTADO ACE QUESTIONÁRIO Rlatório inal - Dirção Gral o Livro, os Arquivos as Bibliotas 2012

2 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Fiha ténia MIP: Título: Situação arquivístia o Estao - ACE. Qustionário Rlatório inal Autor: Alxanra Lournço Autor: Ana Barros Autor: Pro Pntao (oornaor) Equipa Ténia: Alxanra Lournço, Ana Barros, Lurs Almia, Maria José Fialo, Pro Pntao (oornaor) I.: DGLAB Classiiação: Dsritors: Aministração Cntral o Estao, arquivos, ianóstio Data / Hora: Formato Daos: Txto, PDF Estatuto Utilização: Asso públio Rlação: Vrsão 1.2 Loalização: DGLAB,

3 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal SUMÁRIO SUMÁRIO EXECUTIVO... 4 INTRODUÇÃO METODOLOGIA POPULAÇÃO ALVO FASES DA IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO ANÁLISE DOS DADOS UNIVERSO IDENTIFICAÇÃO DA ENTIDADE POLÍTICAS, RESPONSABILIDADE E PLANEAMENTO SISTEMAS DE ARQUIVO: PRINCIPAIS FUNÇÕES ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO/DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO PROMOÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PELAS SECRETARIAS-GERAIS COMPARAÇÃO COM O DIAGNÓSTICO DE POLÍTICAS, RESPONSABILIDADE E PLANEAMENTO SISTEMAS DE ARQUIVO: PRINCIPAIS FUNÇÕES ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO/DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO PROMOÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PELAS SECRETARIAS-GERAIS SÍNTESE POLÍTICAS, RESPONSABILIDADE E PLANEAMENTO SISTEMAS DE ARQUIVO: PRINCIPAIS FUNÇÕES ARMAZENAMENTO DA INFORMAÇÃO/DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO PROMOÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PELAS SECRETARIAS-GERAIS DADOS RELEVANTES PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA MEDIDA CONSIDERAÇÕES GERAIS CONSIDERAÇÕES ESPECÍFICAS ANEXOS ANEXO 1 QUESTIONÁRIO: MÓDULO A ANEXO 2 QUESTIONÁRIO: MÓDULO B CAMPOS RELATIVOS AO ARMAZENAMENTO, PRODUTORES, SEGA E SIE ANEXO 3 - GLOSSÁRIO ANEXO 4 - SIGLÁRIO ANEXO 5 ENTIDADES CONTACTADAS ANEXO 6 ENTIDADES RESPONDENTES (SG, ORG, ESCOLAS) ANEXO 7 ENTIDADES EXCLUÍDAS (ORG, ESCOLAS) ANEXO 8 ENTIDADES RESPONDENTES NÃO COMPREENDIDAS NO UNIVERSO INICIAL ANEXO 9 ENTIDADES NÃO RESPONDENTES (ORG, ESCOLAS) ANEXO 10 SECRETARIAS-GERAIS: PRODUTORES DE DOCUMENTAÇÃO DE USO NÃO CORRENTE ÍNDICE DETALHADO ÍNDICE DE GRÁFICOS ÍNDICE DE TABELAS

4 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal SUMÁRIO EXECUTIVO O prsnt Rlatório sobr a situação arquivístia a Aministração Cntral o Estao (ACE) basias prinipalmnt nos rsultaos o qustionário qu a x-dirção-gral Arquivos (DGARQ) ralizou, no inal o 1.º smstr 2012, no âmbito a primira ação prvista na mia 15 a Rsolução o Conslho Ministros (RCM) n.º 12/2012, 7 vriro, rlativa ao Plano lobal stratéio raionalização rução ustos om as TIC na Aministração Públia. O qustionário abranu 850 oranismos a Aministração irta inirta o Estao, num univrso 1362 (62%), xluiu, ntr outras ntias, as prtnnts ao Stor Emprsarial o Estao à Aministração Loal, qu srão objto inquérito spíio no próximo ano. Os rsultaos apuraos oram iviios m 3 subonjuntos: srtarias-rais (SG), arupamntos solas solas não arupaas (Esolas) rstants oranismos (ORG). O rlatório raliza alumas omparaçõs om outros aos apuraos antriormnt, nomaamnt o qustionário ralizao por aqula ntia m 2010 staa um onjunto rsultaos importants para a omprnsão a situação arquivístia a Aministração Públia para a laboração o Plano implmntação, aoro om os suints itns apriação. A sabr: Polítia, rsponsabilias planamnto os sistmas arquivo 1. A maioria as srtarias-rais assum a rsponsabilia oornação ao nívl a Normalização proução instrumntos orintaors na ára stão a inormação/oumntação arquivo no rsptivo Ministério (92%); 2. Cobrtura insuiint, m iploma orânio, as rsponsabilias rlativas ao sistma arquivo, nomaamnt no aso os ORG (46%) as Esolas (22%); 3. Em omparação om o qustionário 2010, aumnto a utilização instrumntos planamnto o sistma arquivo, prinipalmnt nos ORG; 4. Aumnto siniiativo o númro projtos avaliação oumntação aumulaa srição /ou iitalização oumntação uso não orrnt, om vista à rsolução problmas antios stão rupração a inormação oranizaional asso ao património arquivístio; 5. Inrmnto a aitação a Marostrutura Funional (MEF) para a laboração os planos lassiiação, abranno 8 projtos m urso nas SG; 6. Aumnto o númro projtos para aquisição /ou snvolvimnto sistmas inormação ltrónios (SIE), nos ORG nas Esolas (52 asos) ontrastano om a 4

5 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal prntam baixa projtos laboração Planos prsrvação iital (SG 3%; ORG 5% Esolas 3%); 7. Maior invstimnto, m trmos inaniros, qur nas SG, qur nos ORG, ao nívl a aquisição /ou snvolvimnto sistmas inormação ltrónios (SIE), atinino rsptivamnt 40 47% as spsas rlativas ao unionamnto os sistmas arquivo stas oranizaçõs; 8. Liiro aumnto os ténios supriors atos plas SG à stão ao unionamnto o sistma arquivo. Toavia, é sublinhar a quas ausênia ormação na ára, ora a SG os ORG. Prinipais unçõs o sistma arquivo 9. Gran sonhimnto o MIP Mtainormação para a Introprabilia, prinipalmnt nos ORG (apnas é rrniao m 7 asos, 4%) nas Esolas (3 asos, 0%); 10. Existênia Planos lassiiação m 92% as SG m apnas 40% os ORG. No aso as SG, 38% las utilizam planos alinhaos om a Marostrutura Funional, pronizaa pla DGLAB omo um instrumnto ssnial para o omnto a introprabilia smântia no ontxto a Aministração Públia portuusa; 11. Quanto à xistênia Tabla slção apliávl, qur m Portaria stão oumntos (PGD), qur m rlatório avaliação, 92% as SG airmam utilizá-la, mas o lao os ORG a prntam s para 25%. Cra 80% as Esolas par sonhr a PGD apliávl ao su aso. Vriia-s qu a alta apliação os instrumntos st tipo, apsar a sua xistênia, é uma os prinipais motivos a aumulação oumntal; 12. Eliminação m.l. oumntação, m , pla Aministração; 13. Maior part os ORG mantm a oumntação uso orrnt nos sus rpositórios (68%), não os transrino para pósitos as SG (só 11% o azm); 14. O total oumntação aumulaa não trataa na Aministração é m.l., sno qu para as SG orrspon a m.l. a oumntação armaznaa (50%) nos ORG a m.l. 5

6 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Armaznamnto a inormação/oumntação arquivo 15. Foram intiiaos m.l. oumntação arquivo m suport analóio, armaznaa ontrolaa irtamnt plas ntias rsponnts, valors qu a DGLAB ronh omo stano subimnsionaos. Ests númros são muito supriors aos 614 Km intiiaos no qustionário 2010 aos 681 Km rrios no Dianóstio 2003; ,2% a oumntação armaznaa, orrsponno a m.l., oi iniaa omo sno rlativa a proutors oumntação arquivo uso não orrnt, stano à uara os arquivos pnnts a DGLAB 11,32 % toa a oumntação intiiaa; 17. Foram intiiaos mais 49 Km oumntação armaznaa m ntias xtrnas aos oranismos rsponnts (só no aso as SG, m outsourin, xistm mais 12 Km, nm toa viamnt avaliaa, aoro om os aos onhios pla DGLAB); 18. A maioria os imóvis om spaço armaznamnto, sob rsponsabilia as ntias rsponnts, situa-s ora a ára Mtropolitana Lisboa, omo é o aso 2440 imóvis os ORG; 19. Apnas 5% a ára útil os imóvis é usaa pla Aministração para oloar os sus arquivos. Contuo, no aso as SG, 86% a ára útil total os imóvis arrnaos por stas ntias stá oupaa om arquivos; 20. Em 27% os pósitos intiiaos (792 asos) xist riso iniltraçõs/inunaçõs, o qu vinia a alta qualia stas inrastruturas. Promoção a stão oumntos arquivo plas srtarias-rais 21. Nítia qubra nos apoios aos plas SG às mais ntias, qur ao nívl os projtos spíios, qur os transvrsais; 22. Arésimo o númro inrssos oumntação nos rpositórios as SG. Contuo, stas transrênias apnas abranram 20 ORG m toa a Aministração, obrino prinipalmnt as SG (10/11 ntias). Os aos aprsntaos no prsnt Rlatório viniam um onjunto mlhorias nos sistmas arquivos a Aministração, ao msmo tmpo qu aprsntam ators struturais qu nssitam qualiiação. Espra-s qu o Plano implmntação onstitua aora uma oportunia para suprir aluns os problmas intiiaos, prmitino a implmntação boas prátias stão a inormação/oumntação liaa às ativias os oranismos públios arantino também o tratamnto o asso ao património ultural/arquivístio naional, através a intração a sua inormação na R Portuusa Arquivos. 6

7 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Rsulta a anális os rsultaos o qustionário a nssia tr omo ixo ntral atuação um Prorama xução ténia nos arquivos a Aministração Cntral, suportao m uas linhas ssniais: a) A qualiiação os sistmas stão arquivos, tno omo prioria a avaliação, slção liminação as norms massas oumntais aumulaas (oram iniaos mais Km oumntos nos arquivos a ACE); b) A qualiiação ronvrsão proissional os rursos humanos qu opram nsta ára ativia. Os arquivos a Aministração Cntral, rpositórios inormação prova a orma omo aa oranismo á umprimnto à missão para qu oi riao, são um important instrumnto suport à iiênia iáia os srviços públios, são também arantia transparênia a Aministração, onsquntmnt, ator snvolvimnto a Dmoraia. A st multiatao valor os arquivos arsm xptativas soiais uso nquanto ont onhimnto, muito spialmnt, invstiação intíia. O potnial inormação qu rsi nos arquivos o stor públio tm sio, porém, insuiintmnt xplorao, s loo plas próprias aministraçõs proutoras ou outras qu lhs suam no xríio as msmas unçõs, plos oranismos auitoria ontrolo a Aministração, por toa a ama utilizaors sunários, o qu staaamnt s imputa à prmannt iiula as parts intrssaas m ar, m tmpo útil, a toa a inormação qu m aa momnto julam nssária. Esta iiula orr m lara mia o ato as aministraçõs proutoras não trm ito aompanhar a rsnt proução oumntal uma implantação prátias sistmátias stão oumntos. Na sassa intiiação os oumntos prouzios, na aumulação inisriminaa toa a proução, no insuiint ontrolo aa transrênia unçõs oumntos, pr-s iariamnt a apaia ruprar inormação, pr-s a apaia monstrar proimntos, atribuir rsponsabilias ou riviniar iritos, m última instânia, é oloaa m riso a prsrvação a mmória oltiva iniviual, no qu a salvauara o património arquivístio possa pnr Aritamos qu a iniiativa vnha a ontribuir siniiativamnt para uma initiva altração a rlação Aministração om os sus arquivos om bníios a méio-lono prazo no qu rspita à salvauara o património arquivístio, mas também om bníios irtos imiatos para os próprios oranismos proutors, nomaamnt: aumntano a sua apaia rutilizar a inormação qu prouzm; tornano-as mais aptas a rsponr a prossos auitoria ontrolo; 7

8 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal raionalizano a proução aumulação oumntal, onsquntmnt, ruzino ustos armaznamnto; aumntano a sua onormia om o rim juríio, muito spialmnt no qu rspita ao umprimnto a li asso aos oumntos a Aministração. 8

9 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal INTRODUÇÃO O prsnt Rlatório aprsnta os rsultaos o qustionário lançao pla x-dirção-gral Arquivos (DGARQ), ntr 8 maio 13 julho 2012, om vista ao Dianóstio a situação arquivístia o Estao. Est Dianóstio onstitui uma as açõs prvistas na mia 15 - Cntral Eltrónia Arquivo o Estao a Rsolução o Conslho Ministros (RCM) n.º 12/2012, 7 vriro. Esta Rsolução aprova as linhas rais o Plano lobal stratéio raionalização rução ustos om as TIC na Aministração Públia, struturao m torno 5 ixos 25 mias. A rria mia 15, a rsponsabilia a Dirção-Gral o Livro, os Arquivos as Bibliotas (DGLAB), qu suu à DGARQ, tm omo objtivo prinipal sloalizar os irnts arquivos m papl as várias instituiçõs públias para uma únia loalização numa zona baixo usto imobiliário, além a iitalização o arquivo m ormato iital, tornano o su asso áil, imiato baixo usto. A mia propõ m projto-piloto, a riação uma Cntral Eltrónia Arquivo o Estao, qu inlua, além os objtivos itaos, a prsrvação ltrónia os oumntos através a sua iitalização arquivo iital, bm omo a implmntação um sistma inormação stão isponibilização os oumntos iitais. A mia prvê 4 açõs, sno a primira o rrio Dianóstio talhao a situação arquivístia o Estao, sinaamnt om intiiação spaço ísio oupao, planos lassiiação oumntal, tipoloia utilização asso, nívis ritiia surança os oumntos. As açõs suints inlum a laboração um stuo valorização o património imobiliário utilizao atualmnt para albrar os arquivos xistnts, um plano rntabilização utura o msmo um plano implmntação, bm omo um projto-piloto m ministério a intiiar a implmntação a mia na Aministração Cntral Loal. O qustionário snvolvio pla DGARQ tinha, ntr outros, os suints objtivos: 1) Conhr a atuação as ntias abranias, no âmbito a stão inormação/oumntação arquivo; 2) Caratrizar a strutura o unionamnto os sus sistmas arquivo; 3) Fornr aos para suportar as nssias inormação as ntias storas a RCM n.º 12/2012 o oranismo oornação o sistma arquivístio naional, no âmbito as suas atribuiçõs. 9

10 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal O qustionário ntrou-s no univrso a Aministração Cntral, ixano lao alumas ntias qu s prvê sjam objto anális no próximo ano, a xmplo o Stor Emprsarial o Estao a Aministração Loal. Foi omposto por 2 móulos um primiro (móulo A) om aos rais sobr os sistmas arquivo na Aministração Cntral um outro (móulo B) om aos spíios sobr imóvis spaços armaznamnto oumntação, sobr os rans onjuntos oumntação uso não orrnt à uara as ntias sobr os sistmas inormação ltrónios (SIE) sistmas ltrónios stão arquivo (SEGA). O prsnt Rlatório, mbora ntrano-s mais sobr os aos o primiro móulo, utiliza aina o important ontributo ornio plas ntias no móulo B, qu srá também xplorao plo órão oornação a polítia arquivístia naional no âmbito a mia 15, no momnto m qu s ralizar o stuo valorização o património imobiliário or laborao o plano implmntação. O qustionário os sus rsultaos onstitum a prinipal ont inormação para o Dianóstio, qu vrá sr ompltao om outros métoos ténias rolha inormação (a xmplo a obsrvação asos), m ass subsqunts, moo a aprounar apriçoar os rsultaos aora obtios a inir o rrio plano implmntação. Como salintamos nst Rlatório, o ato a prntam rspostas ornias plas ivrsas ntias m aa qustão sr muito íspar por vzs muito inomplta, bm omo a raa qualia aluns aos ornios, apnas nos prmit inir tnênias a situação atual. O prurso stablio para aprsntação os rsultaos o qustionário 2012 é o suint: Num primiro ponto são aprsntaos os asptos mtoolóios assoiaos ao qustionário. D suia, aprsntam-s os rsultaos orrnts a anális os aos apliano-os às irnts omponnts os sistmas arquivo as ntias abranias prinipalmnt às parts m qu o qustionário s struturava. O triro ponto ompara aluns aos ornios plas ntias st ano om os aos aprsntaos no qustionário qu a DGARQ tuou m 2010, quano prourou avaliar o molo stão oumntos instituío plo PRACE stablr as bass para a inição uma stratéia atuação para a stão oumntos arquivo a Aministração Cntral. No quarto ponto salintam-s aluns asptos o Rlatório om intrss para a implmntação a mia 15. Por último, inlum-s um onjunto anxos, ntr os quais s nontra uma listam os proutors oumntos arquivo uso não orrnt à uara as srtarias-rais. Espra-s qu, st moo, o Rlatório ontribua para uma mlhor inição a situação arquivístia o Estao os próximos passos na implmntação a rria mia, bm omo para uma lariiação a stratéia atuação o órão oornação a polítia arquivístia naional. 10

11 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Para onluir, não pomos ixar arar a toa a quipa a DGLAB qu stv nvolvia no qustionário, plo sorço snvolvio plo su mpnho m lvar a bom porto st projto, abranênia naional, qu nvolvu mais mil ntias a Aministração Cntral. Um araimnto aina é vio a toas as pssoas ntias qu olaboraram nsta iniiativa. Lisboa, 9 Outubro 2012 Pro Pntao (Coornaor o Dianóstio) 11

12 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal 1 METODOLOGIA Para a ralização o Dianóstio insrio na mia 15 a RCM n.º 12/2012, a Dirção-Gral Arquivos (DGARQ), m artiulação om a Aênia para a Mornização Aministrativa (AMA), laborou um qustionário stinao às ntias a Aministração Cntral o Estao. Est qustionário oi struturao m ois móulos omplmntars, sinaos A B. O móulo A Gral rlativo aos aos rais a situação arquivístia aa ntia rsponnt, ra onstituío plas suints parts: 1. Nota introutória; 2. Intiiação a ntia; 3. Polítia, rsponsabilia planamnto assoiaos ao sistma arquivo aa ntia; 4. Sistma arquivo 1 : prinipais unçõs - iao à rolha aos sobr as unçõs aptura, avaliação, oranização, srição, omuniação a inormação/ oumntação arquivo, t.; 5. Armaznamnto a inormação/oumntação arquivo part rrnt apnas a sta unção o sistma (aos rais); 6. Promoção a stão oumntos arquivo (apnas para as srtarias-rais); 7. Comntários notas inais. O móulo B Espíio ra rlativo aos aos talhaos sobr: a) a unção armaznamnto os sistmas arquivo; b) os proutors oumntação arquivo uso não orrnt; ) os sistmas ltrónios stão arquivos (SEGA) os sistmas inormação ltrónios (SIE) xistnts m aa ntia rsponnt. Prtnia-s qu os aos insrios no móulo B srvissm bas para a rsposta a alumas pruntas sínts xistnts no móulo A. O qustionário stv isponívl onlin ntr 8 maio 13 julho 2012 através uas plataormas spíias. 1 Sobr st outros onitos utilizaos no qustionário nst Rlatório,. inra o Glossário. 12

13 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Para apoiar o su prnhimnto a DGARQ isponibilizou m uma vrsão PDF o móulo A uma vrsão m Exl o móulo B, bm omo um lossário trmos utilizao, um ihiro om instruçõs xmplos prnhimnto víos apoio. A anális as qustõs ntrou-s nas rspostas ornias por aa ntia. Nas qustõs múltipla solha, m qu a ntia tv possibilia slionar mais o qu um itm, a prntam oi obtia quaionano o númro oorrênias m aa parâmtro om o númro ntias o univrso ou a tipoloia m ausa (13 para o onjunto as srtarias-rais nvolvias, 182 para o onjunto ntias a rstant Aministração Cntral o Estao à xção os Arupamnto solas solas não arupaas, 655 para st último aso). No rlatório, as tablas, uma orma néria, aprsntam o númro rspostas obtio para o parâmtro, rltino a quantia ntias qu slionou ss itm. Importa rrir qu a prntam rspostas ornias plas ivrsas ntias m aa qustão é muito íspar por vzs muito inomplta, omo s monstra aiant. Por st motivo, os aos rolhios apnas nos prmitm inir tnênias. As onlusõs qu possam sr inrias st Rlatório vrão smpr onsirar st ator. 1.1 POPULAÇÃO ALVO O qustionário tv por objto a Aministração irta inirta o Estao, inluino: Srtarias-rais Entias suport à ovrnação Entias suport à stão rursos (para além as srtarias-rais) Srviços opraionais os srviços sonntraos (m qu s inluíam, por xmplo, irçõs-rionais, aministraçõs rionais, omissõs oornação snvolvimnto rional) Faziam aina part a população alvo: Arupamntos solas solas não arupaas, Univrsias, Forças Armaas. 13

14 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal As ntias a Aministração Cntral sonntraa ou os srviços opraionais qu possuíssm unias istribuías plo trritório vriam oliir os aos rlativos a stas unias intrá-los numa únia rsposta ao qustionário. Prtnia-s aina qu rsponssm ao qustionário as ntias uja li orânia s nontrass m vior no ia 3 maio Em aso rstruturação, a nova ntia om li orânia m vior via assurar a rsposta as ntias antriors. Foram xluías st qustionário as suints ntias: Aministração Cntral o Estao Órãos onsultivos omissõs, Missõs iplomátias, rprsntaçõs prmannts, postos onsulars missõs tmporárias Portual. Stor Emprsarial o Estao Aministração Loal Pssoas oltivas irito privao utilia públia (xto unaçõs públias). Consirano a população-alvo supra rria o ontxto rstruturação a Aministração, a DGARQ, om vista à implmntação o qustionário, prou a ontatos irtos om: toas as srtarias-rais m vior, mais ntias o univrso a Aministração Cntral o Estao, à xção os Arupamntos solas solas não arupaas. A listam ntias ontataas nontra-s isriminaa no Anxo 5. No aso os Arupamntos solas solas não arupaas, a DGARQ soliitou a olaboração a Dirção-Gral a Aministração Esolar as x-irçõs rionais Euação, qu tuaram os ontatos nssários om aqulas ntias no sntio rsponrm ao qustionário. 1.2 FASES DA IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO Para snvolvr implmntar st projto oi onstituío na DGARQ, nomaamnt na Dirção Srviços Arquivístia Apoio Ténio (DSAAT), um rupo trabalho (GT) qu snvolvu as suas ativias om bas nas suints tapas: 14

15 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal 1) Planamnto laboração o qustionário os instrumntos apoio. Inluiu: a. Runião om as srtarias-rais visano, ntr outros, aprsntar o projto rolhr sustõs (28/03/2012); b. Ausultação a Dirção-Gral o Tsouro as Finanças (DGTF) a Aênia para a Mornização Aministrativa, bm omo ralização um tst piloto o qustionário junto a Srtaria-Gral o Ministério a Aministração Intrna o Srviços Estraniros Frontiras(20/04/2012);. Elaboração ou onirmação listas o univrso a onsirar;. Runiõs storiais om alumas ntias para mlhor opraionalização o qustionário m subunivrsos spíios (aso as srtarias-rais o Ministério a Dsa Naional a Saú, bm omo a Dirção-Gral a Aministração Esolar (DGAE) as x-irçõs rionais Euação);. Elaboração ihiros ajua ao prnhimnto o qustionário um tutorial, isponibilizaos no sítio Wb a DGARQ. 2) Implmntação o qustionário. Inluiu: a. Contato om srtarias-rais soliitano a sua olaboração no inntivo ao prnhimnto o qustionário; b. Sssão públia ivulação, abrta a toas as ntias a Aministração Cntral o Estao abranias (08/05/2012);. Abrtura o qustionário iusão inormação através o sítio Wb a páina o Fabook a DGARQ, ntr outros;. Disponibilização hlp-sk ao prnhimnto o qustionário, através um nrço ltrónio um ontato tlónio para porm sr slarias quaisqur úvias;. Sssõs aprsntação o instrumnto rolha aos junto as ntias o Ministério a Saú (MS) os Arupamntos solas solas não arupaas. No primiro aso, a sssão srviu para aprsntar também o qustionário qu a Srtaria-Gral o MS snvolvu, om a olaboração a DGARQ, junto as ntias o Stor Emprsarial o Estao;. Envio o ponto a situação as rspostas ao qustionário às srtarias-rais, à DGAE às x-irçõs rionais Euação à AMA, no sntio obtr a sua olaboração om vista ao maior íni partiipação possívl. Salint-s qu, nquarano-s o qustionário no âmbito a Mia 15 a RCM n.º 12/2012, a Dirção-Gral Arquivos artiulou o snvolvimnto st projto om a Aênia para a Mornização Aministrativa, nomaamnt ao nívl : - Planamnto laboração; - Instalação o Móulo B o qustionário numa plataorma ria pla AMA; 15

16 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal - Envio prióio ponto a situação as rspostas ao qustionário, o ronorama os trabalhos a snvolvr bm omo os primiros rsultaos obtios. Na laboração o qustionário, a DGARQ tv aina a olaboração o Instituto Suprior Ténio, na qualia mmbro o Grupo trabalho para a Gstão oumntos na Aministração Públia, R Intrministrial para as TIC, a AMA, o qual prou ao snvolvimnto a apliação inormátia rlativa ao móulo B. 16

17 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal 2 ANÁLISE DOS DADOS 2.1 UNIVERSO D aoro om as listas laboraas ou onirmaas no iníio o projto, o univrso a inquirir ra 1362 ntias. Foram obtias rspostas 850 ntias (62%), sno qu 13 as quais não stavam prvistas iniialmnt (. ponto 2.1.3). Para o tratamnto os aos atnno às unçõs à omplxia stas ntias, oram riaos três subrupos ou tipoloias: um rlativo às srtarias-rais (oravant também sinaas por SG), outro para os rstants oranismos a Aministração Cntral o Estao (oravant também sinaos por ORG), qu s xluíram os Arupamnto solas solas não arupaas (oravant também sinaas abrviaamnt por Esolas), as quais oram trataos num subrupo spíio ENTIDADES RESPONDENTES Aprsntamos aa uma as ntias rsponnts, subiviio plas 3 tipoloias rrias, no Anxo 6, bm omo inormação sobr as rspostas qu ram, ou não, a aa um os móulos o qustionário. Aprsntamos suia uma sínts o númro rspostas obtias ao móulo A ao móulo B, por aa tipoloia ntia: Móulo A Móulo B Tipoloia ntias Entias rsponnts Entias não rsponnts Rspostas xluía Entias rsponnts Entias não rsponnts Rsposta a Armaznamnto Rsposta a Proutors Rsposta a SEGA SIE Srtariasrais (SG) Rstants oranismos (ORG) Arupamntos solas solas não Inlui uas ntias aministrativas inpnnts Entia Rulaora os Srviços Áua Rsíuos Funação INATEL. 17

18 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Móulo A Móulo B Tipoloia ntias Entias rsponnts Entias não rsponnts Rspostas xluía Entias rsponnts Entias não rsponnts Rsposta a Armaznamnto Rsposta a Proutors Rsposta a SEGA SIE arupaas (Esolas) TOTAL Tabla 1 - Sínts as rspostas obtias por tipoloia ntias ENTIDADES EXCLUÍDAS PELA DGARQ Como s po onstatar pla litura a Tabla 1, oram xluías o qustionário, pla DGARQ, stnta quatro (74) ntias apnas prnhram os ampos rlativos à intiiação (ampos obriatórios) não tno sio ornios quaisqur aos qualitativos ou quantitativos sobr o su sistma arquivo. Estas ntias stão intiiaas no Anxo ENTIDADES NÃO COMPREENDIDAS NO UNIVERSO INICIAL As ntias lnaas no Anxo 8 não stavam omprnias na lista rlativa ao univrso bas ntias a inquirir. Toavia, proram ao prnhimnto o qustionário oram onsiraas omo ntias rsponnts pla DGARQ. Inlui: a) 2 ntias aministrativas inpnnts (já rrias na nota 2); b) 8 asos solas-s o Arupamnto qu rsponram m nom iniviual; ) 3 asos sola-s qu utilizaram nova sinação, postrior a 3 maio, para s intiiarm na rsposta qu ornram. Estas ntias apnas ornram os aos o su aso não o Arupamnto. Nos asos assinalaos m b), prtnia-s qu a ntia rsponnt oss o Arupamnto, omprnno toas as solas qu o intravam. Toavia, qum rsponu oram as solass, m nom iniviual, não ontmplano os aos outras solas o Arupamnto. Apsar a obrtura não sr intral, aitaram-s stas rspostas. 18

19 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Nos asos assinalaos m ), na lista iniial, o Arupamnto aina não s nontrava intiiao, tno sio ornio a iniação a sola sunária omo ntia a rsponr. A sola quano rsponu intiiou-s om a nova sinação Arupamnto. Toavia, não ontmplou os aos as outras solas o Arupamnto ENTIDADES NÃO RESPONDENTES D aoro om a lista ntias xistnt na DGARQ as listas ornias plas x-irçõs rionais Euação, as ntias qu não snvolvram ativias rsposta ao qustionário, no total 440, istribuías onorm xprsso na Tabla 1, nontram-s listaas no Anxo 9. Fazmos notar qu alumas ntias inormaram a DGARQ os motivos a não partiipação. Mr staqu o aso o SIRP Sistma inormaçõs a Rpúblia Portuusa (SIS SIED), m qu a ntia justiiou o ato não nviar a sua rsposta om as aratrístias lais spiias qu impm sobr as matérias trataas no âmbito SIRP, nomaamnt à sua lassiiação Sro Estao à tipoloia oumntos m ausa rsptivo tratamnto arquivístio. 2.2 IDENTIFICAÇÃO DA ENTIDADE D suia aprsntam-s os aos obtios para aa qustão, viamnt nquaraos nas prinipais parts o móulo A o qustionário (. Anxo 1). Tv-s m atnção os três subrupos ou tipoloias ntias m anális, já rrios: 1) Srtarias-rais (SG), 2) Rstants oranismos a Aministração Cntral o Estao (ORG), 3) Arupamnto solas solas não arupaas (Esolas). Comçamos, pois, om a anális rrnt à intiiação as ntias, qu onstituía a part iniial o qustionário móulo A. 19

20 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal DESIGNAÇÃO DA ENTIDADE E SUBORDINAÇÃO ADMINISTRATIVA (QUESTÃO 1 E 2) As qustõs iniiais, prnhimnto obriatório, tinham por objtivo intiiar as ntias rsponnts: sinação sila a ntia, suborinação aministrativa rsponsávl pla rsposta ao qustionário. No total oram obtias 850 rspostas. Em virtu o atual momnto rstruturação aministrativa, orrnt o Plano Rução Mlhoria a Aministração Cntral o Estao (PREMAC), o númro rspostas srtariasrais (13) não oini om o númro atual ministérios (11). Rsponram: Srtaria-Gral a Prsiênia o Conslho Ministros (SGPCM) Srtaria-Gral o x-ministério a Cultura (SGMC) Srtaria-Gral o x-ministério a Eonomia, a Inovação o Dsnvolvimnto (SGMEID) Srtaria-Gral o x-ministério as Obras Públias, Transports Comuniaçõs (SGMOPTC) Srtaria-Gral o Ministério a Aministração Intrna (SGMAI) Srtaria-Gral o Ministério a Ariultura, o Mar, o Ambint o Ornamnto o Trritório (SGMAMAOT) Srtaria-Gral o Ministério a Dsa Naional (SGMDN) Srtaria-Gral o Ministério a Euação Ciênia (SGMEC) Srtaria-Gral o Ministério a Justiça (SGMJ) Srtaria-Gral o Ministério a Saú (SGMF) Srtaria-Gral o Ministério a Soliaria Surança Soial (SGMSSS) Srtaria-Gral o Ministério as Finanças (SGMF) Srtaria-Gral o Ministério os Nóios Estraniros (SGMNE) Quanto ao univrso as rstants ntias (ORG), omo rrio, para itos tratamnto, inluíram-s as rspostas a Entia Rulaora os Srviços Áuas Rsíuos a Funação INATEL, assinalaos, rsptivamnt, na Tabla Gráio abaixo, om * **. Como iniao, oram aina xluías 4 rspostas por não aprsntarm quaisqur aos sobr o sistma arquivo, 20

21 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal intiiano apnas a ntia. Contabilizaram-s, pois, 182 rspostas, om a suint istribuição por ministério: Ministério Sila Univrso total Entias rsponnts % rspostas por ministério MAI % MAMAOT % MDN % MEC % MEE * % MF % MJ % MNE % MS % MSSS ** % PCM % Tabla 2 - Univrso anális (ORG) Comparação ntr univrso total as ntias rsponnts por Ministério MAI MAMAOT MDN MEC MEE MF MJ MNE MS MSSS Univrso Total Entias Rsponnts Gráio 1 - Univrso m anális (ORG) Como srito antriormnt, oram onsiraas 655 (58%) rspostas Arupamntos solas solas não arupaas, num univrso Est onjunto ontmpla 8 solas-s qu rsponm m nom iniviual 3 qu rsponm om a sinação o novo arupamnto, postrior a 3 maio, mas uja rsposta não obr too o univrso (onorm lista publiaa no sit a DGAE a 10 aosto). Foram xluías 70 rspostas por não aprsntarm quaisqur aos sobr o sistma arquivo, intiiano apnas a ntia AFERIÇÃO DO UNIVERSO EXISTENTE E ABRANGIDO EM CADA ENTIDADE RESPONDENTE (QUESTÃO 4) Tno subjant a mia 15 a Rsolução n.º 12/2012, om a rsposta à qustão n.º 4 prtnias arir a prntam srviços obrto no âmbito aa ntia. D uma orma néria oi obrto quas na sua totalia o univrso as srtarias-rais. 21

22 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Univrso abranio m aa unia rsponnt 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 70% 50% SGPCM SGMC SGMDN SGMOPTC SGMF SGMAMAOT SGMAI SGMS SGMEID SGMSSS SGMJ SGMNE SGMEC Gráio 2 - Univrso abranio: Srtarias-rais Rlativamnt aos rstants oranismos (ORG), não rsponram a sta qustão 71 ntias (39%). 81 ntias airmaram qu obriam, om a sua rsposta, toos os srviços oraiamnt isprsos (45%). São iniaos 2646 srviços, sno obrtos plas rspostas st qustionário 1471 (56%). Para itos tratamnto oram onstituíos 5 intrvalos para rprsntação o rau obrtura o univrso abranio: Univrso obrto Intrvalo obrtura os srviços oraiamnt isprsos N.º ntias 0-25% % % % 9 100% 81 Não rsponu 71 Tabla 3 - Univrso abranio: rstants oranismos (ORG) Aprsntam-s suia os aos mais siniiativos rlativos ao rau obrtura parial as rspostas, tal omo iniao plas ntias: 22

23 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Ministério Entia N.º total srviços oraiamnt isprsos: N.º total srviços oraiamnt isprsos rsponnts: % obrtura: MAI Guara Naional Rpubliana MAMAOT Comissão Coornação Dsnvolvimnto Rional o Cntro ,7 MAMAOT Dirção Rional Ariultura Psas Lisboa Val o Tjo ,1 MAMAOT Dirção Rional Ariultura Psas o Alntjo MAMAOT Dirção Rional Ariultura Psas o Cntro 8 MAMAOT Dirção Rional Ariultura Psas o Nort ,9 MAMAOT Dirção-Gral Alimntação Vtrinária MAMAOT Instituto a Áua ,3 MAMAOT Instituto Finaniamnto a Ariultura Psas 1 0 MDN Dirção História Cultura Militar 3 MDN Marinha Portuusa ,5 MEC Esola Suprior Enrmam Lisboa 3 MEC Instituto Mtoroloia ,3 MEC Instituto Politénio Castlo Brano MEC Instituto Politénio Santarém MEC Instituto Politénio o Cávao o Av MEC Univrsia Lisboa MEC Univrsia Trás-os-Monts Alto Douro 20 MEE Autoria Surança Alimntar Eonómia MEE Autoria para as Coniçõs o Trabalho MEE Laboratório Naional Enria Goloia MF Inspção-Gral Finanças MJ Dirção-Gral os Srviços Prisionais ,1 MJ Dirção-Gral Rinsrção Soial MJ Instituto os Ristos o Notariao, I. P MSSS Casa Pia Lisboa, IP ,3 MSSS Funação INATEL ,4 MSSS Gabint Estratéia Planamnto MSSS Instituto a Surança Soial MSSS Instituto Gstão Finanira a Surança Soial, IP ,3 PCM Dirção Rional Cultura o Alarv PCM Dirção Rional Cultura o Cntro 2 1 PCM Dirção Rional Cultura o Nort PCM Instituto Gstão o Património Arquittónio Arquolóio PCM Instituto os Musus a Consrvação PCM Instituto Portuuês o Dsporto Juvntu Tabla 4 - Univrso abranio: taxa obrtura os rstants oranismos (ORG) 23

24 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Os Arupamntos solas as solas não arupaas iniam 2020 srviços oraiamnt isprsos, sno obrtos plas rspostas a st qustionário 1088 (54%). Para itos tratamnto as rspostas oram iualmnt onstituíos 5 intrvalos para rprsntação o rau obrtura o univrso: Univrso obrto Intrvalo obrtura os srviços oraiamnt isprsos N.º ntias 0-25% % 36 Cobrtura os srviços oraiamnt isprsos % % % 271 Não rsponu 236 Tabla 5 - Univrso abranio: Esolas % 26-50% 51-75% 76-99% 100% Não rsponu Gráio 3- Univrso abranio: Esolas 2.3 POLÍTICAS, RESPONSABILIDADE E PLANEAMENTO Com o onjunto qustõs suints ntra-s na part rrnt a polítias, rsponsabilias planamnto as ntias, rlativamnt aos sus sistmas arquivo RESPONSABILIDADE PELA COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO (QUESTÃO 5) Com a qustão n.º 5 prtnia-s arir a isprsão ou onntração a oornação o sistma arquivo aa ntia. Foram obtios os suints rsultaos: 24

25 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal N.º unias orânias (UO) oornaoras Coornação o o sistma arquivo SG ORG Esolas % N.º oorrênias % N.º oorrênias % N.º oorrênias 1 unia 31% 4 31% 56 63% unias 38% 5 20% 36 15% 95 3 unias 23% 3 14% 25 5% 30 4 unias 0% 0 13% 23 2% 15 5 unias 8% 1 19% 35 4% 24 Não xist UO rsponsávl 1% 1 1% 8 Não rsponu 3% 6 11% % % % 655 Tabla 6 - Coornaçao o sistma arquivo Os aos xpostos rvlam qu quanto maior o rau spialização, isto é, quanto maior a orintação à prstação srviços na ára arquivo, omo su no aso as srtarias-rais, maior a isprsão a oornação o rsptivo sistma arquivo (38% têm 2 unias oornaoras). Por outro lao, ntias mnor imnsão, omo as Esolas, parm onntrar st tipo oornação (63% airmam possuir 1 unia om stas unçõs). Dv-s aina tr m onsiração qu, qur nas SG, qur nos ORG, ra 1/3 as ntias (31%) possum uma únia unia oornaora o sistma ÁREAS DE RESPONSABILIDADE DAS UNIDADES/SERVIÇOS DE COORDENAÇÃO (QUESTÃO 6) Os srviços oornação onntram maioritariamnt a sua ativia na stão arquivos uso não orrnt m suport analóio. Invrsamnt, a stão rpositórios objtos iitais autêntios é as áras mnos assumias plos srviços, aprsntano os valors mais baixos. Nots qu xistm unçõs qu não são assuraas plas ntias rsponnts. Alumas SG não assumm unçõs Normalização proução instrumntos orintaors nm s rsponsabilizam pla Gstão o arquivo prinipal oumntos uso orrnt stas ntias. 25

26 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Áras rsponsabilia as unias/srviços oornação 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Normalização Apoio Gstão as Gstão o Gstão Gstão Gstão Gstão Gstão proução ténioarquivístio xpint prinipal storiais oumntos ltrónios inormação objtos ativias arquivo arquivos arquivos sistmas sistmas rpositório instrumntos oumntos oumntos uso não stão ltrónios iitais orintaors uso uso orrnt, m arquivo (SIE) autêntios* orrnt, morrnt m suport (SEGA) suport suport analóio analóio analóio SG ORG Esolas Gráio 4- Áras rsponsabilia as unias/srviços oornação Nas srtarias-rais, a oornação o sistma arquivo por mais uma ntia tua-s m razão o tipo suport. Nos asos m qu xistm uas unias orânias oornaoras, ralmnt uma narra-s a stão a oumntação m suport analóio outra o SEGA (m 15% as oorrênias), o SIE (m 8%) os rpositórios objtos iitais (m 23% os asos). Outro motivo iniao para a stão partilhaa o sistma riva a xistênia arquivos storiais nas irnts unias orânias/srviços. As rstants ntias (ORG), om uma prntam rspostas inriors às SG, monstram aluma isprsão no motivo para a partilha rsponsabilias. Sobrssai a ausênia oornação assoiaa à stão rpositórios objtos iitais m 70% os asos. As Esolas, qu omo vimos têm uma maior onntração na oornação o sistma arquivo, aprsntam iualmnt uma lvaa prntam ausênia rspostas (82%), sobrtuo no qu iz rspito à stão a inormação m suport iital, viniano maiors iiulas nss omínio. 26

27 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Normalização proução instrumntos orintaors Apoio ténioarquivístio Gstão as ativias xpint Gstão o arquivo prinipal oumntos uso orrnt, m suport analóio Gstão arquivos storiais oumntos uso orrnt, m suport analóio Gstão arquivos oumntos uso não orrnt, m suport analóio Gstão sistmas ltrónios stão arquivo (SEGA) Gstão sistmas inormação ltrónios (SIE) Gstão rpositório objtos iitais autêntios SG ORG Esolas 1 UO 92% 100% 92% 85% 46% 92% 69% 62% 8% 2 UO 0% 0% 0% 0% 15% 0% 15% 8% 23% 3 UO 0% 0% 0% 0% 8% 8% 0% 0% 0% 4 UO 0% 0% 0% 0% 8% 0% 0% 0% 0% 5 UO 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Não rsponu 8% 0% 8% 15% 23% 0% 15% 31% 69% 1 UO 55% 58% 66% 54% 40% 58% 34% 48% 26% 2 UO 13% 11% 11% 11% 9% 13% 7% 9% 2% 3 UO 4% 4% 4% 6% 5% 5% 2% 3% 2% 4 UO 3% 1% 3% 3% 5% 4% 0% 1% 0% 5 UO 2% 1% 3% 5% 8% 3% 1% 4% 1% Não rsponu 23% 23% 25% 14% 21% 32% 18% 57% 35% 70% 1 UO 53% 44% 71% 60% 43% 50% 17% 28% 16% 2 UO 6% 5% 5% 6% 4% 6% 1% 5% 2% 3 UO 1% 2% 1% 0% 1% 1% 0% 1% 0% 4 UO 1% 0% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 0% 5 UO 1% 0% 0% 1% 1% 1% 0% 0% 0% Não rsponu 38% 38% 49% 22% 32% 50% 41% 82% 66% 82% Tabla 7 - Áras rsponsabilia as unias/srviços oornação DOCUMENTOS FORMAIS QUE EXPRESSAM A RESPONSABILIDADE RELATIVA AO SISTEMA DE ARQUIVO (QUESTÃO 7) A rsponsabilia rlativa ao sistma arquivo nontra-s ormalmnt xprssa m iploma orânio m toas as srtarias-rais. Esta prntam rs para 46% as rspostas quano nos rrimos aos rstants oranismos a Aministração Cntral (ORG) para 22% no aso as Esolas, sno qu 34 ORG 161 Esolas não rsponram a sta qustão. 27

28 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Doumntos ormais m qu s nontra xprssa a rsponsabilia rlativa ao sistma arquivo 100% 80% 60% 40% 20% 0% Diplomas orânios Rulamnto publiao m "DR" Rulamnto intrno Dspaho intrno Outros SG ORG Esolas Gráio 5 - Doumntos ormais m qu s nontra xprssa a rsponsabilia rlativa ao sistma arquivo Doumntos ormais nos quais s nontra xprssa a rsponsabilia rlativa ao sistma arquivo SG ORG Esolas Diplomas orânios Rulamnto publiao m "DR" Rulamnto intrno Dspaho intrno Outros % 31% 46% 23% 15% % 19% 21% 23% 21% % 29% 23% 15% 23% Tabla 8 - Doumntos ormais m qu s nontra xprssa a rsponsabilia rlativa ao sistma arquivo CAMPOS DE INTERVENÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO CUJA RESPONSABILIDADE FORMAL NÃO ESTEJA CLARAMENTE ATRIBUÍDA OU LACUNAS E INCOERÊNCIAS NA DEFINIÇÃO DO SISTEMA (QUESTÃO 8) As ntias rsponnts apontam pouos ampos intrvnção uja rsponsabilia não stja ormalmnt atribuía, ou qu aprsnt launas ou inorênias. Not-s aina qu pouo mais 20% as SG os ORG rsponram a sta qustão. Campos intrvnção o sistma arquivo uja rsponsabilia ormal não stja laramnt atribuía ou launas inorênias na inição o sistma SG ORG Esolas % Oorrênias % Oorrênias % Oorrênias Não atribuição 8% 1 12% 22 2% 12 Launas 8% 1 5% 10 2% 13 Inorênias 8% 1 4% 7 0% 2 28

29 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Campos intrvnção o sistma arquivo uja rsponsabilia ormal não stja laramnt atribuía ou launas inorênias na inição o sistma SG ORG Esolas % Oorrênias % Oorrênias % Oorrênias Não rspon 77% 10 78% % 628 Total 100% % % 655 Tabla 9 - Campos intrvnção o sistma arquivo uja rsponsabilia ormal não stja laramnt atribuía ou launas inorênias na inição o sistma Doumntos m qu oram inios, para , objtivos rlativos ao sistma arquivo (qustão 9) Pouas ntias azm onstar objtivos rlativos ao sistma arquivo na Carta missão os irints a ntia, sno, toavia, staar qu 31% as SG assinalam st tipo oumnto. O QUAR aprsnta uma prntam liiramnt suprior. Em 92% as oorrênias, nas SG, xistm objtivos insrios m planos ativias. As ntias oam-s mais na iha objtivos iniviuais (92% para as SG, 51% para os ORG 32% para as Esolas). 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Tipo oumntos m qu oram inios, para , objtivos rlativos ao sistma arquivo Carta Missão QUAR Plano Ativias Doumnto spíio om objtivos unia orânia Fiha objtivos iniviuais Outros SG ORG Esolas Gráio 6 - Tipo oumntos m qu oram inios, para , objtivos rlativos ao sistma arquivo SG Tipo oumntos m qu oram inios, para , 2012, objtivos rlativos ao sistma arquivo Carta Missão QUAR Plano Ativias Doumnto spíio om objtivos unia orânia Fiha objtivos iniviuais Oorrênias Outros % 31% 54% 92% 54% 92% 8% ORG Oorrênias

30 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Tipo oumntos m qu oram inios, para , 2012, objtivos rlativos ao sistma arquivo Esolas Carta Missão QUAR Plano Ativias Doumnto spíio om objtivos unia orânia 30% Fiha objtivos iniviuais Outros % 2% 12% 45% 30% 51% 21% Oorrênias % 0% 0% 10% 12% 32% 12% Tabla 10 - Tipo oumntos m qu oram inios, para , objtivos rlativos ao sistma arquivo Mantém-s a tnênia para uma prntam iminuta rsposta nas Esolas (33%). É assinalar qu uma lvaa prntam SG az onstar os objtivos m mais o qu um tipo oumnto ormal. D ralçar aina qu m 10% os ORG não stão inios objtivos rlativos ao sistma arquivo m qualqur oumnto planamnto. Nas Esolas, 52% stas ntias onntra num únio oumnto a inição objtivos. N.º oumntos m qu oram inios, para , objtivos rlativos ao sistma arquivo SG ORG Esolas Oorrênias % Oorrênias % Oorrênias % 0 oumntos 0 0% 16 10% 37 6% 1 oumnto 1 8% 62 39% % 2 oumntos 3 23% 43 27% 43 7% 3 oumntos 3 23% 32 20% 14 2% 4 oumntos 3 23% 5 3% 3 0% 5 oumntos 3 23% 0 0% 0 0% N.º rspostas % % % Não rsponram 0 0% 24 13% % Tabla 11 - N.º oumntos m qu oram inios, para , objtivos rlativos ao sistma arquivo PROJETOS EM CURSO NO AMBITO DO SISTEMA DE ARQUIVO (QUESTÃO 10) A Aministração rvla um lvao númro projtos m urso (1078). Nas SG staam-s os projtos Dsrição /ou iitalização oumntação uso não orrnt (21%), suios os asos Avaliação oumntação aumulaa (18%). 30

31 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Dstaa-s no âmbito os rstants oranismos (ORG) os projtos Dinição sistma inormação ltrónios (SIE), om vista à sua implmntação/mlhoria (19%). Os projtos rlativos à Elaboração Portaria stão oumntos sm star aoro om a MEF são os qu aprsntam valors mais ruzios. As mais tipoloias projto aprsntam alum quilíbrio ntr si, inlusiv a Dinição polítias proimntos (10%). As Esolas aompanham a tnênia os ORG staano a Dinição sistma inormação ltrónios (SIE), om vista à sua implmntação/mlhoria (23%).Est tipo projtos, omparativamnt aos qu visam a Dinição SEGA, aprsnta valors mais lvaos m toas as ntias, xtuano nas SG. Númro projtos m urso no âmbito o sistma arquivo Dsrição /ou iitalização oumntação uso não orrnt Avaliação oumntação aumulaa Elaboração PPD Elaboração PGD (sm star aoro om a MEF) Elaboração PGD ( aoro om a MEF) Elaboração PC (sm star aoro om a MEF) Elaboração PC ( aoro om MEF) Miroilmam /ou iitalização oumntação uso orrnt Dinição SIE Dinição SEGA Dinição polítias proimntos 0% 5% 10% 15% 20% 25% SG ORG Esolas Gráio 7 - Númro projtos m urso no âmbito o sistma arquivo 31

32 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Númro projtos m urso no âmbito o sistma arquivo SG ORG Esolas % N.º projtos m urso % N.º projtos m urso % N.º projtos m urso Dinição polítias proimntos 14% 11 10% 60 15% 57 Dinição sistma ltrónio stão arquivo (SEGA), om vista à sua implmntação/mlhoria Dinição sistma inormação ltrónios (SIE), om vista à sua implmntação/mlhoria 9% 7 9% 52 6% 25 6% 5 19% % 90 Miroilmam /ou iitalização oumntação uso orrnt 5% 4 11% 65 10% 39 Elaboração Plano lassiiação ( aoro om a Marostrutura unional - MEF) 10% 8 11% 65 6% 24 Elaboração Plano lassiiação (sm star aoro om a MEF) 2,4% 2 4% 24 6% 22 Elaboração Portaria stão oumntos (om squma lassiiação aoro om a MEF) Elaboração Portaria stão oumntos (om squma lassiiação sm star aoro om a MEF) 9% 7 7% 41 2% 7 0% 0 3% 17 3% 11 Elaboração Plano prsrvação iital (PPD) 2,4% 2 5% 31 3% 12 Avaliação oumntação aumulaa 17,2% 14 11% 69 12% 45 Dsrição /ou iitalização oumntação uso não orrnt 21% 17 10% 61 10% 38 Outros 5% 4 2% 10 5% 19 Total projtos N.º rspostas 16% 13 27% % 294 Não rsponram 0% 0 3% 17 93% 361 Tabla 12 - Númro projtos m urso no âmbito o sistma arquivo Toas as srtarias-rais têm projtos m urso no âmbito o sistma arquivo. No lao oposto, 468 Esolas (71%) 28 as rstants ntias a Aministração Cntral (ORG) (15%) não snvolvm qualqur projto nsta ára. Númro projtos por ntia N.º projtos N.º ntias SG ORG Esolas

33 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Númro projtos por ntia N.º projtos N.º ntias SG ORG Esolas Tabla 13 - Númro projtos por ntia RECURSOS FINANCEIROS AFETOS À GESTÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO DA ENTIDADE E DOS ARQUIVOS QUE SE ENCONTRAM SOBRE SUA RESPONSABILIDADE DIRETA, EM 2011 (QUESTÃO 11) A tipoloia qu aprsnta maior númro rspostas é a a Dspsa om rursos humanos, mais ailmnt mívl. A tipoloia qu aprsnta valors mais lvaos é a a Dspsa om aquisição /ou snvolvimnto sistmas inormação ltrónios (SIE). Ests valors vrão sr viamnt ponraos tno m atnção o ruzio númro rspostas, m aluns asos, provavlmnt a mnor qualia os aos ornios. 33

34 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Rursos inaniros atos à stão o sistma arquivo a ntia os arquivos qu s nontram sobr sua rsponsabilia irta, m % 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% SG ORG Esolas Gráio 8 - Rursos inaniros atos à stão o sistma arquivo a ntia os arquivos qu s nontram sobr sua rsponsabilia irta, m 2011 Rursos inaniros atos à stão o sistma arquivo a ntia os arquivos qu s nontram sobr sua rsponsabilia irta, m 2011 b) Dspsas om rursos humanos a ntia atos maioritariamnt à stão ao unionamnto o sistma arquivo: ) Dspsas om aquisição /ou snvolvimnto sistmas ltrónios stão arquivo (SEGA): ) Dspsas om aquisição /ou snvolvimnto sistmas inormação ltrónios (SIE): ) Dspsas om o arrnamnto spaços armaznamnto* oumntação uso não orrnt, m suport analóio: N.º rsposta SG ORG Esolas Montant % N.º rsposta ,82 22% ,50 15% ,93 40% ,67 7% 75 Montant % , , , ,27 N.º rsposta 25% 176 6% % 223 Montant % , , ,61 40% 5% 20% 7% ,00 0% 34

35 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal Rursos inaniros atos à stão o sistma arquivo a ntia os arquivos qu s nontram sobr sua rsponsabilia irta, m 2011 ) Dspsas om a aquisição quipamnto para instalação* oumntação m suport analóio: ) Dspsas om a aquisição quipamnto para armaznamnto a inormação iital: h) Dspsas om a implmntação stratéias prsrvação iital: i) Dspsas om a aquisição quipamnto para miroilmam /ou iitalização oumntos arquivo*: j) Dspsas om transrênias oumntação: k) Dspsas om insourin* armaznamnto inormação/oumntação, inpnntmnt o su suport: l) Dspsas om insourin srviços na ára stão a inormação/oumntação (x.: laboração instrumntos para a ntia, proução sriçõs, iitalização): m) Dspsas om outsourin* armaznamnto oumntação m suport analóio: n) Dspsas om outsourin armaznamnto inormação/oumntação arquivo m suport iital: o) Dspsas om outsourin para a laboração instrumntos stão oumntos (x. Planos lassiiação, Portaria stão oumntos, Rlatório avaliação* oumntação aumulaa, Plano prsrvação iital): p) Dspsas om outsourin miroilmam /ou iitalização oumntação uso orrnt: q) Dspsas om outsourin srição /ou iitalização oumntação uso não orrnt: N.º rsposta SG ORG Esolas Montant % N.º rsposta Montant % N.º rsposta ,80 0% ,32 2% ,66 0% ,40 3% 177 Montant % , ,44 3-0% ,16 3% ,62 0% 3-0% ,07 1% , ,62 0% ,01 1% ,00 0% ,00 2% ,96 0% ,00 0% ,40 2% ,20 0% ,00 0% ,43 6% ,15 2% ,00 0% ,90 0% ,46 1% ,83 1% ,00 3% ,03 1% ,00 0% 3-0% ,82 1% 152 0,00 0% ,00 2% ,90 0% ,00 0% Outro , ,73 Total N.º rspostas , Não rsponram , ,84 Tabla 14 - Rursos inaniros atos à stão o sistma arquivo a ntia os arquivos qu s nontram sobr sua rsponsabilia irta, m % 11% 11% 5% 35

36 Situação arquivístia o Estao ACE. Qustionário 2012 Rlatório inal RECURSOS HUMANOS AFETOS À GESTÃO E AO FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE ARQUIVO E FORMAÇÃO QUE TIVERAM NO DOMÍNIO DA ARQUIVÍSTICA, EM 2011 (QUESTÃO 12) Nsta qustão, aprsntaram-s quatro atorias proissionais atribuino a aa uma las três tipos ormação. Soliitou-s a iniação o valor total por atoria valors rlativos ao tipo ormação, quano xistnt. No qu iz rspito à istribuição os rursos humanos por atoria proissional é assinalar a isparia ntr os istintos rupos: nas SG prominam os ténios supriors (55%), na rstant Aministração Cntral (ORG) (50%) nas Esolas (76%) prominam os assistnts ténios, sno qu nos ORG aina s nontra uma prntam assinalávl ténios supriors (24%). 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Rursos humanos maioritariamnt atos à stão ao unionamnto o sistma arquivo, m 2011 Ténio suprior Assistnt ténio Assistnt opraional Outro SG ORG Esolas Gráio 9 - Rursos humanos maioritariamnt atos à stão ao unionamnto o sistma arquivo, m 2011 Rursos humanos maioritariamnt atos à stão ao unionamnto o sistma arquivo, m 2011 SG ORG Esolas % N.º total % N.º total % N.º total Ténio suprior 55% 36 24% 142 2% 47 Assistnt ténio 32% 21 50% % 1527 Assistnt opraional 8% 5 16% 96 17% 345 Outro 5% 3 11% 65 4% 85 36