Índice. Introdução 6 Configuração mínima para utilização do Contábil Phoenix 6 Como baixar os sistemas da internet 6

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1 CONTÁBIL PHOENIX

2 Índice Introdução 6 Configuração mínima para utilização do Contábil Phoenix 6 Como baixar os sistemas da internet 6 Processo para Download : 7 Principais botões do Contábil Phoenix: 8 Calculadora 8 Atalhos úteis: 8 Menu Cadastro 9 Das Empresas: 9 Ficha Geral 9 Ficha Escrita 9 Ficha Cont: 10 Razão Social Completa: 11 Responsáveis pela Empresa: 11 Contadores: 11 Usuários e Senhas: 11 Alteração de Senhas: 11 Plano de Contas: 12 Cadastrando um novo Plano de Contas: 12 Cadastrando novas Contas: 12 Configurações Complementares ao Plano de Contas. 13 Plano referencial SPED: 13 Apuração dos Impostos Integrados da Escrita: 14 DOAR: 14 DVA- Demonstração do Valor Adicionado. 14 DRE Modelo 1: 14 DRE Modelo 3: 14 DIPJ: 15 Análise Contábil: 15 Mutações do Patrimônio Liquido: 15 Custo das Mercadorias Vendidas: 16 DFC Demonstração do Fluxo de Caixa: 16 Encerramento do Exercício: 17 Destinação do Lucro: 17 Histórico Padrão: 17 Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 2

3 Lançamentos automáticos: 18 Saldos Anteriores Movimentação 18 Conta contábil: 18 Conciliação: 19 Moedas: 19 Índices 19 Termos 20 Abertura / encerramento 20 Responsabilidades 20 Responsabilidades por Empresa 20 Feriados 20 Feriados Municipais e Bancários Excepcionais: 20 Fornecedores 21 Montar fila de Impressão 21 LANÇAMENTOS 21 Lançamentos Mensais Constantes 21 Lançamentos Contábeis: 21 Lançamento Simples: 21 Lançamento Múltiplos Simples 22 Lançamentos Múltiplos X Múltiplos: 22 Verificador de Diferenças 23 Verificador de contas dos Lançamentos: 23 Verifica rateios por centro de custos: 23 Bloquear Mês 24 CÓPIAS: 24 Restaurar mês: 24 Funções do botão CONSULTAR: 24 Ficha saldos: 25 Ficha Saldos Por Conta/Conciliação : 25 Menu Centro de Custos: 25 Plano de Contas por Centro de Custos: 25 FORMA DE VINCULAR O PLANO DE CENTRO DE CUSTO AO PLANO DE CONTAS: 26 DRE por centro de Custo. 26 Saldos Anteriores Movimentação 27 Lançamento entre centros de custo. 27 Relatórios 27 Ativo Imobilizado 29 Cadastro do Grupo de bens: 29 Locais de Bens: 30 Cadastro de Bens do Ativo: 30 Consórcio: 31 Leasing: 31 Depreciação acelerada 32 Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 3

4 Baixa de bens: 32 Integração do Ativo Imobilizado: 33 Relatórios Ativo 33 LALUR 35 Configurações 35 Históricos LALUR Parte A: 35 Configurar lançamentos finais do LALUR: 35 Códigos para Lançamento da Parte B: 36 Código de DARF: 36 Lançamentos LALUR/CSLL: 36 Parte A 36 Parte B 37 Prejuízo Fiscal: 37 Base Negativa 37 Controle de Suspensão/ Redução: 37 Relatórios LALUR/ CSLL 38 Parte A 38 Parte B 38 Apuração LALUR 39 DARFS 40 LALUR/ Integração 41 Gerar lançamentos LALUR: 41 Manual LALUR: 41 Processamentos: 41 Renumera Lançamentos Contábeis 41 Apurar CMV/ RCM 42 Apuração dos Impostos Escrita 42 Consolidação Matriz/ Filiais 42 Empresas OPS GERAÇÂO XML 43 Arquivos Magnéticos 44 IN Portaria 58: 44 SPED Contábil - Arquivo Digital ECD: 44 FCONT: 45 Controle de Saldos: 45 Controle de Rotinas: 45 Bloquear mês 45 Encerramento do Período 46 Lucros / prejuízos Acumulados 46 Processar DOAR 46 DVA: Demontração do Valor Adicionado: 47 DFC: Demontração do Fluxo de Caixa: 47 Apuração DIPJ 47 Análise das demonstrações Contábeis 47 Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 4

5 Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido 47 Notas explicativas: 48 Transportar Saldo p/ Próximo Exercício 48 Relatórios: 48 Parametrizar Imprimir Diário Completo 49 Balancete de Verificação: 49 Razão Analítico 50 Selecionar Contas: 51 Diários: 51 Demonstração de Resultado do Exercício: 51 Balanço de Abertura 52 Balanço Patrimonial 52 Livro Caixa: 53 Fluxo Financeiro: 54 Conferência de Lançamentos: 54 Demonstração de Despesas e Receitas: 54 Conciliar Contas: 54 Balancete de verificação TXT: 55 Gráficos: 55 Auxiliar 55 Ativar Empresa: 55 Controle de Impressão: 56 Integrações: 56 Integrar Escrita Fiscal/ Folha de Pagamento / DARF e Gescon: 56 Reorganização de Saldos: 57 Reorganizar Saldos do Ativo Imobilizado: 57 Controle Manual das Integrações 58 Restaurar Backup Automático: 58 Importação de Dados: 58 Imprimir Arquivo Texto Matricial 59 Ajuda 59 Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 5

6 Introdução O Sistema Contábil Phoenix tem a finalidade de atender às necessidades legais do Escritório Contábil em relação à Contabilidade, inclusive com relação as normas da ANS. Esse gerenciamento é composto de rotinas tais como todos os relatórios obrigatórios pela legislação de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, e a ANS. gera também relatórios auxiliares e gerenciais, como relatórios de análise contábil, relatórios por Centro de Custo, Gráficos, bem como os arquivos magnéticos exigidos pela Legislação Federal. O sistema Contábil Phoenix trabalha integrado com outros sistemas da linha Phoenix, buscando os lançamentos automaticamente por integração, sem a necessidade de re-trabalho. Temos também a opção de importar arquivos textos de outros sistemas, se adequarmos os mesmos ao nosso Lay Out de Importação disposto para impressão. Através dessa rotina podemos importar Planos de contas, Cadastro de empresas, histórico padrão, lançamentos contábeis, arquivo de bens, lançamentos por centro de custo. O Sistema Contábil Phoenix pode ser utilizado tanto por escritórios contábeis, onde há uma diversidade de tipos de empresas, como por empresas que fazem sua própria contabilidade. Configuração mínima para utilização do Contábil Phoenix Contábil Processador 600Mhz 128Mb de memória Win98 Contábil Processador 800Mhz 256Mb de memória 2000 / XP - Trabalhar utilizando como protocolo de comunicação o TCP/IP no caso de uma rede ponto-a-ponto com endereços fixo. - Devido ao fato do NetBeui trabalhar com Broadcasting retirar das configurações da rede de todas as máquinas este protocolo. - Verificar se existe em todas as máquinas a placa de rede modelo RTL8029, caso exista entrar na página do fabricante e fazer download do driver para atualização, pois com o driver original que vem com a placa o time out de acesso é pequeno podendo gerar erros e até mesmo corromper dados (apenas para Win98). - Em uma rede ponto-a-ponto não utilizar mais que 8 computadores na rede. - As configurações de vídeo tem que ser no mínimo 256 cores e 800 x 600 de resolução. - Deixar as fontes de vídeo como fontes pequenas. - O nome do servidor não pode conter caracteres especiais como *.- / espaço pois influenciam no desempenho do sistema na criação de arquivos. - Os terminais devem estar com as unidades Mapeadas. - A pasta de instalação do sistema não pode estar mapeada diretamente, deve-se mapear o C:do Servidor ou uma pasta qualquer e fazer a instalação dentro desta pasta. Como baixar os sistemas da internet Ao entrar na área de clientes após digitar o código e senha o Sr. Pode salvar as instalações sem ter a necessidade de entrar novamente, como mostra a tela abaixo. Seguindo o exemplo acima a instalação do G5 tem 5 discos, porém para diminuir o tamanho dos arquivos, compactamos em 3 partes para que o processo de Download seja mais rápido. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 6

7 Processo para Download : 1- Entrar na área de clientes e digitar o código sem o dígito. 2- Selecionar o sistema no qual vai fazer o download. (Ao clicar no arquivo será aberto uma tela como a tela abaixo) 3- Ao clicar em salvar será aberta uma tela para indicar o local onde será salvo o arquivo. 4- Fazer o processo para todos os arquivos do programa selecionado, salvando todos no mesmo local. 5- Após fazer o download, entrar no local onde foi salvo e clicar duas vezes sobre cada arquivo salvo. 6- Será aberto uma tela com algumas instruções, onde mostra a versão do sistema e local onde será descompactado a instalação, como a tela abaixo. 7- Clique em OK 8- Após este processo será criado dentro da pasta Phoenix uma pasta de acordo com o sistema que foi feito o Download, por exemplo o Contábil e dentro desta pasta estará os arquivos de instalação, instalar.exe, instalar.w02, etc. Estes arquivos podem se copiados para disquete ou instalados diretamente. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 7

8 Principais botões do Contábil Phoenix: Para ativarmos uma empresa sem precisar sair da tela. Para apagarmos um cadastro ou lançamento. Para acharmos um cadastro ou lançamento. Para gravarmos um cadastro ou lançamento. Para inserirmos um novo registro. Para pesquisarmos por Apelido, Razão Social, CNPJ, número de N.F., UF, etc. onde selecionamos o item a ser pesquisado, digitamos a frase contida no texto e teclamos Ctrl+seta para baixo para ir ao próximo registro e Ctrl+seta para cima para ir ao registro anterior. Usando Ctrl+seta para direita ou Ctrl+seta para esquerda iremos ao início ou ao final do registro selecionado. Para sairmos da tela. Para irmos ao primeiro registro. Para irmos ao registro anterior. Para irmos ao registro seguinte. Para irmos ao último registro. Seta amarela > Para visualizarmos as opções de cadastramento. Seta vermelha > Para abrirmos a tela de cadastramento. Calculadora - Todas as telas com campos de digitação de valor, com o comando F12, a calculadora é acionada. Após efetuarmos o cálculo, teclando F12 novamente, o resultado retorna para o campo do valor. Atalhos úteis: Em quase todas as rotinas do sistema, temos atalhos para agilizar a digitação e processos. Verificar em todas as telas, as letras sublinhadas devem digitadas conjuntamente com o comando, para executar o comando que o botão indicar. EX: Gravar, a letra sublinhada é o G. Com o comando Alt+G, gravamos a rotina que estiver sendo executada. Na barra de ferramentas do sistema temos atalhos para as principais rotinas do sistema, são eles respectivamente: - Ativar Empresa, Selecionar dados do Escritório, Lançamento automático, Saldo Inicial/ Movimento atual, Lançamentos contábeis, Cadastro de bens, Lançamentos Parte A e Lançamentos Parte B(LALUR e Livro de Apuração da CSLL), Balancete de verificação, Razão Analítico, Balanço Patrimonial, DRE, Controle de Suspensão e Redução, controle de rotinas, Controle de Impressão, Assistente de Operações e Sair. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 8

9 Menu Cadastro Das Empresas: Nesta tela deve ser cadastrado os dados das empresas; a mesma está subdividida em três fichas; a saber: GERAL, ESCRITA, CONT. Os dados cadastrados na Ficha GERAL pertencem a todos os Sistemas da linha PHOENIX.Com um clique no botão direito do mouse, poderemos habilitar/ desabilitar as fichas abaixo. Ficha Geral Campo Apelido Será criado um apelido numérico ou alfanumérico para cada empresa, com no máximo 8 caracteres. ATENÇÂO: Não pode haver caracteres especiais ou espaços no apelido. É oportuno lembrar que uma vez definido o apelido da empresa este não poderá ser alterado, pois, o sistema gera os arquivos de banco de dados pelo apelido. Preencher a Razão Social da Empresa. No campo Apelido Matriz, informar o apelido da empresa Matriz, no caso de estar cadastrando uma empresa Filial, para que seja possível consolidar os lançamentos da mesma com os lançamentos da Matriz. Deixar esse campo em branco no cadastro da Matriz ou de empresa única. Os campos cadastrais seguintes são autoexplicativos, sendo necessário buscar as informações nos documentos oficiais da empresa. Inic.Atv. : Início de Atividade da Empresa. Data Reg.: Data de Registro no NIRC / Cartório de PJ Opç.Iss S.: Caso a empresa aderir ao convênio municipal de arrecadação do ISS pelo sistema simplificado devemos informar a data da opção. Opc ICMS S: Não é obrigatório preencher este campo. Distr.L. Pres.: Esse campo deve ser preenchido pelas empresas que fazem a Distribuição de Lucros Pelo Jr. Phoenix. Clicaremos na seta amarela ou pressionaremos CTRL+ENTER para informarmos como será distribuído o lucro dos sócios. Tipo Irpj: Clicaremos na seta vermelha ou pressionaremos CTRL+ENTER e cadastraremos o tipo de empresa perante o IRPJ, onde informaremos a data e o tipo de opção do Regime. A Opção 0 (Zero) - Nenhuma, deve ser preenchida para as Empresas LUCRO REAL, pois as informações para essas empresas devem ser preenchidas na Ficha CONT. Cap. Soc.: Clicaremos na seta vermelha ou pressionaremos CTRL+ENTER para cadastrarmos a data e o valor do Capital Social. Os campos referentes ao RESPONSÁVEL são desobrigados para o contábil Phoenix. O Sistema busca a informação dos mesmos do cadastro de responsáveis. Ficha Escrita Os campos abaixo serão necessários p/ integração da Escrita Fiscal com o sistema CONTÁBIL PHOENIX. Campo Tipo Caixa: Neste campo selecionaremos o tipo de integração com a escrita fiscal: 1- Tipo caixa - integração com o Livro Caixa no sistema JR PHOENIX. 2- Contabilidade integração com a Contabilidade no sistema CONTABIL PHOENIX. Campo Pl Contas Integ: Neste campo selecionaremos: 1- Plano de Contas Geral: Se na contabilidade o plano de contas for único para todas as empresas. 2- Plano de Contas Individual: Se o Plano de Contas for específico para uma determinada empresa. Método de Contabilização: Neste campo selecionaremos: 1- Sintético: Se o usuário utilizar uma única conta analítica para contabilização dos fornecedores e uma conta para clientes. 2- Analítico: Se a contabilização for individual; uma conta para cada fornecedores/ clientes. Os outros campos dessa ficha se refere às informações necessárias ao sistema de escrita fiscal: G5 PHOENIX. Pis / Cofins não cumulativo: Essa informação é muito importante para que o sistema faça corretamente o cálculo desses tributos para a Empresa. Deve ser selecionado: O Para não enquadrado e 1- para Enquadrado. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 9

10 Ficha Cont: Nesta tela incluir as informações que definirão a forma dessa empresa operar no sistema e apurar seus impostos, bem como informações necessárias para a DIPJ. No campo Pl. de Contas Contábil: clicando na seta vermelha ou dando o comando Ctrl+Enter no campo, abre a tela para informar a partir de qual ano será usado determinado plano de contas para a empresa. Nessa sub-tela que deve abrir, informar o ano, selecionar no combo o número do Plano, clicar em Ok para vincular o Plano a empresa, e sair para continuar a preencher os outros dados de cadastro. No campo Tipo de empresa para efeito de cálculos: Informar a forma de apuração dos Impostos da Empresa e/ Tipo de Tributação para informação da DIPJ. Temos os seguintes tipos: 0- Nenhuma: Para as empresas optantes pelo LP ou Simples. No caso desse tipo de empresa o encerramento é liberado de acordo com a necessidade do usuário, já que a finalidade do encerramento é definir os períodos de apuração de Imposto, e como os impostos desse tipo de empresa não são calculados pelo Contábil Phoenix. O Usuário pode definir o encerramento como Mensal, Trimestral ou Anual, lembrando que a função do encerramento é transferir os saldos das contas de resultado para o Patrimônio Líquido. 1 Lucro Real: Para as empresas optantes pelo Lucro Real Trimestral O Sistema vinculará automaticamente o encerramento como Trimestral, pois a Tributação LUCRO REAL TRIMESTRAL é definitiva a cada trimestre, devendo após todos os procedimentos do trimestre encerrá-lo, antes de apurar os impostos do período seguintes, para que os valores não estejam acumulados, pois cada trimestre deve ser apurado individualmente. 2- LR Corretora de Seguros: Para as empresas LR Corretora que apuram o Imposto pelo Lucro Real trimestralmente. Atualmente o cálculo é igual ao LR Trimestral, mais como o sistema permite fazer contabilidade de períodos retroativos, temos as duas opções, pois em anos anteriores as alíquotas eram diferentes para esse tipo de empresa. O Encerramento é determinado automaticamente como trimestral. 3- Estimativa: Para as empresas optantes pelo Lucro Real Anual, que recolhem o imposto mensalmente por Estimativa, ou por balanço de Redução, ou Suspensão. Automaticamente o encerramento é anual, pois a tributação só é definitiva anualmente, os impostos recolhidos mensalmente, tratam-se de antecipação do Imposto. 4- Estimativa Corretora de Seguros: Para empresas Corretoras de seguros que optarem pelo Lucro Real Anual, que recolhem os impostos por Estimativa ou por Balanço de Redução ou Suspensão. O Encerramento nesse caso também é anual automaticamente. 5- Imunes: O tipo de encerramento fica liberado, de acordo com necessidade do cliente de apurar a CSLL, se trimestral, anual, ou desobrigado. Quando desobrigada, o usuário poderá optar por qualquer um dos tipos, lembrando que o encerramento transfere os saldos das contas de resultado para o patrimônio Líquido. 6- Isentas- O tipo de encerramento também fica liberado de acordo com necessidade do cliente de apurar a CSLL, se trimestral, anual, ou desobrigada. Quando desobrigada, o usuário poderá optar por qualquer um dos tipos, lembrando que o encerramento transfere os saldos das contas de resultado para o patrimônio Líquido. O Campo Atividade Rural deve ser checado apenas nos casos das Empresas com esse tipo de Atividade, pois a forma de Compensação de Prejuízos Acumulados na Apuração do Lucro Real é diferente nesses casos. O Campo Pequeno Porte: Deve ser informado para as empresas Lucro Real Anual prestadora de serviços que deveriam recolher o IRPJ a 32%, e tem o benefício de reduzir a Alíquota para 16% por não ultrapassar o faturamento anual permitido, para que o sistema faça o Cálculo do IRPJ por estimativa corretamente.. -Optante ao RTT: Essa opção ficará habilitada apenas para as empresas Lucro Real trimestral ou anual, tipo de empresa para cálculo 1,2,3 e 4. Se a empresa for optante ao RTT a empresa será obrigada a entrega do FCONT, por isso é necessário indicar a opção no cadastro da empresa. Qualificação Pessoa Jurídica (DIPJ) Esse campo deve ser informado para as empresas do Tipo 1 ao 4, com a qualificação correspondente a empresa que deve ser informada na DIPJ. Tipo Entidade (DIPJ): Esse campo deve ser informado para as empresas do tipo 5 e 6, com o tipo de entidade correspondente a essa empresa que deve ser informada na DIPJ. - Contador responsável: Clicando na seta à direita, podemos selecionar um contador previamente cadastrado para a empresa. Se clicarmos na seta vermelha à esquerda, o sistema abre a tela de cadastro de contadores, caso tenhamos a necessidade de cadastrar algum contador para informar no cadastro da empresa, sem a necessidade de sair da tela. - Informações de Registro da Constituição da Empresa: As informações gravadas nesses campos são obrigatórias para a impressão do Termo de Abertura e Encerramento dos Livros Contábeis e geração do SPED Contábil. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 10

11 Razão Social Completa: Esse campo destina-se ao preenchimento da Razão Social Completa para que a mesma saia nos relatórios obrigatórios da empresa. No cadastro o campo Razão Social comporta apenas 38 caracteres, e não pode ser alterado, devido aos nossos sistemas gerarem integrações para outros sistemas, tipo DIPJ, GIA, DCTF, RAIS, devendo obedecer ao Lay Out estipulado pelos mesmos. Responsáveis pela Empresa: Nesta tela, cadastrar todos os Responsáveis pela empresa, com exceção do Contador. Se o sócio da Empresa for Pessoa Jurídica, marcar essa opção para que o sistema imprima o CNPJ ou CEI no campo de assinaturas desse sócio. Os campos são autoexplicativos. Para definir quais sócios assinam os relatórios contábeis, é necessário checar a opção: Assina relatórios contábeis. Selecionar no campo Qualificação do Assinante o código correspondente para que seja possível gerar a ECD (Escrituração Contábil Digital), quando necessário. Todos os sócios que assinam relatórios contábeis devem informar esse campo. Ordem de assinatura: Esse campo destina-se a definir em qual ordem será apresentada a assinatura do sócio nos relatórios contábeis. Contadores: Nesse campo cadastrar os dados dos Contadores da Empresa. O Campo Frase de Assinatura do Contador é destinado a qual a qualificação do mesmo, como: Contador, Contadora, Técnico Contábil, ou qualquer outra nomenclatura aceita. O Campo Tipo assinatura deve ser selecionado para identificar o Tipo de Registro do mesmo, se Técnico Contábil (TC) ou Contador (CT). O Campo Ordem de assinatura serve para indicar se desejamos que a assinatura do contador seja impressa antes ou depois das assinaturas dos sócios da Empresa. Após cadastrarmos todos os contadores do escritório, selecionamos na parte de baixo da tela, quais empresas cada um será responsável. Caso um único contador seja responsável por todas as empresas, podemos clicar no botão Marcar todas para atribuir a esse contador a responsabilidade pela Contabilização de todas as empresas. Usuários e Senhas: Esse item permite ao responsável pela empresa, cadastrar senhas e definir acessos aos sistemas da linha Phoenix. As orientações de como cadastrá-las, se encontra no Menu Cadastro, item Controle de Acessos (usuários e senhas), clicando em Explicações. Alteração de Senhas: Nessa rotina o sistema só permite alterar a senha que acessou o sistema. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 11

12 Plano de Contas: Se não houver nenhuma empresa ativa, com exceção do botão Planos todos os outros estarão desabilitados. Se ativar uma empresa que esteja com o No de planos de contas cadastrados na Ficha CONT do Cadastro das empresas, ao entrarmos nesta tela, o plano já estará Selecionado. No caso de ainda não termos nenhum plano cadastrado, clicar no botão PLANOS para abrir a tela de cadastro e configuração do Plano de Contas. O Sistema tem alguns modelos de planos à disposição para serem copiados. Clicando na tecla: COPIA PLANOS, o sistema abrirá a tela para selecionar no campo PLANO ORIGEM um dos nossos modelos disponíveis, e no campo PLANO DESTINO, determinar um número para esse plano copiado. Essa rotina pode ser utilizada também para copiar os Planos já criados para outro número, permitindo que se façam alterações no novo plano, sem interferir no plano de origem. DICA: Se o usuário for utilizar um plano semelhante copiando um para outro mudando apenas a nomenclatura das contas Clientes ou Fornecedores, Bancos, etc...mais as contas principais de estoques, PL, forem iguais, o ideal seria montar todas as configurações de um primeiro plano (Configurações complementares ao Plano), para que ao utilizar a Rotina Copia Planos, possa copiar todas as configurações, não tendo que fazê-las novamente. Cadastrando um novo Plano de Contas: Clicando no Botão NOVO, abre a tela para definir a configuração do novo plano. Digitando o número do plano a ser criado, clicar em OK ou pressionar <<enter>> No campo: números de graus, definir quantos níveis totalizadores o plano terá. No campo: Número do Centro de Custo, deixar em branco no momento da montagem do Plano, voltando posteriormente para informá-lo após a sua criação. No campo Dígitos por Grau, o usuário deve definir a máscara da conta contábil. Ou seja, entre a separação por pontinhos, quantos dígitos cada grau deve ter. Lembrando que a quantidade de dígitos limita a quantidade de contas que poderá ser criada em cada grau: Ex: 2 dígitos permite cadastrar até 99 contas naquele grau, 3 dígitos 999 e assim sucessivamente. Atentem-se principalmente a quantidade de dígitos definida para o grau analítico, pois geralmente é o grau com maior necessidade de contas, e se descuidadamente deixarmos uma quantidade insuficiente, posteriormente não poderemos estar alterando o plano da empresa sem perder os dados dos lançamentos já gravados. Na parte de baixo da tela o sistema mostra a máscara das contas de acordo com a definição feita nesse campo. No Campo Identificação dos Grupos, o sistema traz previamente preenchido da seguinte forma: 1- Ativo, 2- Passivo, 3- Receita, 4- Despesa, 5- Custos, 6- Resultado. As contas Receita, Despesas e Custos, podem ser alteradas a ordem, sempre utilizando os dígitos 3, 4 ou 5 para os definir na ordem que desejar Montada as configurações podemos clicar em gravar. Atenção, após a gravação não será permitido mais alterações em nenhum dos campos, apenas a informação do centro de custo, se o campo não houver sido informado. Localizar o Plano de Contas desejado pelas setas de navegação ou clicando no botão ACHA. Após localizá-lo, clicar no botão Selecionar, o sistema retornará para tela de Plano de Contas, com a configuração pré-definida, para cadastrar as contas contábeis no mesmo. Cadastrando novas Contas: Para incluir novas contas no Plano de Conta Contábil, depois de selecionado o plano, clicar no botão NOVO, digitar o número da conta, e a descrição. O número do código reduzido será dado automaticamente, podendo ser alterado de acordo com a necessidade do usuário. Existe um recurso, caso seja necessário cadastrarmos diversas contas analíticas seqüenciais. Após gravar uma conta, com o comando CTRL+, o sistema trará a conta analítica seguinte, sendo muito útil ao cadastrarmos diversos Bancos, Fornecedores, Clientes. Campo: Conta do Plano Referencial SPED : Ao cadastrar uma nova conta, selecionar nesse campo a qual conta do Plano Referencial SPED a mesma corresponde. Esse campo não é obrigatório para as Empresas que não precisam gerar o ECD para Validação no SPED. Nas contas de Despesas, Receitas e Custos deveremos informar o Título Demonstração de resultado, para definir qual a ordem de cada uma delas na DRE modelo 1. A configuração da DRE modelo 1 é obrigatória para todas empresas optantes pelo Lucro Real, pois o LALUR busca o Resultado Contábil desse relatório. Mais explicações sobre a configuração da DRE Modelo 1, podem ser encontradas no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DRE Modelo 1 no botão Explicações. No campo Modelo3 - Título + Subtítulos : Se o usuário utilizar a DRE Modelo 3, ao cadastrar alguma conta de Resultado (Do grupo de despesas, receitas ou custos) deve selecionar um Título ou um Título e Subtítulo de acordo com a estrutura da Configuração da DRE Modelo 3, para vincular a mesma, para que a configuração da DRE Modelo 3 se Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 12

13 mantenha atualizada. Mais explicações sobre a configuração da DRE Modelo 3, podem ser encontradas no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DRE Modelo 3 no botão Explicações. Os campos LALUR, CONCILIAÇÃO, FCONT e CENTRO DE CUSTO da tela de cadastro de contas do Plano serão explicados junto com a explicação da referida rotina. O Botão PESQUISA deve ser utilizado para localização de contas contábeis previamente cadastradas. É possível fazer pesquisas por Descrição, Código analítico da conta e Código reduzido da conta. Clicando nessa tecla o sistema abrirá a tela de pesquisa. No campo PESQUISAR POR deveremos selecionar o modo de pesquisa desejado, no campo DIGITE A FRASE CONTIDA NO TEXTO, devemos informar o filtro de pesquisa. Para pesquisar por descrição, não há necessidade de colocar a descrição completa, colocando apenas parte dela, dando-se o comando CTRL+seta para baixo, o sistema vai buscando a descrição. Repita o comando até encontrar a conta desejada. Para pesquisar por conta, é necessário colocar a conta completa, incluindo os pontos separadores de graus, dando o comando CTRL+Seta para baixo até localizá-la. A pesquisa pela reduzida segue o mesmo processo. Se precisarmos excluir uma única conta, selecionamos a mesma, e clicamos no ícone do cesto de lixo. Se desejarmos excluir várias contas seguidas, podemos clicar no cesto de lixo, marcar a opção: Excluir Várias contas, informar a conta inicial até a conta final e clica-se em ok. Para Imprimir o Plano, clicamos na tecla imprimir. Teclando essa opção, poderemos selecionar imprimir o plano completo ou um grupo de contas, informando a conta inicial desejada até a conta final. A Tecla: Planos, deve ser utilizada para acessar a tela de configuração dos planos, seja para consultar, cadastrar ou copiar planos. A Tecla Sair, é para fechar a tela do plano de contas. Configurações Complementares ao Plano de Contas. Plano referencial SPED: Essa rotina permite vincular as contas do Plano de contas Contábil do usuário às contas do Plano referencial SPED. As explicações de como utilizá-la, encontra-se na tela de configuração, clicando no botão Explicações. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 13

14 Apuração dos Impostos Integrados da Escrita: Informar as contas a recuperar e a recolher dos respectivos impostos e gravar. Com essa informação, após integrar os valores da Escrita Fiscal, é possivel processar a rotina Apuração dos Impostos Escrita do Menu processamentos, para ajustar o saldo dos impostos a Pagar/ Recolher do período. DOAR: Toda orientação sobre essa rotina, pode ser encontrada no Menu Cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de contas, DOAR, no botão EXPLICAÇÕES. DVA- Demonstração do Valor Adicionado. Para elaborarmos a Configuração da DVA, devemos ir no Menu Cadastro, configurações complementares ao plano de contas, no Item DVA Demonstração do Valor adicionado. Clicando no botão Explicações dessa tela temos todas as orientações de como montá-la. DRE Modelo 1: A configuração da DRE modelo um, poderá ser feita na tela de Cadastro do Plano de Contas, selecionando um dos 16 títulos no campo Título Demonstração Resultados para vincular a conta de Resultado que estivermos cadastrando. Também poderá ser feita no Menu cadastro, configurações complementares ao Plano de contas, DRE Modelo 1. Clicando no botão Explicações dessa tela teremos todos os procedimentos para montar a configuração da mesma. DRE Modelo 3: No menu Cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de contas, Sub-Item: DRE Modelo 3: Clicando em Explicações, temos explicações básicas e um Manual detalhado em dois editores distintos: Word e Acrobat Reader. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 14

15 DIPJ: No menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, Sub-Item DIPJ. Nessa tela, clicando no botão EXPLICAÇÕES, temos toda orientação necessária para fazermos as configurações e exportações da DIPJ. Análise Contábil: No menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, Sub-Item Análise contábil, selecionamos o plano (se a empresa estiver ativa, o mesmo já vira selecionado). Clicar em carregar configurar, com o cursor sobre cada uma das linhas dos títulos. Informar na parte de baixo da tela, a conta contábil correspondente a ela, no grau exato em que esta sendo solicitado. Se houver necessidade de informar alguma conta em grau analítico, é possível. Ex: Ativo circulante 1.1, Disponível 1.1.1, e assim por diante. As contas Lucro/ prejuízos do exercício devem ser as mesmas contas: Lucro e Prejuízo do exercício, configuradas para o Encerramento do Exercício. Clicar em gravar. Se houver necessidade, clicando em imprimir é possível imprimir a configuração. Agora é possível imprimir o Relatório de Análises Contábeis. No Menu Processamento, Análise das Demonstrações Contábeis, selecionamos o período desejado (mês inicial a mês final) e clicamos em Processar. O sistema vai atualizar na tela os valores dos índices do período selecionado. É possível selecionar quais índices deseja imprimir na Análise, deixando checados apenas esses para impressão. Mutações do Patrimônio Liquido: Com o plano de contas selecionado, clicamos em Carregar/ Configurar. Com o cursor sobre a linha do Grupo a ser configurado, informar na parte de baixo da tela as contas que devam ser vinculadas ao mesmo, sempre no grau analítico. Informadas todas as contas necessárias para todas as linhas, clicar no botão Gravar. Gravada a configuração, para imprimir o relatório DMPL, vá ao Menu Processamento, Item DMPL - Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido. Selecionar o período desejado, clicar em Processa DMPL. O sistema vai buscar as mutações do Patrimônio do período selecionado, de acordo com as contas configuradas no sistemase ainda assim houver necessidade de fazer algum ajuste, utilizando o Com o plano de contas selecionado, clicamos em Carregar/ Configurar. Com o cursor sobre a linha do Grupo a ser configurado, informar na parte Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 15

16 de baixo da tela as contas que devam ser vinculadas ao mesmo, sempre no grau analítico. Informadas todas as contas necessárias para todas as linhas, clicar no botão Gravar. Gravada a configuração, para imprimir o relatório DMPL, vá ao Menu Processamento, Item DMPL - Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido. Selecionar o período desejado, clicar em Processa DMPL. O sistema vai buscar as mutações do Patrimônio do período selecionado, de acordo com as contas. Com o comando CTRL+A podemos inserir Ajustes, informando que tipo de ajuste se trata, o valor do mesmo e se é Devedor ou credor, e CTRL+B para incluir alterações no Capital social, colocando a descrição, o valor, em qual coluna incluir e se é devedor ou credor. Para excluir alguma linha, deve usar o comando Ctrl + Delete. Para alterar alguma informação, utilizar o Duplo click. Na tela Reserva de Lucros, informar a destinação do Lucro liquido. O sistema salva o processamento da DMPL apurada, mas se for feita a edição de alguma informação, é necessário clicar em Gravar para salvar essa edição. Se posteriormente processarmos a DMPL desse período Editado, o sistema avisa que já há uma DMPL processada, e que um novo processo substituirá as informações anteriores. Se houver mesmo necessidade, será necessário editar as alterações novamente. Custo das Mercadorias Vendidas: No Menu cadastro, Item configurações complementares ao plano de contas, Item, custo das mercadorias vendidas, clicando em Explicações, temos todas as orientações detalhadas de como preparar a configuração. A Apuração do CMV, é feita no Menu Processamento, Apurar CMV/ RCM. O período não pode estar encerrado, pois o sistema gerará os lançamentos de transferência relativos a Apuração, e o sistema não permite gerar lançamentos com o período encerrado. Podemos fazer essa apuração de acordo com nossa necessidade. Mensal, trimestral, ou qualquer período que haja necessidade. DFC Demonstração do Fluxo de Caixa: No Menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, sub item DFC- Demonstração do Fluxo de Caixa. Nessa tela devem ser gravadas as configurações para que seja possível imprimir os relatórios do Método Direto e Indireto. Todas as informações necessárias para a montagem da configuração pode ser encontrada clicando no botão Explicações dessa tela. Os relatórios são impressos no Menu Processamento, DFC Demonstração do Fluxo de Caixa. Ao entrarmos pela primeira vez nessa tela, o sistema trará a tela em branco. Após informar o período que desejar as informações, clicar no botão processa DFC. Se for editada alguma linha, é necessário clicar em GRAVAR, para salvar essa alteração. Nas próximas vezes que entrar nessa tela, o sistema Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 16

17 Encerramento do Exercício: Nessa tela informaremos as seguintes contas: Conta Lucro do Período e Conta prejuízo do período. Se o usuário desejar utilizar a mesma conta independente do resultado, informar nos dois campos a mesma conta. Conta de Zeramento: Devemos informar uma conta transitória para auxiliar no processo de encerramento. Por ser uma conta transitória, o saldo final da mesma será sempre zero, não interferindo em nenhum relatório, embora o sistema permita que se cadastre em qualquer um dos grupos, sugerimos que a cadastrem no Grupo do Ativo ou Passivo, pois se cadastrada no grupo de Resultado, gera problemas na validação dos arquivos magnéticos. Essa conta não poderá ser utilizada para nenhum outro tipo de lançamentos, pois pode gerar interferência na apuração do resultado. Deve se destinar única e exclusivamente à apuração de resultado. No processo de encerramento, os saldos das contas de resultados são transferidos para essa conta, e o saldo final da mesma, para a Conta Lucro ou Prejuízo do Período. Variação Patrimonial: É necessário o preenchimento dessa conta apenas para as empresas que desejam imprimir o relatório Demonstração de Despesas e Receitas, geralmente utilizado pelas empresas sem fins lucrativos. Destinação do Lucro: Clicando no botão Destinação do Lucro abre a tela ao lado, para que o usuário parametrize a distribuição do Resultado no processo de encerramento. Mais informações sobre esse processo, podem ser obtidas clicando no botão Explicações do lado direito do mesmo. Histórico Padrão: Nesta tela deve ser cadastrado o histórico padrão. Este cadastro será valido para todas as empresas. A função do Histórico padrão é agilizar a digitação, designando um código numérico para buscar determinada descrição, podendo ser complementado no ato da digitação. Podemos também colocar informações intercaladas no mesmo, usando para isso a chave < > (Maior menor), ao utilizarmos esse recurso o cursor irá parar dentro dos sinais para informar, por exemplo, número de documentos, ou competência. Esses sinais < > também são utilizados como conciliadores, que detalharemos melhor o processo, no Menu Relatórios - Conciliar Contas.Exemplos de histórico padrão, utilizando os sinais< >: Valor Inss do mês <> conf. folha de Pagto Funcionários. Pagto dupl. N. <> a Softmatic Ltda. Obs. Utilizando esses caracteres, o sistema não permitirá gravar o lançamentos sem informar o complemento entre os caracteres, dando a segurança de não esquecer de informar número de documento. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 17

18 Lançamentos automáticos: Para agilizar a digitação no caso de lançamentos rotineiros, podemos utilizar esse recurso. Cada Plano de Contas terá seus lançamentos automáticos individualizados, pois os mesmos são montados a partir das contas contábeis cadastradas no mesmo. Para cadastrar os lançamentos automáticos, entrar no Menu Cadastro,/ Lançamentos Automáticos, clicar no botão NOVO, e informar os campos: Cod. Aut.- Conta Debito - Conta Crédito - H. Padrão e clicar no botão GRAVAR. Para utilizar esses lançamentos automáticos previamente cadastrados na tela de lançamentos contábeis, clicar no botão auxiliar, na opção CONTROLES, checar a função Lançamentos Automáticos. Ao clicar em novo para inserir um novo lançamento o sistema pedirá o numero do Lançamento Automático, que ao ser informado, trará a conta Débito, a Conta Crédito e o Histórico padrão cadastrados para o código informado. Um atalho para esse recurso é o comando F7, que habilita e desabilita os lançamentos automáticos. Clicando F7 e clicar em novo, o sistema pedirá o número do lançamento automático. Com o comando F5 dentro do campo do Lançamento automático, é possível pesquisar a lista dos mesmos previamente cadastrados. É possível montar lançamentos automáticos apenas com a conta débito ou credito, se necessário. Saldos Anteriores Movimentação Conta contábil: No Menu Cadastro, Item Saldos Anteriores/ Movimentação, Sub- Item Conta Contábil, implantar os saldos do Exercício anterior. Esse processo só é necessário no primeiro ano em que o usuário estiver utilizando o sistema. Para os anos seguintes existe a rotina de Transportar saldos para o Próximo Exercício, não havendo necessidade de implantarmos manualmente. Nessa tela, podemos optar por utilizar o código reduzido ou a conta analítica para inserirmos os saldos, marcando a opção desejada. Clicando em Novo, o cursor irá para o campo definido :Reduzido ou Conta, para informarmos o código da conta que desejamos implantar o saldo. Com o comando ENTER o sistema irá para o campo Valor, para ser informado o saldo da mesma. OBS: Saldos credores devem ser informados com o sinal - (menos) na frente do valor, para que o sistema reconheça, pois nessa tela, ele não vincula os valores a Natureza da conta, mesmo por que podemos ter contas credoras no Ativo e devedoras no Passivo (Contas Redutoras). Se o usuário começar a utilizar o sistema após o início do exercício, recomendamos implantar os saldos pela tela de lançamentos contábeis, pois não é recomendável implantar saldos de contas de resultado por essa rotina. Caso o usuário já tiver feito lançamentos contábeis antes de implantar os saldos iniciais, não poderemos clicar no botão NOVO. Deveremos localizar a conta no campo abaixo do grau a visualizar, selecionar a conta desejada e informar o valor do saldo correto e gravá-lo, pois ao gravarmos lançamentos contábeis em determinada conta, o sistema sub-entende que o saldo inicial seria zero. Se após a implantação, houver diferença entre o Ativo e Passivo, ou mesmo se não estiverem batendo com o Saldo do balanço anterior e houver necessidade de fazer uma conferência, a visualização será melhor se selecionarmos o último grau Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 18

19 (número imediatamente anterior ao item Todas) e checarmos os saldos conta a conta, verificando se foi esquecido algum valor, ou mesmo se foi esquecido a informação do sinal negativo (-) na frente dos saldos credores. Na opção Imprimir, dispomos de três modelos de relatórios, contendo as informações anuais das contas. Modelo 1: Saldos iniciais e mensais de todas as contas, apresentando cada trimestre por coluna. Modelo 2: Saldos iniciais e mensais no formato vertical, sendo impresso a movimentação a débito e a credito, uma linha para cada mês, com a opção de imprimir apenas as contas analíticas. Modelo 3: Saldos iniciais e mensais, no formato paisagem (Impresso apenas em vídeo e impressora Jato de Tinta/ Laser). Todos os meses são impressos horizontalmente, uma conta abaixo da outra, tendo a opção de imprimir apenas as analíticas. Saldos Diários: Esse modelo imprime um mês em cada página, pois detalha o saldo de cada conta diariamente. Botão Limpar saldos: Se o usuário mudar o plano de contas de um ano para outro, e for um Plano totalmente diferente do anterior, em estrutura e códigos reduzidos, o ideal é implantar saldos manualmente, pois o transporte não vai corresponder às mesmas contas de um ano para outro. Mas se o saldo inicial for transportado sem querer, clicando no botão Limpar Saldos, o sistema limpa as contas que não correspondem ao Plano atual. As funções descritas abaixo demonstram as seguintes alterações nas informações sobre as contas na tela. Saldo Acumulado : Saldos finais de todos os lançamentos contábeis. Movimento Mensal : Saldos mensais individualizados mês a mês. Movimento a Débito : Selecionando a conta desejada o sistema informará a movimentação à debito individualizadas mês a mês. Movimento a Crédito : Selecionando a conta desejada o sistema informará a movimentação à credito individualizadas mês a mês. Conciliação: Implantar nessa tela o saldo dos documentos que devam ser conciliados. Clicar no botão NOVO, informar o código reduzido ou a conta analitica a qual pertença o documento, o número do documento origem e o saldo desse documento. Podem ser implantados varios documentos para a mesma conta. Esse processo só precisa ser utilizado na implantação de dados vindos de outros sistemas, pois de um ano para outro o sistema transporta automaticamente, na rotina Transporte de Saldos do menu processamento. Esses saldos estão relacionados à rotina Concilia Contas do sistema. Moedas: Nessa opção de menu devemos cadastrar as moedas que houver necessidade de gerar relatórios expressos na mesmas. Clicando no botão Novo, determinamos a nomenclatura da moeda, o símbolo que represente a mesma, o plural e o singular da mesma e gravá-la. Os relatórios com possibilidade de conversão em outras moedas, tem a opção imprimir em outra moeda, que quando checado, habilita o botão Selecionar moeda para que alem de selecioná-la, possamos indicar o índice de conversão da mesma para a impressão. Índices Clicaremos neste item para abrirmos a tela de cadastro de índices da UFIR.Teremos cadastrado: OTN/ ORTN/ BTN/ BTN FISCAL/ ufir diária/ ufir mensal/ ufir trimestral e ufir anual, a partir de 01/01/83 a 1998, não sendo necessário, o usuário fazer qualquer tipo de alteração. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 19

20 Termos Abertura / encerramento Neste Menu Cadastro, Termos, Abertura/Encerramento faremos o cadastro e impressão dos termos de Abertura/ Encerramentos dos Livros Diário/ Razão,LALUR e Livro de Apuração da CSLL.. O Sistema traz um texto padrão para cada Termo, mas permite ao usuário editá-lo de acordo com as necessidades da Empresa. As orientações de funcionamento da rotina podem ser encontradas nessa tela, clicando no botão Explicações Responsabilidades Nesta tela digitaremos o texto para os seguintes termos: Termo dos Responsáveis pela Empresa/ Termo do Contador, conforme a redação desejada. A opção Limpar, apagará o texto digitado. Responsabilidades por Empresa No caso de haver empresas que necessitem de informações diferenciadas no Termo de responsabilidade do balanço, utilizaremos essa tela, selecionando a empresa desejada e digitaremos o texto para os seguintes termos: Termo dos Responsáveis pela Empresa/ Termo do Contador, conforme a redação desejada. A opção Limpar, apagará o texto digitado. Clicando no ícone COLAR do lado direito da tela depois da tecla ATUALIZAR DADOS, o sistema buscará o Termo de Responsabilidade cadastrado na tela padrão para essa empresa. Feriados Feriados Municipais e Bancários Excepcionais: O sistema traz automaticamente os vencimentos dos Darfs. O sistema controla os feriados Nacionais, mais devemos cadastrar nessa tela os feriados municipais e Bancários, para que o sistema os reconheça e antecipe o vencimento do Darf, caso o mesmo seja um dia não útil. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 20

21 Abrindo essa tela, clicamos em novo, selecionamos o código de município da empresa, informamos a data do feriado e a descrição do mesmo, e clicamos em gravar Fornecedores Menu Cadastro opção Fornecedores itens Sintético / Analítico Esta opção só irá preenchida para a contabilidade para os clientes que utilizarem o sistema G5 Phoenix, pois é um atalho para a criação de Fornecedores no Plano de Contas e virá no item Sintético ou Analítico dependendo da opção informada no cadastro das empresas, na ficha escrita. DICA:- No caso da opção ser Analítica o cadastro da conta contábil poderá ser dentro desta mesma tela, pois existe na mesma um campo chamado conta contábil que serve de atalho para o Plano de Contas. Montar fila de Impressão Nesta tela montaremos filas de empresas para impressão simultânea. Clicar em Nova Fila e digitaremos o No desejado. Após digitarmos o No. da fila, todas as empresas aparecerão no campo Fora da Fila. Selecionamos o Apelido/ Razão Social e clicaremos na seta para enviar para o campo Dentro da Fila. Após selecionarmos todas as empresa que compõe a fila clicaremos no botão aplicar. Clicaremos no botão Remover Fila, para apagarmos a fila selecionada. Poderemos filtrar as empresas do campo Fora da Fila, por Tipo, clicando em Tipo Empresa. LANÇAMENTOS Lançamentos Mensais Constantes Neste item do menu, abriremos a tela de Lançamentos mensais constantes. Nesta tela cadastraremos os lançamentos que são constantemente contabilizados. Diferente dos lançamentos automáticos que agilizam a digitação, devendo ser complementado com data, complemento do histórico e valor, esses Lançamentos devem ser exatamente iguais todos os meses, dia, conta débito, conta crédito, histórico padrão, complemento do histórico e valor. Os lançamentos que desejarmos que sejam feitos no último dia do mês, basta grava-los com dia 31 e marcar a opção Ajustar ao último dia do Mês selecionado que o sistema ajusta a data de acordo com o último dia de cada mês, seja ele 30, 31 ou 28. Mais orientações sobre esse módulo podem ser encontradas nessa tela no botão Explicações. Lançamentos Contábeis: Lançamento Simples: Na tela acima digitaremos as informações nos seguintes campos: Data- Data do documento Valor- Valor do documento Débito- Conta Débito Crédito- Conta Crédito: As Contas Débito/ Crédito poderão ser digitadas pela conta analítica ou pelo código reduzido. O sistema traz como padrão a aceitação pelos códigos reduzidos. Se desejarmos efetuar lançamentos utilizando as contas analíticas, devemos fazer essa opção no Botão auxiliar, controles. Digitaremos o Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 21

22 número do código reduzido/ conta analítica, ou pressionaremos F5 para pesquisarmos o Plano de contas, CTRL+ENTER para pesquisarmos ou cadastrarmos uma nova conta no Plano. C. Hist.- Código do Histórico Padrão: Digitaremos o número do Cód. H.P. ou F5 para pesquisarmos ou se precisar pressionaremos CTRL+ENTER para cadastrarmos um novo histórico padrão. Complemento- Complemento do Histórico Padrão: Digitaremos o complemento do Histórico Padrão conforme informações contidas no documento. Número do lançamento: após gravado, o sistema informa automaticamente. ou Lançamento Múltiplos Simples Clicaremos no botão NOVO e digitaremos a data e o valor do documento. No campo a débito deveremos informar a letra M. Com o comando ENTER, ou clicando no ícone das páginas, abre a tela para fazer os sub- lançamentos. Na tela que abrirá para gravação dos lançamentos múltiplos, clicaremos no botão NOVO e digitaremos o No. do código reduzido/ conta analítica ou pressionaremos F5 para pesquisarmos ou CTRL+ENTER para cadastrarmos uma nova conta se necessário. Procedimento igual para o campo Cod. Hist. Informaremos o complemento do histórico conforme o documento e clicaremos no botão GRAVAR. Após o término dos lançamentos múltiplos a Débito, clicaremos no botão APLICAR. O sistema retornará a tela principal. No campo crédito, digitaremos o No. da conta credora, e o histórico padrão referente ao lançamento de crédito, com o complemento do histórico específico. Para lançarmos Múltiplos á Crédito inverteremos a posição digitando a letra M no campo Crédito e no Débito sua respectiva conta. O sistema mostrará no rodapé da tela os lançamentos na tela de múltiplas contas, a quantidade de Lançamentos/ Valor. Digitado e Valor Total. Esses campos devem ser iguais para a gravação do lançamento. Quando o valor digitado estiver igual ao valor total, clicaremos em aplicar, e na tela principal clicaremos em Gravar para efetivarmos o lançamento. Lançamentos Múltiplos X Múltiplos: Para os campos DÉBITO e CRÉDITO, deveremos proceder da mesmo forma do Lançamento Múltiplo Simples, digitando a letra M em ambos os campos. Nesta modalidade após os lançamentos múltiplos não é necessário digitar o código do Histórico Padrão na tela principal. Após o término dos lançamentos das múltiplas contas o sistema mostrará na tela principal os lançamentos Digitados à débito e a crédito. Em seguida clicaremos no botão GRAVAR. Funções dos Botões da tela de Lançamentos: BOTÃO AUXILIAR: Neste menu, poderemos cadastrar lotes, apagar lançamentos de diversas formas, fixar campos para lançamentos, definir em Controles como efetuaremos os lançamentos e teremos atalhos para outras rotinas do sistema, verificador de diferenças, verificador de contas, Bloquear mês, Cópias. Lotes - Clicando nessa opção, em Cadastrar / Ativar, para abrir a tela de cadastro de lotes. Clicando em novo, informar o número do Lote, o valor, que é a somatória dos documentos do lote. Todos os outros campos são opcionais, para facilitar a identificação dos lotes. se o usuário desejar que o sistema faça a conferência da somatória dos campos O Campo HP, Débito e Credito, basta informá-los, para evitar erros de digitação. Depois de criado o lote, clicamos no mesmo para que apareça na parte de cima da tela e clicamos em selecionar. A partir daí, todos os lançamentos contábeis serão gravados nesse lote. Após o término dos lançamentos digitados por lote, o sistema emite a mensagem que o lote esta batido, se deseja desabilitá-lo. Se confirmar o sistema desabilita esse lote, senão permite que continue gravando Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 22

23 lançamentos no mesmo, mas a cada gravação emite a mensagem que o valor digitado esta maior que o valor informado do lote. Se desejarmos sair da digitação desse lote, devemos clicar no Botão Auxiliar / Lotes/ Desativar. O sistema exibirá mensagens da posição do lote digitado, se esta batido, se existem diferenças. Apagar Lançamentos: Essa opção abre as possíveis formas de exclusão de lançamentos: Por lançamentos, por período e por Lotes. A exclusão dos lotes de integração, no campo número do lote, deve ser informado o mês que desejamos apagar. Fixar: Nessa tela indicaremos os campos que desejamos fixar, pressionando a barra de espaço sobre o item que estiver selecionado com pontilhado fixar o campo. Nos campos Dia e Mês, movendo as setas para cima e para baixo, ou digitando o número dentro do campo informamos a data à fixar. Para finalizar clicaremos em OK. Lembrando que podemos fixar os campos com um duplo clique na própria tela de lançamentos. Controles: Neste item definiremos a digitação dos lançamentos contábeis. Com o item Lançamento automático selecionado, ao clicarmos no botão NOVO da tela de lançamentos Contábeis, o sistema pedirá o número do lançamento automático previamente cadastrado, trazendo então os dados correspondentes ao mesmo. Ao selecionarmos comparar mês digitado e mês Ativado, só poderemos fazer lançamentos de documentos cujo mês é o mesmo da Empresa Ativa. Em Forma de Lançamento definiremos como digitar as contas (código reduzido ou conta analítica). Integrações: Fiscal/ Folha/Darfs/ Títulos : Atalho para tela de integrações do sistema dos itens citados. Ativo Imobilizado : Atalho para tela de integração do Ativo Imobilizado. Bens do Ativo Imobilizado : Atalho para tela de Cadastro de Bens do Ativo Imobilizado. LALUR Parte A : Atalho para tela de lançamentos da parte A do LALUR. Verificador de Diferenças: Clicar neste item para abrir a tela da verificação de lançamentos com diferenças. (lançamentos Múltiplos, que por danificação do arquivo, tenha perdido informação de um dos vínculos do lançamento contábil).ao clicar neste botão, o sistema iniciará a análise e verificação dos lançamentos contábeis. Após a verificação se houver lançamentos com diferenças, com um duplo clique sobre o mesmo, o sistema o acessa na tela de lançamentos para ser executada a correção. Nessa tela temos a Ficha Lançamentos Incompletos para identificar os lançamentos múltiplos que por danificação física do arquivo, tenha perdido o Lançamento principal M x M. Clicando no botão Verificar dessa tela o sistema buscará no arquivo de lançamentos, os lançamentos que se enquadrem nessa situação, e trará em forma de lista os sub-lançamentos que perderam o principal. Clicando apenas em um dos sublançamentos que tiver o mesmo número o sistema irá para a tela principal, recriando novamente o mesmo. Feito isso gravamos o lançamento contábil Verificador de contas dos Lançamentos: Se o usuário perceber diferenças entre o relatório do Balancete e Razão Analítico, ou mesmo em saldos de contas diferentes do esperado, devemos executar essa rotina para verificar se existe alguma diferença entre as contas dos lançamentos gravados. Esse processo verifica as falhas causadas quando o usuário após gravar lançamentos contábeis em determinada conta, faz alterações na mesma, seja, alterando algum dígito na conta analítica, ou alterando o código reduzido, ou mesmo excluindo-as. O sistema identifica em quais lançamentos existem tais contas, e os lista na tela, indicando qual a diferença de cada um dos lançamentos. Temos a rotina de recuperação automática das contas. As informações sobre essa rotina, poderão ser encontradas clicando no botão Explicações dessa mesma tela. Verifica rateios por centro de custos: Clicando no botão auxiliar da tela de lançamentos contábeis, foi incluída a rotina verifica rateios por centro de custos. Essa rotina verifica quais lançamentos contábeis deixaram de ser rateados, usando os seguintes filtros: - Verifica apenas as contas contábeis com rateios prévios no Plano de contas: O sistema verifica todos os lançamentos feitos nas contas vinculadas a centro de custos no plano de contas. A verificação mostra todos os lançamentos que deveria ter sido rateados e não foram. - Verifica lançamentos com rateios incompletos: O sistema verifica todos os lançamentos que foram feitos rateios, e que o valor do mesmo é menor que o valor do lançamento contábil. Com um duplo clique sobre qualquer um dos lançamentos localizados, o sistema vai para a tela de lançamentos para as correções necessárias. A rotina ainda permite imprimir em Hp e matricial a lista dos lançamentos identificados. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 23

24 Bloquear Mês Essa opção permite proteger os lançamentos do mês bloqueados, não permitindo que sejam gravados lançamentos nos mesmos. CÓPIAS: Essa opção esta dividida em duas partes: Copiar mês: Se após conferirmos os lançamentos de um determinado mês, desejar fazer uma cópia dos lançamentos do mesmo, por segurança, podemos estar utilizando esse recurso, que guardará as informações dos lançamentos em um diretório próprio. Podemos utilizar esse recurso também em casos de precisarmos unir lançamentos efetuados em máquinas distintas, que não trabalhem em rede. Depois de copiarmos todos os meses dessa maquina, podemos restaurar o backup da outra maquina que tem os outros lançamentos. O processo de restauração de backup irá sobrepor todas as informações que existiam nessa máquina, ficando apenas os dados trazidos pelo backup. Para voltar os lançamentos anteriores, utilizamos então, o recurso descrito abaixo, o Restaurar mês, e retornaremos os lançamentos anteriores, que se unirão aos lançamentos trazidos por Backup. Restaurar mês: Esse recurso deve ser utilizado em caso de necessidade de voltar as informações copiadas anteriormente. Seja por danificação total do arquivo de lançamentos, seja para união de arquivos, ou qualquer motivo que justifique essa restauração. Funções do botão CONSULTAR: Temos as seguintes opções de consulta nessa tela. Por nº de Lançamento:: Definiremos qual numeração desejada. Essa numeração é o vínculo interno do lançamento, mesmo quando renumerada não é alterada. Por seqüência: Definiremos qual a seqüência desejada. Essa numeração é gerada na gravação dos lançamentos. É a numeração que figura nos relatórios oficiais, e que é alterada com o processo de renumeração, ficando em ordem cronológica após esse processo. Por data: Definiremos qual período desejado. Por débito: Marcando essa opção, o sistema permite definirmos se desejamos pesquisar por código reduzido ou analítico. Feito isso, definiremos qual conta debitada, desejamos consultar. Por Origem Definiremos qual origem dos lançamentos desejamos consultar. Por Filial: Caso desejarmos consultar os lançamentos gerados pela consolidação de Matriz/ Filais, usando essa opção podemos filtrar apenas os lançamentos da filial desejada. Por Lote: Com essa opção podemos filtrar os lançamentos por Lotes. Por valor: Definiremos qual valor desejamos localizar. Por crédito: Marcando essa opção, o sistema permite definir se desejamos pesquisar por código reduzido ou analítico. Feito isso, definiremos qual conta creditada, desejamos consultar. Por histórico: Se marcar a opção Código, é possível filtrar lançamentos com um determinado Histórico padrão. Se marcarmos a opção Descrição, podemos filtrar lançamentos com uma determinada palavra em seu complemento do histórico. Na opção: Imprimir as contas no formato, definimos se o relatório será impresso por conta analítica ou reduzida. Usando essa tela é possível combinar vários filtros possíveis, refinando a pesquisa, tornando-a mais objetiva. Preenchido todos os filtros desejados, clicamos em Efetuar consulta. O sistema demonstrará todos os lançamentos encontrados que obedeçam aos mesmos. Caso não encontre nenhum lançamento que obedeça ao filtro preenchido, o sistema emitirá a mensagem: Seleção não resultou lançamento. Após localizar os lançamentos desejados, com um duplo clique sobre cada um deles, o sistema irá acessá-los na tela de lançamentos para as devidas alterações. Caso desejem imprimir o resultado da busca, é só clicar em Imprimir resultado. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 24

25 Ficha saldos: Quando selecionamos um lançamento contábil, e acessamos a ficha "Saldos" da tela de lançamentos contábeis, o sistema demonstra os saldos mensais das contas envolvidas no lançamento selecionado. A partir dessa versão, alem desse recurso, será permitido selecionar qualquer conta que se deseje pesquisar, informando seu código reduzido no campo "Conta" e clicando em "pesquisar". Ficha Saldos Por Conta/Conciliação : Essa é uma ficha da tela de Lançamentos contábeis, para consulta de saldo por conta contábil. Nessa tela podemos informar uma conta e o período desejado, clicando em pesquisar, o sistema atualiza na parte de baixo da tela os dados sobre a respectiva conta como se fosse um razão analítico da mesma. As colunas são apresentadas com uma largura determinada para facilitar a visualização das mesmas, mas no caso de haver necessidade de trabalhar com valores maiores, se colocarmos o mouse sobre a linha divisória esquerda das colunas, podemos arrastá-las de forma satisfatória. Se for necessário alterar algum lançamento, com um duplo clique sobre o mesmo, o sistema volta para a tela de lançamentos contábeis, com ele selecionado, podendo ser feita a correção necessária. Ao voltarmos para a tela de saldos por conta, a correção já terá sido considerada. O Resultado da pesquisa pode ser impresso em todas s opções disponíveis no sistema. As orientações sobre a rotina de conciliação aplicada a essa tela, pode ser visualizada clicando no botão Explicações dessa tela. Menu Centro de Custos: Plano de Contas por Centro de Custos: No menu Centro de Custo, Item Plano por Centro de Custos, deve ser cadastrado o Plano por centro de Custos, caso a empresa precise elaborar relatórios gerenciais por centro de custo. Para cadastrar um novo plano de centro de custo, clicar no botão Config/ Selecionar planos, na tela que vai abrir clicar em novo, o sistema pede para definir um número para plano por centro de custo novo, informe o número desejado. O próximo passo será informar o número de graus que o mesmo terá. O Sistema permite cadastrar planos de 1 a 7 graus, dependendo da necessidade de detalhamento dos relatórios. Os lançamentos dos rateios por centro de custo deverão ser feitos apenas no grau analítico. Portanto, precisamos saber quantos graus totalizadores anteriores terão necessidade em nossos relatórios, para definir a quantidade de Graus, bem como a máscara da conta. O Plano de centro de custo não tem nenhum modelo disponível para cópia, pois como cada empresa subdivide seus centros de custos de acordo com a necessidade de apresentação nos relatórios, os planos se tornam muito específicos para que pudéssemos disponibilizar algum modelo que atendesse a mais de um cliente, mais segue abaixo um exemplo, para que seja absorvida a idéia principal, e que consiga montar sozinho, adequando às necessidades de sua empresa. Ex. Em minha empresa, tenho Matriz e filial. Preciso das informações individualizadas por departamento de cada uma delas. O Total individualizado dos custos da matriz e das Filiais. E o total global da empresa. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 25

26 Nesse caso teremos: Primeiro grau- Empresa; Segundo Grau- Matriz e Filiais, Terceiro Grau- Departamentos. Exemplo do plano montado: Lojas ETC ltda Matriz Departamento Financeiro Cobrança Recursos Humanos Telemarketing Filial Bertioga Vendas Serviços Gerais Filial Suzano Depto vendas Serviços gerais No exemplo citado, as contas analíticas são aquelas que têm o ultimo grau válido (Os Departamentos), devemos ratear valores apenas nessas contas, pois a própria estrutura do relatório totalizará os valores nos graus superiores. Esse é apenas um exemplo de centro de custo, existem muitos outros tipos de Centro de custo, cada empresa devera criar o seu de acordo com as informações que desejar obter de seus relatórios. Definida a máscara do Plano por centro de custos, gravar a configuração e clicar em selecionar para cadastrar os Centros de Custos do Plano. Para cadastrá-lo, é necessário obedecer a hierarquia do Plano, não criando nenhum nível inválido. Se houver necessidade de definir algum centro de custo de grau menor que a quantidade de graus do Plano por centro de custo como analítico, basta marcar essa opção na tela de cadastro e gravar. Dessa forma não poderá ser cadastrado nenhum outro centro de custo na mesma hierarquia, seja sintético ou analítico. FORMA DE VINCULAR O PLANO DE CENTRO DE CUSTO AO PLANO DE CONTAS: Após montar o Plano de centro de custos, entrar no Menu Cadastro, Item Plano de contas, clicar na tecla Planos, na tela da configuração do plano de contas, clicar em ACHA, para localizar o plano ao qual se deseje vincular o Plano de Centro de Custo, e informar no campo destinado ao Número Centro de Custo, o número que destinamos a ele, e gravar novamente a configuração do plano. Contas contábeis com percentuais fixos: Em algumas situações, baseado em Laudos Técnicos reconhecidos, é permitido manter rateios fixos em percentuais para determinadas contas contábeis. Nesse caso, selecionamos a conta contábil, clicamos no botão Centro de custos e definimos para quais centros de custos e quais percentuais correspondem a cada um deles, e sempre que gravarmos algum lançamento nessas contas contábeis, o sistema distribuirá os valores para os respectivos centros de custos obedecendo a esses percentuais automaticamente. A Forma de vincular esses percentuais à conta contábil é localizar no Plano de Contas a conta contábil que desejamos fixar o rateio, clicar no botão CENTRO DE CUSTO, vai abrir a tela para definirmos o Rateio. Clicando em novo informamos cada centro de custo e gravamos. Ao totalizar 100% do Rateio. Saímos da tela e gravamos a conta contábil novamente, para fixá-la aos Centros de custo. Dessa forma, os lançamentos posteriores feitos nessas contas, nem será necessário clicar nos campos CCDB/CCCR, para efetuar os rateios, apenas se desejar visualizá-las. Contas contábeis que devem sofrer rateios variáveis: Nesse caso, para evitar o esquecimento dos rateios no momento de fazer lançamentos contábeis, podemos vincular os centros de custos à conta contábil no Plano de contas informando percentual zero e gravando a conta contábil após informá-los, O sistema emitira uma mensagem que o percentual está menor que 100% na hora de gravar a conta contábil, se devemos gravar assim mesmo. Confirme, assim, quando for gravar lançamentos na conta contábil nessa situação, após digitar a conta contábil, o próximo Enter, abrirá a tela para fazer os rateios nos respectivos centros de custos vinculados a ela. Após gravar todos os valores, aplicar para voltar à tela de lançamento e dar continuidade ao mesmo. Quando o Plano de contas do ano da empresa estiver vinculado a um Plano por centro de custos, na tela de lançamentos, os campos CCDB (Centro de Custo débito) e CCCR (Centro de Custo Crédito), para que possamos fazer os rateios para os devidos centros de custo. Podemos acessar esses campos usando os atalhos, com o comando CTRL+Enter ou clicando com o Mouse. DRE por centro de Custo. Configurável: O funcionamento dessa DRE é semelhante a configuração da DRE Modelo3:.Na tela título cadastrar os títulos necessários para a DRE por centro de custos. Com um título selecionado, clicamos no botão Subtítulos e cadastramos os subtítulos relacionados a ele. Na ficha conta, selecionamos o titulo e o subtítulo se houver, e vinculo a eles os respectivos centros de custos. Automática: Se o plano de contas do usuário tiver a configuração da DRE Modelo 1 completa, é possível imprimir uma DRE Por centro de custos com duas quebras, sem necessidade de nenhuma outra configuração adicional para centro de custo: - Centro de custo: O sistema imprime uma dre modelo 1 para cada centro de custo que tenha valores lançados, no nível analítico ou sintético, na mesma ordem da DRE Modelo 1 do sistema. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 26

27 - Conta contábil: O sistema imprime uma DRE Modelo 1, distribuindo os valores dos grupos ou contas contábeis, detalhando abaixo de cada conta, para quais centros de custos foram rateados os valores. Tambem pode ser impressa no grau analitico ou sintético. Saldos Anteriores Movimentação Nessa tela deveremos implantar os saldos iniciais dos respectivos centros de Custo. Lançamento entre centros de custo. Na tela de lançamentos entre centros de custos, podemos visualizar os rateios gerados pelos lançamentos contábeis e fazer transferências de um centro de custo para outro se houver necessidade de algum ajuste. Clicar no botão NOVO, informar data, centro de custo a débito, centro de custo a credito, valor, código histórico, complemento, depois Gravar. Relatórios No menu Centro de custos, relatórios, clicar em Balancete de verificação para impressão desse relatório por Centro de Custos. Selecionar o período desejado, todos os centros de custos, ou selecionar um intervalo desejado. Esse relatório dispõe da impressão sintética, trazendo apenas os Centros de custos, analítico, trazendo as contas contábeis que foram rateadas para os respectivos centros de Custos, e ainda no formato XLS seja sintético ou analítico, com as informações do filtro desejado. Sintético: Analítico: Imprime os centros de Custos movimentados no período e quais as contas contábeis foram movimentadas em cada um deles, também obedecendo ao formato Balancete de verificação. RAZÃO : É possível imprimir o período desejado, todas contas ou um determinado intervalo de contas. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 27

28 Sintetico: Imprime os lançamentos por centro de custos diretamente. Analitico: Imprime os lançamentos por centro de custos, totalizando as contas contábeis utilizadas em cada um deles. XLS: O sistema imprime os dois modelos Analítico e Sintético no formato XLS, quando selecionada essa opção. Resumo Anual : Imprime todos centros de custos ou um intervalo selecionado. Modelo 1: Imprime um centro de custo por página. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 28

29 Modelo 2: Imprime horizontalmente os centros de custos, imprimindo vários centros de custos na mesma página. Demonstração de Resultados: Configurável/ Sintética: Configurável / Analítica: Automática Quebra por conta contábil: Automática quebra por centro de custos: Ativo Imobilizado Cadastro do Grupo de bens: Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 29

30 Nessa tela definiremos as contas necessárias para contabilização da depreciação do Ativo Imobilizado. Clicando em novo, devemos preencher os campos: Conta analítica: A Conta do Grupo do bem. Ex. Veículos. Conta Redutora: A Conta redutora desse grupo. Ex. Depr. Acum. De Veículos. Conta Despesas de Depreciação: Uma conta de despesas de depreciação. Pode ser a mesma utilizada pelos outros grupos se necessário.. Conta Correção monetária: Informar a Conta de correção monetária do Ativo Imobilizado. Mesmo que o usuário esteja trabalhando em exercícios posteriores a 1996, quando não havia mais correção monetária, se faz necessário preencher todas as contas do Grupo, para evitar erros em contabilizações retroativas. Conta numerários: No caso de venda de um bem, qual a conta que receberia o numerário, pode ser a conta caixa, bancos, ou uma outra conta que o usuário desejar. Com todos os campos preenchidos, clicamos em gravar. Mesmo os grupos que não sofram depreciação deve ser informada todas as contas. No momento de cadastrar o bem, informa-se taxa de depreciação zero, para os mesmos, que o sistema não gerará os lançamentos de depreciação. Locais de Bens: Nessa tela cadastraremos os locais existentes na empresa. Podem ser departamentos, Locais, sessões, matriz e filiais, de acordo com a necessidade da empresa. O cadastro de locais não é obrigatório mas é um filtro a mais que pode auxiliar na divisão dos Bens do ativo. Cadastro de Bens do Ativo: Menu Ativo Imobilizado, Cadastro de Bens Clicar no botão NOVO, para habilitar os campos para cadastrar o bem. No campo Código do Bem, informar o número desejado. Se a numeração for seqüenciada, após a gravação de um bem, com o Comando CTRL+Enter com o cursor nesse campo, o sistema trará o numero seguinte automaticamente nos próximos cadastros. Os campos seguintes são auto-explicativos. Descrição do bem., número da NF/ CNPJ do Fornecedor do Bem, número da Chapa de controle Patrimonial do bem. No campo GRUPO DE BENS, informar o número previamente cadastrado no Menu Ativo Imobilizado, Grupo de Bens. Com o Comando CTRL+Enter com o cursor nesse campo, abre a lista com os Grupos cadastrados para consulta e seleção. Informar a data de Implantação, para os cálculos do Ativo Imobilizado. Essa data deve ser a data que o usuário vai começar a utilizar o sistema para controlar o ativo imobilizado. No campo Valor da Compra informar o Valor, apenas se o bem for adquirido durante o período após a implantação. Se estiver implantando bem já em depreciação, colocar o valor do bem no campo Valor Corrigido. No campo Data de Aquisição, informar a data em que o bem foi adquirido, conforme NF. Nos campos Depreciação Legal: Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 30

31 Início: Data de Início do cálculo da depreciação no Sistema. Taxa : Taxa anual de depreciação conforme o Grupo do Bem Término: Data que o sistema informa de acordo com a data de Início e a Taxa anual do Bem. No caso de estar implantando bens que já estão em depreciação, ao preenchermos o campo Depreciação acumulada e Taxa acumulada, o sistema ajusta a data do Término corretamente. Valor Acum.Ant.:Valor em moeda de depreciação Acumulada em sistema anteriores. Tx.Acum.: Percentual Acumulado do bem calculado até a data da implantação no Sistema CONTÁBIL PHOENIX. DICA: Para checar se o sistema anterior estava fazendo correto, ou se o mesmo não tenha a taxa acumulada em percentual, para encontrarmos a taxa acumulada deve ser utilizada exatamente a seguinte fórmula: (Depreciação acumulada anterior / Valor corrigido) * 100. Os campos OBS. e Local, ficará a critério do usuário para cadastrar o que achar desejado. No botão Pesquisa: Nesta tela podemos selecionar a forma de pesquisa desejada. Pesquisar Por. Neste campo conforme opção selecionada, digitamos a referência para a localização do bem, e com o comando CTRL + SETA P/ BAIXO, o cursor mostrará na parte de baixo da tela o item pesquisado. Botão Cálculos: Nesta tela visualizamos os cálculos do bem, mês a mês até a data ativa no sistema. Não há necessidade de uso deste botão para efetuar nenhum cálculo, a função dela é apenas demonstrativa. Botão APAGAR, deve ser utilizado para excluirmos um determinado bem. Ao clicarmos nesse botão, o sistema pedirá uma confirmação, no caso de ter sido teclado acidentalmente. Pausa: Se desejarmos Pausar a depreciação de um Bem, clicar nessa tecla e informar o período em que o bem não sofrerá depreciação. Consórcio: Em primeiro Lugar, devemos informar no cadastro do Grupo de bens as contas contábeis necessárias para a contabilização do Consórcio no momento da Contemplação, no campo da tela indicado com o título Consórcio. Quando adquirirmos um bem através de consórcio, para cadastrarmos no sistema, na tela de cadastro informamos apenas a descrição do Bem, o Grupo ao qual o mesmo deverá ser contabilizado quando da sua imobilização, clicaremos em Consórcio, e em Lançar, vai abrir a tela ao lado. Antes da contemplação devemos informar a data inicial do consórcio e a data final do plano. Sempre que houver uma alteração nos valores das prestações, devemos entrar nessa tela e ajustá-la aos novos dados, alterando a data final do valor anterior, e incluindo a data da alteração e o novo valor. Quando houver a contemplação do Consórcio, devemos alterar a data final, que deveria ser o último mês do Plano de Consórcio, para o mês da contemplação. Nesse momento devemos também preencher as informações relativas à contemplação: data da Contemplação, Valor pelo qual o bem foi recebido (descrito na documentação que o acompanha quando do recebimento). O sistema irá calcular o valor das parcelas já pagas automaticamente. O usuário deverá informar nos campos Consórcio a Pagar Curto prazo e Consócio a pagar Longo Prazo, o valor correspondente ao bem, menos as parcelas pagas, obedecendo as regras contábeis de vencimento das parcelas futuras para enquadrá-las como Curto e longo prazo. O campo taxa de depreciação deve ser informado, de acordo com a taxa adequada para esse bem, e devemos informar a quantidade de parcelas do consórcio. Quando clicarmos em Ok, e sair, nesse momento o sistema preencherá automaticamente as informações relativas à imobilização desse bem, como data de imobilização, inicio da depreciação, taxa de depreciação e não fará mais controle das próximas parcelas. Gravamos o bem, para fixar as novas informações do cadastro. Na integração o sistema irá gerar os lançamentos de imobilização desse bem. A partir da imobilização, o sistema não controlará mais as próximas parcelas. As atualizações que as parcelas do consórcio vierem sofrer após a contemplação, devem ser contabilizadas como Despesas financeiras, de acordo com a PN CST 01/83. Leasing: Para cadastrar um bem em leasing, cadastramos os dados básicos do bem, descrição, grupo, clicamos em Leasing e em lançar. Vai abrir a tela para informarmos as parcelas de leasing. Essas informações só vão gerar relatórios no sistema. Nessa tela informamos a data da parcela residual e o valor. Clicamos em Ok e saímos da tela. Quando for a última parcela residual, informamos a data o valor da mesma, marcamos que é a última residual, colocamos a data da imobilização que deve ser a mesma da parcela residual, e a taxa de depreciação desse bem. Quando clicamos em ok e sair, na tela do cadastro do bem, o sistema preenche automaticamente os dados de data de implantação, Valor do bem (que vai ser o valor acumulado de parcelas residuais pagas, ou seja, informadas para esse bem) e a taxa de depreciação do mesmo. Gravamos o bem, para fixar essas informações geradas pela tela de Leasing. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 31

32 Quando integrarmos o Ativo imobilizado, o sistema fará automaticamente o lançamento de imobilização do bem. Para que o sistema consiga fazer os lançamentos corretamente, precisamos informar as contas de Leasing no grupo de bens. A Conta débito é a própria conta do grupo do Bem, e a conta Crédito, é a conta do ativo onde estava sendo contabilizada as parcelas residuais pagas anteriormente. Depreciação acelerada Marcando essa opção e clicando em lançar o sistema abrirá a seguinte tela: Nessa tela informaremos o mês e ano inicial e mês e ano final do período em que o bem sofrerá a depreciação acelerada. Clicando na seta a direita, poderá selecionar um dos fatores de aceleração previstos em Lei e gravar. Em relação aos bens móveis poderão ser adotados, em função do número de horas diárias de operação, os seguintes coeficientes de depreciação acelerada sobre as taxas normalmente utilizáveis, (RIR/99, art. 312): a) 1,0 - para um turno de 8 horas de operação; b) 1,5 - para dois turnos de 8 horas de operação; c) 2,0 - para três turnos de 8 horas de operação. Nessas condições, um bem cuja taxa normal de depreciação seja de 10% ao ano poderá ser depreciado em 15% ao ano se operar 16 horas por dia, ou 20% ao ano, se em regime de operação de 24 horas por dia. No sistema, se algum bem sofrer depreciação acelerada, no cadastro do bem, clicando na opção depreciação acelerada podemos informar o período e o fator de aceleração. No período informado, o sistema multiplicará a depreciação acelerada do mês daquele bem pelo fator de aceleração. Detalhes importantes: O sistema não permitirá aplicar depreciação acelerada em bens com baixa total, ou baixa parcial em períodos anteriores a essa baixa, pois isso alteraria valores que já foram baixados, e poderia alterar dados já registrados. Caso haja necessidade, ou a baixa foi feita só a título de teste, será necessário excluí-la para poder aplicar o fator de aceleração. Como a finalidade desse fator, é aumentar o valor da depreciação de um determinado bem em virtude do uso excessivo, também não é possível informar fator de aceleração em bens totalmente depreciados. Verifiquem também que, no cadastro do bem o sistema continuará informando a data prevista pro término da depreciação, apenas na tela interna da depreciação acelerada o sistema demonstra qual será o término real após aplicar os índices de aceleração. Baixa de bens: Os campos: Conta baixa, Conta Ganho de Capital e Conta Perda de Capital devem estar preenchidos com as devidas contas para que o sistema consiga gerar os lançamentos de baixa corretamente. A Conta BAIXA : essa conta deve ser uma conta transitória para auxiliar no processo da baixa dos bens. Os saldos das contas baixadas são transferidos para essa conta. E o saldo final da mesma é transferido para ganho ou perda de capital, de acordo com cada situação. Por ser uma conta transitória, poderemos cadastrá-la em qualquer um dos grupos que desejarmos, já que não interferirá nos resultados, ou no Patrimônio, pois o saldo final da mesma é sempre zerado. Para executarmos uma baixa: Clicaremos no botão Baixa, na tela que abrir, clicaremos em Novo, Informaremos se a Baixa é total ou parcial cadastraremos a Data da baixa, o Motivo da Baixa, e se o sistema deverá calcular ou não depreciação desse bem no mês da baixa. Baixa Parcial: No caso de Baixa parcial, devemos informar o valor da depreciação acumulada. parcial a ser baixada, o valor parcial do bem que esta sendo baixado, e o Valor da baixa o valor pelo qual o bem esta sendo vendido, ou baixado. Lembrando que nesse caso, teremos que baixar a depreciação acumulada na mesma proporção do bem parcial que estamos baixando. Se baixamos um valor correspondente a 10% do bem, temos que ver a depreciação acumulada até o Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 32

33 mês anterior (se não optarmos por calcular depreciação no mês) na tela cálculos, e calcularmos 10% sobre esse valor prá informar na baixa parcial da depreciação. Baixa Total: Nesse caso, não é necessário informar os campos Valor Depr.Acumul. nem o campo Valor do bem. Por ser baixa total, é suficiente informar o VALOR DA BAIXA, o valor pelo qual o bem foi vendido, ou baixado, que os outros valores o sistema busca automaticamente ao clicarmos em Gravar. Integração do Ativo Imobilizado: Devemos ativar a empresa no mês que desejamos integrar, ir no menu Ativo Imobilizado/ Integração. Nessa tela de controle de Dados integrados do Ativo imobilizado executaremos a integração dos lançamentos Mensais: depreciações, baixa de bens. Ativação de bens contemplados em consórcio e Parcela residual do Leasing (Imobilização). Será marcado no campo dos meses (X) para Integração correta e para Integrações com erros a letra {E}. Quando ocorrer erros {E} na integração, daremos um duplo clique sobre o apelido da empresa e o sistema exibirá uma Listagem de Erros de Integração. No caso da integração do Ativo Imobilizado os únicos erros possíveis, são: Período encerrado ou mês bloqueado, erro no cadastro do Grupo de bens (lembrando que todas as contas devem ser informadas, mesmo Correção monetária, e depreciação para os grupos que não sejam depreciados). Ou então no cadastro dos bens foi informado algum número que não seja de um grupo de bem cadastrado no sistema. Relatórios Ativo Nesse item imprimirmos os seguintes relatórios: Cadastro de Bens Imprimiremos todos os bens que foram cadastrados no Menu Ativo Imobilizado/ Cadastro de bens do Ativo. Abrirá uma tela para selecionarmos o tipo de Bens que deverão serem impressos. Clicando em ok, iniciará a impressão. Razão Auxiliar em Moeda: Esse relatório demonstra o valor de cada grupo de bens até o mês ativo e a depreciação acumulada. Se houver informações de baixa também serão impressos nesses relatório. Podemos solicitar um intervalo de grupos a serem impressos. Relação de bens: Esse relatório também é impresso por grupo de bens, detalhando bem a bem, até o mês ativo, o valor do bem e a respectiva depreciação acumulada. Os valores desse relatório, geralmente coincidem com os valores expressos no balancete de verificação, se impresso sem utilizar filtros, na opção TODOS. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 33

34 Movimento mensal de bens: Esse relatório imprime os bens que foram Movimentados no mês ativo, ou seja, que tiveram lançamentos de depreciação ou baixa. Movimentação anual de bens: Esse relatório demonstra a movimentação dos bens acumulada até o mês ativo. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 34

35 RELATÓRIO DE EVOLUÇÃO DE BENS: Nessa tela, imprime um relatório que permite visualizar as informações constantes na tela de cálculos, demonstrando as informações sobre os bens. Podemos selecionar por bem, por local, por grupo de bem e por período. LALUR Configurações Históricos LALUR Parte A: Para fazer a integração do LALUR precisamos criar históricos, para indicar se os valores de determinada conta contábil é uma Adição, ou Exclusão. Clicando em novo, o sistema pedirá um número para o histórico, e a descrição que deseja que seja impressa no LALUR parte A. Indicando se é uma adição, exclusão ou compensação. Clicando em gravar. Após criarmos todos os históricos, devemos localizar no Plano de contas, as contas que deverão ser lançadas no LALUR Parte A, indicando no campo LALUR, se deverá ir para apuração do IRPJ e da CSLL., e com qual histórico, e gravamos a conta contábil novamente. Quando integrarmos o LALUR de determinado período, o sistema buscará o Resultado Contábil, e fará os ajustes necessários buscando os valores lançados nas contas sinalizadas. Se a indicação na conta contábil para ajuste do LALUR for marcada no Plano após a gravação de lançamentos contábeis utilizando-a, é necessário regravar esses lançamentos contábeis, para atualizar as tabelas. Configurar lançamentos finais do LALUR: Essa rotina é subdividida em duas telas: Lucro Real e Lucro Real estimado. A tela LUCRO REAL deve ser preenchida pelas empresas optantes pelo Lucro Real Trimestral e pelas empresa Estimativa, para gerar os lançamentos de Ajuste do Final do ano. As contas devedoras das Provisões nessa tela, devem ser contas de Resultado (Despesas - configuradas na DRE Modelo 1 respectivamente como IMPOSTO DE RENDA e CONTRIBUIÇÃO SOCIAL.), por ser uma contribuição definitiva. As contas complementares são: Conta Prejuízo: A conta que será utilizada para fazer lançamentos dos prejuízos acumulados e da Base Negativa na Parte B do LALUR e do Livro de Apuração da CSLL, fazendo com que o sistema busque automaticamente o limite permitido para compensação, na apuração do Lucro Real na parte A. Conta IR Fonte : Conta de impostos a recuperar que é contabilizado a retenção de IR na fonte, para que o sistema gere o lançamento de apuração, baixando do valor a recolher. Conta CS Fonte: Conta de impostos a recuperar onde é contabilizada a retenção de CS na fonte, para que o sistema gere o lançamento de apuração, baixando do valor a recolher. Essa retenção passou a valer a partir de Fevereiro/ Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 35

36 Maiores esclarecimentos sobre a operação do Lalur, podemos esclarecer, no menu Ajuda, Manual Lalur, que tem toda a orientação prática sobre essa rotina. A tela LUCRO REAL ESTIMADO, deve ser preenchida pelas empresas que recolhem mensalmente os impostos por estimativa mensal, ou com Balanço de Redução, para fazer a contabilização dos recolhimentos mensais. As contas devedoras das provisões nessa tela, deverão pertencer ao grupo do Ativo, de impostos a recuperar, por não se tratar de uma contribuição definitiva e sim de uma antecipação Códigos para Lançamento da Parte B: Cadastrar nessa tela os códigos necessários para escriturar a Parte B do Livro de Apuração da CSLL. Clicar no botão Novo, informar o código a descrição desejada. Se a conta controlada na Parte B, gerar compensações automáticas na Parte A, como é o caso da Base negativa, marcar essa opção na tela antes de gravar. Se houver necessidade de editar alguma informação do código cadastrado anteriormente, clicar em Alterar após selecionar o código na parte de baixo da tela, depois gravar a alteração. Código de DARF: No Menu Cadastro/ Códigos de DARF, selecionaremos os códigos de recolhimento dos Darfs de IRPJ e CSLL, também das antecipações por Estimativa ou Balanço de Redução para as empresas Optantes pelo Lucro Real Anual. Lançamentos LALUR/CSLL: Parte A Nesta tela teremos a visualização dos lançamentos efetuados pela integração do LALUR, conforme período informado no Cadastro das Empresas, Ficha Cont.(Trimestral OU Anual). Poderemos digitar os lançamentos que irão compor o LALUR PARTE A manualmente. Clicaremos no botão NOVO, informaremos a data e o código do histórico e clicaremos em GRAVAR. Cadastraremos todos os históricos com suas respectivas datas, quantos forem necessários. Após o cadastro dos históricos, selecionaremos o histórico com a respectiva data desejada, e clicaremos no botão NOVO da parte central da tela, onde digitaremos um detalhe para identificação do lançamento, o Valor, e GRAVAR. Este lançamento fará parte do LALUR, somandose aos que foram integrados. Se o lançamento também for Adição, Exclusão ou Compensação para a CSLL, marcar a opção Copiar novo Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 36

37 lançamento na CSLL, antes de gravar o lançamento para que o Sistema atualize automaticamente a Escrituração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. Parte B Prejuízo Fiscal: Na tela IRPJ (Prejuízo Fiscal) informamos as contas controladas na PARTE B do LALUR, para compensações posteriores, conforme período cadastrado na janela Cadastro das Empresas/ ficha Cont. Clicar no botão NOVO para iniciar a digitação. No campo Conta, devemos informar conta contábil ( F5 para Pesquisar). Para Compensação Automática do Prejuízo fiscal na Parte A, devemos informar a Conta PREJUIZO, que foi informada nas configurações dos lançamentos finais do LALUR. A Descrição será demonstrada automaticamente conforme cadastrado no Plano de Contas contábil. Em seguida devemos informar a data em que o Prejuízo Fiscal foi apurado ou compensado. No campo Histórico, cadastramos as informações necessárias, relativa ao valor registrado. A partir de 01/01/96 devemos deixar os campos Para efeito de Correção monetária em branco, pois não haverá cálculo de Correção Monetária. No Campo Controle de Valores selecionamos a opção a opção Débito para registrar as compensações do Prejuízo Fiscal, e Crédito:para informar o Prejuízo Fiscal apurado no período, a ser compensado futuramente. No campo Saldo o sistema demonstrará o saldo de cada ficha. Clicar no botão Gravar. No campo Movimento Geral da Conta o sistema demonstrará todos os lançamentos digitados de cada ficha, com seus respectivos saldos. Clicamos no ícone da impressora, para impressão das fichas com suas respectivas contas. Com as Setas navegamos entre as fichas com suas respectivas contas. Lançamentos por código: Os outros valores que devem ser controlados na parte B, que não geram direito a compensação, podem ser Lançados utilizando outras contas contábeis, ou se preferir utilizando Códigos. Clicando no botão Lçto por código, o sistema habilita a tela para esse tipo de lançamento. No Campo Código, podemos pesquisar os códigos previamente cadastrados com o comando F5, ou cadastrá-los com o comando Ctrl+Enter. Base Negativa Na tela CSLL Base Negativa, registramos os valores da Parte B do Livro de Apuração da CSLL. A escrituração segue a mesma orientação da Parte B do LALUR, devendo utilizar a Conta Prejuizo para registrar a Base Negativa, e outras contas ou códigos para Registrar os outros valores que devem ser controlados na Parte B do livro em questão. Controle de Suspensão/ Redução: As orientações para configuração do LALUR e sobre o funcionamento dessa rotina, pode ser encontrado no Menu Ajuda, Item Manual LALUR, na parte Empresas Optantes pelo Lucro Real Anual. Essa tela controla os valores apurados por estimativa e pelo Lucro Real, bem Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 37

38 como permite gerar os lançamentos de provisão dos impostos, visualizar os cálculos por estimativa, pelo Lucro Real, imprime os Darfs, gera o lançamento de ajuste anual e tem a opção de imprimir um relatório comparativo mensal dos impostos apurado pelos dois métodos.. Relatórios LALUR/ CSLL Clicando em LALUR / RELATÓRIOS, temos a opção de imprimir os Livros de Apuração de Lucro Real (LALUR) e Da Apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), que são Livros obrigatórios para as empresas optantes pelo Lucro Real trimestral ou anual (Estimativa). Alem deles temos a impressão dos DARFS para recolhimento dos impostos e demonstração das apurações. Segue abaixo opções de relatórios do Sistema: Parte A Clicamos em LALUR/ Relatórios/ Parte A, para a impressão do Livro de Apuração do Lucro Real Parte A, marcamos a opção LALUR, para impressão do Livro de apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, marcamos a opção CSLL. Parte B Clicamos em LALUR/ Relatórios / Parte B, para imprimir a Parte B do LALUR marcamos essa opção, para imprimir a Parte B do Livro de apuração da Contribuição social, marcamos a opção CSLL. Relatório Parte B Controle de Valores que Constituirão ajuste Líquido de Exercícios Futuros. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 38

39 Apuração LALUR No Menu LALUR opção Relatórios/ Apuração LALUR/ Darf: imprimimos o relatório de apuração dos valores de Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social (CSLL), para as empresas Lucro Real Trimestral e os respectivos Darfs. Se houver IRF a ser deduzido do Darf, devemos apagar o zero que aparece na linha abaixo ao IRF para que o sistema busque o valor automático do que foi lançado no Sistema de Escrita Fiscal G5 Phoenix. Se não utilizarmos o sistema para lançar as notas de serviço, podemos digitar o valor do Ir Fonte no campo zerado, logo abaixo do campo automático. O mesmo vale para Contribuição Social, que a partir de Fevereiro de 2004, passou a ter retenção na fonte. O mesmo modelo desse Relatório de apuração para as empresas ESTIMATIVA, deve ser impresso na opção Controle de suspensão redução, no botão visualizar processo, Deduções, para que o usuário possa comparar qual a melhor opção de recolhimento, se estimativa ou redução do Imposto. Já os Darfs, devem ser impressos na mesma tela de controle de Suspensão/ Redução, após optar pelo tipo de recolhimento: Estimativa, Redução, Suspensão, o sistema irá habilitar o botão apuração, onde temos a opção de imprimir os Darfs, informar IR Fonte, Cs Fonte, e imprimir outra apuração, a comparativa, que demonstra detalhadamente o cálculo feito por Estimativa e Pelo Lucro Real.. Página da apuração da CSLL Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 39

40 DARFS Ao pedirmos a impressão dos Darfs, devemos marcar a opção integrar Gescon se desejarmos integrar os valores da provisão e baixa dos mesmos. E Enviar para central de Darfs, para que o sistema leve o valor dos mesmos para a Central de Darfs e possa gerar informações para DCTF corretamente. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 40

41 LALUR/ Integração No menu LALUR / Integrar LALUR, executamos a integração dos lançamentos contábeis para o Relatório LALUR Parte A. As empresas Lucro Real Trimestral, deverão gerar as integrações trimestralmente. As empresas Estimativa (Lucro Real Anual) devem fazer as integrações sempre do mês inicial de operação no exercício ao mês final. Ex. Para obter a apuração de janeiro integramos de janeiro a janeiro, para obtermos fevereiro, integramos de janeiro a fevereiro, e assim sucessivamente, até o final do período, pois os valores devem ser acumulados anualmente. Clicamos em integrar, se aparecer um X no mês integrado a integração foi gerada com sucesso, se aparecer um E, a única possibilidade de erro, é fazer a integração do LALUR com o período encerrado. Gerar lançamentos LALUR: Essa opção deverá ser utilizada apenas pelas empresas Lucro real Trimestral e Lucro real Trimestral corretora de seguros. No menu Lalur / Gerar Lançamentos LALUR, clicamos em preparar dados, para que o sistema busque os valores apurados pelo LALUR, e em Gerar lançamento contábil, o sistema executará os lançamentos da provisão para IRPJ e CSLL do trimestre. As empresas Tipo Estimativa (lucro real anual), geram os lançamentos da provisão dos impostos no Menu LALUR/, Controle de Suspensão/ Redução. Manual LALUR: No Menu Ajuda, temos o Manual explicativo sobre a ROTINA do LALUR no sistema. Processamentos: Na janela Processamentos abre os seguintes itens: Renumera Lançamentos Contábeis Nesta tela solicitamos a renumeração dos lançamentos contábeis. O Sistema informará o apelido e a razão social da empresa ativa, e o período a ser renumerado. Obs: Caso esteja encerrado não será renumerado. Se após o encerramento de um período (trimestre, ou mês), quisermos que a numeração dos lançamentos do próximo período reinicie do número 1, devemos checar esta opção. Clicaremos no botão Renumerar e daremos o início à renumeração. Esse processo coloca os lançamentos em ordem cronológica, como deve ser disposto nos relatórios oficiais. Não é possível revertemos, portanto, só execute essa função quando tiver plena certeza da necessidade do mesmo. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 41

42 Apurar CMV/ RCM Essa tela apura o CMV e gera os lançamentos contábeis devidos, conforme explicação do Item Configurações complementares ao Plano de Contas, Custo das mercadorias vendidas. Apuração dos Impostos Escrita Nessa tela apuramos os valores dos Impostos: ICMS, IPI, PIS e COFINS não cumulativos, após a integração com a Escrita fiscal. É necessário já ter cadastrado as contas a Recolher e a Recuperar dos respectivos impostos no Menu Cadastro, Configurações complementares ao Plano de Contas, Apurações dos Impostos integrados da Escrita Fiscal. Consolidação Matriz/ Filiais A Rotina de Consolidação matriz/ Filiais é necessária, para buscar os lançamentos feitos individualmente nas empresas Filiais, para calcular os impostos (IRPJ/ CSLL) sobre os valores consolidados. Para que essa rotina funcione adequadamente, temos que seguir as orientações abaixo: No cadastro das Empresas Filiais, o Campo APELIDO MATRIZ deve estar preenchido com o Apelido da Empresa Matriz. - As Empresas Matriz e Filiais devem utilizar o mesmo número de Plano de contas. - Essa parte estando correta, depois de feitas os lançamentos individualmente em cada filial, devemos ativar a empresa Matriz, no mês que desejamos executar a consolidação, e clicamos no botão CONSOLIDAR. Se por algum motivo, precisarmos de relatórios individualizados da Empresa Matriz, podemos optar por apagar a consolidação. - Detalhe Importante: Os saldos da Empresa Matriz deve ser implantado já consolidado, pois no final do exercício, para entrega da DIPJ, esses valores deverão estar consolidados, e a rotina consolidação busca apenas a movimentação das filiais, pois sub-entende que o saldo da Matriz já esta consolidado. Na tela de consolidação, o sistema indicará, quais os meses foram feitos as consolidações. -DICA: Essa dica não é uma regra do sistema, é apenas para os usuários que acharem interessante, terem sempre disponível relatórios individualizados da Matriz e Filiais sem a necessidade de apagar a consolidação, e ao mesmo tempo ter uma empresa com saldos consolidados. Nesse caso, cadastramos uma Empresa como os mesmos dados da Matriz, para ser a empresa CONSOLIDADORA. No cadastro da empresa Matriz e das Filiais, no campo apelido Matriz, colocamos o apelido dessa empresa Consolidadora. Nessa empresa cadastraremos os saldos consolidados. Para fazermos a consolidação ativaremos essa empresa Consolidadora, e faremos o processo de consolidação. Nessa Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 42

43 empresa, teremos sempre os valores consolidados, e nas empresas Matriz e Filiais, teremos os valores individualizados sempre. Empresas OPS GERAÇÂO XML Essa rotina fica no Menu Processamento, e serve para gerar os arquivos XML das empresas OPS - Operadoras de Planos de Saúde para entrega a ANS Agencia nacional de Saúde. O sistema gera os dois arquivos XML: - Dados Cadastrais - Informações econômicas Financeiras O XML dos dados cadastrais é alimentado com as informações das seguintes fichas: - Empresas - Administradores - Representantes - Acionistas - Controladas - Dependências O XML das Informações econômicas financeiras é alimentado com as informações das seguintes fichas: - Balancete: Subdividida em Ativo, Passivo, Receitas e Despesas. - Apuração do Fluxo de Caixa. - Ativos vinculados: Subdividida em Ativos Imobiliários e Ativos de Investimentos. - Idade dos Saldos: Subdividida em Ativo e Passivo. - Solvência. Funções dos botões na tela: - Toda a ficha que tiver informações no formato de lista tem os seguintes botões com as respectivas funções: - Bolinha verde: Salvar as informações na lista. - Bolinha vermelha: Apagar da lista um item salvo anteriormente. Com o cursor sobre o item a ser apagado, clicar na bolinha vermelha. Borracha: Limpa as informações do campo antes de salvar clicando na bolinha verde. Para gerar o XML dos dados cadastrais é necessário preencher as informações necessárias nas fichas habilitadas clicando no botão dados Cadastrais. Após preencher todos os campos gravar. Se desejar verificar se existem inconsistências, clicar no botão Verificar Inconsistências. Os erros fatais não permitem a geração do arquivo, os avisos são apenas para campos não obrigatórios, para alertar o usuário do não preenchimento do campo, permitindo que seja gerado o arquivo XML para envio a ANS. Não havendo erros, clicar no botão Gerar XML. O sistema gera um link com o atalho de onde foram geradas as informações, com um duplo clique é possível visualizar o arquivo.. Para gerar o XML das Informações econômicas financeiras, é necessário, primeiramente clicar no botão Configurações do Fluxo de Caixa e montar a configuração Com o cursor na linha disponibilidades, clicar nos três pontinhos abaixo na tela, no campo Conta. Vai abrir uma tela para selecionar as contas que compõem as disponibilidades da Empresa OPS. Com o cursor em cada uma das linhas, clicar nos três pontinhos do campo Conta para informar as contas que representem as respectivas informações para o fluxo. Incluída as contas para todas as linhas, clicar em gravar. Se houver necessidade da inclusão de mais alguma conta após a gravação, clicar no botão alterar, incluí-las, e gravar novamente. Montada a configuração, é necessário preencher em dados cadastrais um período correspondente ao que deve ser gerado nas informações econômicas financeiras, para que o sistema leve as informações correspondentes. Clicando no botão: Informações Econômicas Financeiras, selecionar o período Trimestral e o trimestre a ser gerado, clicar em processar. Processado os dados do período, preencher as informações das fichas que tiver dados a ser enviado, distribuir os valores da ficha Idade de Saldos e gravar. Após a gravação, verifique as inconsistências. Não havendo nenhum erro fatal, e se houver justificativa para os avisos, gerar o XML para envio à ANS. Assim como os dados cadastrais, o sistema traz o link do diretório em que foi gerado, onde, clicando sobre ele, abre o arquivo XML para análise. Período Mensal - Fluxo de Caixa mensal. A finalidade desse período é a apuração do Fluxo de caixa mensal, que permite apurar os valores mensais, gerando um relatório, que deve ser informado no site da ANS. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 43

44 Arquivos Magnéticos IN 86 Atende a Fiscalização Federal e é validado no Sinco Contábil O sistema gera os arquivos magnéticos de acordo com os Lay Outs dispostos pela In 86. Com a empresa ativa no ano em que devemos gerar o arquivo, na rotina arquivos magnéticos, selecionamos o período que desejamos gerar, indicando data inicial e data final e quais processos deverão ser gerados, clicamos em Gerar arq. Magnético. Quando terminar o processo de geração o sistema dará uma mensagem: Processo encerado. Localização dos arquivos \Phoenix\SRF\Apelido da Empresa. O Sistema gera os arquivos magnéticos que devem ser validados no Sinco Contábil, onde após a validação e gravação serão gerados os relatórios de acompanhamento que deverão ser entregues a fiscalização. Serão gravados os seguintes arquivos nos diretório. \Phoenix\SRF\Apelido da Empresa: 411.txt Lançamentos contábeis 412.txt Saldos contábeis 471.txt Arquivo de bens 492.txt Plano de contas 493.txt Plano de contas contábil Portaria 58: As competências anteriores a 01 de Julho de 2003, podem ser geradas no leiaute do Manad. A Partir dessa competência é obrigatório a utilização do Leiaute , que facultativamente pode ser utilizado para geração de períodos anteriores também. Esse arquivo magnético deve ser gerado e validados no SVA, o validador da Previdência. Para gerá-los, entramos no menu Processamento, Arquivos magnéticos, Portaria 58. O primeiro campo: Mês inicial e mês final, é o período solicitado pela fiscalização. Esse arquivo magnético é permitido gerar mais de um exercício desde que não exceda ao tamanho máximo permitido pelo validador. Os campos Data início e Data término, é a data de geração do arquivo magnético pelo responsável. Os outros campos são auto explicativos. SPED Contábil - Arquivo Digital ECD: Nessa tela geramos o Arquivo Digital ECD, de acordo com a IN RFB 787/2007 que a instituiu. No campo Periodo infomamos o período que deve ser gerado. De acordo com o leiaute, esse período deve ser gerado por ano. O campo Ordem deve ser informado a Ordem do Instrumento de Escrituração a que se refere o ECD (Veja a orientação nos Anexos que regulamentaram o leiaute). Se durante o exercicio gerado houve uma das situações especiais indicadas nesse campo, selecione-a. Se a contabilidade da empresa a ser gerada for descentralizada (Elaborada em locais diferentes, por contadores diferentes, que devam ser geradas em arquivos separados) marcar a opção Contabiliade descentralizada. Para que o sistema gere os registros necessários relacionados as outras empresas (matriz ou filiais), é necessário cadastrá-las no sistema, para a geração do Registro 0020, que é obrigatório nesse tipo de ECD. Se alguma sociedade empresário tiver direito legalmente de acesso ao Livro Contábil digital, a Instituição Responsável deverá ser indicada e informado o número de Registro da Empresa na mesma. Marcar a Identificação da demonstração, opção 1 ou 2. marcada a opção 2, o campo cabeçalho da demonstração fica habilitado para informar algum texto necessário para os cabeçalhos das demonstrações. Preenchida todas as informações necessárias, podemos clicar em Gerar para gerar o ECD. O Validador para esse arquivo é o Sped Contábil ja liberado no site da RFB. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 44

45 FCONT: Nessa tela o sistema gera o arquivo texto para o validador SPED FCONT, conforme a IN 949/09 da RFB. As orientações sobre a rotina podem ser observadas clicando no botão Explicações dessa tela. Controle de Saldos: Com essa rotina é possível verificar quais contas estão com os saldos contrários à natureza dos Grupos. É possível fazer essa análise em fila. Para isso selecionamos uma fila com as empresas que desejamos verificar. Após a verificação clicando em imprimir, o sistema imprimirá os relatórios individualmente ou em fila, das empresas que tiverem saldos contrários à natureza do Grupo. As contas que normalmente tem o saldo contrário à natureza do grupo (Ex: Depreciação acumulada no Ativo e Prejuízo no Passivo) também serão relacionadas nesse relatório. Controle de Rotinas: Através dessa tela de controle, é possível verificar quais processos já foram feitos na empresa ativa. Se quisermos que o sistema avise quando formos desenvolver uma rotina que necessita de que uma anterior já tenha sido feita, marcamos nessa tela a opção Verificar Rotinas em cada empresa a ser ativada. Dessa forma, sempre que entrarmos em uma rotina, o sistema emitirá uma mensagem com quais processos anteriores não foram executados ainda. Dessa forma o usuário terá mais segurança de que não executou uma rotina que dependia de uma anterior que não foi executada. Com o cursor sobre a linha de alguma rotina, ao darmos um duplo clique no botão Acessar Rotina o sistema abrirá a tela da mesma para executarmos algum processo que possa não ter sido executado. Bloquear mês Após executar todas as rotinas necessárias em determinado mês, é possível com essa rotina bloqueá-lo evitando assim que sejam feitas alterações após as conferencias finais. Para bloquear um mês, devemos checá-lo e clicar em gravar. É possível bloquear os meses de várias empresas sem a necessidade de ativá-las. Navegando nas setas na parte de cima da tela, selecionamos as outras empresas que desejamos fazer os bloqueios. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 45

46 Encerramento do Período O sistema trará nessa tela os períodos disponíveis para encerramento de acordo com as informações do cadastro da empresa ativa, Mensal, Trimestral ou Anual. Devemos executar os encerramentos em ordem crescente. Se Houver necessidade de reabri-los devemos fazê-lo em ordem decrescente. Selecionado o Período a Encerrar, clicamos em encerrar. Se Houver necessidade de fazer alguma alteração nos lançamentos, podemos reabrir o Período clicando na tecla reabrir. Se as configurações necessárias para o encerramento contábil estiverem corretas, será exibido a uma tela, onde informaremos a data do encerramento e clicaremos em OK, porém, será exibido mensagens para configurações ou cadastros se as mesmas estiverem incorretas. O sistema informa quando a conta de Encerramento/ Zeramento não foi cadastrada no Menu Cadastro/ Item Configurações complementares ao plano de contas plano de contas/ Encerramento do exercício. Lucros / prejuízos Acumulados No menu Processamento/ Lucros/ Prejuízos Acumulados temos dois tipos do mesmo relatório: Modelo 1: Esse modelo busca os valores do Resultado do período automaticamente das Contas configuradas como Lucro do Exercício e Prejuízo do Exercício, na tela de Configurações das contas de Encerramento Modelo 2 Se o saldo dos Lucros/Prejuízos acumulados não estiver nas Contas de Lucro e Prejuízo do Exercício, devemos imprimir esse modelo. Clicando na opção 2- Informar, o sistema habilita o botão Contas onde devemos informar as contas que compõem os Lucros/Prejuízos acumulado de nossa Empresa.. Clicaremos em alterar para o processamento do relatório em questão. Poderemos digitar valores, com exceção, dos campos que o sistema preenche automaticamente. Clicaremos no botão GRAVAR, para atualizarmos os dados informados, e em seguida poderemos imprimir o relatório em questão. Se houver necessidade de maiores explicações, podemos obtê-las clicando no botão Explicações dessa mesma tela. Processar DOAR Estando as configurações corretamente cadastradas, o período encerrado, pedimos para processar a Doar. Após o processo, o sistema trará as telas demonstrando as operações que foram feitas. Se houver necessidade de efetuar algum ajuste (Contas que não geraram nem Origem nem Aplicação de Recursos), poderemos efetuá-los na tela Ajustes/ Doar. Colocando o Ponto em Origem dos Recursos ou Aplicação de Recursos, podemos editar os valores, dando um duplo clique na linha que vamos alterar, indicando qual será o sinal do mesmo e gravarmos. Não devemos nos esquecer de editar os campos que geraram essa origem, para que a DOAR bata corretamente, após os ajustes. Nessa mesma Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 46

47 tela, clicando no ícone IMPRIMIR, imprimiremos a Doar. DVA: Demontração do Valor Adicionado: Ver orientações no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DVA Demonstração do Valor adicionado Clicando no botão Explicações. DFC: Demontração do Fluxo de Caixa: Ver orientações no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DFC Demonstração do Fluxo de Caixa Clicando no botão Explicações. Apuração DIPJ As orientações para apuração da DIPJ, se encontram detalhadas, no menu Cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, DIPJ do respectivo ano, no Botão EXPLICAÇÕES, Se as configurações estiverem corretas, no menu Processamentos/ DIPJ, definimos a forma de exportação para a DIPJ. Checaremos todos os itens que devam ser exportados por essa empresa. Feito isso, clicamos em Preparar Fichas, em seguida em apurar DIPJ. Depois de apurada, examine as fichas se os valores estão corretos. Estando corretas as informações das fichas, clicamos em GERAR DIPJ. O sistema exibirá a mensagem informando em qual diretório foi gerado o arquivo. A exportação da DIPJ deve ser feita pela empresa matriz. Informações Importantes: Acessando o sistema DIPJ da Receita Federal, clicamos na janela Declaração, item Importar. Em Unidade de Origem, selecionamos onde se encontra o sistema PHOENIX. Na pasta Origem, selecionamos a pasta PHOENIX/ XLR. Do lado direito temos os arquivos com o apelido da empresa.srf. (Ex. 001.srf). Para selecionarmos a empresa a ser importada basta um duplo clique no apelido.srf, e clicar em Ok. Análise das demonstrações Contábeis Clicamos no item Processamentos/ Analise das Demonstrações Contábeis. É imprescindível a configuração das contas na janela Cadastro item Configurações Complementares ao Plano de contas/ Análise Contábil, para o processo dos cálculos. Caso não tenhamos feito esta configuração o sistema exibirá a seguinte mensagem: É necessário configurar as contas para gerar a análise. Para processar os cálculos, informar o período desejado. Clicar no botão Processar, para efetuar os cálculos dos relatórios de análise contábil. É possível selecionar quais índices imprimir, desmarcando os índices que não sejam necessários na impressão. Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido Feitas as configurações, para imprimir a DMPL, vá ao Menu Processamento, Item DMPL - Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido. Selecionar o período desejado, clicar em Processa DMPL. O sistema vai buscar as mutações do Patrimônio do período selecionado, de acordo com as contas configuradas no sistema. Se ainda assim houver Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 47

48 necessidade de fazer algum ajuste, utilizando o Comando CTRL+A podemos inserir Ajustes, informando que tipo de ajuste se trata, o valor do mesmo e se é Devedor ou credor, e CTRL+B para incluir alterações no Capital social, colocando a descrição, o valor, em qual coluna incluir e se é devedor ou credor. Para excluir alguma linha, deve usar o comando Ctrl + Delete. Para alterar alguma informação, utilizar o Duplo click. Na tela Reserva de Lucros, informar a destinação do Lucro liquido. O sistema salva o processamento da DMPL apurada, mas se for feita a edição de alguma informação, é necessário clicar em Gravar para salvar essa edição. Se posteriormente processarmos a DMPL desse período Editado, o sistema avisa que já há uma DMPL processada, e que um novo processo substituirá as informações anteriores. Se houver mesmo necessidade, será necessário editar as alterações novamente. Notas explicativas: No Menu Processamentos, Item Notas Explicativas, temos as orientações necessárias para montarmos no sistemas as Notas Explicativas da Empresa, clicando no botão Explicações. A primeira vez que acessarmos essa tela com uma empresa ativa, o sistema trará a tela em branco para editarmos as notas. Podemos colar um texto de outro editor de texto ou mesmo digita-lo diretamente no sistema, lembrando de grava-lo após cada edição. Nos próximos exercícios o sistema trará o ultimo texto gravado, para ser utilizado como estrutura do texto se o desejarmos, mas podemos edita-lo, ou mesmo apaga-lo, que as Notas gravadas em anos anteriores, permanecerão inalteradas. Transportar Saldo p/ Próximo Exercício Após o encerramento do exercício, clicar no item Processamentos/ Transportar Saldo p/ o próximo Período. Abre a tela ao lado. É possível transportar o saldo da empresa ativa ou de uma fila de empresas previamente cadastradas, ou selecionando Fila, clicar no botão que fica habilitado quando marcada essa opção. Essa rotina transporta os saldos de balanço, de centros de custos e de conciliação. Se porventura o usuário não desejar transportar um dos saldos, é so desmarcá-los antes de transportar. Difinidas as opções da tela, clicar em transportar. O sistema somente processará o transporte dos saldos com o Exercício Encerrado. Se o Exercício estiver aberto, será exibida uma mensagem de que o período esta em aberto, para encerrarmos antes de executarmos o transporte.. Após o transporte o sistema emitira uma mensagem de que o processo foi efetuado com sucesso. Devemos clicar em Ok e sairmos dessa rotina. Relatórios: Nesse Menu temos a impressão dos Relatórios Oficiais. Empresas: Clicando neste item imprimimos o Cadastro de todas as Empresas, por ordem do Apelido da empresa ou por Razão Social. Temos a opção do relatório RESUMIDO que trás informações pertinentes ao sistema Contábil Phoenix. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 48

49 Parametrizar Imprimir Diário Completo: Essa rotina permite selecionar todos os relatórios que devam compor o livro diário, definir a ordem de impressão, a peridiocidade de cada um deles (mensal/ trimestral, anual), definir a quantidade de página por blocos. A impressão em HP/ LASER deve ser feita a partir da visualização do relatório, dando maior segurança em relação aos dados contidos no mesmo e possibilitando uma impressão parcial futura para o caso de haver uma interrupção quando enviado para a impressora. Os relatórios se ajustam automaticamente à configuração de sua impressora para o papel Carta ou A4, e se a impressora tiver recursos para impressão frente e verso automática, ou manual, também é possível fazer esse tipo de impressão, pois o sistema ajusta as margens para encadernação para esse formato. A explicação completa de como utilizar todos os recursos da rotina, se encontram no botão Explicações da tela de seleção da rotina. Balancete de Verificação: Nessa opção, abrirá a tela, para pré- seleção do relatório, para que o mesmo seja impresso de acordo com a orientação das opções assinaladas. Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá mês a mês todos os balancetes compreendidos no período selecionado. Se desejar imprimir meses alternados, além de selecionar a opção "mensal" deve clicar no botão "Selecionar Meses" e checar quais meses deseja imprimir. Trimestral: O sistema imprimirá os balancetes acumulados por trimestre, do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de seleção. Anual: O sistema deve imprimir um balancete acumulado do período informado no mês inicial e final. Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas "Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros", e para funcionar adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do módulo LALUR do sistema. Marcada essa opção, o sistema deverá imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos no período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não encontrar nenhuma suspensão/ redução no período selecionado, deve emitir a mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique o Controle de Suspensão/Redução da Empresa". O título do relatório será adequado à situação do período: Indicando se o Balanço ou Balancete é de Suspensão ou Redução. Modelo 1- imprime o Número de Conta e Descrição Modelo 2 Imprime apenas a Descrição. Modelo 3 Imprime o número das contas e descrição no formato Paisagem (Não disponível em Matricial). Modelo 4- Imprime o número das contas e descrição num formato compactado para permitir a impressão na casa dos trilhões. (Não disponível em matricial). Formato XLS: Gera as informações desse relatório no formato XLS. Intervalo de Contas: Reduzida ou analítica: Selecionaremos se o relatório será impresso por Conta analítica ou por Conta Reduzida. No caso de precisarmos de uma única conta deveremos informar o número da mesma conta em Conta Inicial e Conta Final Grau a imprimir: Geralmente o balancete analítico deve ser impresso no ultimo grau, para facilitar ao analisarmos, mais se houver necessidade, poderemos imprimir em um grau sintético. Opções: - Saltar página por grupo: O sistema saltará para uma próxima página ao término da impressão de um grupo. Ex. Ao terminar de imprimir o Ativo, ainda que tenha espaço na folha, iniciará a impressão do passivo na próxima página. - Ordem alfabética de Conta: O Sistema imprimirá em ordem alfabética as contas analíticas dentro de seus respectivos grupos. Pode ser útil se desejarmos imprimir por exemplo, informações sobre Clientes ou Fornecedores analíticos. - Imprimir assinaturas no final do relatório: Se for apenas para conferencia, não há necessidade de marcar essa opção, já para ser apresentado como relatório oficial, deve constar a assinatura. - Balancete Periódico: Marcando essa opção o sistema desconsidera os saldos anteriores ao período solicitado. Essa rotina pode ser utilizada se desejarmos obter informação de um determinado período desconsiderando os saldos anteriores. - Eliminar período encerrado. O Balancete após o encerramento é impresso com o saldo das contas de resultado zerados, já que os saldos foram transferidos para apuração do Resultado. Marcando essa opção o sistema permite imprimir o Balancete com os saldos nas contas de Resultado, como se estivesse com o período aberto. - Imprimir todas as contas: Essa opção só fica habilitada quando selecionado o modelo XLS, pois para trabalharmos uma Planilha comparando vários meses, é útil que imprimamos todas as contas para que as informações de cada uma delas fiquem, na mesma linha. - Apresentar Resultado: Marcada essa opção no Final do relatório é impresso um resumo dos Grupos. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 49

50 Se marcarmos a opção detalhado o sistema demonstrará o resumo detalhado em colunas de Saldo anterior, movimento a débito, movimento a crédito e saldo final, para uma análise mais detalhada. - Títulos de Grupo: Se não marcarmos algum destes títulos, o mesmo não será impresso no Resumo. Apresentação do resultado: O sistema apresenta as seguintes nomenclaturas para apresentação do resultado nesse relatório: - Lucro/ prejuízo: Para as empresas em geral; - Superávit/ Déficit: Para as empresas sem fins lucrativos; - Sobras/ perdas: Para as empresas Cooperativas, que devem apresentar relatórios com essa nomenclatura. - Imprimir em outra moeda: marcando essa opção é possível emitir o Balancete em alguma outra moeda previamente cadastrada no Menu cadastro, Item Moedas, ou cadastrá-las nesse momento. Razão Analítico Temos as seguintes opções de Pré-seleção: Dia Mês Inicial/ Dia Mês Final: O relatório será impresso obedecendo às informações do período informado na tela. Opções de Impressão: Essas opções são relativas ao formato: Retrato, Paisagem ou Planilha XLS. Seleção de contas: Podemos imprimir um intervalo de contas da informada no campo inicial a final, ou com a opção Alternadas, é possível selecionar quais contas desejamos imprimir sem seguir uma ordem seqüencial. Marcando essa opção o sistema habilita o botão Selecionar contas, para que façamos a seleção das contas a serem impressas. Intervalo de conta: Define se o razão será impresso pelo código da conta analítica ou reduzida.. Se houver necessidade de consultar o Plano de Contas, para selecionarmos uma conta específica, podemos utilizar o recurso F5, e executar a pesquisa. Ordenar os grupos por: Define a ordem em que será impresso as contas de cada grupo: Em ordem alfabética ou em ordem de código reduzido. Outras opções: - Omitir Contra Partida: caso o usuário não deseje que a contrapartida figure no relatório. - Saltar página a cada Conta: O sistema imprime apenas uma conta por página, saltando para a página seguinte para imprimir a próxima. Esse recurso se torna útil no caso de clientes que arquivam os razões por conta. - Por quebra de Dia: O sistema totalizará o saldo diário do razão. - Por quebra de mês. Ao final de cada mês os saldos das contas serão totalizados. - Omitir coluna de saldo por lançamento: Marcando essa opção o sistema não totalizará o saldo a cada lançamento contábil, apenas no final do período solicitado. As colunas débito e crédito são alinhadas à direita, aproveitando o espaço para o histórico. E os saldos serão totalizados apenas nas quebras (dia ou mês). - Imprimir contas sem movimento com saldo inicial: Essa opção deve ser marcada para imprimirmos todas as contas que tenham saldos, independente de terem movimento ou não. - Detalhar lançamento múltiplo: Marcando essa opção, os lançamentos múltiplos a débito ou a crédito, serão detalhados no razão da Contrapartida, quando essa for única. No caso de Múltiplos a múltiplos, infelizmente não é possível desmembrar os lançamentos para figurar as contas contábeis da contrapartida correspondente ao valor exato dos lançamentos. - Totalizar contas Por Mês: com essa opção, o sistema imprime o razão de todas as contas de um mês, para iniciar a impressão do o próximo mês. - Dados usados para renumeração automática de páginas do Razão: Marcada essa opção, informar quantas páginas deve ter cada bloco, incluindo os termos de Abertura e Encerramento, para que o sistema salte duas páginas entre cada bloco para intercalá-los..ex: Se informar 500 páginas por livro, o sistema iniciará a impressão na página 2 até a página 499, saltará duas páginas para intercalarmos o termo de encerramento do primeiro livro e o termo de abertura do próximo, continuando a impressão do próximo bloco na página 502 ou na página 2, no caso de pedirmos para reiniciar a numeração das páginas. OBS: A Legislação nos permite encadernar os Livros Diários ou Razão, sem limitação de número de folhas, desde que não haja dificuldade de manuseio da Encadernação. Por esse motivo o Contábil Phoenix deixa a critério de o usuário definir a quantidade de páginas que terá cada Encadernação. Podendo imprimir os livros numa ordem seqüencial de páginas, dando continuidade à numeração dos próximos livros, de acordo com a orientação do art 255 do RIR/99, ou reiniciar a numeração das páginas a cada bloco, de acordo com a IN 102/2006 da DNRC. Para tanto, antes de iniciarem a impressão, verifiquem em qual Órgão o mesmo será registrado, e qual a orientação em relação à ordenação das páginas. Impressão parcial do razão: A forma de solicitar a impressão parcial, quando utilizamos o recurso de reiniciar páginas, é informar o número da página desejada, como se não estivéssemos utilizando esse recurso. A Fórmula para descobrirmos qual o número da página a ser informada é a seguinte: [(Qtde de páginas por livro x qtde de livros anteriores ao desejado) + Página desejada ] Exemplo de como imprimir parcial reiniciando a página: Se a minha impressão foi interrompida na página 54, do 4º livro. Minha impressão é de 500 páginas por livro, na tela principal devo preencher como se fosse pedir o livro inteiro novamente, período inicial, final, quantidade de páginas por livro. No botão Configurar páginas informar como página inicial a mesma página inicial do primeiro bloco impresso, marcar a opção parcial e no intervalo de páginas a imprimir, informar o número encontrado utilizando a fórmula acima e Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 50

51 no campo final posso informar Usando essa formula o cliente ira informar a página 1554, que é a ordem de impressão da página, ou seja: [(500 x 3)+54] = 1554 Onde 500 = Quantidade de páginas por livro 3 é a quantidade de livros anteriores, já que quero imprimir o quarto livro 54 é a página que desejo imprimir do quarto livro. Na duvida, peça uma única página na impressão parcial para ver se confere com os dados já impressos. Selecionar Contas: Clicando nessa tecla, temos a opção de filtrar contas não seqüenciais. Podemos usar o recurso buscando pela conta, reduzida ou descrição. Ao preencher esses campos com o filtro desejado, o cursor na parte de baixo da Tela, buscará as contas obedecendo essas informações. Ao localizarmos a conta desejada, clicamos em Incluir contas. Repetimos o processo até selecionarmos todas as contas que desejamos imprimir. Clicando em sair o sistema voltará para a tela anterior, clicando em Ok, nas duas telas, o sistema imprimirá apenas as contas selecionadas. Diários: Incluída as opções de impressão de períodos nas telas de seleção: Mensal, Trimestral e Anual, que funcionam da seguinte forma: Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá mês a mês todos os diários compreendidos no período selecionado. Se desejar imprimir meses alternados, além de selecionar a opção "mensal" deve clicar no botão "Selecionar Meses" e checar quais meses deseja imprimir. Trimestral: O sistema imprimirá os Diários acumulados por trimestre, do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de seleção. Anual: O sistema deve imprimir o Diário acumulado do período informado no mês inicial e final. Se marcarmos a opção totalizar: Por dia: O sistema totalizará os lançamentos por dia no relatório. Por Mês: O Sistema totalizará os lançamentos por mês no relatório. Para a opção mensal, a totalização por mês é obrigatória, por esse motivo esse campo vem marcado e desabilitado, para os outros tipos de seleção é opcional. Temos os seguintes modelos do Livro Diário: - Diário Geral: Imprime uma linha para a Conta débito, uma linha para a conta Crédito, uma linha para o histórico e uma coluna de valor de valor a débito e uma coluna de valor à crédito. - Diário Simplificado: Esse modelo de diário imprime a conta débito e a conta crédito em uma única linha, na linha de baixo imprime o histórico e valor. Diário Paisagem: Esse modelo esta disponível para impressão deskjet e matricial 132 colunas. Ele imprime a conta débito, a conta crédito, uma coluna de valor em uma linha, e o histórico na linha seguinte. Na impressão Matricial 132 colunas todas as informações são geradas na mesma linha. Os dois primeiros modelos podem ser impressos utilizando as contas analíticas ou Reduzidas. O modelo Paisagem só é impresso com o código reduzido. Essa tela é para impressão do relatório para conferencia, para imprimir o livro Diário, para encadernação e registro, utilizar a rotina Parametrizar/ Imprimir Diário Completo do menu relatórios. Demonstração de Resultado do Exercício: Incluída as opções de impressão de períodos nas telas de seleção: Mensal, Trimestral, Anual e Suspensão/ Redução, que funcionam da seguinte forma: Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 51

52 - Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá mês a mês todas as DREs compreendidas no período selecionado. - Trimestral: O sistema imprimirá as DREs acumuladas por trimestre, do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de seleção. -Anual: O sistema deve imprimir uma DRE acumulada do período informado no mês inicial e final. - Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas "Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros", e para funcionar adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do módulo LALUR do sistema. Marcada essa opção, o sistema deverá imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos no período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não encontrar nenhuma suspensão/ redução no período selecionado, deve emitir a mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique o Controle de Suspensão/Redução da Empresa". O Sistema dispõe de 3 modelos de Relatórios de Demonstração de Resultado do Exercício. DRE Modelo 1: Ao cadastrarmos as contas de resultado no Plano de Contas e preenchermos os campos Título demonstração de Resultado, determinando a ordem que as contas devem ser demonstradas no Relatório, já estamos montando a configuração dessa DRE. Ainda que o usuário opte por utilizar outro modelo de DRE oficialmente, se for optante pelo LUCRO REAL, deverá configurá-la, pois na integração do LALUR o sistema busca o resultado contábil apurado por ela, para fazer os ajustes na Parte A. Se a mesma não estiver configurada adequadamente, haverá divergência na apuração dos impostos. - DRE Modelo 2: Este relatório não exige configurações: É impresso na ordem de cadastro do Plano de Contas na fórmula Receitas Despesas Custos, para apurar o resultado. - DRE Modelo 3: No Menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, DRE Modelo 3, clicando na interrogação temos a opção de explicações básicas e Manual de orientação para configurá-la. Essa DRE pode ser configurada de acordo com a necessidade de criação de títulos do Usuário, pode ser criados Sub-títulos para um detalhamento melhor - Formato XLS: Imprime a DRE Modelo 2 em formato de Planilha XLS. Nessa opção é possível imprimir a DRE Compreendendo um período selecionado, ou marcando a opção Imprimir vários meses podemos imprimir os meses em colunas individuais. Nesse modelo é possível visualizar o código analítico da Conta Contábil, desmarcando a opção Omitir Cta Analítica. De acordo c/ a Lei 11941/2009: Incluída uma opção na tela de seleção para permitir imprimir a DRE Modelo 1 de acordo com as alterações implementadas pela Lei 11941/2009. Essa Lei inclui o título "Participação nos Resultados", e altera a nomenclatura dos títulos "Receitas não operacionais" e "Despesas não operacionais" para "Outras Receitas" e "Outras Despesas" respectivamente, e também altera a ordem de apresentação dos títulos já existentes. O usuário que não precisar se enquadrar a Legislação acima citada, e quiser imprimir no formato antigo, ou mesmo para imprimir as DREs de anos anteriores antes da vigência da Lei, desmarcar a opção "De acordo com a Lei 11941/2009" da tela de seleção. Também não deverá configurar contas para o título "Participação nos Resultados", criado para atender essa opção. Imprimir em outra moeda: Checada essa opção, é habilitado o botão para selecionar a moeda e informar o índice para conversão. Se não selecionar moeda o sistema utiliza a ultima moeda e índice utilizados. Balanço de Abertura Informar no campo Referente a data que deseje que saia no cabeçalho. Ex: 01/01/XXXX ou 31/12/XXXX (Ano anterior). Balanço Patrimonial Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá mês a mês todos os Balanços compreendidos no período selecionado. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 52

53 Trimestral: O sistema imprimirá os Balanços acumulados por trimestre, do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de seleção. Anual: O sistema deve imprimir um Balanço acumulado do período informado no mês inicial e final. Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas "Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros", e para funcionar adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do módulo LALUR do sistema. Marcada essa opção, o sistema deverá imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos no período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não encontrar nenhuma suspensão/ redução no período selecionado, deve emitir a mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique o Controle de Suspensão/Redução da Empresa". O título do relatório será adequado à situação do período: Indicando se o Balanço ou Balancete é de Suspensão ou Redução Modelos: - Modelo 1: O Passivo é impresso na seqüência do Ativo, sem saltar página. - Modelo 2: O Passivo é impresso saltando para a página seguinte, mesmo que ainda haja espaço após a impressão do Ativo. - Modelo 3: Imprime no formato Publicável o Ativo ao lado do Passivo. - Modelo 4: Imprime modelo Publicável o Ativo ao lado do Passivo, no formato paisagem. - Modelo 5: Imprime Modelo Publicável: Ativo ao lado do Passivo, com um Lay Out mais elaborado. - Modelo 6: Impresso em três coluna de acordo com a hierarquia das contas, com os valores totalizados ao final de cada grupo. - Formato XLS Gera as informações do Balanço em formato xls. - Independente de o período estar encerrado, o sistema sempre levará o resultado do período automaticamente para a conta de encerramento para a impressão do balanço, não gerando os lançamentos de transferências, mais permitindo que o usuário tenha as informações de cada período que desejar, independente do tipo de encerramento. - Imprimir coluna com saldos anteriores: Essa opção deve ser marcada se o usuário desejar um balanço com a coluna de saldos anteriores para algum tipo de análise. - Grau a imprimir: Geralmente o sistema trás habilitado o grau analítico, mais podemos solicitar que o mesmo seja impresso no grau desejado, marcando outra opção. Nesse caso TODAS as contas do balanço serão impressas no grau selecionado. - Imprimir com assinaturas: Desabilitando essa opção, podemos imprimir o balanço sem os termos de responsabilidades e respectivas assinaturas de sócios/ Contador, quando precisarmos apenas para simples conferencia, economizando assim impressão de páginas desnecessariamente. - Imprimir termo de responsabilidade: Desmarcando essa opção o sistema não imprime o termo de responsabilidade cadastrado no Menu Cadastro/ Termos/ Responsabilidade. - PERSONALIZAR: Essa tecla deve ser utilizada no caso de o usuário desejar imprimir apenas algumas contas no grau sintético, em alguns casos em que não há necessidade de detalhá-las, seja para enviar para um banco, ou para o cliente. Clicando nessa tecla o sistema demonstra as contas de ativo e passivo que tiveram movimento no período, ultimo grau sintético. As contas que desejarmos imprimir nessa situação, devem ser checadas, e o sistema imprimirá as outras contas no grau analítico e apenas as selecionadas no grau sintético. - Clicando em ok, o sistema passará para a segunda tela para que informemos qual a página inicial do relatório. Livro Caixa: Este relatório difere do RAZÃO ANALÍTICO somente no título do Relatório, podendo ser encadernado como Livro Caixa. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 53

54 Fluxo Financeiro: Esse relatório nos permite selecionar contas para analisarmos a Evolução das mesmas, durante um determinado período de um exercício. O mesmo ainda indica quais dias do mês o saldo ficou negativo. Entrando no Menu Relatórios diversos, no Item Fluxo financeiro, o sistema abrirá uma tela onde devemos informar o período desejado para impressão (mês inicial ao mês final). Digitando parte da descrição, ou o código reduzido, ou parte da conta contábil, o cursar irá buscar a conta solicitada. Estando o mesmo sobre a conta correta, clicamos em INCLUIR CONTA. Depois de selecionarmos todas as contas, clicamos em SAIR que o sistema imprimirá o relatório solicitado. Conferência de Lançamentos: Podemos imprimir relatório de conferência de lançamentos de várias formas: Por período: Informando o intervalo de datas que desejamos imprimir. Por lançamento: Informamos o intervalo numérico que desejamos. Por Lotes: Nessa opção, informamos que tipo de lote que desejamos imprimir, e de qual período. Os lotes Contabilidade, deve ser informado o número do lote criado, já os lotes de integração o número do lote é o número do mês que desejamos imprimir. Demonstração de Despesas e Receitas: Este relatório somente será obrigatório para Empresas sem fins lucrativos. Obs. Para a impressão deste relatório será necessário criarmos a Conta de Variação Patrimonial no Plano de Contas e configurá-la no menu cadastro, configurações complementares ao plano de Contas. Se clicarmos em EFETUAR LANÇAMENTO DE TRANSFERENCIA PATRIMONIAL, ao imprimirmos o relatório, será feito um lançamento contábil de transferência do saldo das contas de Resultado. Conciliar Contas: Esse relatório só é possível ser impresso para contas que tenham documentos origem e um documento baixa, para que seja possível demonstrar os documentos que compõem o saldo de determinada conta. Ex. Fornecedores/ Clientes/ Impostos a pagar. Para que seja possível imprimi-lo, teremos que observar os seguintes processos: Localizarmos as contas contábeis que desejamos Conciliar no Cadastro do Plano de Contas, e checamos a opção CONCILIAÇÂO. Para que o sistema faça o controle dos documentos a serem conciliados, devemos informar o número ou a competência, em caso de impostos, dos mesmos, dentro do sinal <>(Maior/ Menor). Ao solicitarmos o relatório de determinado período, o Sistema imprimirá as contas que foram checadas no Plano no campo conciliação, e demonstrará o saldo dos documentos cujos números foram lançados dentro do sinal <> (Maior/ Menor). Os documentos que permanecerem em aberto, serão demonstrados nesse relatório, compondo o saldo da conta solicitada. Clicar em Relatório. / Conciliar Contas Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 54

55 para imprimir o relatório abaixo. Balancete de verificação TXT: Neste item o sistema emitirá um relatório no formato TXT. Informaremos o período a ser emitido e clicaremos em OK. Dentro da pasta PHOENIX, será criado uma pasta com o nome CTBTXTO, onde será criado um arquivo com o apelido da empresa.bv. (Ex.001.bv). Este arquivo poderá ser aberto por um Editor de texto desejado. Gráficos: Nesta Janela visualizaremos ou imprimiremos os gráficos das contas contábeis. Para navegarmos pelas contas, podemos utilizar as setas, para localizar uma conta específica podemos utilizar a Lupa, e localizarmos por descrição, Código Reduzido, ou Conta analítica. Quanto ao formato podemos imprimir gráficos em: Linhas, Barras Vertical, Área, Pontos e Linha 2 (linha mais fina). Quanto ao tipo de movimento a ser impresso, podemos escolher: Por saldo acumulado, movimentação mensal, movimentação a débito e movimentação a crédito. Se clicarmos no quadrinho Phoenix, o Logotipo do Phoenix, aparecerá na tela dos gráficos. Temos as seguintes opções de impressão dos gráficos: Conta Atual: O Sistema imprimirá apenas o gráfico da conta selecionada na tela principal. Diversas contas: Essa opção é subdividida em outras duas- Diversas Contas e Contas Comparadas. Na opção Diversas contas podemos selecionar um intervalo de contas a serem impressas, ou mesmo todas as contas, se assim desejarmos. Já na opção Contas Comparadas, informamos duas contas, para que comparemos a evolução de uma em relação a outra: Ex: Receitas e Despesas. Auxiliar Ativar Empresa: Nessa tela selecionaremos a Empresa que desejamos trabalhar. A data do computador será levada para o campo DATA. Se quisermos acessar outro período deveremos alterá-lo manualmente neste campo. No campo abaixo o sistema mostra todas as empresas cadastradas. Podemos localizar a empresa por apelido ou razão social, digitando o inicio da informação em um dos campos, o sistema posiciona o cursor na parte de baixo da tela sobre o filtro Informado. Podemos também navegar nas setas de rolagem no lado direito da tela e dar um duplo click em cima do apelido da empresa desejada para ativá-la. Tanto em Tipo de Empresa como em Regime de Apuração selecionaremos o Modo de exibição de acordo com o cadastro das empresas na ficha ESCRITA As empresas serão listadas de acordo com a Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 55

56 ordem selecionada: Por Apelido ou Razão Social. A opção Somente Empresas Ativas vem marcada padrão. Com essa opção o sistema omite as empresas que existem no cadastro que tiver preenchido o campo Data de desativação. Cadastro de empresas: Este botão será um atalho para abrirmos a Tela de Cadastro das Empresas. Procurar: Este botão nos auxiliará na procura/ pesquisa de uma determinada empresa. Clicaremos nele e abriremos a tela de Pesquisa. Pesquisaremos a empresa por qualquer um dos itens que estão relacionados no campo Pesquisa Por. Selecionaremos o modo de pesquisa, e digitaremos no campo Digite a frase contida no texto qualquer grupo de letras existentes no cadastro. Ex. Selecionaremos por logradouro e na frase digitaremos JOÃO. Pressionaremos as teclas CTRL+ SETA para BAIXO. O primeiro conjunto de letras que o sistema encontrar, ficará em negrito. Para pesquisarmos o próximo, pressionaremos CTRL + SETA para BAIXO novamente. Clicaremos neste botão para sairmos da tela. Controle de Impressão: Na janela Auxiliar Controle de Impressão, configuraremos o modo de impressão dos relatórios:. As opções são as seguintes: Vídeo, ou em impressora Matricial, ou HP/ Laser/ FX. Correio eletrônico Matricial ou Jato de Tinta: Uma dessas opções deverão ser selecionadas quando formos gerar relatórios para serem enviados utilizando o SRI. Exportação para PDF: Com essa seleção, todos os relatórios serão abertos na tela no formato PDF ao imprimi-los, podendo ser salvos a critério do usuário.. Matricial Turbo Edit abrirá o relatório na tela pelo programa Edit.exe do DOS. O usuário poderá salva-lo a seu critério. Note Pad e Word Pad abrirá o relatório na tela num arquivo em Note Pad ou Word Pad, de acordo com a opção selecionada., que poderá ser salvo a critério do usuário. Atenção: Toda geração de relatórios em outros aplicativos, geram arquivos temporários, que devem ser excluídos da máquina temporariamente. Impressão do Darf: Completa A darf será impressa com todos os campos. Semi-completa Não será impresso o valor total. Incompleta Não serão impressos a data de vencimento, o valor principal e o valor total. Imprimir a descrição: Folha ou página. A opção página não é disponível para Matricial, pois se aplica apenas a impressão frente- e-verso. Matricial 80 ou 132 Colunas: Selecionaremos o tipo de formulário para impressão dos relatórios na impressora matricial. Darf Personalizada - a impressão será desenhada em formulário branco. Estando desmarcado, a impressão será em formulário contínuo. {*somente Matricial}. Data de Emissão A data que estiver ativa no computador, será impressas nos relatórios. Selecionaremos a opção: Hora da emissão: se marcada a opção data, esse campo fica habilitado para seleção, caso o usuário deseje imprimir a hora da emissão dos relatórios. Único para impressão dos relatórios somente da empresa ativa. Os números abaixo da palavra: único são as filas que foram montadas na janela de Cadastro/ Montar Fila, clicaremos neste botão para selecionarmos conforme tela ao lado a opção para que o sistema efetue um backup dos lançamentos contábeis automaticamente. Backup Automático: Na instalação do sistema, este item virá habilitado. Será gerado um Backup a cada 50 lançamentos ou a quantidade superior a isso que o cliente desejar, que deverá ser informado nessa tela, a cada alterações executadas durante a operação do sistema.. DADOS DE SUA EMPRESA: Se desejarmos que no rodapé dos relatórios oficiais, sejam impressos os dados do Escritório Contábil, gravaremos nessa tela os dados. Enviar Controlar Relatórios pela Internet: Abrindo essa tela tem uma tecla do manual de explicações para operar o SRI, que permite enviar relatórios pela internet para os clientes. Integrações: Integrar Escrita Fiscal/ Folha de Pagamento / DARF e Gescon: No Menu Auxiliar / Integrações, abre a seguinte tela: Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 56

57 Nela processaremos as integração dos lançamentos contábeis dos sistemas: G5 PHOENIX {Escrita fiscal} e FOLHA PHOENIX (folha de pagamento) e os DARFS gerados pela Central de Darfs do G5 Phoenix. E Os pagamentos e recebimentos controlados pelo módulo Conta Corrente do G5 Phoenix. O item integração com a Escrita Fiscal vem selecionado. Para integrar as outras opções devemos selecioná-las. Marcando a opção Folha, o sistema exibe a tela de Controle de Liberação da Folha para Integração, que indica se o processo já foi preparado anteriormente no Sistema de Folha. O controle traz os apelidos e meses que já foram preparados. Clicando no botão Integrar, a integração é processada, de acordo com o sistema selecionado para gerá-la. Podemos integrar direto ou fazer um processo de PRE- INTEGRAÇÂO. Com esse processo, é possível visualizar os lançamentos que serão trazidos pro Contábil, antes de concluir a integração. Clicando em Pré-integrar, aparece a letra P no mês ativo quando for concluída a pré-integração. Clicando sobre o apelido da empresa indicado em amarelo no campo Pré-integrações ou Integrações com erros, abre a tela para visualizarmos os lançamentos. Clicando no botão em Ver errados, o sistema mostra apenas os lançamentos com erros, indicados em rosa, se clicando nesse botão não aparecer nenhum lançamento na tela, significa que não há nenhum lançamento com erro. Clicando em imprimir é possível imprimir uma relação dos lançamentos, com opção de imprimir todos, ou apenas com erros, para alguma conferencia. Integrar: Esse processo busca todos os lançamentos do mês ativo do sistema gerador das informações. Em caso de não haver erro na integração o campo ao lado será marcado com um {x}.se houver algum tipo de erro, {conta débito/ crédito invalida ou histórico invalido}, o campo será preenchido com a letra E, e não será processada a integração até que o erro seja corrigido. No campo Pré-integrações ou Integrações com erros será exibido o apelido das empresas que tiver erros na integração ou as que foram executadas Pré-integrações. Para visualizaremos os lançamentos, clicaremos na linha com o apelido e mês indicado em amarelo, que abre a tela mostrando todos os lançamentos. Clicando no botão Ver errados filtramos apenas os lançamentos com erros, para identificá-los e corrigi-los. O ideal no caso de conta invalida, ou HP inválida, corrigir diretamente na tabela de integração do sistema que gerou as informações, evitando assim que o mesmo erro se repita em meses posteriores. É possível corrigir os lançamentos por essa tela e clicar em gravar, lembrando que é mais prudente corrigir o erro na origem. Corrigindo todos errados, podemos clicar na tecla integrar dentro dessa própria tela. Reorganização de Saldos: Clicaremos em Auxiliar / Reorganizar saldos Nesta tela o sistema executará o processo de contagem dos lançamentos contábeis, Centro de Custo e Razão, reorganizando os saldos. NÂO DEVERÁ SER EXECUTADA COM O PERÍODO ENCERRADO. Pode ser executada por: Período: Mês O processo será feito somente no mês ativo. Anual O processo será feito no ano inteiro. Recuperar: Individual Somente a empresa ativa. Em Fila Todas as empresas da fila selecionada. Clicando em Reorganizar, o sistema iniciará o processo escolhido. Reorganizar Saldos do Ativo Imobilizado: Se o usuário notar alguma disparidade nos relatórios de ativo Imobilizado poderá estar executando essa rotina para reorganizar os saldos do Ativo Imobilizado. Podemos clicar em um único bem, ou darmos um clique no primeiro e CTRL + A, para marcarmos todos e clicar em recalcular saldos para que o sistema recalcule os saldos. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 57

58 Controle Manual das Integrações Essa opção deve ser utilizada, para controlar os registros de Integração, ou seja, após executarmos as integrações, o sistema indica com um X os meses que foram integrados. Ainda que apaguemos o lote de integração daquele mês, o X continua indicando que aquele mês já foi integrado. Se desejarmos apagar o X, selecionaremos nessa tela qual integração desejamos corrigir, e apagamos o X do mês desejado, gravando em seguida. DICA: No caso do Ativo Imobilizado, se fizermos uma integração teste, depois ao tentarmos cadastrar os outros bens, o sistema fica aparecendo a mensagem de que já foi feita integração naquele mês, mesmo que apaguemos a integração, pedindo a confirmação a cada gravação de um Bem. Se apagarmos os registros (X) dessa tela de controle, o sistema não dará mais essa mensagem, quando formos gravar os próximos bens. Utilizem esse recurso apenas para pequenos arquivos, não dá para estimar o tamanho exato, pois varia muito de acordo com a capacidade do equipamento. Mais por segurança, procurem utilizar a conversão de arquivos movimento, de acordo com o Layout de integração de arquivos textos, que permite integrar grandes movimentos. Restaurar Backup Automático: Por essa rotina, em caso de danificação de arquivos de lançamentos, poderemos voltar o último backup automático que o sistema executou, ou verificarmos qual o backup tem maior tamanho e selecioná-lo para restauração, clicando sobre ele e em restaurar. ATENÇÃO: Essa rotina funciona como uma restauração de Backup Normal, ou seja, se executada, irá sobrepor o arquivo de lançamentos atual, pelo Backup automático executado pelo sistema, que poderá estar desatualizado, logo, só utilize esse recurso, se realmente houver uma danificação definitiva em seu arquivo de lançamentos, e não tiver outro recurso de backup. Importação de Dados: Clicar no Menu Auxiliar / Importações e o Sistema abre a tela com as importações possíveis de serem realizadas pelo mesmo. Clicando no Botão Layout dos arquivos temos as explicações de quais são os dados possíveis de serem importados em arquivo texto, bem como o layout de cada um deles, com exemplos de arquivos texto. No campo Importando arquivo é possível ver o progresso da importação. Se houver inconsistências, clicando no botão Imprimir é possível listar os problemas que impediram que a importação fosse feita com sucesso. E no caso dos lançamentos contábeis, no caso de inconsistências, fica habilitado o botão Visualizar inconsistências, onde abre a lista de lançamentos constantes no arquivo texto, com os lançamentos com problemas tarjados em rosa, podendo corrigi-los por essa mesa tela, gravando e Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 58

59 integrando. Imprimir Arquivo Texto Matricial Verificar as explicações gerais do uso desta tela clicando no botão Explicações. JANELA FIM habilitar o botão para sair do sistema. Ajuda Novidades Leia-me Abriremos a tela, para verificarmos as alterações geradas em cada versão. Sobre nessa tela, será informada a Versão do sistema atualmente instalada. Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda. 59

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