Orientações, Dicas e Atalhos para registrar e consultar documentos no sistema ERP.

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1 Orientações, Dicas e Atalhos para registrar e consultar documentos no sistema ERP. 2

2 Acesso ao sistema: Usuário e Senha (previamente cadastrados). Mudar senha: Menu: Utilitários / Alterar Senha Digitar nos dois campos a senha e confirmar com ALT C ou clicando diretamente no atalho Atalhos Principais: NOVO: ALT N ou LOCALIZAR (LUPA): ALT L ou FILTRAR: ALT F ou CONFIRMAR/SALVAR: ALT C ou FECHAR A JANELA: MENU Para acessar os programas disponíveis, clique sobre o item Menu (primeiro botão à esquerda). Para fechá-lo, clique novamente sobre o mesmo botão. DOC$ Documentos Consultas: Acesso ao Menu: DOC$ / DOC$ Documentos. Para consultas simples ou combinadas, utilize o Filtro. O Filtro conta com diversas Abas 1ª Documentos (dados de Identificação, Título, Tipo/Espécie, Autor, Datas, Ementa/Assunto, Referência/TTD, etc.); 2ª Autores; 3ª Tipos/Espécies; 4ª Conteúdo (pesquisa por palavras do próprio documento); 5ª Classificação (Itens da Tabela de Classificação). É possível combinar dados para a pesquisa. Exemplo: todos os memorandos de 2008 sobre o assunto Equipamentos Na 1ª aba, digite o ano de 2008; na 3ª selecione o tipo/espécie Memorando ; na 4ª (pesquisa por conteúdo) digite a palavra desejada, como arquivo. Caso alguns documentos estejam disponíveis apenas digitalizados não será possível pesquisar por palavras do conteúdo. Assim, a alternativa é digitar a expressão arquivo (para localizar independente do local da palavra no texto) no campo Ementa/Assunto da 1ª aba. Após registrar os itens no filtro, clique em Pesquisar (1º botão) ou pressione Enter. O sistema trará os primeiros 10 registros que encontrar. Indicará no rodapé da tela quantos itens foram localizados (10 de 25, por exemplo). É possível pedir para Retornar somente os 10 primeiros ou clicar em Todos e em seguida Retornar para que seja possível acessar os dados de todos os registros localizados. Os itens localizados estarão disponíveis na tela para consulta dos dados e dos arquivos neles contidos. Para navegação entre os itens utilize a barra de rolagem à direita da tela. Para acessar o arquivo, clique duas vezes no caminho indicado a partir do campo Arquivo.... Este caminho é o local exato (diretório e pastas) onde se encontra o arquivo. Ao clicar duas vezes sobre o caminho, o sistema acessará o servidor de documentos e trará uma caixa para registrar usuário e senha (do sistema ERP). No primeiro acesso, digite os dados e clique em Lembrar minha senha se assim preferir. O arquivo aberto estará disponível, minimizado, na barra de tarefas.

3 A visualização dos documentos será permitida de uma maneira geral, salvo casos específicos. No entanto, somente quem produziu o arquivo poderá editá-lo e eventualmente excluí-lo. Dicas de Pesquisa a partir do Filtro: Em campos cujos dados foram digitados (Identificação, Título) inclua o símbolo de % antes e depois de cada palavra que servirá de critério de filtro (EX.: %035%2010%reitoria%), já no campo (Ementa/Assunto), inclua o símbolo de % somente na dúvida de grafia e & para combinar expressões de busca (EX.: S%lvio&M%ler abatimento%&educa%). OBS.: Não pode haver espaço entre as expressões de busca e os símbolos. Dicas de Pesquisa por Conteúdo: PCC unidade classificação: traz documentos que contenham todas as palavras citadas. Não é necessário saber se há acentuação, letra maiúscula, etc. %cont% - localiza itens cujo texto apresente uma das palavras: conteúdo, contexto, desconto, etc.;? ecesario: localiza itens cujo texto apresente uma palavra aproximada necessário.!necs: (pesquisa fonética): anexo, anexar, etc. Outro exemplo: pcc unidade!clacificacao: é possível incluir símbolos em qualquer palavra de busca. Cadastro de Documentos: Acesso ao Menu: DOC$ / DOC$ Documentos. Para cadastrar um documento, a partir da tela DOC$ Documentos, clique no botão Novo disponível na barra de ferramentas. O sistema trará alguns campos já preenchidos (ano, data de registro, TTD Permanente - Tabela de Temporalidade etc.). São itens sugeridos, mas é permitido edita-los. Cadastro dos campos do Cabeçalho: - Tipo: sistema sugere o tipo Documentos, não é necessário alterar/registrar; - Exercício: sistema sugere 2011, não é necessário alterar/registrar; alterar somente em documentos retroativos; - Número: sistema irá calcular automaticamente o número geral de itens, após salvar/confirmar o registro. Não é necessário registrar; - Identificação: cada documento deverá receber uma identificação, seguindo uma regra, como no exemplo: MEMORANDO Nº SDA (Espécie Nº-Ano-PCC). Tal identificação será a base para o nome do Arquivo, como veremos adiante; - Título: Não é necessário o preenchimento deste campo o Sistema fará a repetição dos dados do Campo Identificação quando o registro for confirmado no 1º upload. Cadastro da Aba DOC$ (Principal): - Espécie: selecione uma espécie da lista; - Localização: sistema sugere Unidade, uma vez que tal campo se refere à localização física do documento.; - Registro: sistema sugere o dia corrente este campo não deve ser alterado pois o mesmo é base para conferências diárias do CMU/Arquivo;

4 - Produção: data de produção deve ser a data de produção que consta no documento registrado; - TTD: data de previsão para eliminação do documento, em casos previstos na Tabela de Temporalidade; - Campo complementar ao TTD: sistema sugere o termo Permanente. Caso esteja prevista sua eliminação, tal termo deverá ser deletado; - Classificação: selecione um item da lista apresentada; - Departamento: PCC Fundo: unidade de origem do documento; - Autor: dois campos referentes ao autor - responsável pela assinatura do documento. O 1º diz respeito ao número de inscrição (não é necessário registrar). Importante: não é o número de OP e sim o número do cadastro de pessoas. O 2º traz uma lista de pessoas em ordem alfabética. Digite as primeiras quatro letras do nome em questão (A primeira letra maiúscula somente) que o sistema trará a lista completa a partir dos caracteres digitados. - Servidor: Nome do Servidor que está registrando o documento. Não é possível inserir ou selecionar um nome neste campo, pois ele será preenchido automaticamente com o nome do usuário que está cadastrando o documento, após confirmar o registro. - Arquivo...: para vincular um arquivo ao registro, clique no botão da direita (na própria linha do campo Arquivo...). Clique em sim para a pergunta que seguirá: Deseja fazer o upload de um arquivo?, em seguida, clique em ok para Na próxima janela, selecione o arquivo de origem. Uma caixa com os diretórios estará disponível para que se localize o documento/arquivo. Após selecionar o item, clique em Abrir na própria caixa de busca do arquivo. Por fim, clique no botão de Confirmar na barra de ferramentas. O sistema irá criar um caminho automaticamente, seguido o padrão pré-configurado: diretório/pasta/subpasta/identificação. Caso haja alguma mensagem de erro ao confirmar o anexo de arquivo, verifique o tópico específico abaixo*. Importante: transforme o documento em pdf, por questões de segurança, antes de anexá-lo ao registro. - Destinatário: especifique/digite o destinatário do documento, se houver. - Assunto: breve resumo sobre o conteúdo do documento. OBS.: Faça um breve relato do conteúdo do documento, destacando, inclusive, nomes de pessoas ou identificações de outros documentos relacionados para futura recuperação deste. - Observação: campo não obrigatório destinado a acrescentar alguma informação. Obs.: Ao registrar todos os campos desejados, clique em Confirmar. Edição de Documentos: Para editar/corrigir um registro, siga os passos do item Consultas para localizar o documento. Em caso de alterações nos campos, altere o que for necessário e clique no botão de Confirmar. OBS.: Os campos do Exercício e Tipo/Espécie não são passíveis de ajuste depois do 1º upload. Se for necessário alterar o conteúdo do arquivo, localize-o no seu computador, edite o texto e transforme em pdf novamente. Será preciso anexar o arquivo novamente no botão de upload. Importante: somente o usuário que criou o documento terá permissão de editá-lo!

5 Para conferir quem criou/modificou um documento, acesse o item no Menu DOC$ / DOC$ Diretórios/Pastas/Arquivos. É possível acessar os Pontos de montagem DAV/Public/Pasta/Subpasta. Observe que no próprio registro do documento, no campo Servidor, é possível verificar o usuário que registrou o item. Confira o caminho em Arquivo... e percorra diretório/pastas no programa do menu DOC$ Diretórios/Pastas/Arquivos. Ao localizar o arquivo em questão, clique com o botão direito do mouse, na opção Propriedades ifs. Será possível consultar quem criou e quem editou em quais datas. Exclusão de Documentos: Para excluir o arquivo/registro percorra diretório/pastas no programa do menu DOC$ Diretórios/Pastas/Arquivos. Ao localizar o arquivo em questão, clique com o botão direito do mouse, na opção Excluir, assim que o arquivo for excluído o registro também será excluído automaticamente. Importante: o usuário que criou o documento terá permissão de excluí-lo quando cumprir a temporalidade. No entanto esta atribuição ficará a cargo dos servidores do CMU/Arquivo. Contudo, os documentos deverão anteriormente ser listados em Guia de Eliminação e aprovados pelo CGD (Comitê Gestor de Documentação).