O caminho da Informação do Papel ao Digital

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1 O caminho da Informação do Papel ao Digital Programa de Tratamento Integrado de Acervos - PROPTIA Conceitos Necessários a Equipe do Projeto Informacional - PI reflexão

2 Gestão de Acervos - Premissas do Negócio PREMISSAS PATRIMONIAL CUSTOS DIRETRIZES DE GESTÃO DE ACERVOS - DGA TECNOLOGIA CDI Centro de Documentação e Informação SINISTROS Legalidade DESCRIÇÃO Todo ACERVO gerado pela é resultado das atividades da empresa e parte integrante do patrimônio da mesma. O ACERVO é patrimônio que deve ser tratado como parte integrante da Estratégia Empresarial, formador dos custos inerentes aos produtos e serviços e, portanto passível de gestão com racionalização progressiva dos recursos despendidos. Todo o acervo deve obedecer a PGA Política de Gestão de Acervos que garante os padrões e modelos corporativos de negócio respeitando o Processo de Gestão Arquivítica... A metodologia precede a implantação de tecnológica de automação do Processo de Gestão Arquivística... Estrutura Organizacional destinada a Garantia da Qualidade na Gestão do Patrimônio Informacional, bem como, retenção do conhecimento a instrumentação estratégica... O ACERVO enquanto patrimônio, sendo um ativo corporativo deve ser tratado com foco na Governança, Gestão de Risco e Sustentabilidade. Cumprimento do Ordenamento Jurídico aplicável ao negócio...

3 Matriz de Projetos Identificados - MPI MATRIZ DE PROJETOS IDENTIFICADOS PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management + BI Business Inteligence

4 Conceituação do Projeto Informacional - PI GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management Gestão por Conteúdo BPM Business Process Management Gestão por Pocesso KM Knowledge Managementt Gestão por Conhecimento BI Business Intelligence Inteligencia de Negócios Capacitação Treinamento

5 Conceituação do Acervo Arquivivístico - AA DADO INFORMAÇÃO CONHECIMENTO INTELIGENCIA DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO GESTÃO DE DOCUMENTOS

6 Conceituação do Acervo Arquivivístico - AA DADO: registros icônicos, simbólicos (fonéticos ou numéricos) o signos (lingüísticos, lógicos ou matemáticos) por meio dos quais se representam fatos, conceitos ou instruções. Carecem de significado e não têm uso. Processamento: mediantes processos organizacionais são agrupados, classificados, formatados etc. INFORMAÇÃO: dados ou matéria informacional relacionada ou estruturada de maneira atual ou potencialmente significativa. Informação é um significado. Processamento: mediante análise são separados, validados, comparados etc. CONHECIMENTO: estruturas informativas que, ao internalizar-se, se integram a sistemas de relacionamento simbólico do mais alto nível e permanência. Informação como compreensão. a. Conhecimento Informativo: mediante processo avaliativos são acrescidos: opções, vantagens e desvantagem b. Conhecimento Produtivo: mediante processo decisórios são conseguidas: definição de metas, negociação ou seleção, compromisso INTELIGÊNCIA: Estruturas de conhecimento que, sendo contextualmente relevantes, permitem a intervenção vantajosa da realidade. AÇÃO (DANTE PONJUÁN, Gloria. Gestión de informacion en las organizaciones. 1998)

7 Conceituação do Acervo Arquivivístico - AA PRODUÇÃO: manual de redação, gestão de formulários, plano de classificação, vocabulário controlado, glossários; TRAMITAÇÃO - USO: registros de protocolo (entrega, empréstimo ou desarquivamento), gestão de processos, regras de segurança e sigilo; ARQUIVAMENTO: mapa de localização, guias de transferência, práticas de preservação, plano de prevenção contra desastres; avaliação: tabela de temporalidade; existência de comissão permanente de avaliação; ELIMINAÇÃO OU RECOLHIMENTO: listagem e editais de eliminação, tabela de temporalidade, guias de recolhimento.

8 Conceituação do Acervo Arquivivístico - AA Gestão de Documentos O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Art. 3, Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991)

9 Documento Arquivístico Política de Gestão de Acervos PGA Conceituação do Acervo Arquivivístico - AA A informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e/ou recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade ou pessoa, com sentido orgânico e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de evidência/prova dessas atividades. Para ser considerado evidência, o documento arquivístico deve possuir conteúdo, estrutura e contexto e ser parte de um sistema (política) arquivístico de gestão. (Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, v4, 2008, p.11; National Archives of Australia. Managing Electronic Records. What is a record? The electronic conundrum; Resolução nº 20/2004, Art. 1º, 1º - CONARQ)

10 Conceituação do Projeto Informacional - PI Palavra Chave Descritores Campos de Indexação Taxonomia Plano de Arquivo Thesaurus Projeto Informacional Vocabulário Controlado Topografia

11 Matriz Temporal Matriz de Classificação Documental - MCD HW & SW TTL Legal Atualização TAD Validação TVD TMS TRD Responsabilidade Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia

12 Estamos na Era da Informação Relevante