Departamento de Arquivologia SIGAD. Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD 1

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1 Departamento de Arquivologia SIGAD Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD 1

2 Agenda Introdução Conceitos Iniciais e-arq e SIGAD Para quem? Para quê? O que são? O que não são? Requisitos Arquivísticos de um SIGAD SIGAD x GED (Gestão Eletrônica de Documentos) Atividade de Fixação Referências SIGAD 2

3 Introdução Evolução Tecnológica Volume de conhecimento em formato digital. Legado de documentos em formato digital. União Arquivologia + Tecnologia da Informação Objetivo: Estratégias para gestão de documentos arquivísticos. SIGAD 3

4 Conceitos Iniciais Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), define: O que é documento arquivístico? O que é documento digital? O que é documento arquivístico digital? O que é documento arquivístico convencional? SIGAD 4

5 Conceitos Iniciais Modelos de Requisitos de Sistemas de Gestão de Documentos MoReq EDABC União Européia Requisitos funcionais para sistemas de gestão de documentos de arquivo eletrônicos Arquivo Nacional do Reino Unido Padrão DoD (Department of Defense USA). No Brasil: e-arq Brasil Documento elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos. Orienta a implantação da gestão arquivística de documentos. Fornece requisitos e metadados para orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos SIGAD. E-ARQ Especifica Requisitos para SIGAD SIGAD 5

6 e-arq Para quem? Para quê? Fornecedores e programadores: orientar o desenvolvimento de um SIGAD; Profissionais da gestão arquivística de documentos: orientar a execução dos serviços; Usuários de um SIGAD: base para auditoria e inspeção; Potenciais usuários de um SIGAD: orientar a elaboração de editais; Instituições acadêmicas: recurso de ensino.... SIGAD 6

7 SIGAD O que é? Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característicos do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Ex: Software particular, softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. Permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. Obs.: Seu sucesso depende da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. SIGAD 7

8 e-arq - SIGAD O que não são? e-arq não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software. e-arq não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos e de quaisquer organizações. SIGAD não é um produto; é uma demonização para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos. SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais e convencionais. SIGAD 8

9 Requisitos Arquivísticos SIGAD Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos; Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; Implementação de metadados associados aos documentos para descrever seu contexto; Integração entre documentos digitais e convencionais; Foco na manutenção da autenticidade dos documentos (Identidade e Integridade); Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente; Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos; Transferência e recolhimento de documentos por meio de uma função de exportação; Gestão de preservação de documentos. SIGAD 9

10 SIGAD x GED Um SIGAD tem por objetivo gerenciar o documento arquivístico em todo o ciclo de vida e, portanto, é capaz de realizar todas as operações técnicas da gestão arquivística (da criação até a destinação final eliminação ou guarda permanente). O SIGAD não atende informações não arquivísticas. Um GED tem por objetivo as informação (captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição) e não gerencia o ciclo de vida completo dos documentos arquivísticos; portanto não é capaz de manter a relação orgânica entre os documentos de arquivo. Ou seja: Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. SIGAD 10

11 Atividade de Fixação Hora de recordar... SIGAD 11

12 Referências 1. e-arq Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos / Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos versão. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, Modelo de requisitos funcionais da União Européia (MoReq) DLM Forum 3. Especificação de requisitos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos padrão DoD STD 4. Requisitos para sistemas de gestão de documentos de arquivo eletrônicos Arquivo Nacional do Reino Unido SIGAD 12

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