Rio Grande do Sul. Setembro 2013

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1 Rio Grande do Sul Setembro 2013 Palestra-conceito - Informação verde Gestão do Projeto Informacional O caminho da informação do papel ao digital Tendências: GED/ECM 3.0 e ROI

2 Abordagem! Como pensar o Projeto de Gestão de Informações para ambientes colaborativos linkando com os conceitos: GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management PMP Project Management Professional EIM Enterprise Information Management EDA Enterprise Digital Architecture (Visão Gartner da Arquitetura Organizacional no mundo Digital) Cloud Computing Computação nas Nuvens Tabela de Temporalidade em ambiente colaborativo

3 GED + ECM + BPM 3.0! GOVERNANÇA Service Management & Governance SMG Unidade de Negócios especializada no delivery de Treinamentos, Consultoria, Projetos e Serviços relacionados a Governança e Gerenciamento de Serviços de TI. INFRAESTRUTURA Information Technology & Operations ITO Unidade de Negócios especializada no delivery de Treinamentos, Consultoria, Projetos, Serviços, Outsourcing e Soluções de Tecnologia para Infraestrutura de TI. SEGURANÇA Information Security & Risk Management - ISR Unidade de Negócios especializada no delivery de Treinamentos, Consultoria, Projetos e Serviços relacionados a Segurança da Informação e Conformidade

4 GED + ECM + BPM 3.0! CONTINUIDADE Business Continuity & Resiliency Services - BCR Unidade de Negócios especializada no delivery de Treinamentos, Consultoria, Projetos e Serviços relacionados a Continuidade de Negócios. SUSTENTABILIDADE Green Solutions & Sustainable Services - GSS Unidade de Negócios especializada no delivery de Treinamentos, Consultoria, Projetos e Serviços relacionados a TI Verde INFORMAÇÃO & CONHECIMENTO Enterprise Information Management - EIM Unidade de Negócios especializada no delivery de Treinamentos, Consultoria, Projetos e Serviços relacionados a ECM, BPM e GED

5 GED + ECM + BPM 3.0! TREINAMENTOS OFICIAIS E CERTIFICAÇÕES A PRIMEIRA ITIL v3 Foundations Premium ITIL v3 Intermediate Operational Support and Analysis (OSA) ITIL v3 Intermediate Release, Control and Validation (RCV) ITIL v3 Managers Bridge ITMP - IT Management Principles (EXIN) Workshop "Planejando a Implementação de ITSM Service Management Simulator Wind Power Case CobiT 4.1 Foundations (ISACA) Fundamentos ISO/IEC Fundamentos ISO/IEC Green IT Citizen ITIL COBIT ISO20000 ISO27002 GREEN IT SIMULADOR ITSM DO BRASIL

6 Há três caminhos para o fracasso: não ensinar o que se sabe, não praticar o que se ensina, e não perguntar o que se ignora. (São Beda) Se lhe pedirem para ser varredor de ruas, varra as ruas como Michelangelo pintava, como Bethooven compunha ou como Shakespeare escrevia. Martin Luther King Projeto Informacional- Reflexões! Posso não concordar com nenhuma das palavras que você disser, mas defenderei até a morte o direito de você dizê-las. François-Marie Arouet - Voltaire Água

7 Projetos -Dez 1 - Sempre farás um diagnostico e um Planejamento. Mandamentos 2 - Definirás a Política e Diretrizes em primeiro lugar 3 - Aplicarás a Tabela de Temporalidade antes de qualquer automação, 4 - Sempre constituirás uma Equipe multidisciplinar. 5 - Nunca desprezarás a legislação local, nacional e ou internacional 6 - Jamais permitirás a sedução por qualquer tecnologia. 7 - Nunca em hipótese alguma chamarás o Arquivo de Morto. 8 - Não permitirás a confusão entre conceitos como organização com arrumação ou mesmo ERP GED ECM BPM BI Colaboração com SIGAD 9 - Nunca começarás um Projeto sem conhecer as necessidades do usuário e a cultura da empresa ou instituição 10 - Sempre amarás o que faz e sempre farás o que ama!!!!!

8 Projetos - Dez Erros ou Equívocos 1 - Aprender pela dor. 2 - Desprezar a diversidade 3 - Não fazer uma prova de conceito Para Escolha da Ferramenta (Software) ou Hardware 4 - Ter baixo comprometimento do Patrocinador, da Equipe e ou dos Fornecedores 5 - Não documentar cada passo do Projeto 6 - Não estimar corretamente os documentos a serem trabalhados Jandira 7 - Não transferir o conhecimento e ou a tecnologia a empresa ou instituição 8 - Centralizar e não comunicar os objetivos e ganhos 9 - Centralizar as decisões e não comunicar os objetivos e ganhos 10 - Não ser líder e não cultivar a humildade e a paciência!!!!!

9 Projeto Oito Passos 1- Conhecer Missão, Visão, Valores da Organização; 2- Mapeamento e/ou conhecimento dos processos de trabalho e fluxos de informação; 3- Identificação e avaliação dos documentos associados aos processos e atividades; 7- Elaboração dos instrumentos e ferramentas de Gestão Documental: 7.1- Política de Gestão Documental; 7.2- Taxonomia, Plano de Classificação, Vocabulário Controlado; Glossário 7.3- Tabela de Temporalidade Documental; 7.4- Padrão Normativo. 8- Capacitação e Sensibilização.

10 Projeto - Eliminação Problemas com a formação Falta Motivação Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração Atividade x Informação

11 Projeto - Eliminação Excesso de tarefas Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente.

12 Projeto - Eliminação Métodos alternativos de Gestão do Conhecimento, Informação e Documento. Trabalho braçal Bando de Dados X Banco de Dados Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos + Processos + Produtos + Relacionamentos

13 Projeto - Eliminação Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica comprometida Tecnologia distante da realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada.

14 Projeto - Eliminação Quando não há espaço!

15 Projeto - Eliminação

16 Projeto - Eliminação Desapareceram: Alemanha Oriental e Ocidental que se unificaram e se tornaram na Alemanha. Desapareceram a URSS (União Soviética). Surgiram depois que a União Soviética desapareceu : Arménia, Azerbaijão, Bielorrússia, Estônia, Quirguistão, Letônia, Lituânia, Moldávia, Rússia, Tadjiquistão, Turquemenistão, Ucrânia, Uzbequistão.

17 Projeto - Eliminação =

18 Projeto - Eliminação =

19 Projeto - Descomplicado GED ECM BPM PMP EIM BBB EDA - CLOUD COMPUTIG AMBIENTES DIGITAIS DIVERSOS Arquitetura para conteúdo Estratégia para Conteúdo Gestão para conteúdo

20 Projeto - Integrado Processos / Atividades Software especialistas Arquivo Permanente e Inativo Arquivo Corrente e Intermediário Soluções de Busca e Análise de Conteúdo Organização de Conteúdo Software de ERP e Office

21 Projeto - Atualizado

22 Projeto Adequado a necessidade

23 Gestão Documental Diagnóstico Cultura AMBIENTE FAVORÁVEL A ARQUIVO ARQUIVO RECREATIVO! SEGURO ARQUIVO INFRAESTRUTURA CRIATIVIDADE PADRONIZADO MORTO! E EM COLABORAÇÃO ARQUIVO

24 POLÍTICA PATRIMONIAL CUSTOS DIRETRIZES DE GESTÃO DE ACERVOS - DGA TECNOLOGIA CDI Centro Logística para a Gestão de Documentos SINISTROS Legalidade Gestão Documental Diagnóstico - Topologia DIRETRIZ Todos os DOCUMENTOS pertencentes aos ACERVOS do Estudo de Caso: são resultantes das atividades da empresa e parte integrante do Patrimônio Corporativo. Todos os DOCUMENTOS pertencentes aos ACERVOS do Estudo de Caso: devem estar tratados como parte integrante da Estratégia Empresarial e, formar os custos inerentes aos produtos e serviços e, portanto ser passível de gestão com a racionalização e medição progressiva dos recursos despendidos na Gestão Aquivística de Documentos. Todo o acervo deve obedecer a PGA Política de Gestão de Acervos emanado pelo CLGD do Estudo de Caso: para garantir os padrões e modelos corporativos de negócio. A metodologia precede a implantação de qualquer tecnológica de automação do Processo de Gestão Arquivística de Documentos. Portanto a tecnologia de automação da Gestão Arquivística de Documentos deve respeitar as peculiaridade do Estudo de Caso. A Estrutura Organizacional destinada a garanti da qualidade na Gestão do Patrimônio Informacional, bem como, garantir a retenção do conhecimento e o domínio tecnológico e metodológico. O CLGD no uso de suas atribuições organizacionais de Gestão Arquivística de Documentos mitiga os possíveis sinistros, otimiza a gestão de risco, garante a legalidade, a sustentação do negócio, o acesso aos documentos e informações com segurança. Cumprimento do Ordenamento Jurídico aplicável ao negócio do Estudo de Caso. Status Crítico Status Atenção Status Normal

25 Gestão Documental Conceituação

26 Gestão Documental Conceituação

27 Gestão Documental Conceituação

28 Gestão Documental Conceituação

29 Gestão Documental Conceituação

30 Gestão Documental Conceituação

31 Gestão Documental Conceituação

32 Documento Digital - Legalização

33 Documento Digital - Legalização

34 Documento Digital - Legalização

35 Documento Digital - Legalização

36 Documento Digital - Legalização

37 Documento Digital - Legalização

38 Documento Digital - Legalização

39 Documento Digital - Legalização

40 Documento Digital - Legalização

41 Documento Digital - Legalização

42 Documento Digital - Legalização

43 GED / ECM / BPM Formas de Captura - Digitalização Transferência e Centralização de Acervo Digital e Papel Vídeo Estudo de Caso Repositório Central BD Central Goiás USUÁRIOS CORPORATIVO Consulta via WEB

44 GAD = GD + GED / ECM GED / ECM / BPM Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Digitalizados GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management Document Imaging Document Management Web Content Management Digital Asset Management + COLD/ERM Records Management Portal Digital Rights Management

45 GED \ ECM GED / ECM / BPM Gestão Arquivística de Documentos Preparação e Digitalização Digitais e Digitalizados

46 GED / ECM / BPM Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Digitalizados Servidor de Captura de Imagem Armazenamento Indexação Banco de Negócio/ Processo Banco de Imagem

47 GED / ECM / BPM Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Digitalizados Auditoria de Conversão Re-digitalização Acesso Indexação Auditoria de Indexação e Acesso WEB Pasta de Documentos Digitais

48 GED / ECM / BPM Nos Hospitais e Clinicas

49 GED / ECM / BPM A lei que Nasceu Morta.

50 Preservação Digital / Digitalizado / Papel

51 Avaliação Digital / Digitalizado / Papel

52 Preservação de Acervos Digitais

53 Preservação de Acervos Digitais - Garantias

54 Preservação de Acervos Digitais - Insegurança

55 1- Tipo do Registro/Documento; 2- Taxonomia: Macroprocesso, processo, sub processo, tipologia; 3- Código de Classificação; 4- Descrição e Objetivo do Registro; 5- Natureza, Base Legal/Requisito, Nível de Acesso; 6- Órgão Gestor do Documento; Espécie do Documento; 7- Suporte; Método de organização e armazenamento; 8- Tempo de Retenção e Temporalidade dos Documentos; 9- Outros Metadados. Passos para o Sucesso Do Papel passando do Cloud ao Big Data

56 Passos para o Sucesso Do Papel passando do Cloud ao Big Data Taxonomia Métodos para indexar, classificar e facilitar o acesso à informação. Plano de Classificação; Vocabulário Controlado; Tesauros; Glossário.

57 F O R N E C E D O R E S ESTRATÉGIA E GESTÃO EMPRESARIAL Governança Corporativa Direcionamento Estratégico NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA Planejamento de Operação e Manutenção Investimento Engenharia e Projeto Vendas de Energia Gerir Logística de Insumos Passos para o Sucesso ROI Cadeia de Valor Desenvolvimento de Negócios Relacionamento com Stakeholders Gestão Jurídica Produção de Energia SUPORTE AO NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA C L I E N T E S Gestão Financeira Financiamento e Captação de Recursos Recursos Humanos Tecnologia da Informação Contabilidade e Controladoria Gestão Administrativa Meio Ambiente Segurança

58 Passos para o Sucesso ROI Cadeia de Valor Valor da Gestão Documental : Atual = R$ 11,45 e deve R$ 3,00 por documento Formula: Custo de Mercadoria Vendida + Tempo de Gestão Documental + Logística de armazenagem: R$ 1,30 + Armazenagem por caixa: R$ 72,00 + Ciclo de vida (Médio): 10 anos + Processo: Desde a Geração até a destinação final

59 Passos para o Sucesso ROI Cadeia de Valor Gera-se em média 19 cópias de cada documento Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurandoos Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado 7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos Perde-se cerca de 25 horas recuperando cada documento perdido

60 1- Padronizar Ações Passos para o Sucesso ROI Cronograma Investimento e Retorno Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Bimestre 1 Abr 15/04 Mai Jun Jul Ago Set 30/09 Out Nov 31/11 Dez Jan 31/01 Fev Mar 16/03 2- Adequação Layout 3- Adequação de Paletes para Estantes. 4- Adequação Metodológica de Gestão do Acervo Varredura de conteúdo R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 5- Cortinas de proteção Contra Pó Químico R$ ,00 11 meses Inicio / Fim operacional RM: Ponto de Equilíbrio de R$ 1,45 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ , / 3 = 576 R$ ,00 X 8 meses= R$ , / 3= / 3= / 3= R$ ,00 X 5 meses= R$ ,00 R$ ,00 X 2 meses= R$ ,00 R$ ,00 X 1 meses= R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 no decorrer do projeto R$ ,00 (Redução de MOD) + R$ ,00 (Valor do Espaço Aberto no PE R$ 1,45) = R$ ,00. ROI : R$ ,00 / R$ ,00 = Projeto com pay back no decorrer do período de execução.

61 Passos para o Sucesso Plano de Classificação por Processo

62 Todo documento se vincula a Processo Passos para o Sucesso Empresa Coleção de Processos

63 Passos para o Sucesso Porque querem Projetos de BPM / workflow? Uma solução de BPM permite modelar, automatizar, integrar e gerir seus processos de negócios com rapidez, qualidade e baixo custo. Uma solução para BPM deve ser totalmente integrável com os sistemas existentes (ERP, CRM, SCM, etc.). E ainda, deve proporcionar economia e agilidade no desenvolvimento e automação de processos e integração com sistemas de GED e ECM próprios ou de terceiros.

64 Capacidade de adaptação e integração: Passos para o Sucesso Como Projetos de BPM / workflow? Modelagem de Processos Monitoração de Processos Workflow de Processos Invoke Invoke Invoke Invoke Invoke Enterprise Service Bus Routing Pub/Sub Transformation Mediation Transport

65 Passos para o Sucesso Plano de Classificação por Processo / Workflow Workflow Documentos Essenciais Documentos Essenciais Para Sustentação do Negócio GED \ ECM \ BPM

66 Instrumento resultante de avaliação documental que tem como objetivo definir os prazos de retenção e destinação dos documentos. O que deverá ser retido ou guardado? Como guardar? Por quanto tempo deverá ser mantido? De quem é a responsabilidade da guarda? Onde será preservado? Passos para o Sucesso Matriz de Temporalidade Documental Em que mídia o documento será preservado?

67 Passos para o Sucesso Matriz de Temporalidade Documental Hardware & Software TTL Legal Atualização TAD Validação TVD TAD TRD Responsabilidade Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia

68 Passos para o Sucesso Matriz de Temporalidade Documental Fontes Jurisprudência, sumulas etc.

69 Passos para o Sucesso Matriz de Temporalidade Documental Fontes Jurisprudência, sumulas etc.

70 Passos para o Sucesso Padrão Normativo / Procedimento 1- Modelo de Gestão; 2- Governança de Gestão Documental; 3- Papéis e Responsabilidades; 4- Processo de Trabalho e Indicadores; 5- Avaliação Documental; 6- Taxonomia e Plano de Classificação; 7- Tabela de Temporalidade; 8- Organização e Indexação; 9- Organização de Diretórios, Subdiretórios e Pastas; 10- Eliminação e Descarte dos Documentos; 11- Segurança da Informação.

71 Resultado - Modelo Analógico Digital - Virtual Gestor em Documentação 2 3 Auditor em Documentação 4 Usuário Corporativo 1 5 Colaboração \ BPM \ BI GED \ ECM CLGD

72 Resultado Arranjo Produtivo Consultoria Informacional Guardadoras de Documentos Bureau de Digitalização Bureau de Microfilmagem Terceirizadoras de Gestão Documental Capacitação Documental e Informacional

73 Segredos no Mundo Digital Não Entendemos...

74 Consultor Caipira Um Caipira Letrado Bacharel em Ciências Contábeis, Administrador de Empresas, Analista de Sistemas, Bacharelando em Ciências Jurídicas. Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), Gestor de Projetos de GED, CRM, ERP, Workflow, ROI, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento. Formação em instituições como Fundação Álvares Penteado SP e FGV RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 Orlando USA Categoria Knowledged Management. Diretor Presidente do Instituto UniLogos São Paulo Head of Information Management Buiness Unit da Synercorp. Projetos: 501 implantados em 22 Países. Desde 1992 é instrutor, palestrante, professor com aproximadamente 9 mil profissionais treinados. Seja Feliz! Be happy! That s All Folks! Caipira

75 Perguntas? Sorrisos!

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