Experiência: Gestão Eletrônica de Documentos no INPE Iamara Virginia de Mendonça Motta - INPE/STI

Transcrição

1 Experiência: Gestão Eletrônica de Documentos no INPE Iamara Virginia de Mendonça Motta - INPE/STI I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos, 13 de junho de 2013

2 Objetivo Esta apresentação tem como objetivo relatar a experiência na implantação do Sistema de Informações Documentais no INPE, os resultados alcançados, os problemas existentes e os novos desafios diante do cenário atual.

3 ANTES O Sistema de Controle de Documentos (SCD) era utilizado para cadastramento dos documentos recebidos e expedidos. O SCD (sistema em Access) era instalado em cada setor do INPE - com controle por setor. O INPE utilizava o Sistema de Gestão de Processos (SGP) para cadastramento dos processos Tecnologia Web.

4 ANTES Os dados sobre documentos e processos estavam totalmente fragmentados em diversas máquinas e áreas do INPE. A falta de integração das informações trazia uma série de dificuldades na recuperação de documentos, sua tramitação e localização.

5 SOLUÇÃO Os MCTI apresentou o Sistema de Informações Documentais - Próton que foi adquirido pelo MCTI em 2006 Os INPE implantou o Sistema de Informações Documentais - Próton em março de 2010.

6 Implantação do Sistema Módulo Processos 03/01/2011

7 Estatísticas 23/03/2010 a 10/06/2013

8 Estatísticas Total de Acessos: Usuários Ativos: /03/2010 a 10/06/2013

9 Resultados Alcançados Cadastramento de todos os documentos recebidos e expedidos com numeração única. Localização imediata dos documentos e processos através da Pesquisa Simples, Pesquisa Avançada e Relatórios. Acompanhamento on-line da tramitação de qualquer documento ou processo. Consultas a documentos expedidos através de link direto com os correios.

10 Desafios Concientizar os usuários a registrar o recebimento no Sistema de todos os documentos e processos em suas Unidades. DOCUMENTOS > RELATÓRIO DE NÃO-RECEBIDOS Ano documentos PROCESSOS > RELATÓRIO DE NÃO-RECEBIDOS Ano processos

11 Desafios Transferir os documentos e processos da fase corrente para a fase intermediária.

12 Desafios Aumentar os arquivos digitais anexados

13 Desafios Tramitação do documento no Sistema ser igual a tramitação do documento físico. Classificação arquivística correta. Todos documentos expedidos devem constar como expedidos no Sistema. Participação dos Usuários nos Treinamentos. Outros servidores/colaborados devem usar o Sistema.

14 Próximas Ações - Sistema Realizar a fiscalização nas Unidades para apontar e sugerir soluções para as falhas detectadas. Monitorar a utilização eficaz do sistema. Monitorar a Digitalização de 100% dos documentos e processos a fim promover ações sustentáveis na economia de papéis, cartuchos, energia etc. Estas ações estão alinhadas com o Projeto Esplanada Sustentável do Governo Federal.

15 Próximas Ações - Sistema Disponibilizar no site do INPE as tramitações dos documentos e processos externos. Disponibilizar no Sistema os modelos pré-definidos de documentos oficiais. Certificação Digital e Assinatura Eletrônica.

16 Ações necessárias - Gestão Documental Atualização da Resolução RE/DIR 577. Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim. Contratação de Técnico Arquivista no quadro oficial do INPE. Criação do setor responsável pela gestão documental do INPE (Protocolo Geral/Arquivo Central).

17 Contexto Atual Publicação da Portaria nº 293 (1º de abril de 2013) que institui a Política de Gestão Documental no âmbito do MCTI e suas Unidades. Obrigatoriedade da classificação de documentos sigilosos (incisos I e II do Art. 45 do Decreto Nº 7724/2012) Elaboração da Política de Segurança da Informação do INPE.

18 Obrigada! Iamara Virgínia de Mendonça Motta STI Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação INPE Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais