Implantação do sistema SEI no Ministério da Justiça

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1 Implantação do sistema SEI no Ministério da Justiça

2 O PROJETO DE IMPLANTAÇÃO Início do projeto em 24/09/2014 e criação do GT-SEI Início da Parametrização em 20/11/2014 Portaria GM Nº 2.145, de 17/12/2015 Portaria SE Nº 1.246, de 31/12/2015 Implantação em 02/01/2015

3 METODOLOGIA DE TREINAMENTO Parametrizadores do Sistema Multiplicadores Protocolo e Arquivo Chefias Usuários básicos

4 ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO Interrupção total do tramite de documentos físicos a partir de 02/01/2015 Desabilitação do sistema MJDoc Aquisição e distribuição de scanners de produção para o Protocolo Geral e Protocolos Setoriais Aquisição de monitores de vídeo

5 ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO Alocação de recursos tecnológicos e humanos nos Protocolos Padronização de procedimentos e padrões de digitalização Criação de espaços para arquivos correntes no Protocolo Geral e nos Protocolos Setoriais

6 ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO Criação do rol boas práticas (procedimentos de trabalho no SEI) Desenvolvimento de uma ferramenta de consulta de protocolos Desenvolvimento de uma ferramenta de peticionamento eletrônico (protocolo eletrônico)

7 PRINCIPAIS DIFICULDADES Falta de modelos de documentos no SEI (formulários e outras espécies específicas dos setores) Identificação inadequada de alguns tipos de processos Falta de treinamento em classificação da informação conforme a LAI

8 PONTOS FORTES Patrocínio da alta gerência do MJ Bom convencimento das chefias Casamento com o Esplanada Sustentável Grupo de Trabalho multidisciplinar, comprometido e com membros que tinham poder de decisão

9 PONTOS FORTES Apresentação oficial do Projeto de Implantação do Sistema SEI no Salão Negro do Palácio da Justiça em 04/11/2014 pelo Senhor Secretário Executivo, Dr. Marivaldo de Castro Pereira.

10 DESAFIOS ATUAIS Espaço físico para arquivamento Aumentar o Protocolo Geral Estabilizar a rede informatizada Integração dos Sistemas Gerenciais

11 DESAFIOS ATUAIS Aquisição de certificados digitais Aquisição de novos computadores e mais monitores de vídeo Incentivar e apoiar a adoção do SEI nas unidades vinculadas ao MJ

12 UNIDADES VINCULADAS Conselho Adm. de Defesa Econômica Projeto modelo de implantação CADE Sem Papel Em produção desde 02/01/2015 Arquivo Nacional SEI instalado em homologação 25/06/2015 Analisando requisitos arquivísticos para a evolução do SEI

13 UNIDADES VINCULADAS Dept. de Polícia Rodoviária Federal Projeto em andamento SEI instalado em ambiente de homologação Dept. de Polícia Federal Projeto em andamento Será utilizado principalmente no âmbito dos processos de estrangeiros Fundação Nacional do Índio Projeto iniciado em junho de 2015

14 PESQUISA SOBRE O SEI-MJ Pesquisa realizada em fevereiro de 2015

15 PESQUISA SOBRE O SEI-MJ Pesquisa realizada em maio de 2015 VARIÁVEL UNIVERSO MÍNIMO MÁXIMO MÉDIA Vantagem Relativa ,49 Facilidade de Uso ,44 Compatibilidade ,13 Demonstrabilidade de Resultados ,42 Testabilidade ,49 N VÁLIDO 208 PIRES, 2015 Vantagem Relativa: grau em que o SEI é percebido como vantajoso e melhor do que a tecnologia precursora. Facilidade de Uso: grau em que o SEI é percebido como fácil de usar. Compatibilidade: grau em que o SEI é percebido como consistente com valores, necessidades e experiências dos usuários. Demonstrabilidade dos Resultados: grau em que os resultados do uso do SEI são tangíveis. Testabilidade: grau em que o SEI pôde ser testado antes da adoção.

16 PESQUISA SOBRE O SEI-MJ

17 ESTATÍSTICAS Redução de 10 dias úteis para 1 dia útil na assinatura de contratos e convênios Redução de 99% no tempo de tramitação Redução de 50% no contrato com a ECT Redução de 60% no contrato de impressão

18 ESTATÍSTICAS Processos e Documentos (junho de 2015)

19 ESTATÍSTICAS Identificação dos Tipos de Processos

20 ESTATÍSTICAS Distribuição de Papel (quant. de resmas)

21 ESTATÍSTICAS Custo com Postagens (em milhares de R$)

22 Bruno Crescenti de Paiva Coordenador de Documentação e Informação (61) /3129 bruno.paiva@mj.gov.br

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