Centros de documentação e informação para área de ENGENHARIA: como implantar e resultados esperados. Iza Saldanha

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1 Centros de documentação e informação para área de ENGENHARIA: como implantar e resultados esperados Iza Saldanha

2 Abordagem Conceitos Procedimentos/Ferramentas Benefícios esperados Estudo de caso Planave Modelos Referências

3

4 Conceituando... Conjunto de procedimentos e operações técnicas Gestão de documentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.

5 É uma disciplina que promove, com visão integrada, o gerenciamento e o Gestão do conhecimento compartilhamento de todo o ativo de informação possuído pela empresa. Esta informação pode estar em um banco de dados, documentos, procedimentos, bem como em pessoas, através de suas experiências e habilidade.

6 Gestão arquivística de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

7 Tabela de temporalidade documental Ferramenta da Gestão Documental, que faz parte da Gestão por processos, sendo fundamental para a execução das rotinas da empresa, através do mapeamento de suas atividades, contribuindo para que sejam alcançados os objetivos da organização. Através da TTD é possível verificar os documentos gerados e quais deverão ser guardados em meio físico (folhas arquivadas) e/ou em meio eletrônico (digitalização).

8 Instrumentos para uma boa gestão Tabela de temporalidade documental Acesso a informação Armazenamento e preservação Tecnologias da informação

9 Acesso a informação Definir o grau de segurança dos documentos e permissão de acesso por usuários, para criação, alteração e exclusão. Digitalização do acervo. Indexação dos documentos em sistema de gerenciamento de documentos.

10 Armazenamento e preservação Definir a forma de armazenamento, local de guarda e recuperação de acordo com a TTD.

11 Tecnologias da informação Definir ferramenta tecnológica para registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso, armazenamento e preservação do documento e acessibilidade, de forma a garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso a longo prazo.

12 Procedimentos operacionais Arquivístico Bibliográfico Diagnóstico/Avaliação do acervo Tratamento do acervo Elaboração de metodologia/padronização para armazenamento físico e digital Disponibilização dos documentos. Seleção e aquisição Processamento técnico Circulação Guarda

13 Diagnóstico/Avaliação do acervo Levantamento e identificação das tipologias documentais Elaboração do levantamento quantitativo e qualitativo (mapeamento do fluxo) Identificação do mobiliário arquivístico e estado de conservação Identificação dos acervos em rede e ambiente digital

14 Tratamento do acervo Agrupamento dos documentos Triagem dos documentos Remessa de documentos Organização dos documentos Cadastramento dos documentos em sistema pré definido Arquivamento dos documentos em mobiliário arquivístico

15 Ferramentas Elaboração de TTD Elaboração de taxonomia (vocabulário controlado)

16 Resumindo...

17

18 Resultados esperados Reduzir custos com armazenamento e busca da informação Evitar perda de informação por acondicionamento inadequado Gestão e controle de documentos armazenados em meio físico e digital Atendimento aos requisitos das certificações das normas ISO Acelerar a geração de novos conhecimentos de valor competitivo Melhorar o processo de decisão no nível de gestão, na produção e/ou na linha de frente Reduzir o re-trabalho Descobrir e re-utilizar o capital intelectual e o conhecimento já existente na empresa para gerar novos projetos Proteger o capital intelectual existente na empresa Alavancar o conhecimento existente na empresa para melhor servir os clientes Preservação da Memória organizacional

19

20 CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO / PLANAVE S.A.

21 Planave S.A. Estudos e Projetos de Engenharia A PLANAVE é uma empresa de engenharia consultiva organizada por áreas de negócio, fundada em Os principais segmentos em que atua são a engenharia de infraestrutura, com ênfase no setor portuário e a de energia, com foco principal no setor de petróleo e gás. Tem como missão oferecer soluções multidisciplinares de engenharia de forma inovadora para atender as necessidades do cliente e construir relações duradouras.

22 Histórico Criado em 1970 o setor de Informações Técnicas, formado pela Biblioteca e Arquivo (SIT), teve como objetivo organizar, armazenar, tratar, todo o acervo de informações técnicas produzidas pela empresa.

23 Missão A missão do Centro de Documentação e Informação / Biblioteca da Planave é prover a empresa de toda informação necessária para a elaboração de seus estudos e projetos, organizando, armazenando e divulgando todo o acervo de informações técnicas produzidas e/ou adquiridas pela empresa, bem como prestar assistência aos colaboradores.

24 Acervo Acervo hibrido especializado em engenharia, composto por material bibliográfico, técnico e técnico administrativo. Em 2010 iniciou-se a implantação do sistema de gestão documental e informatização do acervo, seguindo as novas tendências. No período existiam fls/doc para serem tratados, além de todo o acervo bibliográfico, em suporte papel e digital.

25 Em 2013 este quantitativo aumentou para fls./doc. No mesmo período definiu-se o local de guarda de todos os documentos permanente da Empresa.

26 Gestão Para a realização do projeto processo: foi realizado o seguinte Diagnóstico / Mapeamento dos processos Politica de gestão Elaboração de procedimentos Tabela de temporalidade documental (TTD) Regulamento de uso do Centro de Documentação e Informação Disponibilização do acervo físico e digital

27 Eliminação e descarte de documentos Taxonomia: vocabulário controlado/tesauro Organização de pastas eletrônicas Desenvolvimento de sistema integrado Relatórios trimestrais e anuais Indicadores de qualidade Divulgação Memória organizacional

28 Divulgação e marketing A Biblioteca conta com o informativo interno da empresa e da intranet para divulgar os serviços, as novas aquisições, dentre outros assuntos de interesse.

29 Metodologia Planave CONCEITUAÇÃO DO PROJETO DESENVOLVIMENTO DE FERRAMENTAS ESTRUTURAÇÃO DE ASSUNTOS IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO DESTINAÇÃO FINAL Diagnóstico Detalhamento do processo Definição dos modelos Elaboração de TTD Elaboração de procedimentos operacionais Identificação da terminologia da empresa Definir conceitos Estruturação de assuntos Tratamento técnico e organização do acervo físico e digital Digitalização Cadastramento em sistema prédefinido. Treinamentos Cliente interno e externo

30 Alguns modelos

31

32 Modelo de cronograma

33 Tabela de Temporalidade Documental (TTD)

34 Antes e depois

35

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37 Para refletir Eu tenho um problema. É o seguinte: quanto tempo duram as coisas? Se eu deixar uma folha de papel num quarto fechado ela atinge a eternidade? (Clarice Lispector, Um sopro de vida Pulsações 1978)

38 Obrigada!!!

39 Referência Planave S.A. MA-000-L Manual da Qualidade. Planave S.A. MA-000-L Glossário Planave. CRUZ, Ana Maria da Costa; MENDES, Maria Thereza Reis. A biblioteca: o técnico e suas tarefas. Niterói: Intertexto, LANCASTER, F.W. Indexação e resumos: teoria e prática. Brasília: Briquet de Lemos, 2004.

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