Explorando o SharePoint como ferramenta de uma nova Gestão de Documentos Corporativos

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2 Explorando o SharePoint como ferramenta de uma nova Gestão de Documentos Marcos Moysés da Cunha (21)

3 Gestão de Documentos SharePoint GED... caminho...

4 Gestão de Documentos SharePoint GED... caminho...

5 O que é o SharePoint? O Microsoft SharePoint é uma plataforma de aplicações Web da Microsoft, com utilização na criação de portais e intranets empresariais, gestão de conteúdos, gestão documental, criação de portais colaborativos e publicação de aplicações web.

6 O que é o SharePoint?... concorrentes

7 O que é o SharePoint?... é uma plataforma de colaboração de propósito genérico... é uma plataforma é um CMS é uma ferramenta de Enterprise é uma ferramenta de gestão de documentos é uma ferramenta para acompanhamento de processos é uma ferramenta de auxílio à tomada de decisões é fácil de virar um caos...

8 Pensar SharePoint... Significa pensar... Portal (ECM gerenciamento de conteúdo) Colaboração Gestão do conhecimento Web 2.0 Processos Pessoas (Redes sociais) ROI (Return of Investiment)

9 SharePoint... É...

10 Gestão de Documentos SharePoint GED... caminho...

11 Gestão de Documentos? Premissas Documentos são registros das atividades diárias da empresa. Servem tanto como suporte para tomada de decisão como prova de atos administrativos Portanto, gerenciar documentos é uma responsabilidade de todos. Objetivos Controle sobre a produção documental; Racionalização do fluxo de documentos; Melhoria dos serviços arquivísticos; Aumento da eficácia; Suporte para as decisões político-administrativas; Transparência administrativa.

12 Por que Gestão de Documentos? Os documentos estarão sempre vinculados ao compartilhamento do conhecimento, à tomada de decisões, à concretização de negócios, ao processo de compra e venda, por exemplo, e outras importantes ações. Por isso, as instituições deverão criar estratégias para gerenciá-los de forma eficaz e rápida.

13 Gestão Arquivística de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. E-Arq Brasil

14 GED SharePoint Gestão de Documentos... caminho...

15 O que é GED? Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não-estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. Os documentos podem ser das mais variadas origens e mídias como papel, microfilme, som, imagens e mesmo arquivos já criados na forma digital. Gestão Documental (Records Management) + Sistema de TI (Repositório de dados + Ferramentas de captura, workflow, Record Managament, EDMS, COLD/ERM, etc...) = Gestão ELETRÔNICA de Documentos GED

16 E-Arq Brasil MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. O e-arq Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. Apresenta um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil - que foi elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos. Conceitua o documento arquivístico e o documento arquivístico digital para poderem analisar e proporem soluções que enfrentem o desafio trazido por este formato. Estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD - independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.

17 SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. REQUISITOS Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos, inclusive como unidade complexa. Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico).

18 O caminho pelo SharePoint

19 O caminho pelo SharePoint A partir de 2008, o Gartner Group colocava a plataforma SharePoint no quadrante dos "leaders" em três dos seus Magic Quadrants (nomeadamente nos de "search, "portals", e "enterprise content management").

20 O SharePoint soluciona? Pense na sua empresa ou na empresa que você trabalha. Como as pessoas ficam sabendo do que está acontecendo, como as pessoas se comunicam? Como as pessoas armazenam dados, documentos e informações? Como as pessoas buscam essas informações? Existe algum tipo de controle das atividades que os colaboradores fazem? Existe algum tipo de controle de acesso à determinadas informações que circulam dentro da empresa em meio digital? Agora pense em uma forma de resolver cada uma das questões acima. Poderíamos resolver a comunicação com um simples mural na parede de um corredor, poderíamos resolver o armazenamento de dados com uma pasta compartilhada na rede através do mapeamento da mesma em cada estação de trabalho, a busca poderia ser resolvida por alguma ferramenta de busca nesta pasta compartilhada, o controle das atividades pode ser feito por meio do Outlook e as permissões podem ser definidas por meio do Active Directory. Excelente! Conseguimos encontrar uma solução para todos os casos, porém será mesmo que elas são eficientes? Ou melhor, será que são eficazes?

21 O SharePoint soluciona? O SharePoint é uma ferramenta extremamente simples, e fácil de utilizar e pronta para se conceber novas funcionalidades, seja através de webparts, seja por um workflow de aprovação, ou desenvolvimento Asp.Net puro, o SharePoint é uma plataforma pronta pra se criar ferramentas das mais variáveis formas e possibilidades. Abaixo as principais utilidades do SharePoint Repositório de documentos e imagens (com controle de versão) Trabalho colaborativo por meio de sites de projetos e departamentos Webparts ou "modulos" prontos de: enquetes, fóruns, blogs, wikis, formulários, listas e calendários Mecanismo de Busca: que consegue buscar por palavras-chave, dentro e fora de qualquer arquivo da família Office. O SharePoint é, portanto, um "canivete suíço" por assim dizer, que tem como objetivo possibilitar que os próprios usuários construam suas próprias ferramentas do dia a dia, seja uma equipe de marketing, que precisa aprovar uma campanha, coletando assinaturas e aprovação do cliente, ou um departamento de almoxarifado, que possui processo definido de solicitação, compra e entrega de matérias de escritório.

22 Enxergando o ambiente macro

23 Com que serviços?

24 É fácil customizar? Customizações SharePoint Customizações Nativas SharePoint pelo navegador SharePoint Designer Administração Central InfoPath Visio Office Customizações Simples com Código Customizações Complexas com Código

25 Exemplo Eletrobras Mapeamento Documental Classificação (Assunto e Segurança) SSD Assessoria Transferência Consulta Empréstimo Temporalidade e Destinação Controle de Acervo Protocolo Processo Administrativo

26 Exemplo Eletrobras Mapeamento Documental Classificação (Assunto e Segurança) SSD Assessoria Transferência Consulta Empréstimo Temporalidade e Destinação Controle de Acervo Protocolo Processo Administrativo

27 Exemplo Eletrobras

28 Exemplo Eletrobras... visualização de alguns exemplos reais práticos

29 Explorando o SharePoint como ferramenta de uma nova Gestão de Documentos Marcos Moysés da Cunha (21)

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