I Ciclo de Palestras sobre Gestão Arquivística de Documentos

Transcrição

1 I Ciclo de Palestras sobre Gestão Arquivística de Documentos O Processo de Digitalização do Acervo Documental do INPE Antonio Esio Marcondes Salgado CTO/INPE antonio.esio@inpe.br

2 Acervo do INPE Acervo do INPE: peculiaridades Documentos administrativos Pessoal Processos Documentos de projetos (projetos de satélites, etc.) Documentos científicos (pesquisas) Documentos acadêmicos (pós graduação)

3 Acervo do INPE A idade dos documentos varia de 0 a 52 anos, que é a idade do INPE O INPE ainda não dispõe de código de classificação arquivística das áreas finalísticas (áreas científicas e área acadêmica) Na área de gestão, o INPE utiliza o código de classificação arquivística da área meio, disponibilizado pela CONARC

4 Acervo INPE A área espacial, por conta do grande volume de informações e necessidade de trânsito destas informações, foi a pioneira no processo de digitalização, o seja, os projetos antigos foram digitalizados e os atuais já saem na forma digital. O acesso a estas informações é de caráter sigiloso por se tratar de projetos sensíveis (satélites e outros artefatos)

5 Acervo INPE A Biblioteca do INPE também deu inicio a digitalização de seu acervo, notadamente os artigos científicos publicados, para disponibilizar a Biblioteca Digital, com acesso on-line permitido aos usuários deste ambientes no INPE

6 Acervo INPE Três outras áreas chamaram a atenção para a necessidade de digitalização do acervo: Gestão de pessoas Suporte documental (que inclui todos os processos que movimentam recursos financeiros no INPE, de 2000 até o presente) Pós graduação

7 Acervo INPE No caso da gestão de pessoas, trata-se de documentos de cadastro de servidores e seu prontuário, muitos com mais de 40 anos. A área de suporte documental tem um acervo de processos com mais de 12 anos ( processos e pagamentos). A pós graduação tem um acervo com os dados completos de todos os alunos que cursaram e cursam os programas de mestrado e doutorado no Instituto, com mais de mil alunos (atualmente 587 alunos).

8 Digitalização do acervo O processo de digitalização para atendimento da área de gestão e pós graduação durou cerca de 10 meses, e tratou um volume de cerca de páginas. O procedimento incluiu higienização e recomposição de documentos. Todos os documentos digitalizados foram armazenados em um servidor de banco de dados e neste momento estes dados estão sendo migrados para permitir a visualização (acesso) por meio da Intranet, com sistema de busca.

9 Digitalização do acervo As atividades de digitalização de documentos ainda prosseguem, e a estratégia adotada foi a instalação de um bureau onde os usuários entregam seu documentos a serem digitalizados, e recebem o respectivo arquivo em CD/DVD ou pen drive, além de ter estes dados colocado no banco de dados de documentos digitalizados.

10 Digitalização do acervo O INPE dispõe do sistema Próton de acompanhamento de fluxo de documentos, e há uma movimentação técnica para sincronizar as ações de busca na base de dados digitalizados com o Próton, permitindo a busca via um único sistema.

11 Ações atuais A existência do bureau e a disponibilização dos documentos já digitalizados para consulta na Intranet são ações iniciais, que devem perdurar, porém ações complementares devem ser adotadas no sentido de reforçar a importância de manutenção deste acervo digital O trâmite atual de documentos faz uso de papel, dai a cultura da documentação física em papel permanecer perene

12 Ações atuais As ações a área de TI neste caso são as seguintes: Manutenção do bureau de digitalização, com serviço contínuo durante todo o expediente Adequação da Política de Segurança da Informação considerando o novo modelo de armazenamento digital de documentos Adequação dos sistemas de uso corporativo para permitir trâmite de documentos na forma digital (uso de cetificado digital)

13 Desafios Desafios: Quebrar o paradigma do papel Quebrar o paradigma do uso do certificado digital Necessidade de manutenção de documentação em papel por um período de tempo (tabela de temporalidade) Adequação do parque tecnológico para suportar acervo digital com segurança, confiabilidade, autenticidade e disponibilidade de acesso aos documentos. Adequação dos sistemas de busca às normas de classificação arquivística e às necessidades das Leis vigentes

14 Perguntas Obrigado!!!!