Gestão de documentos para a garantia de fidedignidade e autenticidade dos documentos digitais: normatização e implementação

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1 Gestão de documentos para a garantia de fidedignidade e autenticidade dos documentos digitais: normatização e implementação Luciane Tomé da Cunha

2 EU QUERO UM ECM O QUE O SE ESPERA DE UM SISTEMA DE ECM? QUAL A PREOCUPAÇÃO DA AREA DE TI QUANDO CONSTROI OU ADQUIRE UM ECM? O QUE UM SISTEMA DE ECM DEVE FAZER?

3 Elementos da Gestão Eletrônica de Documentos COMPETÊNCIA DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO (RECORD) ATIVIDADE FUNÇÃO DOCUMENTO (DOCUMENT)

4 Documento Arquivístico DEFINIÇÃO Informação registrada produzida ou recebida no início, condução ou conclusão de uma atividade individual ou institucional, e que compreende suficiente conteúdo, contexto e estrutura para fazer prova dessa atividade. Guide for managing eletronic records from an archival perspective.

5 BPM (Workflow) SISTEMAS DE ECM EDMS DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO (RECORD) DOCUMENTO (DOCUMENT) ERMS

6 CARACTERÍSITICA DO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO AUTENTICIDADE Qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações. FIDEDIGNIDADE Capacidade de o documento sustentar os fatos que atesta. Para tanto há que ser dotado de completeza, ter sido criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. ACESSIBILIDADE Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. INTEGRIDADE - Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada

7 CARACTERÍSTICAS DE UM REGISTRO CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO: COMO GARANTI-LAS CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO GESTÃO DE DOCUMENTOS ACESSIBILIDADE CERTIFICAÇÃO DIGITAL FIDEDIGNIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE

8 Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos REQUISITOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 8

9 GESTÃO INTEGRAL DA INFORMAÇÃO Gestão Integral da Informação SISTEMA ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÕES (Repositórios) NBR :2007 GESTÃO DA QUALIDADE ABNT NBR ISO 9001:2008 SISTEMAS DE ECM/ERM ISO :2011/E-ARQ/MOREQ/DOD-5015 SEGURANÇA DE INFORMAÇÕES ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013 SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ISO 30300:2011 ISO 30301:2011 GESTÃO DE DOCUMENTOS ISO :2001 ISO :2001

10 Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos: CE-14: Reativada em julho de Participação: Universidade Nacional de Brasília - UNB, Universidade Federal Fluminense -UFF, Universidade do Rio de Janeiro UNIRIO, Universidade Federal do Rio de Janeiro UFRJ, Tribunal Regional Federal 2ª Região, Arquivo Nacional, Serviço Geológico do Brasil CPRM, Casa de Rui Barbosa, Banco Bradesco, ISSX, ImageWare, Britsh Petroleum BP, Petrobras Transporte S.A. Transpetro. Objetivo: elaborar normas técnicas brasileiras no campo da gestão de documentos arquivísticos no que concerne aos seus requisitos. Análise das normas já existentes: ABNT NBR 6033:1989, Ordem alfabética - mantida ABNT NBR 9578:1986, Arquivos Terminologia revisada ABNT NBR 10519:1988, Critérios de avaliação de documentos de arquivo cancelada

11 Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos: CE-14: Programa de Trabalho para 2015: Análise das normas internacionais (ISO) e apresentação de proposta de adoção das mesmas como normas ABNT NBR ISO. As normas abaixo serão enviadas para consulta pública até o final de O trabalho de tradução das mesmas será apresentado no XI Congresso de Arquivologia do MERCOSUL, 19 a 22 de outubro de 2015, em São Paulo - SP. GESTÃO DE DOCUMENTOS ISO :2001 Information and documentation Records management Part 1: General ISO :2001 Information and documentation Records management Part 2: Guidelines SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ISO 30300:2011 Information and documentation Management systems for records Fundamentals and vocabulary ISO 30301:2011 Information and documentation Management systems for records Requirements

12

13 Requisitos para sistemas informatizados de gestão de documentos Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos: CE-14: PERMITE CLASSIFICAR COM O FIM DE RECUPERAR O CONTEXTO ORIGINAL DE PRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS, MANTENDO AS RELAÇÕES CONTEXTUAIS DO DOCUMENTO COM AS ATIVIDADES QUE ELE REGISTRA. IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL CONTEÚDO PERMITE IDENTIFICAR AS INFORMAÇÕES PERTINENTES AO DOCUMENTO, ALGUMAS DELAS VITAIS PARA A COMPLETEZA DO DOCUMENTO. ELEMENTO ESSENCIAL PARA AUTENTICIDADE E FIDEDIGNIDADE BEM COMO PARA A TOMADA DE DECISÕES. PERMITE CONTROLAR A COMPETÊNCIA PARA ELABORAÇÃO E ASSINATURA DOS DOCUMENTOS. INFORMAÇÃO PARA REQUISITO DE CONTROLE DE ACESSO E PRODUÇÃO DO DOCUMENTO. COMPETENCIA PARA ASSINAR INDEXADORES PERMITE AGILIZAR A LOCALIZAÇÃO DO DOCUMENTO, POIS DETERMINA SEUS PONTOS DE ACESSO. COMO O CONTEÚDO PERMITE A CONSTRUÇÃO DE RELATÓRIOS GERENCIAIS (DASHBOARDS). 14

14 Requisitos para sistemas informatizados de gestão de documentos PERMITE DEFINIR QUE PROCESSOS PODEM SER INSTRUÍDOS PELO TIPO DOCUMENTAL E PODE SE TORNAR UM REGRA DE NEGÓCIO QUE OBRIGARÁ O VINCULO COM UM DOS PROCESSOS QUE ELE COMPÕE. PERMITE DEFINIR QUAIS SÃO SEUS ANEXOS OBRIGATÓRIOS CONSIDERANDO SUA NECESSIDADE PARA PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO. COMPÕE PROCESSOS SE POSSUI ANEXOS PERMITE AO GESTOR DEFINIR AÇÕES DE PRESERVAÇÃO E CONTROLE, DE ACORDO COM A IMPORTÂNCIA DO DOCUMENTO PARA A CONTINUIDADE DO NEGÓCIO DA INSTITUIÇÃO. CRITICIDADE DO DOCUMENTO CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO DO DOCUMENTO PERMITE AO GESTOR DEFINIR O NÍVEL DE ACESSO AOS DOCUMENTOS. 15

15 Requisitos para sistemas informatizados de gestão de documentos DEFINE O TEMPO DE ARQUIVAMENTO DO DOCUMENTO E SE ESTE DOCUMENTO PODE SER ELIMINADO OU PRECISA SER ARMAZENADO EM REPOSITÓRIOS CONFIÁVEIS. PRAZO DE GUARDA E DESTINAÇÃO TIPO DE SUPORTE DE DOCUMENTO PERMITE CONHECER AS NFORMAÇÕES ESSENCIAIS PARA PRESERVAÇÃO A LONGO PRAZO, DETERMINA AS FORMAS DE PRESERVAÇÃO A SEREM UTILIZADAS E O MONITORAMENTO DE OBSOLESCÊNCIA DE SOFTWARE. PERMITE CONHECER O ACERVO ACUMULADO, VOLUME OU MOVIMENTAÇÃO PARA CÁLCULOS DE ESTIMATIVA, CRESCIMENTO DE BANCO E ESPAÇO FÍSICO E DE CONSUMO DE REDE. VOLUMETRIA TRAMITAÇÃO DO DOCUMENTO PERMITE AO GESTOR DEFINIR E CONTROLE POR ONDE ESTE DOCUMENTO DEVE TRAMITAR E QUE TIPO DE AÇÕES O DOCUMENTO DEVE SOFRER. 16

16 PRINCIPAIS INSTRUMENTOS Instrumentos DE GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO do PGD PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos pela organização Reflete a totalidade da produção documental TABELA DE TEMPORALIDADE Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por uma organização. Prazos de guarda no arquivo corrente e transferência para o arquivo intermediário e eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente. MANUAL DE TIPOLOGIA Descreve os tipos documentais por meio de um registro detalhado de dados sobre cada tipo documental; É importante para implementação de programas de gestão da qualidade, políticas de segurança da informação e sistemas de gestão eletrônica de documentos MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS Descreve os procedimentos necessários ao funcionamento do Programa de Gestão de Documentos.

17 MODELOS DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

18 MODELOS DE MANUAL DE TIPOLOGIAS

19 ISSX - Soluções e Serviços em Gestão da Informação Telefone: (21) FAX: (21)

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