EIXO 4 - SISTEMAS E PROCESSOS DE GESTÃO

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1 ANEXO 13: NECESSIDADES DE CONHECER DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RE- CURSOS HUMANOS (DESIS) 1. Referentes ao Planejamento Estratégico EIXO 4 - SISTEMAS E PROCESSOS DE GESTÃO Objetivo 12:. Processos e Fluxos identificados, priorizados e regulamentados Projetos Ações/ atividades Necessidade de conhecer Contratar consultoria AMP Melhoria de Processos Equipe de trabalho; Divulgar e Mobilizar; Priorizar processos; Analisar processos; Definir metodologia; Reprojetar; Implantar; Divulgar Número de processos de trabalho existentes Percentual de processos mapeados e reprojetados Percentual de processos implementados com melhorias previstas Impacto das melhorias implantadas no desempenho do processo Percentual de processos melhorados que necessitam serem novamente analisados Número de processos reprojetados anualmente (após conclusão do projeto de consultoria) 1

2 Objetivo 13: Sistema de Gestão de Recursos Humanos implantado Projetos Ações/ atividades Necessidade de conhecer (informações gerenciais e indicadores de desempenho) 1. Realizar consulta pública. 2. Realizar licitação na modalidade de pregão 3. Constituir Equipe de trabalho para implementação das funcionalidades do sistema 4. Promover campanha de divulgação e sensibilização do projeto Avaliar resultado da consulta pública Avaliar soluções de mercado de TI em gestão de RH e Realizar audiência pública e adequar Termo de Referência Elaborar edital e realizar licitação Acompanhar execução do contrato Definir, instituir e instalar equipe com representantes SRH e outros órgãos setoriais e seccionais Realizar reuniões de sensibilização e divulgação do projeto. Criar canal de divulgação de notícias do projeto (internet, correio eletrônico, folhetos). Resultados da consulta pública Avaliação das soluções de TI verificadas no mercado Resultados da audiência pública Conclusão da elaboração dos termos de referência Publicação dos editais das três fases do projeto Equipe de trabalho estruturada e instalada Acompanhamento da execução do contrato (cumprimento do cronograma e atingimento dos objetivos e metas) Resultado das sugestões apresentadas pelos participantes nos eventos e reuniões Número total de processos de RH existentes Número total de processos que podem ser informatizados Percentual dos processos inseridos no sistema (informatizados) Percentual dos problemas existentes no sistema atual (SIAPE) que foram eliminados Satisfação dos usuários do SIPEC com o novo sistema implantado Percentual de órgãos que aderiram ao novo sistema 2

3 Objetivo 14: Atualização Cadastral de Servidores Ativos e Aposentados e de Pensionistas realizada Projetos Ações/ atividades Necessidade de conhecer Elaborar minuta de Decreto (Exposição de Motivos e minuta de Decreto) Elaborar minuta de Portaria, regulamentando os procedimentos de atualização cadastral de servidores aposentados e de pensionistas ( Motivos e Decreto) 1. Publicar Decreto de Regulamentação 2. Normatizar procedimentos operacionais de atualização cadastral 3. Realização da Atualização cadastral por grupos Publicar Portaria no DOU Divulgar, realizar atualização cadastral em grupos, realizar visitas domiciliares necessárias, atualizar base de dados SIAPE, emitir relatórios sobre os cadastros não atualizados e aposentados ou pensionistas não localizados, publicar atos de convocação, suspender o pagamento dos que não se apresentaram e não foram localizados ou daqueles em que se i- dentifique alguma irregularidade, comunicar aos órgãos e à CGU a suspensão do pagamento, emitir relatório e apurar razões da não atualização cadastral e de eventuais pagamentos indevidos. - Número de cadastros a serem atualizados; - Número e percentual de atualizações cadastrais realizadas; - Dados diários repassados pelos bancos, sobre atualizações cadastrais realizadas e justificativas de ausência recebidas; - Número e percentual das atualizações cadastrais realizadas por procuração; - Número e percentual das pessoas que não puderam comparecer para realizar as atualizações cadastrais; - Número de visitas a serem realizadas; - Relatório das visitas realizadas, pelo INSS, aos aposentados e aos pensionistas que realizaram a atualização por procuração ou que estavam impossibilitados de comparecer ao banco para realizar a atualização cadastral; - Tipos de inconsistências encontradas (dados errados, fraudes, óbitos não lançados, necessidade de atualizações, etc); - Número e percentual de inconsistências identificadas na atualização dos dados cadastrais constantes do banco de dados (geral e por tipo); - Número e percentual de inconsistências identificadas na atualização dos dados cadastrais de cada órgão (geral e por tipo); - Número e percentual de recomendações para a auditoria; - Óbitos ocorridos no período. 3

4 Objetivo 16: Gestão Eletrônica de Documentos GED implantada* Projetos* Ações/ atividades Necessidade de conhecer Estudos preliminares, análise viabilidade, plano de sustentação, estratégia de contratação, análise de riscos, consulta as Sec MP e elaborar termo de referência 1. Elaborar Planejamento da contratação 2. Realizar licitação na modalidade de pregão 3. Estabelecer metodologia de implantação e monitoramento Elaborar edital, realizar pregão, contratar e acompanhar Estabelecer metodologia, metas e indicadores para a implementação e acompanhamento do serviço Acompanhar a execução das atividades - Regras do CONARQ sobre arquivamento e temporalidade dos documentos; - Publicação do edital, elaboração do pregão de contração da empresa que realizará a digitalização. - Número e percentual dos órgãos que já estão com as pasta funcionais de seus servidores ativos e inativos digitalizadas; - Número e percentual de servidores ativos e inativos que já estão com as pastas funcionais digitalizadas; - Número e percentual de pastas digitalizadas inseridas no sistema (geral e por órgão) - Número e percentual dos órgãos que conseguem acessar as pastas funcionais de seus servidores ativos e inativos, on line, pelo novo sistema informatizado. * Trata-se apenas da digitalização das Pastas Funcionais (incluindo algumas poucas ações/atividades do Projeto Assentamento Funcional Digital) e não exatamente da gestão eletrônica de documentos, que envolve muitos outros aspectos e concepções. 4

5 2. Outras atividades relevantes no âmbito do DESIS (rotinas) Negócio/ Competência Folha de pagamento de pessoal (Executar o controle sistêmico, verificar a exatidão dos parâmetros de cálculos e supervisionar as operações de processamento de dados para a produção ) Inclusão, alteração e exclusão dados cadastrais (Administrar e controlar) Responsável Coordenação Geral de Produção da Folha de Pagamento Coordenação Geral de Cadastro Necessidade de conhecer - Número de acessos por mês; - Variação numérica e percentual de acessos por mês; - Número de atendimentos aos usuários para retirada de dúvidas por mês (geral e por órgão); - Temas em que surgiram dúvidas nos usuários; - Distribuição numérica e percentual das dúvidas por temas (geral e por órgão); - Variação numérica e percentual do número de atendimentos aos usuários para retirada de dúvidas por mês; - Número de profissionais que participam da capacitação no início do ano (geral e por órgão); - Número e percentual de profissionais que participaram da capacitação e são mudados de função ao longo do ano (índice de rotatividade); - Número de pedidos para realização de acertos correções - por mês (geral e por unidade pagadora); - Temas em que foram solicitados acertos correções; - Distribuição numérica e percentual dos pedidos de acertos correções por temas (geral e por órgão); - Variação numérica e percentual do número de pedidos de acertos correções por mês (geral e por órgão); - Número de regras lançadas erradas no sistema pela CG ou pelo SERPRO; - Número de regras s lançadas erradas no sistema pela CG ou pelo SERPRO e que não foram detectadas antes do pagamento; - Número e percentual de UP e servidores atingidos por regras lançadas erradas no sistema, não detectadas antes do pagamento; - Variação do número e do percentual de UP e servidores atingidos por regras lançadas erradas no sistema, não detectadas antes do pagamento; - Valor total correspondente a pagamentos indevidos ou à falta de pagamentos, em decorrência de regras lançadas erradas no sistema, não detectadas antes do pagamento; - Número de dúvidas encaminhadas ao DENOP, referentes ao lançamento de dados na folha de pagamento (geral e por órgão); -Variação numérica e percentual do número de dúvidas encaminhadas ao DENOP, referentes ao lançamento de dados na folha de pagamento (geral e por órgão). - Número de servidores ativos cadastrados; - Número e percentual de servidores ativos que já tiveram seu dados conferidos pelo senso (batimento de dados); - Tipos de inconsistências identificadas no batimento de dados (endereços, mais de um vínculo, óbitos, fraudes...); - Número e percentual de inconsistências identificadas no batimento de dados constantes do banco de dados (geral e por tipo); - Número e percentual de inconsistências identificadas no batimento dos dados cadastrais de cada órgão (geral e por tipo); - Número e percentual de recomendações para a auditoria; - Óbitos ocorridos no período; - Deficiências identificadas, por tipo e órgão; - Capacitações que necessitam ser desenvolvidas em conseqüência das deficiências encontradas; - Capacitações realizadas. Orlando de Castro e Silva Campos Especialista em Planejamento e Gestão Especialista em Gestão Estratégica de Pessoas (61) (61)