PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO. Samuel Fernandes Ribeiro Gerente do Projeto

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1 PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO Samuel Fernandes Ribeiro Gerente do Projeto

2 Agenda Contextualização Trabalho colaborativo Plataforma PAE Apresentação do Software Plano de sustentação e continuidade Gestão Documental Próximas entregas Considerações finais 2

3 Contextualização Histórico 2009 Início da ideia - II FORTI Recife/PE 2010 Criação de Grupo de Trabalho 2011 Apresentação Prova de Conceito 2012 Conclusão da versão Entrega e implantação da versão 1.1 3

4 Contextualização Atividades desenvolvidas em 2013 Conclusão da versão 1.1 do sistema PAE Processo Eletrônico de Livre Tramitação Documentação para usuário Documentação para implantação Proposta de plano de sustentação e continuidade Implantação no TRE-SC (a partir de julho, 1 secretaria) 170 PAEs documentos páginas 4

5 Trabalho Colaborativo REQUISITOS IMPLEMENTAÇÃO TESTES DOCUMENTAÇÃO INFRAESTRUTURA TRE-SC TRE-PE TRE-RN TRE-SC TRE-SE TRE-ES TRE-PI TSE TRE-ES TRE-RO TRE-SC TSE TRE-SC GERÊNCIA 5

6 Plataforma PAE Software PAE Formulários Eletrônicos Workflow - jbpm Assinatura Digital Software PAE GED - Documentum Regras de Negócio Integração de Sistemas Software que permite o mapeamento e automação de processos de negócio, integrado com ferramentas de gestão eletrônica de documentos, assinatura digital e formulários eletrônicos. 6

7 Plataforma PAE Eleições na Comunidade Solicitação de diárias Licença capacitação Indicação de Juiz Eleitoral Livre tramitação Aquisição de produto Processos de Negócio Software PAE Business Intelligence Monitoramento de Processos de Negócio Administração e Segurança Camada de Integração SGRH ELO SIAF SGIP 7

8 Apresentação do Software Versão 1.1 Caixa de entrada Consulta textual e por atributos Visualizador de processos eletrônicos Assinatura digital Processo de livre tramitação Utilização de mecanismo de workflow Integração com ferramenta de ECM 8

9 Apresentação Caixa de Entrada 9

10 Apresentação Consultas 10

11 Apresentação Visualisador 11

12 Apresentação Tarefas 12

13 Plano de Sustentação e Continuidade Objetivos e Premissas Prestar suporte adequado à plataforma PAE Manter o desenvolvimento colaborativo Garantir a evolução e atualização tecnológica da plataforma PAE Delimitar papéis e responsabilidades 13

14 Plano de Sustentação e Continuidade 1 USUÁRIO SERVICE DESK TRE BASE DE CONHECIMENTO NACIONAL ESPECIALISTA PAE ANALISTA SUPORTE PAE 6 SERVICE DESK TSE EMPRESAS ESPECIALIZADAS EQUIPE DESENVOLVIMENTO COLABORATIVO 14

15 Gestão Documental Vantagens da integração GED/PAE Agrega ao PE benefícios inerentes a um SGED sem precisar reinventar a roda Pesquisa textual em todas as peças processuais Melhor desempenho Agrega robustez e segurança ao sistema Preparado para novas tecnologias de preservação Facilita o alinhamento com o PGD da Instituição Permite a unificação dos repositórios, políticas de segurança e tabelas de temporalidade 15

16 Gestão Documental Implementação Toda gestão será baseada em tipos documentais Cada classe de procedimento administrativo está associado a um tipo documental no SGED Cada documento que é juntado a um PAE também está associado a um tipo documental no SGED 16

17 Gestão Documental Plano de Classificação Tabela de temporalidade Ciclo de vida Controle de acesso Tipos Documentais Regras de tramitação Preservação e descarte Segurança da informação Políticas de armazenamento recuperação e disponibilidade 17

18 Gestão Documental Implementação Solicitação de compra doc_solicitacao_compra Edital do Pregão doc_edital_pregao Contratação de Serviço Certidão de Atestação doc_certidao_atestacao pae_contratacao_serviço 18

19 Gestão Documental Implementação Solicitação de compra Despacho Nota Fiscal Certidão de Atestação Criação dos tipos documentais no SGED 19

20 Gestão Documental MoReq-Jus Grupo de Requisitos Plano de classificação e manutenção Captura, Armazenamento e Preservação Segurança Tramitação e fluxo de trabalho Avaliação e destinação Pesquisa, avaliação e apresentação Funções administrativas Usabilidade Interoperabilidade Disponibilidade Desempenho e escalabilidade Implementação no PAE Integração com ferramenta GED EMC Documentum Integração com ferramenta GED EMC Documentum Política de segurança, auditoria e backups Integração com ferramenta BPM jbpm Integração com ferramenta GED EMC Documentum Pesquisa textual e metadados, visualizador de PAEs Monitoramento pelas ferramentas de infraestrutura Interfaces simples, capacitação e documentação Web services e interfaces de integração Contratos de suporte com empresas especializadas Monitoramento pelas ferramentas de infraestrutura 20

21 Próximas Entregas Versão 1.2 Funcionalidades para simplificar o mapeamento e automação de processos Processo para juntada de documentos protocolados Novos componentes para formulários eletrônicos Automação de tarefas Melhorias identificadas na versão

22 Considerações Finais É preciso repensar os processos de trabalho sobre a ótica do processo eletrônico. As interfaces dos sistemas devem ser preparadas para essa nova forma de trabalho. A gestão documental deve estabelecer as políticas e diretrizes para implementação dos sistemas de PE. A implantação do processo eletrônico é um grande desafio, precisamos encará-lo como tal. Estamos apenas começando... 22

23 Informações Wiki do Projeto: Projetos da Justiça Eleitoral 23

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