Document Management Document Imaging

Transcrição

1 Tipos de GED Document Management Document Imaging Document Management Document Imaging Mundo analógico Criação Revisão Processamento Arquivo Mundo digital 1

2 EDMS (Engineering Document Management System) Objetivo: Gerenciar documentos técnicos (CAD) da empresa durante todo o Ciclo de Vida, seja na fase de implantação, seja durante a vida útil do empreendimento; Image Enable Objetivo: Permitir que ambientes que não são GED possam enxergar os documentos necessários nos processos que os sistemas controlam Isso pode ser feito de duas maneiras: Criando programas que criem ligações (links) dos dados do sistema diretamente com a imagem; Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management 2

3 ERM/COLD Objetivo: Gerenciar relatórios de muitas páginas gerados pelos diversos sistemas da empresa; Processamento de Formulários Objetivo: minimizar o esforço e o custo na indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores; Captura de dados de formulários A partir dos formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões com OCR, ICR, código de barras, marcas, etc; Os dados colhidos podem ser apenas para indexação da imagem do documento ou para a coleta de um grande volume de informações contidas nos formulários, como no caso do censo demográfico. 3

4 Workflow Workflow ROLES (papéis) definição de usuários 3 Rs RULES (regras) roteamento condicional ROUTES (Rotas) seqüências pré-definidas 4

5 Ambiente GED Preparação de Documentos Quais documentos digitalizar? Limpeza dos documentos Cores Organização das mídias (CDs, DVDs) 5

6 Digitalização Ordem de digitação Qualidade da imagem Inspeção Imagens inclinadas, com dobras ou ilegíveis Inspeção total ou por amostra 6

7 Indexação Para permitir a recuperação de um determinado documento, este precisa ter sido indexado de maneira precisa; Dependendo da natureza dos documentos e seus objetivos, os elementos de informação (metadados) pode ser: título do documento tipo do documento (carta, memorando, ofício) instituição de origem (autora) instituição de destino (alvo) número do documento data de geração do documento data de recebimento do documento palavras-chave Sistemas GED: componentes 7

8 Metadados e Linguagens de Marcação Documentos de arquivo O Gênero documental indica a configuração da estrutura física do meio em que se configurará o registro da informação pela união do tipo de formato e do suporte documental. Tipologia documental (Arquivo Nacional) Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos[...] 8

9 Documentos de arquivo Valor Primário Corrente - momento em que ocorre a produção documental atrelada aos procedimentos de tomada de decisão por parte do administrador; e Intermediária - momento em que a documentação aguarda a prescrição do valor primário. Valor Secundário Os documentos são utilizados em desígnios diferentes daqueles para os quais foram produzidos, o que diz respeito à comprovação de direitos adquiridos, desenvolvimento de pesquisas científicas, ou ainda aquisição de conhecimento cultural. O valor secundário relaciona-se, portanto, à fase de guarda permanente. Os princípios arquivísticos Proveniência Unicidade Indivisibilidade 9

10 Metadados Dados codificados e estruturados que descrevem características de elementos informacionais para auxiliar na identificação, localização, avaliação e gestão das entidades descritas. São elementos que descrevem os atributos de um determinado recurso, bem como o contexto que permita a compreensão do documento de arquivo no decorrer do tempo, dotando o usuário de capacitação para a obtenção do conhecimento preciso acerca da existência e das características dos objetos representados. Metadados Bantin (2008, p. 47) Identificação ou Registro - identifica o documento arquivístico e registra a data de entrada do documento no sistema de gestão; Conteúdo - traz informação sobre o gênero documental predominante no documento dotando-o de caráter textual, iconográfico, cartográfico ou audiovisual; Auditoria - identifica as atividades que permearam peças documentais, séries ou arquivos no decorrer do tempo; Acesso e uso - define condições para o acesso e uso, inclusive as restrições quanto ao grau de sigilo e dos direitos autorais; Destinação - informa por quanto tempo o documento será retido e como a distinção será gerenciada ao longo do tempo; Preservação - define como o documento será preservado ao longo do tempo e o impacto das atividades de preservação ao longo do tempo; Estrutural - registra as características físicas do documento e sua estrutura interna; e Histórico de uso - registra acesso e uso do documento ao longo tempo. 10

11 Metadados Arquivísticos IDENTIFICAÇÃO OU REGISTRO METADADO Identificador do Documento Data e Hora do registro Localização DEFINIÇÃO Identificador único do documento. Data e hora em que o documento entrou no sistema de arquivos. Localização (física ou lógica) do documento. CONTEXTO METADADO Agente Originador Agente Receptor Data e Hora da Produção Data e Hora da Transmissão Data e Hora do Recebimento Funções e Atividades Relacionadas Documentos Relacionados DEFINIÇÃO Entidade corporativa, unidade organizacional ou indivíduo responsável por desenvolver as ações registradas no documento. Quando o documento for transmitido registra-se o agente receptor. Data e hora em que o documento foi criado no curso de sua atividade. Quando o documento for transmitido, registra-se a data de envio pelo agente originador. Quando ocorrer transmissão, registra-se a data e a hora do recebimento do documento. Registros de funções e atividades relacionadas com a produção do documento. Outros documentos criados pelos mesmos processos orgânicos. Linguagens de Marcação na Gestão Documental 11

12 Linguagens de Marcação João da Silva Av. Hélio Ribeiro, 123 Marília João da Silva Av. Hélio Ribeiro, 123 Marília <nome>joão da Silva</nome> <endereco>av. Hélio Ribeiro, 123</endereco> <cidade>marília</cidade> Linguagens de Marcação IDENTIFICAÇÃOOU REGISTRO METADADO DEFINIÇÃO Identificador do Documento Identificador único do documento. Data e Hora do registro Data e hora em que o documento entrou no sistema de arquivos. Localização Localização (física ou lógica) do documento. <documento> <identificacao> <id>1324</id> <data_registro> :45 <data_registro> <localizacao> <sala>14</sala> <prateleira>3</prateleira> <caixa>134</caixa> </localizacao> </identificacao> </documento> 12

13 Linguagens de Marcação CONTEXTO METADADO Agente Originador Agente Receptor Data e Hora da Produção Data e Hora da Transmissão Data e Hora do Recebimento Funções e Atividades Relacionadas Documentos Relacionados DEFINIÇÃO Entidade corporativa, unidade organizacional ou indivíduo responsável por desenvolver as ações registradas no documento. Quando o documento for transmitido registra-se o agente receptor. Data e hora em que o documento foi criado no curso de sua atividade. Quando o documento for transmitido, registra-se a data de envio pelo agente originador. Quando ocorrer transmissão, registra-se a data e a hora do recebimento do documento. Registros de funções e atividades relacionadas com a produção do documento. Outros documentos criados pelos mesmos processos orgânicos. <documento> <identificacao> <id>1324</id> <data_registro> :45 <data_registro> <localizacao> <sala>14</sala> <prateleira>3</prateleira> <caixa>134</caixa> </localizacao> </identificacao> <contexto> <originador>setor_arquivo</originador> <recptor>hp do Brasil</receptor> <data_producao> :30</data_producao> <data_transmissao> :40</data_transmissao>... </contexto> </documento> Linguagens de Marcação Recuperação de Informação Controle de Vocabulário Interoperabilidade Preservação Digital 13