O Gerenciamento de Documentos Analógico/Digital

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1 Tipos de GED: Document imaging Document management Document Imaging / Document Management O Gerenciamento de Documentos Analógico/Digital Mundo analógico Criação Revisão Processamento Arquivo Mundo digital As quatro operações (criação, revisão, processamento, arquivo) são realizadas tanto no mundo digital quanto no analógico. No entanto podem existir situações híbridas, como as apresentadas a seguir: 1

2 O Gerenciamento de Documentos Analógico/Digital Mundo analógico Criação Revisão Processamento Arquivo Mundo digital Um documento pode ser criado e revisado no computador e depois impresso, sendo processado e arquivado em papel; Um documento pode ser criado e revisado em papel e depois ser digitalizado, sendo processado e arquivado em meio digital O Gerenciamento de Documentos Analógico/Digital Document Management Document Imaging Mundo analógico Criação Revisão Processamento Arquivo Mundo digital Um sistema Document Imaging direciona esforços para o gerenciamento de documentos concluídos, independente se a origem deles é analógica ou digital; 2

3 Document Imaging Document Imaging Os objetivos de um sistema de Document Imaging são: Capturar/digitalizar documentos; Armazená-los em ambiente seguro; Recuperar esses documentos quando necessário; Permitir manipular esses documentos de acordo com os processos da empresa. 3

4 Componentes Document Imaging Interface de pesquisa, visualização e indexação; Banco de dados para armazenar os índices; Visualizador para as imagens; Recursos de customização; Recursos de programação; Segurança; Interfaces de pesquisa, visualização e indexação Um software GED pode ter sua interface configurável; É comum um software GED possuir: Comandos de auxílio à pesquisa por meio de índices; Áreas para apresentar resultados de pesquisa; Comandos que permitem indexação e importação de novos documentos; 4

5 Interfaces de pesquisa, visualização e indexação Interfaces de pesquisa, visualização e indexação Alguns softwares possuem interfaces que apresentam os documentos numa estrutura de pastas e arquivos semelhantes ao Windows Explorer, tornando mais intuitiva a localização de documentos; Dependendo do software, essa estrutura pode ser variável, podendo apresentar dos documentos e pastas em uma determinada ordem, escolhida pelo usuário; 5

6 Interfaces de pesquisa, visualização e indexação Interfaces de pesquisa, visualização e indexação Tendência à utilização de interfaces WEB, mesmo quando não serão publicados documentos na Internet; Alguns programas possuem duas interfaces (desktop e WEB) acessando a mesma base de dados; 6

7 Banco de dados para armazenar índices Um índice é uma informação que permite localizar um documento. Exemplo: Nota fiscal CNPJ, data, valor, nº da nota; Recursos humanos matrícula do empregado, tipo de documento, data; Financeiro centro de custo, valor, objeto da despesa, data; Secretaria tipo documental de acordo com o Plano de Arquivo, data setor, origem. Banco de dados para armazenar índices Grande volume de documentos implica em volume e tamanho reduzido de índices; Tendência na utilização de banco de dados do mercado, de uso na empresa: Oracle, SQL Server. Porém existem softwares GED que possuem seu próprio banco de dados (proprietários); A escolha de um software de banco de dados deve levar em consideração o volume de documentos que será armazenado; 7

8 Visualizador de imagens de documentos Pode ser necessário a instalação de programas para a visualização de imagens de documentos sofisticados, como desenhos híbridos de CAD e imagens digitalizadas; Tais visualizadores geralmente possuem as seguintes funções: Zoom; Deslocamento; Rotação; Anexar anotações; Marcações e traços; Marca-texto Bloqueio de áreas para proteger dados sigilosos; Recursos de Personalização É bem provável que duas empresas distintas organizem seus documentos usando critérios diferentes. Um ambiente GED deve se adaptar à necessidade e a forma de trabalhar das empresas (usuários); Personalizar é aquilo que pode ser feito para deixar o ambiente de acordo com suas necessidades, sem ser necessário alterar programas do sistema; Muitas vezes ao perguntar se o produto é customizável (personalizável), o fornecedor dirá que sim. Mas devese questionar como essa personalização é feita. 8

9 Recursos de Programação Para fazer algumas adaptações necessárias, pode ser importante que a ferramenta seja programável. Exemplo: Permitir preenchimento automático de campos por meio de regras preestabelecidas; Integrar as demais aplicações da empresa; Integrar tecnologias que necessitam imagem: Workflow, ERP, CRM, etc. De preferência, a linguagem de programação usada deve ser comum do mercado, pois será mais fácil achar um profissional que saiba utilizá-la. Segurança Toda informação dos ambientes GED é sigilosa, o que varia é o nível de sigilo: Todos os funcionários da empresa podem ter acesso aos documentos do tipo Y; Somente funcionários com senha especial no GED terão acesso aos documentos do tipo X; Somente o Marketing e a Presidência terão acesso a documentos de lançamento de novo produto. Mesmo que um funcionário tenha acesso a um documento, não quer dizer que ele tenha controle total sobre ele. Pode haver níveis diferenciado de acesso, como restrição de apagar documentos, controle e relatório de acesso de cada usuário, etc. 9

10 Modos de pesquisa a documentos O propósito maior de um sistema GED é localizar e visualizar documentos. Para isso é necessário alguns recursos de busca: Buscas booleanas; Busca por pedaços de palavras; Recurso de refinamento de pesquisas anteriores; Suportar o uso de curingas nos campos de pesquisa; Possibilidade de pesquisa via WEB; Permitir combinar em uma mesma pesquisa nome do arquivo, campos de índice, características do documento, etc; Permitir pesquisa por qualquer índice, parte de índice ou combinação deles; Document Management 10

11 O Gerenciamento de Documentos Analógico/Digital Document Management Document Imaging Mundo analógico Criação Revisão Processamento Arquivo Mundo digital Document Management Permite gerenciar um documento durante todo o seu ciclo de vida; Ambiente mais propício à pessoas que trabalham intensamente em computadores; Além das funções de Document Imaging, o Document Management inclui alguma funções: Controle de versões dos documentos; Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos; Integração com programas geradores de novos documentos; Gerenciamento de documentos em construção; Fluxos documentais; Suporte a diversos tipos documentais; 11

12 Controle de versões de documentos O controle de versões de documentos implica em: Publicar somente a versão mais recente do documento em uso e não permitir que acidentalmente as versões antigas sejam usadas; Permitir que somente pessoas autorizadas vejam versões anteriores; Permitir acessar as versões para efetuar comparações; Bloquear versões anteriores de modo que não possam ser alteradas; Aplicações Controle de normas de qualidade; Documento de projetos; Desenhos de manutenção de plantas; Criação de processos de compra ou outros documentos que precisem ser revisados freqüentemente; Documentação de sistemas de informática; Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos Modelos de documentos predefinidos (templates) agiliza muito a criação de novos documentos e facilita a padronização de documentos; Se for preciso criar um memorando, por exemplo, um modelo definido pela empresa será apresentado ao usuário/funcionário; Implica em padronizar inicialmente um grupo de documentos. A empresa vai criando novos padrões quando necessário O conjunto de templates passa a ser único para toda a empresa, armazenados em um único local e facilmente usados por qualquer funcionário que tenha acesso ao sistema ; A tecnologia XML permite que além de criar documentos de maneira padronizada, tais documentos podem interagir com banco de dados; 12

13 Integração com programas geradores de novos documentos Interagir dados entre o ambiente GED e os programas geradores de documentos (editores de texto, planilhas, etc). Integração com programas geradores de novos documentos Os dados indexados no Sistema Document Management são automaticamente transferidos para o template do documento ao abrir o software de edição de textos; Esse procedimento permite garantir que os dados necessários para criar o documento realmente aparecerão no documento; 13

14 Integração com programas geradores de novos relatórios Essa integração permite que o usuário inicie a criação de um documento com ele já cadastrado no GED e com o modelo predefinido, padronizado pela empresa e com a garantia de que os dados de identificação do documento estarão cadastrados; Estas interações podem também ser no nível de consulta; Gerenciamento de documentos em construção Implica em alguns itens de controle, como por exemplo: Permitir a identificação clara de que o documento está em construção; Identificar quem é o responsável pela alteração naquele momento; Não permitir que outros tenham acesso a essa versão em construção, para evitar que decisões sejam tomadas em função de um documento incompleto; Estar integrado com o controle de versões. 14

15 Fluxos documentais Objetivo: transferir documentos de acordo com roteiros definidos, encaminhado-os de acordo com o fluxo que eles deveriam ter quando em um mundo físico. Algumas possibilidades: Notificações para verificar documentos podem sem integradas a sistemas de permitindo que um funcionário/usuário saiba que existe uma tarefa pendente a ser feita; Criação de grupos de trabalho para fins específicos, fazendo com que documentos de um grupo tenham tratamento diferenciado; Fluxos documentais 15

16 Suporte a diversos tipos de documentos Fala-se em armazenar tudo: Pequenos banco de dados; Apresentações de slides; Páginas da Web (HTML); Cronogramas de execução de obras; Vídeos; Sons; Etc; O visualizador nativo do GED pode não ser suficiente para visualizar todos os tipos de documentos que estiver armazenado; Pode-se até gerenciar documentos que não possam ser visualizados diretamente; 16

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