RGF SISTEMAS DE INFORMÁTICA LTDA SISARQ SISTEMA DE CONTROLE DE ARQUIVO DESLIZANTE PARAÍSO DO TOCANTINS-TO

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1 RGF SISTEMAS DE INFORMÁTICA LTDA SISARQ SISTEMA DE CONTROLE DE ARQUIVO DESLIZANTE PARAÍSO DO TOCANTINS-TO

2 2 SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS ESTRUTURA DE ARQUIVOS DESLIZANTES Módulos Face Nível DESCRIÇÃO DO SISTEMA Tela de Acesso Selecionar Departamento / Página Inicial Tela Principal Controle de Acesso Controle de Acesso / Cadastro de Usuário Cadastro / Departamento Cadastro / Recipiente Empréstimos Devolução Renovação Pesquisar Recipiente... 30

3 3 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Arquivos deslizantes Figura 2 Modelos da estrutura de arquivos deslizantes Figura 3 Recipientes... 8 Figura 4 Módulo Simples e Módulo modificado Figura 5 Modelo Mil, dois Mil e três Mil modificados Figura 6 Exemplos de Faces e Níveis Figura 7 Tela de Acesso Figura 8 Tela Selecionar Departamento / Página Inicial Figura 9 Tela Controle de Acesso Figura 10 Cadastro de Usuário Figura 11 Cadastro de Usuário Figura 12 Escolha da Tela do Cadastro de Departamento Figura 13 Cadastro de Departamento Figura 14 Cadastro de Departamento Figura 15 Mostrando o Departamento Cadastrado Figura 16 Tela de Cadastro Recipiente Figura 17 Selecionando o Arquivo Figura 18 Mostrando o Arquivo a ser Selecionando Figura 19 Selecionando o Modulo Figura 20 Escolhendo o Modulo Figura 21 Escolhendo a Face e Nível Figura 22 Finalizando o Cadastro Recipiente Figura 23 Pedindo um Novo Cadastro Recipiente Figura 24 Localizando o Recipiente que Será Alterado Figura 25 Selecionando o Recipiente que Será Alterado Figura 26 Finalizando a Alteração do Recipiente Figura 27 Alteração do Recipiente Realizada Figura 28 Visualizando a Alteração do Recipiente

4 4 Figura 29 Visualizando o Modulo Duplo Figura 30 Empréstimos Figura 31 Realizando o Empréstimo Figura 32 Realizando a Devolução Figura 33 Localizando o Usuário que Esta Fazendo a Devolução Figura 34 Finalizando a Devolução Figura 35 Tela Renovação Figura 36 Localizando o Usuário a Fazer a Renovação Figura 37 Finalizando a Renovação Figura 38 Pesquisar Recipiente Figura 39 Busca Simples Figura 40 Busca Dinâmica

5 5 1 ESTRUTURA DE ARQUIVOS DESLIZANTES Por meio da realização de entrevistas e pesquisas de campo é possível obter informações necessárias sobre a definição e o funcionamento dos arquivos deslizantes. A partir disto, constatar o quanto à adoção de um software para gerenciamento de tal estrutura pode proporcionar uma maior organização e agilidade na execução de atividades realizadas cotidianamente em uma empresa, que adota tal estrutura para armazenamento de documentos, recipientes e outros. Desta forma, no decorrer desta seção são apresentados conceitos, estrutura e organização dos arquivos deslizantes. O arquivo deslizante possui forma semelhante à de estantes ou armários, porém possui uma estrutura diferenciada, em formato de grades, o qual pode ser girado e possui partes que deslizam, facilitando, desta forma, o arquivamento, controle e acesso a documentos e pastas. Os arquivos deslizantes podem ser usados em: arquivamento de fichas de funcionários (RH), departamentos jurídicos, órgãos públicos, bibliotecas e videotecas (CDs, DVDs), reservas técnicas de museus, arquivos permanentes e intermediários, estoques ou almoxarifado, arquivos de imagens em emissoras de televisão, pastas de clientes de empresas, documentação técnica, dentre outras aplicações. Para que seja possível melhor demonstrar a estrutura dos arquivos deslizantes, na figura 1 são apresentados alguns modelos, utilizados no mercado.

6 6 Figura 1 Arquivos deslizantes. Com o aumento da documentação em empresas, faculdades, bibliotecas e outras instituições e órgãos, surgiu à necessidade de maior organização e controle de tais documentos. Deste modo, com o objetivo de diminuir o espaço ocupado pelos mesmos, várias empresas têm implantado o mecanismo de arquivos deslizantes, em fase de testes, com o objetivo melhorar a identificação e localização de documentos, pastas e outros objetos. Com a adoção deste mecanismo de armazenamento, as empresas que trabalham com documentos, notam a grande facilidade de localização, se comparado aos métodos antigos, sendo que o arquivo deslizante possui uma estrutura bem definida e organizada. Sendo dividido em módulos, faces, níveis e pastas, o sistema mecânico se tornou prático com o objetivo de promover organização em empresas e órgãos públicos. Deste modo, com intuito de melhorar ainda mais tal organização promovida pelos arquivos deslizantes, percebe-se que, por meio da utilização de um software, os processos de controle e localização podem ser ainda mais otimizados, promovendo um trabalho mais fácil, ágil e prático, visto que todas as informações serão lançadas por meio de uma interfase amigável, de fácil uso e prática. Assim é desejável que o software contenha funcionalidades que possibilitem o controle de empréstimos, de usuários, reserva de documentos, geração de relatórios diversos, dentre outras funcionalidades. Assim como citado anteriormente, a estrutura de arquivos deslizantes é composta por módulos, faces e níveis, como ilustrado na figura 2. Além disso, os

7 7 módulos possuem modelos que vão de mil, até o modelo de vinte mil, sendo que o modelo mil possui uma face e o de vinte mil vinte faces. Face é o local físico que contém os níveis e a mesma é contida pelo os módulos do arquivo deslizante, como exemplificado na figura abaixo (Figura 2). Figura 2 Modelos da estrutura de arquivos deslizantes. Visto a estrutura de organização física dos arquivos, em um arquivo deslizante, assim como citado, este trabalho apresentará a análise de um sistema de informação que simulará um arquivo deslizante real, de maneira que possa conter e apresentar a localização exata dos recipientes, que podem ser pastas, caixas, tubos, entre outros. Tal software propõe realizar o controle de endereços de documentos para atender as necessidades de empresas ou órgão públicos, que trabalham com arquivamento de documentos em grade quantidade. Desta forma, o software poderá facilitar a busca por documentos, onde os mesmos podem ser identificados por assunto. Além disso, com a utilização do sistema será possível indicar a situação (ativa ou inativa) de uma determinada pasta arquivada, o sistema também um maior controle dos empréstimos de documentos ou pastas e informará se o item está emprestado ou não, evitando assim possíveis erros e

8 8 enganos, exemplo: não emprestar ou reservar um item para duas pessoas ao mesmo tempo. 1.1 Módulos Os módulos são os locais onde se organizar as pastas, caixas, tubos ou envelopes (Figura 3). Os módulos podem ser identificados com letras ou números, facilitando assim a localização dos documentos ou objetos armazenados. Figura 3 Recipientes

9 9 Os módulos são operados por meio de uma manivela, que abre ou fecha o equipamento, e permite ao usuário se movimentar pelos vãos operacionais no momento da consulta ou busca física de determinado documento ou item. Assim como ilustrado na figura 4, o módulo possui dois tipos, o módulo simples e o módulo duplo. O primeiro possui apenas um lado, é menor e tem menor capacidade de armazenamento. Já o módulo duplo possui dois lados, portanto possui maior capacidade de armazenamento e o dobro de faces, se comparado ao módulo simples. Figura 4 Módulo Simples e Módulo modificado. Ele também possui modelos, como foi explicitado. Os modelos podem variar de mil a vinte mil, dessa forma, nota-se que a quantidade de faces é determinada por duas características, que são o tipo e o modelo. No sistema o usuário informará a quantidade de módulos, quais os modelos e os tipos, por exemplo, um arquivo possui três módulos, sendo dois simples e um duplo, e todos eles são do modelo quatro mil, com isso chega-se ao seguinte cálculo: cada módulo simples possui quatro faces, como são dois módulos resulta em oito faces de módulos simples. O módulo duplo possui quatro faces de cada lado, chegando ao final com mais oito faces com os resultantes somados entre os simples e duplos

10 10 de dezesseis faces. Desta maneira, o sistema poderá simular como é o arquivo deslizante virtualmente. Figura 5 Modelo Mil, dois Mil e três Mil modificados. Como se pode notar na figura acima o modelo representa a quantidade de módulos enfileirados onde o modelo mil possui uma fileira de módulos e o modelo dois mil possui duas fileiras e assim por diante até o modelo vinte mil que possui vinte fileiras de módulos. 1.2 Face Figura 6 Exemplos de Faces e Níveis.

11 11 A face corresponde à lateral dos módulos, pode possuir quantidades personalizadas ou padrão de níveis. A face também é um item importante no que se refere à estrutura do arquivo deslizante e à localização de itens ou documentos. Os níveis também são identificados com números ou letras. 1.3 Nível Nível consiste em um recipiente onde ficam localizados as pastas, tubos, envelopes e outros tipos de recipientes para o armazenamento definido dos itens. Deste modo, o nível corresponde ao último item da estrutura e de endereçamento do arquivo deslizante. Ele também possui identificação numérica.

12 12 2 DESCRIÇÃO DO SISTEMA 2.1 Tela de Acesso A tela de acesso do sistema de arquivo deslizante possibilita os usuários cadastrados a fazer acesso no sistema. Figura 7 Tela de Acesso

13 Selecionar Departamento / Página Inicial O usuário irar selecionar um departamento de sua função, um funcionário pode ter mais de um departamento cadastrado. Exemplo: Desenvolvimento, Financeiro, Administrador. Figura 8 Tela Selecionar Departamento / Página Inicial

14 Tela Principal 2.4 Controle de Acesso A tela controle de acesso possibilita uma facilidade no cadastramento dos usuários que irão utilizar os recursos do sistema. Figura 9 Tela Controle de Acesso

15 Controle de Acesso / Cadastro de Usuário Cadastro de Usuário onde serão preenchidos os dados para o acesso no sistema como, nome, login, senha, , telefone, tipo de usuário e tipo de usuário empréstimo. Também neste mesmo formulário de cadastro vai mostra o qual departamento o usuário que esta sendo cadastrado irar trabalhar sendo exemplo financeiro, gerencia e recursos humanos entre outros que poderão ser cadastrados conforme os departamentos da empresa. Figura 10 Cadastro de Usuário.

16 16 Figura 11 Cadastro de Usuário Cadastro / Departamento Nesta Tela onde faz o cadastro departamento. Figura 12 Escolha da Tela do Cadastro de Departamento.

17 17 Figura 13 Cadastro de Departamento. Mostrando o cadastro de um departamento. Figura 14 Cadastro de Departamento.

18 18 Depois que o cadastro do departamento for feito vai ate o cadastro de usuário que pode ser visualizado o departamento cadastrado. Figura 15 Mostrando o Departamento Cadastrado.

19 Cadastro / Recipiente Figura 16 Tela de Cadastro Recipiente. Figura 17 Selecionando o Arquivo.

20 20 Figura 18 Mostrando o Arquivo a ser Selecionando. Figura 19 Selecionando o Modulo.

21 21 Figura 20 Escolhendo o Modulo. Figura 21 Escolhendo a Face e Nível.

22 22 Figura 22 Finalizando o Cadastro Recipiente. Figura 23 Pedindo um Novo Cadastro Recipiente.

23 23 Figura 24 Localizando o Recipiente que Será Alterado. Figura 25 Selecionando o Recipiente que Será Alterado.

24 24 Figura 26 Finalizando a Alteração do Recipiente. Figura 27 Alteração do Recipiente Realizada.

25 25 Figura 28 Visualizando a Alteração do Recipiente. Figura 29 Visualizando o Modulo Duplo.

26 Empréstimos Figura 30 Empréstimos Figura 31 Realizando o Empréstimo.

27 Devolução Figura 32 Realizando a Devolução. Figura 33 Localizando o Usuário que Esta Fazendo a Devolução.

28 28 Figura 34 Finalizando a Devolução. 2.7 Renovação Figura 35 Tela Renovação.

29 29 Figura 36 Localizando o Usuário a Fazer a Renovação. Figura 37 Finalizando a Renovação.

30 Pesquisar Recipiente Figura 38 Pesquisar Recipiente. Figura 39 Busca Simples.

31 Figura 40 Busca Dinâmica. 31

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