Manual de Rotinas para Usuários. Advogados da União. Procuradoria da União no Estado do Ceará PU/CE SAPIENS. Sistema da AGU de Inteligência Jurídica

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1 Manual de Rotinas para Usuários Advogados da União Procuradoria da União no Estado do Ceará PU/CE SAPIENS Sistema da AGU de Inteligência Jurídica Versão

2 1 INTRODUÇÃO O QUE É O SAPIENS? 3 2 UTILIZAÇÃO DO SISTEMA REQUISITOS DE UTILIZAÇÃO ENDEREÇO DE ACESSO AO SISTEMA INFORMAÇÕES GERAIS PARA O USO DO SAPIENS ROTINAS IDENTIFICADAS PARA OS ADVOGADOS DA UNIÃO Conferência e assinatura eletrônica de documentos a serem expedidos Recebimento / Ciência de demandas administrativas TELA DE ACESSO TELA INICIAL PAINEL DE CONTROLE HISTÓRICO DO USUÁRIO CONFIGURAÇÕES Dados Básicos PESQUISA CONFERÊNCIA E ASSINATURA ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS A SEREM EXPEDIDOS COMPARTILHAMENTO DE MINUTA VISUALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUE CHEGAM ATRAVÉS DE TAREFAS FECHAMENTO DE TAREFAS ATIVIDADES SEM ANEXO 16 3 CONCLUSÃO 18 2

3 1 INTRODUÇÃO 1.1 O que é o SAPIENS? O SAPIENS é, antes de tudo, um sistema que possui avançados recursos de apoio à produção de conteúdo jurídico e de controle de fluxos administrativos, focado na integração com os sistemas informatizados do Poder Judiciário e do Poder Executivo. Procura simplificar rotinas e expedientes, além de auxiliar, com suas ferramentas de inteligência, no Processo de tomada de decisão e na elaboração de documentos. O SAPIENS unifica e relaciona os elementos constantes dos Processos administrativos, inclusive dossiês judiciais, colocando a AGU definitivamente na era da virtualização e do Processo administrativo eletrônico. Promove a orquestração dos vários sistemas informatizados da administração pública, de forma transparente para o usuário. Gerencia e oportuniza a adoção de modelos e teses de direito padronizadas em âmbito nacional, de forma a tornar coesa a atuação dos Advogados Públicos Federais em todo o território nacional e em todas as instâncias. O SAPIENS é híbrido, isto é, comporta documentos digitais e documentos físicos. Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. No caso dos documentos digitais, o SAPIENS abrange todos os tipos de documentos arquivísticos da AGU, ou seja, textos, imagens, vídeos, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. 3

4 2 UTILIZAÇÃO DO SISTEMA 2.1 Requisitos de Utilização Para o bom funcionamento do SAPIENS recomenda-se a utilização de computador com as seguintes características: Mozilla Firefox atualizado. (Caso não esteja, também pode-se utilizar o Google Chrome, com precária visualização de anexos) Java atualizado, para o Assinador Digital de Documentos. 2.2 Endereço de Acesso ao Sistema O SAPIENS pode ser acessado nos seguintes endereços: Base de Apresentação (testes e estudos) sapienshom.agu.gov.br Base de Produção (para utilização efetiva) sapiens.agu.gov.br 2.3 Informações Gerais para o Uso do SAPIENS Rotinas identificadas para os Advogados da União Serão rotinas dos Advogados da União no SAPIENS: Conferência e assinatura eletrônica de documentos a serem expedidos para Órgãos externos à PU/CE; Recebimento / Ciência de demandas administrativas Conferência e assinatura eletrônica de documentos a serem expedidos Acessar a minuta do documento; Conferir e alterar, se necessário; Assinar eletronicamente, com certificado digital do token; Devolver a minuta para encaminhamento pelo servidor de apoio. 4

5 Recebimento / Ciência de demandas administrativas Acessar a aba de tarefas do Painel do Usuário; Selecionar a linha da tarefa do NUP do processo que se tenha interesse; Acessar o NUP para visualizar o(s) documento(s) que se deseja tomar as providências; Inserir a atividade na tarefa para ela sumir da tela inicial. 2.4 Tela de Acesso A Tela de Acesso do sistema aparece da forma abaixo: Tanto nas telas dos ambientes de Homologação e Produção temos as opções: 5

6 Acesso: Usuário e Senha (fornecidos pelo sistema através do ), e botão Entrar ; Link para o SAPIENS Wiki na palavra aqui : Manuais completos e mais detalhados sobre as funcionalidades não encontrados neste, detalhes e evolução do sistema; Botões Cadastre-se e Esqueci a senha : Apenas para cadastro e pedido de nova senha de usuários externos. 2.5 Tela Inicial A tela inicial do SAPIENS mostra a aba das Tarefas pendentes dentro do Painel do Usuário, o qual também é composto pelas abas Tramitações, Comunicações e Mensagens. 6

7 O sistema deve estar sempre aberto, para que fiquem visíveis todas as tarefas que cheguem para a unidade; Frequentemente o botão de atualização deve ser acionado. 2.6 Painel de Controle O painel de controle é uma barra na lateral do SAPIENS, também sempre visível, que pode ser acessada clicando-se na pequena seta em seu topo. Uma vez aberto, o painel de controle possibilita o acesso às informações do usuário, suas configurações, relatórios, entre outros Histórico do Usuário Ainda no painel de controle, o usuário encontrará seu histórico de ações no sistema, podendo rapidamente visualizar suas últimas atividades realizadas no SAPIENS. O histórico do usuário é um grid, de modo que pode ser ordenado, filtrado, etc. 7

8 Todo o histórico de ações do usuário, desde o início dos tempos, estará disponível para consulta, bastando ao usuário utilizar a barra de paginação para encontrar históricos mais antigos Configurações Nas configurações, o usuário tem acesso à troca de senha, assinatura, afastamentos e lotações, sendo que as duas últimas ficarão a cargo dos administradores do sistema. 8

9 Dados Básicos A senha deve conter ao menos 6 (seis) caracteres. Por segurança, evite utilizar senhas simples ou de fácil suposição. O SAPIENS está disponível para acesso na Internet, e é responsabilidade do usuário evitar problemas com segurança. A assinatura do usuário será colocada ao final dos documentos que forem produzidos no Editor de Textos do SAPIENS. Assim, cada usuário tem liberdade para customizar sua assinatura. 2.7 Pesquisa Antes de cadastrar qualquer Processo / Documento Avulso no sistema, deve-se realizar consulta no campo editável ao lado do nome NUP. Não encontrado NUP, realizar a pesquisa avançada: Há duas formas de Pesquisa Avançada: por Metadados e por Conteúdo. As próximas telas mostram os diversos campos de pesquisa. 9

10 Na pesquisa por Metadados, os usuários podem realizar as consultas pelas informações cadastradas nos diversos campos da NUP. Na pesquisa por conteúdo, os usuários podem realizar as consultas pelas informações cadastradas na minuta e termos contidos dentro do documento. 2.8 Conferência e assinatura eletrônica de documentos a serem expedidos Os pedidos de elaboração de comunicações continuarão da mesma forma que são realizadas atualmente. Para os advogados que preferem enviar os documentos prontos ao setor de apoio, esse procedimento poderá ser efetuado eletronicamente, via , com o envio do arquivo no formato DOC. 10

11 Os documentos a serem expedidos deverão ser inseridos no SAPIENS pelos setores de apoio. Após a inserção no sistema, serão encaminhadas para os advogados da União responsáveis para que façam a conferência e a sua assinatura. Para acesso ao documento a ser conferido e assinado, deve-se acessar a Área de Trabalho, com um clique no botão Trabalho : A Área de Trabalho é a tela onde há as minutas dos documentos que ainda não foram juntados ao processo. Em Minhas Minutas estão os pendentes de assinatura para o advogado responsável. Após assinar a minuta, o advogado encaminhará para o servidor do setor de apoio, e a minuta saíra dessa tela, indo para Compartilhadas Comigo. Após o servidor fazer a parte dele, a minuta assinada também sairá dessa tela, indo para a área de documentos do NUP, vinculadas a uma tarefa ou comunicação, como um dossiê virtual. Para visualizar a minuta a se conferir, deve-se clicar no componente digital HTML, e aparecerá o documento: 11

12 O documento é editável e se for alterado, deve-se salvar o documento, clicando no botão do disquete na parte de cima do edito de texto. Para encerrar a conferência do documento, deve-se fechar apenas a aba onde ele está aberto. Observação: Nunca se deve apertar o botão de voltar do seu navegador da internet. Se fizer isso, sairá do SAPIENS automaticamente. Após fechar a tela do documento, deve-se fazer a assinatura, clicando com o botão direito do mouse e selecionando a opção Assinar da cortina, com o botão esquerdo: O sistema perguntará se confirma a assinatura do componente digital da minuta selecionada, e deve-se marcar que Sim : 12

13 Aparecerão algumas telas de segurança do Java e depois, a tela para se inserir a senha da assinatura digital do token. Após assinado, o componente digital HTML da minuta terá seu ícone alterado para um cadeado fechado. Significa que não pode mais ser alterado. Mas, se após o ato, o Advogado quiser excluir o documento, pode marcar o quadrado ao lado do Id da Minuta e clicar no botão - para efetuar a exclusão. Para fazer outro, deve-se solicitar novamente ao setor de apoio e informar o cancelamento da minuta, para registro de cancelamento do número do documento Compartilhamento de Minuta Se estiver tudo correto, deve-se dar um clique duplo na linha da minuta para devolvêla para o servidor do setor de apoio dar o encaminhamento do documento. Aparecerá a seguinte tela: 13

14 Para realizar a operação, deve-se ir para a aba Compartilhamentos, no canto direito. Seleciona-se o usuário nome do servidor do setor de apoio, marca como dono e salva. Aparecerá a tela de resultados e por fim, a tela dos compartilhamentos indicando o novo dono do documento. Nesse momento, a minuta sai da tela Minhas Minutas e vai para a tela Compartilhadas Comigo, na Área de Trabalho. 14

15 2.9 Visualização dos documentos que chegam através de tarefas Para visualizar os documentos que chegaram através de tarefas, o advogado deve acessar a aba de Tarefas do Painel do Usuário, selecionar uma das tarefas e clicar no NUP da tarefa. O NUP abrirá em nova tela e no final desta, os documentos disponíveis. Então, basta selecionar o que foi encaminhado e fazer sua atividade. 15

16 Ao colocar o mouse sobre o componente digital, aparecerá o nome do arquivo. Após realizada a atividade, deve-se voltar para a tela das tarefas, para que seja encerrada. Com um clique no Painel, o usuário volta para o Painel do Usuário e pode visualizar as tarefas pendentes. Com duplo clique, aparecerá a tela da tarefa que se deseja encerrar Fechamento de tarefas atividades sem anexo A tela de fechamento da tarefa será como abaixo. Para encerrar, deve-se clicar na aba Atividades : 16

17 Deve-se apertar no botão + para adicionar a atividade: Deve-se indicar se a atividade encerra a tarefa ou não, selecionar a espécie e salvar. A que deverá ser incluída nesses casos é CIÊNCIA, APOSIÇÃO DE. Basta escrever a palavra Ciência que aparecerá o restante. Ao finalizar, aparecerá a tela perguntando se deseja abrir nova tarefa: 17

18 Deve-se marcar Não e o fluxo está terminado. 3 CONCLUSÃO O Manual SAPIENS para os usuários do Protocolo tem como objetivo mostrar as rotinas do Novo Protocolo da PU/CE dentro do sistema de maneira bastante simples e superficial, servindo como ponte facilitadora do primeiro contato. Este Manual deverá ser atualizado, conforme a Procuradoria utilize mais as funções do Sistema, como por exemplo as regras acerca da restrição de acesso às NUP s e sigilo dos documentos. O usuário deverá realizar o treinamento completo para se habilitar ao uso do SAPIENS, focando especialmente no Treinamento à Distância da Escola da AGU (EAD) e nos demais Manuais: para Usuários e para Distribuidores Além disso, recomenda-se o acesso ao SAPIENS Wiki, disponível na Rede AGU, no endereço onde o usuário poderá construir seu conhecimento de maneira colaborativa. Dúvidas adicionais, encaminhar para os administradores do sistema na PU/CE: maria.caldas@agu.gov.br e rodrigo.abreu@agu.gov.br. 18