SISDEX SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS

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1 - MDA - SPOA - CGMI SISDEX SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS MANUAL DO USUÁRIO Administrador do Sistema BRASÍLIA, AGOSTO DE 2007 Versão 1.0

2 SISDEX SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS MANUAL DO USUÁRIO Administrador do Sistema ÍNDICE 1 - Funcionalidades Como entrar no Sistema Apresentação da aba Listagem Apresentação da aba Pesquisa Apresentação da aba Cadastro Cadastrando uma Origem do Documento Cadastrando um Destino do Documento Movimentando um Documento Expedido Pesquisando um Documento Expedido Relatórios Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 2

3 1 Funcionalidades O SISDEX Sistema de Controle de Documentos Expedidos tem como objetivo informatizar e otimizar a movimentação de documentos expedidos pelo GM no MDA. O sistema possibilita uma forma ágil para o controle de documentos da instituição e de seus funcionários, auxiliando as atividades e fornecendo rapidez na execução de procedimentos rotineiros do GM. Perfis de Usuários Responsabilidades Pesquisa no Sistema Pesquisas Emissão de relatórios Administrador do Sistema Cadastros Movimentação de Documentos Alterações Exclusões Pesquisas Emissão de relatórios Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 3

4 2 Como entrar no Sistema Para acessar o sistema é necessário ser um usuário cadastrado no Sistema de Controle de Acessos do MDA. Após o usuário estar devidamente cadastrado, com as devidas permissões e de posse de login e senha de acesso, o mesmo poderá entrar na página dos sistema do MDA. Para utilizar o sistema é necessário ter o navegador (browser) Firefox devidamente instalado. O usuário deverá digitar na barra de endereços do browser o endereço da página inicial dos sistemas do MDA. O acesso é feito através do seguinte endereço: O usuário deverá preencher os seguintes campos: Usuário: Login do usuário no sistema Senha: Senha de acesso ao sistema Digitar os números do código de segurança que aparece na imagem acima Após preencimento dos campos, o usuário deverá clicar no botão Enviar para ser validado e entrar efetivamente na área de sistemas do MDA. Após entrar na página inicial dos sistemas, o usuário deverá escolher no menu Sistemas a opção que o leva até o sistema desejado, conforme imagem abaixo: Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 4

5 ATENÇÃO: Agora serão apresentadas algumas informações básicas sobre o sistema, essas informações consistem em familiarizar o usuário com os aspectos comuns que a maioria das páginas irão possuir. Aqui será explicado o significado de cada item da página. 3 Apresentação da aba Listagem Todo menu que for selecionado será direcionado para uma tela que apresentará por padrão a aba de listagem. Nela será possível manipular os registros desde que o usuário tenha permissão para o mesmo. Também está disponível nesta tela a opção para mostrar ou ocultar a paginação dos registros, basta clicar neste botão para confirmar tal operação. A listagem padrão lista os itens de 10 em 10. Para editar um registro na listagem é necessário clicar no botão V em verde que se encontra à esquerda da tela, após clicar neste botão o usuário será direcionado para aba de cadastro. Para excluir um registro pela listagem basta clicar no botão X ao lado esquerdo do mesmo. Haverá uma janela do navegador pedindo a confirmação da exclusão. Ao ser confirmado o registro será apagado. Caso não seja confirmado, o registro será mantido. 4 Apresentação da aba Pesquisa Os sistemas têm a opção para pesquisa dos itens cadastrados. Para ter acesso ao formulário de pesquisa, o usuário deverá clicar no botão Pesquisar que se encontra na tela de listagem. Os campos para consulta irão aparecer. O funcionamento básico consiste em preencher os campos desejados com os dados que se deseja consultar. Após isso, deve-se clicar em Pesquisar e o retorno da busca será mostrado na aba de listagem. Caso não haja algum item cadastrado será mostrada uma mensagem informando que não existem os dados pesquisados. Caso o usuário deixe campos do filtro em branco, todos os itens serão listados. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 5

6 5 Apresentação da aba Cadastro A seguir é apresentada a aba de cadastro onde o usuário pode alterar ou incluir um novo registro. Esta tela consiste em basicamente salvar os dados digitados e selecionados nos campos do formulário, efetuando assim um novo cadastro. Os dados que são obrigatórios estão com o campo preenchido com uma cor escura. O botão Salvar salva os dados preenchidos no formulário. O botão Restaurar limpa o formulário, deixando todos os campos em branco. O botão Novo Cadastro inicia um novo cadastro. Perceba que ao lado esquerdo de cada campo, ao colocar o cursor do mouse em cima do botão [?], é apresentada uma breve descrição da função do campo a ser preenchido. Estas mensagens auxiliam o usuário para o correto preenchimento das informações. Veja a imagem abaixo: ATENÇÃO: Os menus para escolha de funcionalidade estão apresentados na parte superior da tela, divididos em forma de utilização, onde cabe ao usuário definir qual opção irá utilizar. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 6

7 6 Cadastrando uma Origem do Documento Ao posicionar o cursor do mouse no menu Cadastro, são apresentadas as opções disponíveis. Para cadastrar uma Origem, no menu Cadastro, clicar na opção Origem do Documento. Ao clicar na aba Cadastro, será apresentado seguinte formulário, onde deverá ser informado os seguinte dado: Origem do Documento: Digitar o nome da unidade de origem do documento. Logo após, clicar com o mouse no botão Salvar. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 7

8 7 Cadastrando um Destino do Documento Ao posicionar o cursor do mouse no menu Cadastro, são apresentadas as opções disponíveis. Para cadastrar um Destino, no menu Cadastro, clicar na opção Destino do Documento. Ao clicar na aba Cadastro, será apresentado seguinte formulário, onde deverão ser informados os seguintes dados: Nome: Digitar o nome da unidade de destino do documento. Responsável: Digitar o nome da pessoa responsável pela unidade de destino do documento. Endereço: Digitar o endereço completo da unidade de destino do documento. Telefone: Digitar o telefone da unidade de destino do documento. Digitar o da unidade de destino do documento. Logo após, clicar com o mouse no botão Salvar. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 8

9 8 Movimentando um Documento Expedido Ao posicionar o cursor do mouse no menu Movimentação, são apresentadas as opções disponíveis. Para movimentar um documento expedido, no menu Movimentação, clicar na opção Documento Expedido. Ao clicar na aba Cadastro, será apresentado seguinte formulário, onde deverá ser informado o seguinte dado: Tipo do Documento: Escolher na lista de seleção o tipo de documento a ser movimentado. Após a escolha do tipo de documento, será apresentado seguinte formulário, onde deverão ser informados os seguintes dados: Número do Documento: Digitar o número do documento. Data do Documento: Informar no calendário a data do documento. Assunto: Digitar o assunto de que se trata o documento. Resumo do Documento: Digitar um breve resumo da questão que se trata o documento. Data do Recebimento: Informar no calendário a data do recebimento do documento. Nome do Recebedor: Digitar o nome completo da pessoa que recebeu o documento. Signatário: Digitar o nome completo da pessoa que assinou o documento. Observações do Documento: Digitar as devidas observações do documento. Interessado: Digitar o nome completo da pessoa interessada no documento. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 9

10 Origem do Documento: Caso a Origem esteja na lista, marque ()Sim e selecione na lista a Origem do Documento. Caso contrário, marque ()Não e cadastre uma nova origem informando o seguinte dado: Nome da Unidade de Origem do Documento Destino do Documento: Caso o Destino esteja na lista, marque ()Sim e selecione na lista o Destino do Documento. Caso contrário, marque ()Não e cadastre um novo destino informando os seguintes dados: Nome da Unidade de Destino do Documento Nome do Responsável pela Unidade de Destino Endereço da Unidade de Destino Telefone da Unidade de Destino da Unidade de Destino Forma de Publicação: Selecionar a forma de publicação correspondente ao documento. Escolher uma dentre as duas opções: Diário Oficial da União ou Boletim de Serviço. Caso escolha a opção Diário Oficial da União informar os seguintes dados: Número do DOU Data da Publicação do DOU Seção no DOU Página no DOU Caso escolha a opção Boletim de Serviço informar os seguintes dados: Número do BS Data da Publicação no BS Logo após, clicar com o mouse no botão Salvar. Veja as imagens adiante: Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 10

11 Exemplo: documento do tipo Carta: Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 11

12 Exemplo: documento do tipo Contrato: Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 12

13 Exemplo: Caso a Origem não se encontre na lista Exemplo: Caso o Destino não se encontre na lista Exemplo: Caso a Forma de Publicação seja DOU Exemplo: Caso a Forma de Publicação seja BS Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 13

14 9 Pesquisando um Documento Expedido Ao posicionar o cursor do mouse no menu Pesquisa, são apresentadas as opções disponíveis. Para pesquisar um documento expedido, no menu Pesquisa, clicar na opção Pesquisar Documento Expedido. filtros. Ao clicar no botão Pesquisar, será apresentado seguinte formulário contendo os seguintes Cabe ao usuário escolher a opção desejada para filtrar a sua busca. Tipo do Documento: Escolher na lista de seleção o tipo de documento desejado. Número do Documento: Informar o número do documento desejado. Data do Documento: Informar no calendário a data do documento desejado. Origem do Documento: Escolher na lista de seleção a Origem desejada. Destino do Documento: Escolher na lista de seleção o Destino desejado. Data de Recebimento: Informar no calendário a data de recebimento do documento desejado. Recebedor: Informar o nome do recebedor do documento desejado. Data da Publicação no DOU: Informar no calendário a data de publicação no DOU do documento desejado. Data da Publicação no BS: Informar no calendário a data de publicação no BS do documento desejado. Signatário: Informar o nome do signatário do documento desejado. Interessado: Informar o nome do interessado do documento desejado. Assunto: Informar uma palavra-chave do assunto do documento desejado. Após preencher o filtro desejado, clicar no botão Pesquisar. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 14

15 Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 15

16 10 Relatórios ATENÇÃO: O navegador deverá ser configurado para não bloquear janelas POP-UP. Ao posicionar o cursor do mouse no menu Relatório, são apresentadas as seguintes opções disponíveis. Os relatórios disponíveis são: Relatório de Movimentação de Documento por Período: Emite a relação de todos os documentos expedidos que foram movimentados no determinado período em questão. Movimentação de Documentos por Origem/Destino: Emite a relação de todos os documentos expedidos que foram movimentados para determinada Origem ou Destino em questão. Movimentação de Documentos por Publicação: Emite a relação de todos os documentos que foram publicados no DOU ou BS no determinado período em questão. Para a geração de relatórios específicos deve-se informar na aba Filtro o critério para seleção dos registros e clicar na opção Gerar Relatório. Para a geração de relatórios consolidados deve-se deixar os campos de filtro em branco e clicar na opção Gerar Relatório. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 16

17 10.a Gerando um Relatório de Movimentação de Documento por Período: Escolha no menu Relatório a opção Movimentação de Documento por Período. Em seguida, na Aba Filtro, informe os seguintes dados: Escolha uma das opções: Selecionar uma das opções disponíveis para definir o intervalo de data dos documentos. Escolher uma dentre as opções: Data do Documento, Data do Recebimento, Data do Encaminhamento ou Prazo para Resposta. Período de Ocorrência: Informar a data inicial e a data final do período em questão. Logo após, clique no botão Gerar Relatório. Para imprimir o relatório clique no botão superior direito Imprimir. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 17

18 10.b Gerando um Relatório de Movimentação de Documento por Origem e Destino: Escolha no menu Relatório a opção Movimentação de Documento por Origem/Destino. Em seguida, na Aba Filtro, informe os seguintes dados: Escolha uma das opções: Selecionar uma das opções disponíveis para definir a opção desejada. Relatório será por determinada Origem ou por determinado Destino. Escolher uma dentre as opções: Origem ou Destino. Escolha uma Unidade:.Selecionar a Unidade desejada para o relatório em questão. Logo após, clique no botão Gerar Relatório. Para imprimir o relatório clique no botão superior direito Imprimir. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 18

19 10.c Gerando um Relatório de Movimentação de Documento por Publicação: Escolha no menu Relatório a opção Movimentação de Documento por Publicação. Em seguida, na Aba Filtro, informe os seguintes dados: Local da Publicação: Selecionar o local de publicação onde os documentos desejados foram publicados. Escolher uma dentre as duas opções: Diário Oficial da União ou Boletim de Serviço. Período de Publicação: Informar a data inicial e a data final do período em questão. Logo após, clique no botão Gerar Relatório. Para imprimir o relatório clique no botão superior direito Imprimir. Manual do Sistema de Controle de Documentos Expedidos - SISDEX 19

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