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1 ... MANUAL DO MODERADOR SERVIÇOS DE WEB

2 ÍNDICE 1. IMPLEMENTAÇÃO PAINEL DE CONTROLE SENHA INSTALAÇÃO INSTALAÇÃO PARA MODERADOR INSTALAÇÃO PARA PARTICIPANTES PELO SITE NO MOMENTO DA REUNIÃO COMO CONVIDAR PARTICIPANTES PARA UMA REUNIÃO COMO ENTRAR EM UMA REUNIÃO CONFIGURAÇÃO DA REUNIÃO ENTRAR POR ÁUDIO RECURSOS IM TELEFONAR (ÁUDIO) VÍDEO COMPARTILHAR ÁREA DE TRABALHO PROGRAMA APRESENTAÇÃO DO POWERPOINT NOVO QUADRO DE COMUNICAÇÕES NOVA VOTAÇÃO OPÇÕES DE PESSOAS ANEXAR ARQUIVOS GRAVAÇÃO 30 2

3 INTRODUÇÃO Bem vindo à ClaireConference, principal empresa de comunicação e colaboração remota do Brasil, com quase 20 anos de experiência em reuniões não-presenciais. O manual a seguir tem como finalidade apresentar os recursos e o passo a passo para implementação da solução ClaireWeb, que possibilita o compartilhamento das telas de um computador (desktop), o compartilhamento de arquivos e a realização de reuniões por chat, áudio e vídeo, simultaneamente, entre diversas pessoas. A solução ClaireWeb utiliza a plataforma de comunicação ClaireLync, desenvolvida pela ClaireConference em parceria com a Microsoft, que permite o acesso aos mais avançados recursos de colaboração virtual. A Claireconference agradece pela escolha! 3

4 1. IMPLEMENTAÇÃO 1.1 PAINEL DE CONTROLE O moderador das reuniões deverá, obrigatoriamente, receber uma licença do Microsoft Lync para acessar a solução ClaireCloud serviço de Web. O moderador receberá, por , o acesso ao painel de controle Microsoft Lync Services, onde encontrará informações sobre a licença fornecida. Esta senha será enviada antes mesmo da senha de acesso ao ClaireWeb. ATENÇÃO: O painel de controle não permite gerenciamento ou criação de senha para acesso ao ClaireCloud serviço de Web. Para solicitar novas senhas, entre em contato com 1.2 SENHA O moderador receberá o login para acesso ao ClaireWeb no cadastrado na ficha de solicitação de senha. Os participantes da reunião não precisarão de senhas, pois serão convidados pelo moderador através de um link enviado por . Para segurança, o link enviado aos participantes será desativado logo após o fim da reunião. 1.3 INSTALAÇÃO Antes de iniciar a reunião, moderador e participantes devem certificar-se que plugin Microsoft Lync está instalado em seus computadores. A instalação é necessária apenas no primeiro acesso ao ClaireWeb. É recomendado ao moderador que solicite aos participantes a instalação do plugin antes do horário agendado para realização da reunião INSTALAÇÃO PARA MODERADOR A instalação da solução é rápida e deve ser realizada pelo moderador assim que receber sua senha de acesso. O download deve ser feito através do link: Se você é moderador, escolha o produto ClaireLync e clique em Versão de Avaliação do Lync Escolha a versão 32 bits ou 64 bits* Em caso de dúvidas, entre em contato com o departamento de Operações da ClaireConference pelo telefone * Para saber qual a configuração de bits, entre em Meu Computador, clique com o botão direito do mouse e selecione propriedades. 4

5 Preencha os campos com os dados e o download será iniciado. Após o fim do download, clique sobre o ícone para iniciar a instalação. Uma nova janela se abrirá. Clique em Executar. 5

6 Clique em Instalar para iniciar a instalação. Certifique-se de que os programas Microsoft Outlook, Internet Explorer e Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) estejam fechados. Clique em Sim. É possível optar pelo Microsoft Update. Escolha se deseja ou não receber atualizações e clique em OK. 6

7 Ao concluir a instalação clique em Fechar e o programa Lync abrirá. Antes de Logar é necessário cadastrar o servidor. Clique no ícone selecione Ferramentas em seguida Opções. Clique em Avançado... e selecione Configuração Manual Digite em Nome de servidor interno ou endereço IP e Nome de servidor externo ou endereço IP o endereço sip.clairecloud.com.br:443 Clique em OK Insira seu login enviado na Carta de Senha pelo departamento de Operações e clique em Entrar. 7

8 A seguinte tela poderá se abrir. Clique em Conectar. Digite em Nome de usuário o login e a senha de acesso. Clique em Entrar e a instalação estará concluída INSTALAÇÃO PARA PARTICIPANTES Existem duas possibilidades para os participantes realizarem a instalação: pelo site da ClaireConference (http:// ou em sua primeira reunião virtual. É recomendado que o moderador solicite aos participantes a instalação da solução antes do horário agendado para a reunião PELO SITE O download deve ser feito através do link: * Para saber qual a configuração de bits, entre em Meu Computador, clique com o botão direito do mouse e selecione propriedades. 8

9 Se você é um participante, escolha o produto ClaireLync e clique em Atendedor do Lync Escolha a versão 32 bits ou 64 bits*. Preencha os campos com os dados e o download será iniciado. Após o fim do download, clique sobre o ícone para iniciar a instalação. Uma nova janela se abrirá. Clique em Executar. 9

10 Selecione o campo Aceito os termos de Licença e clique em Avançar. Prossiga com a instalação. Clique em Concluir para finalizar NO MOMENTO DA REUNIÃO Clique no link enviado pelo moderador por para iniciar a reunião. 10

11 Uma página no navegador se abrirá. Em Exibir as alternativas para entrar na reunião, clique em Lync Attendee. Ocorrerá um redirecionamento para a página de download da Microsoft. Clique em baixar e iniciará o download. Após o fim do download, clique sobre o ícone para iniciar a instalação. Uma nova janela se abrirá. Clique em Executar. 11

12 Selecione o campo Aceito os termos de Licença e clique em Avançar. Prossiga com a instalação. Clique em Concluir para finalizar. Ao final da instalação, automaticamente a janela para acessar a reunião se abrirá. 12

13 2. COMO CONVIDAR PARTICIPANTES PARA UMA REUNIÃO Existem duas maneiras de convidar participantes: Através do Outlook ou do botão Reunir Agora. REUNIÃO AGORA ATENÇÃO: Esta opção é indicada para reuniões imediatas pois a URL se expira em até 8 horas. O moderador pode enviar convites por para todos os participantes. Na janela do Microsoft Lync, clique em Reunir agora. Se a barra de ferramentas não estiver aparecendo, clique no ícone e selecione Mostrar a barra de Menus. É possível optar por reunião sem áudio, no caso de apresentações online, ou usar o Lync para reuniões com áudio e vídeo. 13

14 Clique em Informações de ingresso e Opções de Reunião. Clique em Copiar todas as informações e cole no corpo do . 14

15 OUTLOOK Para agendar uma reunião pelo outlook vá em Calendário e selecione o dia e hora da Reunião. Ao abrir uma nova janela de novo compromisso clique em Reunião Online Digite para quem deseja enviar e o assunto da reunião. Clique em Enviar 3. COMO ENTRAR EM UMA REUNIÃO O participante deve clicar no link enviado por para iniciar a reunião. O participante que ainda não tiver instalado o Attendee deverá realizar o procedimento para ter acesso à reunião. Cheque como instalar o plugin no tópico (Instalação no momento da reunião). 15

16 Selecione Ingressar como convidado e digite seu nome. Clique em Conectar na janela que será aberta e ingressará na reunião. 4. CONFIGURAÇÃO DA REUNIÃO O moderador pode configurar a reunião em Opções da Reunião, antes de enviar o link aos participantes. 16

17 O primeiro campo a ser configurado é Acesso à reunião, onde é possível definir quem ingressará na reunião sem lobby, ou seja, os participantes que não precisam de autorização do moderador para ingressar na reunião. Ao selecionar qualquer opção que não seja Todos, inclusive pessoas não pertencentes à minha empresa (sem restrições), o moderador deverá admitir o participante na reunião (Imagem 1) enquanto ele aguarda no lobby (imagem 2). O participante que entrar por áudio precisa digitar o PIN gerado na configuração. 17

18 O moderador pode definir quem serão os apresentadores da reunião. Também é possível definir quem poderá compartilhar arquivos durante a reunião. Após o início da reunião, as configurações podem ser alteradas em Informações de Ingresso e Opções de reunião. 5. ENTRAR POR ÁUDIO 18

19 Para cada reunião é gerado um ID da conferência. O participante deve discar para o número e digitar o ID da conferência. 6. RECURSOS Na tela de controle, moderador e participantes têm acesso a IM, áudio, vídeo, compartilhamento e anexos. 6.1 IM O IM abre e fecha a caixa de chat. É possível configurar o texto do chat clicando em A. Esta opção pode alterar o tipo da fonte e sua cor. O IM também possui opções de emoticon. 19

20 6.2 TELEFONAR (ÁUDIO) O áudio é ativado automaticamente quando se inicia a reunião. O moderador ou os participantes podem controlar o próprio áudio através do menu destacado na imagem abaixo: As configurações de áudio podem ser alteradas no menu de ferramentas Configurações, em Configuração de Dispositivos de áudio. É possível definir alto-falante, microfone para fone de ouvido ou grupo de microfone. Sempre verifique a qualidade do áudio através de Verificar Qualidade de Chamada. 20

21 6.3 VÍDEO Para iniciar uma chamada, o moderador deve clicar em Vídeo ou Iniciar uma Chamada de Vídeo no menu. Ao iniciar o vídeo, algumas opções são acrescentadas ao botão Vídeo. São elas: 21

22 Encerrar Vídeo: Encerra o vídeo na reunião. Pausar Meu Vídeo: Pausa o vídeo para os demais participantes. Ocultar Minha Visualização: Exibe na tela apenas o vídeo dos demais participantes. Expandir Minha Visualização: Amplia o vídeo na tela de visualização. Vídeo Pop-Out: Abre uma janela de vídeo separada da janela de reunião. Exibir em Tela Inteira: Exibe o vídeo em toda a tela. Configurações De Dispositivo de Vídeo: Realiza configurações de vídeo. 6.4 COMPARTILHAR A opção compartilhar pode auxiliar em treinamentos ou apresentações de resultados. Para acessar o menu de opções, clique em Compartilhar. É possível compartilhar mais de uma tela ou arquivo ao mesmo tempo. Basta clicar em Compartilhar Novo Conteúdo, em Compartilhamento de tela. 22

23 Ao compartilhar mais de um arquivo, o menu Compartilhamento de tela ou, em alguns casos, Lista de Conteúdo, mostra todos os arquivos compartilhados ÁREA DE TRABALHO Ao selecionar a opção Área de Trabalho, aparecerá no canto superior da tela uma barra de controle do compartilhamento. 23

24 Na barra de controle, pode-se repassar o controle da Área de trabalho para um dos participantes em Conceder Controle. O botão Parar Compartilhamento suspende o compartilhamento da Área de trabalho. Para ocultar a barra de controle, clique no ícone O participante será notificado do compartilhamento na janela da reunião. Os participantes receberão um alerta na janela de reunião. Para visualizar o compartilhamento, clique em Ingressar no compartilhamento ou, em alguns casos, em Aceitar Solicitação de Compartilhamento. Para solicitar o controle da apresentação, o participante deverá clicar em Solicitar Controle. O moderador será notificado, podendo aceitar ou não a solicitação. 24 ATENÇÃO: Parar um Compartilhamento não significa que ele será excluído. Para excluí-lo, acesse a Lista de conteúdo e clique em Remover.

25 6.4.2 PROGRAMA O moderador pode escolher o programa que deseja compartilhar com os participantes. Os procedimentos de aceitar compartilhamento, solicitação de controle ou repasse de controle são os mesmos do compartilhamento de Área de Trabalho. Acompanhe no tópico (Área de Trabalho) APRESENTAÇÃO DO POWERPOINT Os procedimentos de aceitar compartilhamento, solicitação de controle ou repasse de controle são os mesmo do compartilhamento de Área de Trabalho. Acompanhe no tópico (Área de Trabalho). 25

26 O compartilhamento de PowerPoint possui recursos de edição disponíveis para moderador e participantes. A barra de ferramentas abaixo da apresentação pode ser visualizada e utilizada por todos na reunião. É possível inserir marcação de texto, caixa de texto, setas e imagens. Ao Compartilhar um PowerPoint, o moderador ganha algumas opções no submenu Compartilhar tela. São elas: 26

27 Compartilhar Agora: Inicia o compartilhamento para os participantes. Exibir de Forma Privada: Exibe o arquivo apenas para o moderador. Salvar Como: Salva as alterações realizadas. Salvar Com Anotações: Salva as alterações como anotações. Tornar Visível Para: Seleciona para quem o moderador deseja compartilhar o arquivo. Renomear: Renomeia o arquivo. Remover: Exclui o arquivo da tela de compartilhamento NOVO QUADRO DE COMUNICAÇÕES O recurso permite ao moderador e aos participantes construírem, em conjunto, um desenho, organograma ou fluxograma através de um quadro branco e das ferramentas disponibilizadas no fim da página. É possível inserir marcação de texto, caixa de texto, setas e imagens. 27

28 NOVA VOTAÇÃO

29 Ao iniciar uma nova votação, a seguinte janela se abrirá. Digite o nome para votação, a pergunta e as opções que devem aparecer para os participantes. Clique em Ok. Os resultados aparecerão, simultaneamente, na tela. 29

30 O controle poderá ser realizado na barra de ferramentas, no canto inferior da votação. É possível abrir e fechar a votação, ocultar e desocultar resultados, editar perguntas, limpar votos e salvar o resultado. 6.5 OPÇÕES DE PESSOAS O moderador e os participantes podem optar por mostrar ou não a lista de participantes, conforme a imagem abaixo: 30

31 Algumas configurações gerais de participantes também podem ser realizadas nesse. São elas: Ativar Mudo do Participante: Coloca todos os participantes no modo mudo. Transformar Todos em Participante: Torna todos convidados da reunião em participantes. Executar Comunicado de Entrada e Saída: Ao entrar e saírem participantes, o moderador recebe um aviso. Remover Todos e Encerrar Reunião: Encerra a reunião. 6.6 ANEXAR ARQUIVOS Para disponibilizar arquivos aos participantes, clique em Clique em Adicionar anexo, escolha o arquivo e clique em abrir. É possível escolher para quem deseja tornar o arquivo visível. 31

32 Todos os anexos ficam salvos na caixa de anexo. Para visualizar, clique no ícone 6.7 GRAVAÇÃO É possível iniciar uma gravação clicando em Ações, Iniciar Gravação ou no ícone Antes de iniciar uma gravação, é possível configurar o que deseja ser gravado. Acesse Configurações e Opções de Gravação. Escolha o que deseja gravar e clique em OK. Uma barra aparecerá no canto inferior da tela com as opções Pausar ou Parar gravação. 32

33 Para Finalizar a Gravação, clique em Ações, Parar Gravação ou no ícone A seguinte janela será aberta: Escolha o Título da Gravação e clique em Procurar para salvar o arquivo na pasta que deseja. Clique em OK assim que finalizado. Para visualizar as gravações, clique em Ações e Gerenciar Gravações. Todas as gravações estarão disponíveis para reprodução. Clique em Executar para ouvir. As gravações pelo Lync são disponibilizadas apenas para o moderador. Para que outros participantes possam ouvir a gravação, o moderador deverá enviá-la por ou pela própria janela da reunião. 33

INTRODUÇÃO. A Claireconference agradece pela escolha!

INTRODUÇÃO. A Claireconference agradece pela escolha! 1 ÍNDICE 1. IMPLEMENTAÇÃO 4 1.1 PAINEL DE CONTROLE 4 1.1.1 SENHA 4 1.1.2 CRIAÇÃO DE USUÁRIOS DO LYNC 5 1.1.3 REDEFINIR SENHA 7 1.1.4 COMPRAR COMPLEMENTOS 9 1.1.5 UPGRADE E DOWNGRADE 10 1.1.5.1 UPGRADE

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