Gerenciamento de Estúdios de Tatuagem. MANUAL DO USUÁRIO (Versão do manual: 2009.a)

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1 Arttez Gerenciamento de Estúdios de Tatuagem. MANUAL DO USUÁRIO (Versão do manual: 2009.a) O Sistema Arttez. Arttez é o software de gerenciamento para estúdios de tatuagem que objetiva manter o controle das atividades e finanças do artista usuário do sistema, mantendo o histórico das tatuagens, piercings e qualquer outra atividade através de cadastros e agendamentos. O Arttez surge como importante aliado na administração de estúdios de tatuagem. Para isso é importante que o usuário mantenha os dados cadastrados no sistema sempre atualizados e rigorosamente bem preenchidos, de forma a garantir precisão nas informações que o sistema gera. O Arttez é de uso individual, portanto, se mais de um profissional utilizar uma mesma assinatura (mesmo Login e Senha) o sistema irá tratar as informações lançadas no sistema como provenientes de uma mesma fonte, ou seja, os agendamentos, os trabalhos, as contas, e conseqüentemente os valores informados no Balancete serão o somatório daquela assinatura, sem distinguir o autor. Abrindo o Arttez. Rode o sistema. Entre com seu Login e Senha, e em seguida clique em ATIVAR. O sistema irá verificar a validade de seus dados e em seguida, sendo o Login e Senha válidos, irá mostrar uma mensagem de saudação. ATENÇÃO: Não forneça seu Login e Senha para terceiros, nem permita que sejam feitas cópias indevidas do software. Isso irá comprometer a integridade dos seus dados no Arttez. 1

2 Banco de Imagens. Para iniciar o cadastro de uma nova imagem o usuário deverá clicar em NOVO. Depois disso o usuário deverá preencher os campos Nome da imagem, Autor e Categoria, e em seguida selecionar a imagem que deseja incluir no cadastro. Selecione a imagem somente depois de preencher os três campos anteriores (Nome da imagem, Autor e Categoria). Caso a Categoria ainda não esteja cadastrada clique no botão ao lado do campo para cadastrar essa nova categoria. Depois de selecionar a imagem o sistema automaticamente move a imagem para pasta IMAGENS que se encontra na pasta onde o sistema está instalado. Além de salvar a imagem nessa pasta o sistema renomeia o arquivo usando o formato Categoria Autor Nome Data. A data usada no nome é a data do computador no formato aaaammdd. Para finalizar o cadastro, depois de preencher os campos e selecionar a imagem, clique em CONFIRMAR. Você pode cadastrar quantas imagens desejar. ATENÇÃO: É importante que se preencha os campos do cadastro de imagens da maneira mais clara possível, facilitando assim a busca pela imagem posteriormente. No campo NOME DA IMAGEM, principalmente, é interessante que o usuário inclua na descrição o tipo de trabalho daquela foto (tatuagem, piercing ou desenho) e o nome do cliente que fez o trabalho. Então, por exemplo, se o cliente Alexandre tatuou um dragão oriental nas costas, um NOME sugestivo para essa imagem no Banco de Imagens seria Tatuagem Dragão Oriental nas costas Alexandre. ATENÇÃO: Jamais mude o nome de nenhum arquivo dentro da pasta IMAGENS. 2

3 Ficha de Clientes. Para iniciar o cadastro de um novo cliente o usuário deverá clicar em NOVO (Veja a tela da Ficha de Clientes abaixo). Depois disso o usuário deverá preencher os campos do cadastro. Quanto mais campos o usuário preencher nesse cadastro, mais informações terá sobre seu cliente, podendo, posteriormente, utilizar essas informações em alguma campanha direcionada. É muito importante o preenchimento do campo Cliente indicado por, caso o cliente que está sendo cadastrado seja indicação de algum outro cliente já cadastrado no sistema basta selecionar o cliente que indicou. Assim, ao visualizar a lista das indicações do cliente o usuário terá a possibilidade de saber quais outros clientes aquele cliente indicou. Para finalizar o cadastro, depois de preencher os campos com os dados do cliente, clique em CONFIRMAR. Você pode cadastrar quantos clientes desejar, para ver a lista de todos clientes cadastrados vá em Busca de cliente nessa mesma tela. Trabalhos do Cliente. Tendo a imagem do serviço cadastrada no Banco de Imagens e o cliente cadastrado na Ficha de Clientes é a vez de lançar o Trabalho do Cliente, ou seja, registrar as informações sobre o trabalho realizado. Primeiramente clique em NOVO. Em seguida preencha o Nome do trabalho, a Data do serviço em que foi realizado e o Valor do serviço pago pelo cliente (deve-se considerar o valor integral do serviço, sem levar em consideração o valor lançado no Agendamento). Selecione o Tipo de serviço e 3

4 a Forma de pagamento. Marque o campo Divulgação caso o cliente permita que a imagem do trabalho seja exposta para terceiros, caso contrário, deixe esse campo desmarcado. Depois de preencher todos os campos clique em CONFIRMAR. Para finalizar o usuário deve incluir a Fotos do Trabalho. Pode-se cadastrar quantas fotos forem necessárias para cada trabalho. Existem duas formas de cadastrar as fotos do trabalho. A primeira é arrastando a imagem da pasta de origem até o quadro de imagens localizado em Fotos do Trabalho. Automaticamente o sistema cadastra a imagem no banco de imagens. A segunda forma é selecionando a foto no Banco de Imagens e em seguida ir em Fotos do Trabalho e clicar em INCLUIR. Repita uma das duas formas para cada foto que deseja incluir para o Trabalho. O sistema permite, também, cadastrar o material que foi usado no trabalho, seja piercing ou tatuagem. Selecione o material que foi utilizado, preencha a quantidade utilizada e clique em INCLUIR. A quantidade de material utilizada é automaticamente atualizada na quantidade em estoque do material. ATENÇÃO: As tintas utilizadas em uma tatuagem, por exemplo, podem ser lançadas nos materiais usados no trabalho, mas devem sempre ser lançadas com a quantidade 0 (zero), já que um mesmo frasco de tinta é usado em vários trabalhos. Para fazer a baixa de tintas do estoque, utilize a opção Baixa de Estoque, na Ficha de Materiais. Essa dica serve para todo item que pode ser utilizado em mais de um trabalho. ATENÇÃO: Uma mesma pessoa pode fazer mais de uma tatuagem, ou colocar mais de um piercing. Não é necessário repetir o cadastro dessa pessoa na Ficha de Clientes. Cadastre a pessoa apenas uma vez, e cada vez que essa pessoa retornar ao estúdio para um novo trabalho selecione essa pessoa e cadastre o novo trabalho em Trabalhos. Você pode cadastrar quantos trabalhos desejar para cada cliente. 4

5 Agendamento de Trabalho. Na Ficha de Clientes o usuário pode agendar os trabalhos que irá realizar para o cliente selecionado. Para isso selecione a opção Agendamento e clique em NOVO. Em seguida selecione o Tipo de serviço (Tatuagem, Piercing ou Desenho), entre com a Data e Hora em que o serviço será realizado, coloque um Valor caso o cliente já tenha adiantado parte do valor do serviço (esse valor é apenas informativo, e não é usado no somatório do Balancete, o valor integral é lançado em Trabalhos do Cliente), coloque alguma Observação se achar necessário. Para finalizar o cadastro, depois de preencher os campos do agendamento, clique em CONFIRMAR. 5

6 Ficha de Materiais. Cadastrando os materiais o usuário terá a facilidade de controlar o estoque de cada item, evitando que algum item falte em sua loja. Além disso, tanto os gastos com reposição como os lucros com a venda são automaticamente calculados no Balanço. Para cadastrar o material clique primeiro em NOVO. Preencha os campos. Quantidade em estoque é a quantidade do item na loja no momento do cadastro, após o cadastramento esse campo é atualizado automaticamente sempre que é feita a reposição de estoque ou a venda desse material. Quantidade mínima é um controle do usuário, que definirá a quantidade mínima em estoque que esse material poderá atingir. Sempre que a Quantidade em estoque for menor que a Quantidade mínima o sistema avisará da necessidade de repor o estoque. Para isso basta selecionar a opção Abaixo da qtde mínima que o sistema listará os item com estoque inferior. Após o preenchimento de todos os campos clique em CONFIRMAR. Para fazer a reposição do estoque o usuário deverá usar a opção Repor Estoque, preenchendo todos os campos e clicando em INCLUIR. A quantidade é atualizada automaticamente no cadastro do material, e o valor de compra é lançado no Balanço. A Baixa de Estoque é utilizada quando algum item é tirado de estoque. Por exemplo, um mesmo frasco de tinta é utilizado para fazer várias tatuagens. Então sempre que um novo frasco de tinta é aberto o usuário deve lançar esse item na Baixa de Estoque, para que o sistema saiba que o item foi retirado do estoque. 6

7 Loja, Venda de Artigos. Aqueles estúdios que oferecem a venda avulsa de itens, qualquer que seja (spray anti-séptico ou camisetas, por exemplo), tem a opção de usar a Loja para registrar essa venda. Basta selecionar o material na Ficha de Materiais, preencher os campos da loja e clicar em INCLUIR que o sistema atualiza o estoque e o Balanço. 7

8 Agenda de Serviços. Para não deixar de cumprir nenhum compromisso com seus clientes o artista pode contar com a praticidade da Agenda de Serviços. Selecione o período que deseja consultar e o tipo de serviço. Em seguida clique em CONSULTAR e o sistema trás a lista de todos os agendamentos para aquele período. Clicando em IMPRIMIR o sistema manda para impressora a listagem selecionada. Preenchendo o campo Cliente o usuário pode buscar o agendamento de um determinado cliente. 8

9 Contas Diversas. Em Contas Diversas o usuário tem a possibilidade de lançar no sistema todas receitas e despesas que envolvam o estúdio. Poderá lançar, por exemplo, contas de água, luz, telefone, despesas com material de limpeza etc. Ou seja, qualquer lançamento que não seja proveniente de Trabalhos do Cliente ou Ficha de Materiais podem ser cadastrados em Contas Diversas. Em primeiro lugar o usuário deve cadastrar o Tipo de Conta (Água, Luz, Aluguel etc). Tendo o tipo de conta que deseja cadastrar o próximo passo é detalhar os dados dessa conta. Clique em NOVO e proceda com o preenchimento dos campos Valor da conta, Data de vencimento, Data de pagamento, Movimentação (se é uma conta que gera despesa selecione Saída, se é uma conta que gera receita seleciona Entrada). Marque Pago somente depois que essa conta for quitada (o mesmo acontece com o campo Data de pagamento), com isso o sistema permite lançar contas com vencimento futuro. Para finalizar o cadastro, depois de preencher os campos, clique em CONFIRMAR. 9

10 Balanço. O Balanço soma todos lançamentos de entrada e saída no estúdio e calcula o saldo final. Então todas as receitas provenientes de Trabalhos do Cliente, Loja e Contas Diversas são somadas e mostradas no Total de Entradas. Todas despesas provenientes de Reposição de Estoque e Contas Diversas são somadas e mostradas no Total de Saídas. O Saldo é a diferença das Estradas e Saídas. Ótimo recurso para saber como anda a saúde financeira do estúdio. 10

11 Ferramentas. O sistema oferece a ferramenta de exportação do cadastro de clientes. Todos os registros são lançados em uma planilha Excel que poderá ser importada, posteriormente, para a lista de contatos do Outlook, por exemplo. Cópia de segurança dos dados. É muito importante que o usuário mantenha cópias de segurança dos dados lançados no Arttez, pois um defeito em seu computador pode causar a perda de todos os dados lançados no sistema. Faça periodicamente a cópia de todos os arquivos e pastas que estão na pasta de instalação do sistema (C:\DreS\Arttez, ou outro, caso você tenha mudado o caminho durante a instalação). Lembre-se sempre que os dados cadastrados são armazenados no arquivo DADOS.FDB e que todas imagens cadastradas no Banco de Imagens são armazenadas na pasta IMAGENS. Considerações Finais. Este manual procura explicar de forma simples o funcionamento de todos os recursos do Arttez. É importante que o usuário se familiarize com o sistema de forma a ter total entendimento do funcionamento de cada função do sistema. Para cada novo lançamento nos cadastros o usuário deve sempre respeitar a ordem dos procedimentos que são comuns a todos cadastros, ou seja, primeiro clicar em NOVO, em seguida preencher os campos, e por último clicar em CONFIRMAR. O botão CANCELAR desfaz o novo registro que ainda não foi confirmado, e o botão APAGAR elimina o registro que já fora previamente cadastrado. Bom trabalho! Arttez Gerenciamento de Estúdios de Tatuagem. Desenvolvido por DreS. e MSN: 11

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