Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia. Estudo de Caso (Benefícios do GED) Demonstração Prática de Uso de GED (SAPROD)
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- Dalila Carvalho Paiva
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2 Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia Estudo de Caso (Benefícios do GED) Demonstração Prática de Uso de GED (SAPROD)
3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia Estudo de Caso (Benefícios do GED) Demonstração Prática de Uso de GED (SAPROD)
4 Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia O controle da documentação é de fundamental importância para o projeto de engenharia. Projetos de engenharia possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais trabalhando em ambientes de cooperação. Esta demanda diferenciada exigiu a criação do Gerenciador Eletrônico de Documentos de Engenharia (EDMS - Engineering Document Management System), que possui o objetivo de gerenciar os documentos técnicos da empresa durante todo o ciclo de vida.
5 Algumas Características Desejáveis em um EDMS: Controle de revisões e versões de documentos Utilização de modelos de documentos pré-definidos Controle de fluxos dos documentos Suporte a diversos tipos de documento Referências entre documentos Anexos e comentários Pesquisas com combinações de informações Histórico de ações realizadas no documento Geração de guias de remessas de documentos Controle de acesso baseado em perfil Acesso via WEB
6 Controle de revisões e versões de documentos Objetivo: possibilitar o retorno a pontos anteriores, na busca de novas alternativas. Devem ser considerados os seguintes aspectos: Publicar somente a versão mais recente do documento Permitir que pessoas autorizadas possam acessar as versões anteriores para efetuar comparações Possibilitar a criação automática de novas versões Utilização de modelos de documentos pré-definidos (Templates) Objetivos: Agilizar a criação de novos documentos; Auxiliar a padronização da documentação; Reduzir as falhas de formatação dos documentos.
7 Controle de fluxos dos documentos Objetivo: Permitir o acompanhamento da evolução dos documentos e o controle das atividades relacionadas aos documentos (incluindo responsáveis e prazos). Suporte a diversos tipos de documento Objetivo: Permitir o armazenamento de documentos como: planilhas, apresentações, cronogramas de projetos, entre outros, junto com demais documentos de projeto. Referências entre documentos Objetivo: Permitir que os documentos de engenharia estejam relacionados a outros tipos de documento que complementam a informação do mesmo. Anexos e comentários Objetivo: Permitir que os profissionais troquem informações entre si, armazenando anexos e comentários eletrônicos, evitando que as anotações se percam (exemplos: croquis, cópias de verificação...)
8 Pesquisas com combinações de informações Objetivo: Aumentar a agilidade na busca de grupos de documentos através da combinação de informações dos documentos como: disciplina, tipo do documento, status, revisão, entre outros. Histórico de ações realizadas no documento Objetivo: Registrar quem realizou e quando foram realizadas ações no documento como: elaboração, visualização, alteração, entre outros. Geração de guias de remessas de documentos Objetivo: Aumentar a agilidade e reduz erros com o preenchimento automático do formulários de saída de documentos (em projetos de engenharia é comum o uso de sistemas de protocolo, para registrar entrada e saída de documentos). Controle de acesso baseado em perfil Objetivo: Aumentar a segurança, definindo as ações permitidas para cada grupo de usuários, como: gerentes, engenheiros e projetistas. Acesso via WEB Objetivo: Possibilitar mobilidade aos usuários, permitindo o acesso aos documentos de qualquer computador com acesso à internet. Esta funcionalidade favorece a participação de profissionais geograficamente dispersos.
9 Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia Estudo de Caso (Benefícios do GED) Demonstração Prática de Uso de GED (SAPROD)
10 A informações a seguir foram obtidas em situação real. Dados da Empresa: Mercado: Projetos de Engenharia Cidade: Rio de Janeiro Profissionais área técnica: 214 Média de Consulta a Documentos por Mês: (5 consultas por dia por profissional) Média de Documentos Produzidos por Mês: 450 Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75 Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60 Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40
11 Consulta a Documentos: Média de Consulta a Documentos por mês: Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos* Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil * GED com pesquisa de documento por título ou código
12 Workflow de Produção dos Documentos: Média de Documentos Produzidos por mês: 450 Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos* Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8 Redução de Tempo por Documento: 8 minutos Redução de Tempo por Mês: 60,0 horas Economia Estimada por Mês: R$ 2,5 mil * GED com workflow e envio automático de para responsável pela atividade
13 Guia de Remessa de Documento: Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75 Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos* Redução de Tempo por Mês: 19,0 horas Economia Estimada por Mês: R$ 1,0 mil * GED com elaboração automática da Guia de Remessa de Documento
14 Relatórios Gerenciais: Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60 Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas* Redução de Tempo por Mês: 120 horas Economia Estimada por Mês: R$ 8,4 mil * GED com geração automática de relatórios gerenciais
15 Relatórios de Qualidade: Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40 Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas* Redução de Tempo por Mês: 140 horas Economia Estimada por Mês: R$ 6,3 mil * GED com geração automática de relatórios de qualidade
16 Atendimento a Comentários de Clientes: Média de Documentos Produzidos por mês: 450 Redução de Documentos com Comentários dos Clientes por mês: 19 (5%)* Economia Estimada por Mês: R$ 11,5 mil * GED com funcionalidades que favoreçam o aumento da qualidade dos documentos
17 Benefícios Financeiros: Descrição Consulta a Documentos Workflow de Produção dos Documentos Guia de Remessa de Documento Relatórios Gerenciais Relatórios de Qualidade Atendimento a Comentários de Clientes TOTAL Redução Estimada (por mês) R$ 1,5 mil R$ 2,5 mil R$ 1,0 mil R$ 8,4 mil R$ 6,3 mil R$ 11,5 mil R$ 31,2 mil
18 Outros Benefícios Relatados: Maior satisfação do cliente: Percepção de maior organização Melhoria no resultado das auditorias Maior agilidade na obtenção de informações Maior confiabilidade das informações recebidas Redução de documentos extraviados Redução de cobrança indevida de prazo Possibilidade de registrar os responsáveis pelos atrasos Redução de prejuízos causados por mudança de escopo Maior facilidade de mapear os impactos da mudança de escopo no projeto Maior agilidade no processo de renovação da certificação ISO
19 Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia Estudo de Caso (Benefícios do GED) Demonstração Prática de Uso de GED (SAPROD)
20 Objetivos da Demonstração Prática: Facilitar o entendimento dos benefícios Demonstrar a praticidade e usabilidade Apresentar as informações disponíveis (relatórios e indicadores)
21 SAPROD = Sistema de Apoio à PROdução e Decisão O SAPROD é um sistema 100% web, composto por módulos, que permite a colaboração e gestão das informações nos projetos de engenharia. Vantagens em relação às outras soluções do mercado: Implantação rápida Muito prático e intuitivo Possibilidade de customização 21
22 Funcionalidade do SAPROD MÓDULO DE DOCUMENTOS: TOTAL MOBILIDADE: Acesso aos documentos de qualquer computador, tablet e smartphone com internet. CONTROLE AUTOMÁTICO DE VERSÕES: Garantia da última versão do documento. Impede a edição simultânea dos documentos. PESQUISA AVANÇADA DE DOCUMENTOS: Pesquisa de documentos pelo seu conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo. WORKFLOW DE ATIVIDADES: Fluxo de atividades (em paralelo e opcionais). Notifica responsáveis e controla prazo. VALOR ORÇADO x REALIZADO: Controle das horas trabalhadas nos documentos e valores orçados x realizados. RELACIONAMENTO AUTOMÁTICO DE DOC: Relacionam. automático de docs, com envio de alerta caso haja alteração de docs relacionados. DOCUMENTO A PARTIR DE TEMPLATES: Criação de documentos a partir de templates cadastrados no projeto. COMENTÁRIOS E ANEXOS: Cadastramento de comentários e anexos relacionados aos documentos. CONTROLE DE PRAZO: Atribuição de datas aos documentos para acompanhamento de prazos. CHECKLIST DE VERIFICAÇÃO: Checklist (técnico e qualidade) dos documentos. Ranking dos erros por profissional. CONTROLE EMISSÃO, MARKUP E AS BUILT: Controle das emissões dos documentos e dos comentários dos clientes ACESSO CONTROLADO E RASTREÁVEL: Permissão definida para cada usuário. Rastreabilidade das ações realizadas. ENVIO AUTOMÁTICO DE NOTIFICAÇÕES: Exemplos de notificações: inclusão ou revisão de documentos, controle de prazo... RELATÓRIOS E INDICADORES: Um conjunto de relatórios e indicadores permite a gestão online do desempenho dos projetos.
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