ORGANIZAÇÃ ÇÃO DE ARQUIVOS. Parte 7

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1 ORGANIZAÇÃ ÇÃO DE ARQUIVOS Parte 7

2 É o acesso à informação o contida nos arquivos: seja aquela que é imprescind í vel para a tomada de decisões es e para o funcionamento da administração o de instituiçõ ções públicas e privadas; seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidadão; ou ainda, a que possui valor hist ó rico- cultural por se constituírem em registro de açõ ções das sociedades passadas.

3 ARQUIVOS CORRENTES Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades- meio, e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órg rgãos acumuladores em razão o de sua vigência e da freqüê üência com que são o consultados por eles.

4 ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS RIOS Conjunto de documentos originários rios de uma unidade de arquivo corrente, com pouca freqüê üência de uso, que aguardam destinação o final em depósitos de armazenamento temporário. rio.

5 ARQUIVOS PERMANENTES Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em fun ç ã o de seu valor administrativo, fiscal, hist ó rico, testemunhal, legal, probatório rio e/ou científico-cultural

6 INDIVISIBILIDADE DOS CONJUNTOS DOCUMENTAIS OU INTEGRIDADE ARQUIVÍSTICA Caracte Característica derivada do princípio pio da proveniência, ncia, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição o não autorizada ou acréscimo indevido. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

7 AUTENTICIDADE é outra caracter ística dos registros arquiv ísticos. Está relacionada ao processo de cria ç ã o, manuten ç ã o e cust ó dia. Os documentos s ã o produtos de rotinas processuais que visam o cumprimento de determinada fun ç ã o ou consecu ç ã o de alguma atividade, e s ã o autênticos quando são o criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. (Mª Odila Fonseca, 1998)

8 Açõ ções; Direitos; Deveres; A trajetória ria e A memória institucional ARQUIVOS REGISTRAM: ARQUIVOS: São, desde que organizados, fontes de tomadas de decisão o seguras e eficientes.

9 ESPÉCIE Configura ç ã o que assume um documento de acordo com a disposi ç ã o e a natureza das informaçõ ções nele contidas. Ex.: Boletim, certidão, declaração, relatório, rio, etc.

10 GESTÃO DE DOCUMENTOS CONTEMPLA Sistema de registro e controle do trâmite documental; Instrumento que organize a informa ção o de modo a torná-la acessível; Uma ferramenta de gerenciamento dos prazos de guarda; Normas e procedimentos que determinem como a organiza ç ã o deve tratar esses recursos informacionais. (Sousa, 2007)

11 TABELA DE TEMPORALIDADE Importante instrumento de gest ã o documental, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para transfer ê ncia, recolhimento, elimina ç ã o e reprodu ç ã o de documentos.

12 DATAS-LIMITE Elemento de identificação o cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição. CUSTÓDIA Responsabilidade jurídica de guarda e proteção o de arquivos, independente de vínculo de propriedade.

13 SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que, independentemente da posi ç ã o que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecu ç ã o de objetivos t é cnicos comuns.

14 O Sistema de Arquivos pressup õ e o funcionamento integrado de todos os arquivos da instituição. Depois de implantado o Sistema possibilita ao usuário saber o tempo de guarda de cada documento produzido na instituição. Documentos com valor secund á rio (cultural e/ou hist ó rico) dever ã o ser encaminhados ao Arquivo Central aos cuidados da Divis ã o de Arquivo Permanente.