Documento Arquivístico Eletrônico. Produção de Documentos Eletrônicos

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1 Documento Arquivístico Eletrônico Produção de Documentos Eletrônicos

2 Características do Documento. Arquivístico Autenticidade, São autênticos quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados; Naturalidade, Não são acumulados de forma artificial mas de modo natural nas administrações, em função de seus objetivos práticos; Inter relacionamento Sua capacidade de cumprir seu objetivo, seu significado e a sua autenticidade Unicidade Cada registro assume lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence

3 Fundamentos do conceito de Documento Eletrônico Arquivístico Se origina de uma necessidade de identificar dois pontos: A verdade documentária Fonte de prova (evidencia ); Verdade que provem do documento em si, dos componentes que o compõem; Evidencia externa (testemunhas); Evidencia interna (embutidas na forma física ou intelectual); Transações registradas, São ações comunicadas, entre (pessoa pessoa, pessoa máquina, máquina máquina) transação é um tipo especial de ação capaz de alterar o relacionamento entre duas ou mais pessoas. É necessário que tal comunicação crie, modifique, mantenha ou extinga uma relação com outras pessoas.

4 Documento Eletrônico Arquivístico É a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade e que possui conteúdo, contexto, e estrutura para servir de prova dessas atividades (evidencia) (CIA); O documento arquivístico Eletrônico é codificado em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico.

5 Analise diplomática do Doc. Eletrônico Arquivístico Processo de abstração e de sistemátização cujo objetivo é identificar os atributos essenciais ou ideais de um documento e transportá los para diferentes contextos históricos e documentários; Independe do contexto social e temporal; Pressupõe uma relação entre a apalavra e o mundo, o que significa entender o mundo através do documento.

6 Elementos dos Documentos Eletrônicos Arquivísticos Os documentos eletrônicos e os convencionais, possuem os seguintes elementos: Suporte; Conteúdo; Forma (ou estrutura); Ação; Pessoas; Relação orgânica; Contexto.

7 Suporte É o carregador físico do documento e, como tal, imprescindível, uma vez que o documento não existe até que seja fixado num suporte. O suporte, embora seja necessário à existência do documento eletrônico, não está inextricavelmente ligado à mensagem, não armazena o documento como tal mas sim sua cadeia de bits e sua escolha pelo produtor ou conservador do documento pode ser tanto arbitrária como baseada em razões mais relacionadas à preservação do que à função do documento arquivístico. Assim sendo suporte não deve ser visto como parte do documento arquivístico, mas sim analisado com seu contexto tecnológico.

8 Conteúdo Conteúdo é a mensagem transmitida pelo documento.

9 Forma (ou estrutura) Trata se das regras de apresentação do conteúdo do (D.A.), as quais se manifestam na forma física e intelectual. A forma física consiste em atributos presentes no (D.A) que determinam a sua forma externa. A forma intelectual consiste em atributos que representam e comunicam tanto elementos da ação que gera o documento como seu contexto administrativo e documentário.

10 Forma Física No caso do documento arquivístico eletrônico, esses atributos são: o texto propriamente dito (tipo e tamanho da fonte, formato, cores); idioma; sinais especiais o símbolo indicando a existência de anexos ou a logomarca da instituição; Selos, assinatura digital; e mais todo o contexto tecnológico que permeia o o documento

11 Forma Intelectual No caso de documentos arquivísticos eletrônicos, esses atributos são: Configuração da informação, ou seja, tipo de representação do conteúdo (textual, gráfica, imagética, sonora ou todas juntas); Articulação do conteúdo, isto é, refere se aos elementos do discurso, tais como saudação, data, exposição do assunto, bem como arranjo desses elementos no documento;

12 Contexto É o elemento que se traduz no ambiente no qual a ação geradora do documento acontece. O contexto pode ser preservado através de: Elementos internos (por exemplo, documentos ou informação anexa, ligações, números e códigos de referência) Elementos externos (por exemplo meta informação) dos documentos de arquivo.

13 Contexto categorias

14 Pessoas Consistem em agentes geradores do documento. Entidades físicas e jurídicas que atuam por meio do documento.

15 Ação O componente central de um documento arquivístico é o ato ou ação que o origina. Uma ação é qualquer exercício da vontade que visa criar, mudar, manter ou extinguir situações. Ações geram documentos dos tipos: dispositivo (fundamenta o ato contrato ) probativo (evidência posterior da existência do ato certidão) suporte (suporte escrito a uma atividade oral, não jurídico) narrativo (gerado no decurso de atividades não jurídicas) Documentos dispositivo e probatório são aqueles cuja forma de escrita é requerida pelo sistema jurídico

16 Relação Orgânica Constitui se num complexo de documentos que se inter relacionam. Cada documento está ligado ao anterior e ao subseqüente na medida em que resulta de uma mesma atividade. Se manifesta no arranjo físico, no protocolo e no código de classificação de documentos, o qual torna explicita a relação entre o documento e a ação que o gera

17 Continua próxima aula... Metadados Sistema de Gerenciamento Eletrônico arquivístico Fidedignidade e autenticidade Binômio custódia / pós custódia Iniciativas de gerenciamento arquivístico de Documentos Eletrônicos

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