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1 Gerenciamento (Gestão) Eletrônico de Documentos GED Introdução Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Sociedade do Conhecimento Nunca se produziu tanto documento e se precisou de tanta velocidade no fluxo informacional. Essa velocidade pode implicar em diferencial competitivo para as empresas; Pesquisas sobre o trabalho em escritórios mostra os desperdícios de dinheiro e tempo por não localizar documentos na velocidade em que se precisa deles; O papel não vai acabar tão cedo. O conceito de paperless office possui restrições de uso até mesmo legais. Continuaremos convivendo com documentos físicos por um bom tempo, mesmo com o empenho do uso de assinatura digital; O que interessa para quem procura um documento não é a sua forma física. O que interessa é a informação nele contida; O papel é normalmente essencial como prova de operações e atos, mas o que se usa para tomar decisões no dia-a-dia são as informações que estão nele. 1

2 O que é GED GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o Ciclo de Vida documental. EDMS e/ou ECM O que é GED Gerenciamento (ou Gestão) eletrônico de documentos é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. 2

3 Porque usar GED: perguntas-chave Qual é a quantidade de documentos eletrônicos que eu manuseava há 5 anos e quantos eu manuseio hoje? Trabalhando no seu dia-a-dia, alguma vez você já perdeu um documento ou arquivo? Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou para criá-lo? Já desistiu de procurar um documento e o encontrou após o tê-lo refeito? Porque usar GED Imagine milhões de documentos de diversos tipos, que precisam ser gerenciados de forma padronizada, com segurança, restrições de acesso e com possibilidade de compartilhar essas informações com outros processos e sistemas; 3

4 O problema documental Executivos gastam em média 150 horas/ano procurando, solicitando, esperando documentos; Em cada 20 documentos, 1 se perde; Executivos gastam 20 a 45% do tempo criando ou manipulando documentos; Um funcionário guarda em média folhas de papel por ano; A pessoas perdem entre 20 e 30% de seu tempo localizando informações. Ciclo de vida de documentos O GED deve gerenciar documentos a partir da sua criação, oferecendo padrões apropriados de documentos e formas fáceis de conduzir o cadastramento deles. Caso contrário: Cada funcionário usa o padrão de documento que achar mais conveniente; Durante o processamento do documento você não tem acesso a ele por meio de outro computador e também não tem controle sobre o que está acontecendo com ele; 4

5 O mundo de papel Dependendo a fonte de pesquisa, apenas 5% da informação encontra-se em formato digital; Parte desse informação (em papel) precisa ser gerenciada para que venha a resultar em uma vantagem competitiva para a empresa; Deve-se selecionar para a digitalização documentos que supostamente serão de grande valor estratégico para a empresa e terão grande número de acessos; Não se pode abrir mão de uma organização coerente do seu arquivo simplesmente porque ele foi informatizado. Quem informatiza uma bagunça terá como resultado uma bagunça informatizada Razões para o GED Usuários e Clientes Redução do tempo de processamento e manuseio de papel; Aumento de produtividade; Acesso imediato a qualquer informação; Melhoria na qualidade do trabalho; Velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor atendimento ao cliente. Gestão Documental Melhor controle de documentos; Redução de espaço físico de armazenagem; Facilidade de implementar temporalidade documental; Minimização de perda e extravio de documentos. 5

6 Razões para o GED Pessoal de TI Integração com outros sistemas; Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos; Otimização do WorkFlow; Maior agilidade nas transações da empresa. Redução e proteção de investimentos Redução de custos com espaço físico; Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo documental. Componentes de um sistema GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED 6

7 Documentos Qualquer elemento que contenha informação relevante; Qualquer arquivo digital que possa ser impresso de forma legível; Exemplos de documento: Desenho; Manuscrito; Arquivo de processador de texto, planilha, etc.; Formulários; Cheque ou outro documento financeiro; Nota fiscal; etc. Ambiente GED Rede Servidor Estações de trabalho Scanner Documentos Armazenamento Impressora Captura Armazenamento Gerenciamento Preservação Distribuição 7

8 Ambiente GED Documentos Em papel ou nativamente digital Scanner Equipamento de digitalização, ou seja, obter uma imagem do documento; Rede Meio de comunicação entre os componentes do sistema Armazenamento Pode ser o próprio servidor de imagens ou outro ambiente computacional Impressora Usada quando necessário obter uma cópia físico de um documento Estação de Trabalho Computador para acesso ao servidor que permite consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos, etc. Sistema GED Um sistema GED é um conjunto de programas de computador que administram o ambiente GED; Pode ser necessário mais de um software para ter uma solução GED completa. Por exemplo: Software para controlar a captura (digitalização) Software para gerenciamento de impressão Software para gerenciamento de backup etc. Questão-chave: O que realmente é necessário para atender as minhas necessidades? 8

9 Equipamentos de captura de imagens Scanners Filmadoras Máquinas Fotográficas Dispositivos de Saída e Visualização Impressoras Plotters Monitores 9

10 Dispositivos de Armazenamento Disk Array é um sistema que liga múltiplos HDs em um grande HD para controle e segurança avançado de dados Principais tipos de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED 10

11 Tipos de GED De forma geral o tipo solução GED é definido pelas características particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado, etc. Os mais comuns são: Document Imaging Document Management EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos Image Enabled ERM / COLD Forms Processing Processamento de Formulários Workflow Document Imaging Usado normalmente para documentos prontos, que não sofrerão mais alterações; Tendência no trabalho com imagens, ou seja, documentos em papel que foram digitalizados; Formação de índices de consulta em banco de dados; 11

12 Document Management Permite controlar um documento desde o momento de sua criação até o seu descarte; O objetivo é controlar todo o documento que esteja em uso; Possui retorno rápido, pois os usuários passam a ter benefícios do uso a todo momento do seu trabalho, e não somente no momento em que precisar de um documento que está no arquivo; Forma de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade; EDMS - Engineering Document Management System Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos Aplicável a documentos como: plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade, etc. Características: Manipula desenhos de grandes dimensões; Visualização e impressão de arquivos CAD; Referências a diferentes documentos; Mais restrito ao trabalho com este tipo de documento; Antes de implantar este tipo de sistema é aconselhável saber se ele for nativamente concebido para ser um EDMS 12

13 Image Enable O objetivo: disponibilizar a imagem de documentos em programas que precisam de documentos para completar a informação necessária. Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte a fim de complementar a informação total para se tomar uma decisão; Exemplos: Notas fiscais em sistema de contabilidade; Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM (Customer Relationship Management) ; Nesse tipo de sistema assume-se que os documentos são parte de processos mais complexos e contém somente parte da informação total; ERM ERM: Enterprise Report Management; Objetivo Gerenciar relatórios provenientes dos diversos sistemas da empresa; Esses relatórios podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento; Aplicações: Faturas de telefone, energia elétrica, água; Extratos bancários; Relatórios financeiros. 13

14 Processamento de formulários Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários; A partir desses formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento com OCR, ICR, código de barras, etc; Coleta de grande volume de dados, como formulários de pesquisa de grande monta, como o censo. Objetivo Minimizar a aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores; Aplicações Formulários de repartições públicas Pedidos de clientes Documentos padronizados de Recursos Humanos Documentos e formulários bancários Formulários de pesquisa e levantamento Workflow Embora associado ao GED, na verdade workflow não é considerado uma aplicação GED; Objetivo Automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade Faz a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado O documento não é o principal componente do workflow, o processo em andamento é o que realmente importa; 14

15 Alguns vídeos sobre GED Vídeos GED Reportagem (PEGN) Empresa de digitalização (Log.GED) Uma empresa sem GED 15

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