ARQUIVO MUNICIPAL AURORA MAIA DANTAS PREFEITURA MUNICIPAL DE JOÃO PESSOA

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1 ARQUIVO MUNICIPAL AURORA MAIA DANTAS PREFEITURA MUNICIPAL DE JOÃO PESSOA 2015

2 ESTUDOS DE ARQUIVO Informação Documentos Documentos de Arquivo Arquivo

3 Arquivos Públicos Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL, 1991)

4 FASES OU IDADE DOS DOCUMENTOS Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente

5 DOCUMENTOS PÚBLICOSP Registram o exercício de funções e atividades Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Subsidiam e comprovam as ações administrativas VALOR DE PROVA Asseguram direitos dos cidadãos e da Administração VALOR INFORMATIVO Preservam a memória Institucional

6 IMPORTÂNCIA DA UTILIZAÇÃO DOS ARQUIVOS PARA: Administração: utilização no cotidiano das instituições e das pessoas para fins administrativos, legais técnicos e operacionais. História: utilização para a pesquisa objetivando o resgate da memória histórica, identidade e cultura (pessoas, instituições, comunidade). Cidadania: utilização para auxiliar no exercício dos direitos e deveres do cidadão e da sociedade.

7 SITUAÇÃO DOS ARQUIVOS Desarticulação do ciclo vital dos documentos Precariedade de recursos materiais Insuficiência de recursos humanos qualificados Inferioridade hierárquica nas instituições Desconhecimento da importância dos arquivos para a eficiência administrativa Desconhecimento da importância dos arquivos como patrimônio cultural Inexistência de política institucional de arquivos Legislação e realidade

8 ARQUIVOS, CULTURA ORGANIZACIONAL E DEMOCRACIA

9 O Arquivo Central da Prefeitura Municipal de João Pessoa recebe e distribui informações para os mais diversos setores e secretarias, por exemplo:

10

11 ARQUIVO CENTRAL DA PMJP - SALA DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO INTERNO EXTERNO

12 ARQUIVO CENTRAL DA PMJP - SALA COM DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES

13 POLÍTICAS DE ARQUIVO: RECURSO ESTRATÉGICO DE MODERNIZAÇÃO A posição estratégica do Arquivo Público na estrutura da administração; A vinculação hierárquica do Arquivo; Interlocução e parcerias; A formulação de um sistema de arquivos; A adoção de uma política dinâmica no que se refere ao acesso dos cidadãos à informação; A articulação dos arquivos com a sociedade civil.

14 GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA Sociedade Contemporânea ARQUIVOS PÚBLICOS Assegura direitos Individuais e coletivos Permite o exercício Pleno da cidadania: Controle social

15 OBJETIVOS DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS: Controle sobre a produção documental; Racionalização do fluxo de documentos; Reduzir a massa documental; Liberar espaço físico; Racionalizar a produção e o fluxo dos documentos; Agilizar a recuperação dos documentos e das informações; Facilitar a conservação dos documentos de guarda permanente; Proporcionar o desenvolvimento das pesquisas

16 INSTRUMENTOS DA GESTÃO

17 FORMULAÇÃO COMPETÊNCIA TÉCNICA E HABILIDADE POLÍTICA Conhecimento da realidade por meio de estudos e pesquisa Criação e Organização do Arquivo Público (definição de atribuições) Edição de normas legais, regulamentares e instruções normativas Definição de diretrizes, normas e procedimentos

18 SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS SINAR Arquivos do Poder Legislativo Arquivos do Poder Executivo Arquivos do Poder Judiciário Arquivos Estaduais e do Distrito Federal CONARQ Arquivos Municipais Arquivo Nacional

19 CONARQ RESOLUÇÃO Nº27 DE 16 DE JUNHO DE 2008 Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.

20 Para que as Administrações Públicas Municipais sejam mais transparentes, eficientes e eficazes, devem ter como focos de atenção a modernização da infraestrutura de acesso às informações públicas e a qualificação dos agentes públicos municipais, com vistas a garantir a gestão dos documentos e informações produzidas e acumuladas no âmbito municipal, de forma a viabilizar o seu pleno acesso. Destarte, o órgão competente para dar cumprimento a essas responsabilidades é o arquivo público municipal. (Jaime Antunes da Silva)

21 EXEMPLOS DE ALGUMAS ATIVIDADES CONCERNENTES AO ARQUIVO CENTRAL

22 Exemplo de planilha de pastas funcionais:

23 Exemplo de relatório das atividades

24 Organização dos documentos em caixa arquivo, respeitando o princípio da proveniência

25 Modelos de etiquetas

26 Caixas sinalizadas com etiquetas

27 Contratos de prestadores de serviço

28 Ter sucesso é gostar daquilo que faz. Quem gosta do faz nunca se cansa de trabalhar.

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