PROJETO PARA INSTALAÇÃO DE LABORATÓRIO DE DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE REPOSITÓRIOS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSITCOS DIGITAIS AUTÊNTICOS

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1 ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS PROJETO PARA INSTALAÇÃO DE LABORATÓRIO DE DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE REPOSITÓRIOS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSITCOS DIGITAIS AUTÊNTICOS 2011

2 PROJETO PARA INSTALAÇÃO DE LABORATÓRIO DE DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE REPOSITÓRIOS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSITCOS DIGITAIS AUTÊNTICOS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA UNICAMP Programa 13 Gestão de Linha 13.3 Do convencional ao digital Projeto 27 - Infraestrutura computacional e SI para gestão de documentos eletrônicos Projeto 28 - Políticas e processo para utilização e preservação de documentos eletrônicos/digitais Apoio Infraestrutura Projeto FAPESP nº 2009/ Projeto Memória Científica Tecnológica de Artística da Unicamp: gestão, preservação e acesso de documentos de ciências, tecnologias e artes Projeto de Atualização Tecnológica Continuada da Unicamp (PATC) Objetivo: Dotar o Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp de um Laboratório de Digitalização e Gestão de Repositórios de Arquivísticos Digitais Autênticos. Finalidades: O Laboratório de Digitalização tem por finalidade permitir a captura de imagens digitais, registro/indexação, arquivamento/preservação e a disposição ao acesso de documentos arquivísticos da Unicamp, em suporte papel, do acervo do Arquivo Central de interesse institucional e que precisam ser mantidos por longo prazo e com acesso contínuo. Tem ainda a finalidade de organizar, armazenar e gerenciar documentos no Repositório de Arquivísticos Digitais Autênticos do Arquivo Central/SIARQ. 2

3 Além disso o Laborátorio poderá prestar serviços de digitalização aos arquivos correntes e a outros sistemas em funcionamento na universidade, bem como orientações e procedimentos para execução desse processo. Premissas O Laboratório de Digitalização tem como premissas assegurar a autenticidade, a integridade, a disponibilidade, o acesso e a preservação de documentos arquivísticos digitais da universidade de longo prazo e de acesso contínuo, com o uso de padrões e normas emanadas por organizações e projetos nacionais e internacionais reconhecidos pela comunidade, tais como: CONARQ, ISO, ICA e Projeto InterPARES 1. Infraestrutura: O Laboratório de Digitalização deverá ser equipado com a seguinte infraestrutura: Equipamentos para digitalização 2 escaneres de produção auto alimentação A3 (1 já existente) 2 mesas digitalizadoras formato A3 1 escaner para digitalização de livros 1 escaner para digitalização de micro formas 1 copy stand com câmera digital 4 estações de trabalho Obs.: Estabelecer parceria para utilização de equipamentos de outras unidades de informação da Unicamp, específicos para formatos e tamanhos especiais de documentos (ex.: AEL e BC). Softwares Software livre GIMP para tratamento das imagens 1 CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos); ISO (International Organization for Standardization); ICA (International Council on Archives); Projeto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). 3

4 2 licenças de software OCR para criação de arquivos em formato PDF pesquisável (ABBYYFine Reader) Softwares dos próprios escaneres para captura das imagens Repositório de Arquivísticos Digitais Autênticos O Laboratório deverá permitir o armazenamento de documentos digitais em repositórios específicos para documentos arquivísticos que será denominado de Repositório de Arquivísticos Digitais Autênticos. Para isso, será necessário a aquisição de 3 storages para o armazenamento dos documentos digitais, bem como o estudo de soluções para indexação e gestão dos documentos digitalizados, tais como: ICA-AtoM, RODA (Repositório de Objetos Digitais Autênticos) e PesquisARQH (sistema atual, desenvolvido por equipe técnica da Unicamp). Um dos storages ficará hospedados no Centro de Computação (CCUEC) e será utilizado como solução de backup. Será necessário a aquisição de fitas LTO-4 para backup de contingência dos dados localizados no AC/SIARQ. 4

5 Equipe 4 profissionais do Arquivo Central/SIARQ (Arquivo Permanente e Informática) 1 profissional do Centro de Computação (CCUEC) 5 técnicos para desenvolvimento dos trabalhos 5

6 ANDAMENTO DO PROJETO 1. Formação da Equipe: a. Designação de técnicos do Arquivo Central do Sistema de Arquivos e do Centro de Computação da Unicamp; b. Contratação de 5 técnicos para o desenvolvimento dos trabalhos; 2. Aquisição dos equipamentos e softwares a. Aquisição, instalação e configuração de 4 estações de trabalho; b. Aquisição, instalação e configuração de: 1 escanner de produção; 1 escaner de microformas; 1 escaner para digitalização de livros; 2 mesas digitalizadoras A3 e 1 copy stand com câmera digital. c. Aquisição, instalação e configuração de 3 storages. Dois storages estarão localizados fisicamente no AC/SIARQ, enquanto o outro estará localizado no CCUEC com a finalidade de realizar diariamente a cópia de segurança (backup) dos documentos digitalizados. d. Configuração da rotina de backup diária dos dados produzidos pela equipe do AC/SIARQ em fitas LTO Preparação do ambiente de armazenamento O ambiente de armazenamento será preparado seguindo a Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010 do CONARQ, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Arquivísticos Permanentes e recomendações do Projeto InterPARES, conforme quadro abaixo: Tipo de Documento Tipo de Reprodução Formato de Arquivo Digital Resolução e observações Matriz Textual Cor ou Preto e Branco TIFF 300 dpi; sem compressão Derivada de Acesso Textual Cor ou Preto e Branco PDF Pesquisável 6

7 4. Estudos das soluções para gerenciamento, descrição e acesso aos documentos Para o gerenciamento, a descrição e o acesso aos documentos digitalizados, foram analisadas duas soluções open source produzidas por reconhecidas instituições internacionais, a fim de substituir o sistema PESQUISARQ, atualmente utilizado pelo Arquivo Central/SIARQ, que não dispõe de impressão de relatórios/instrumentos de pesquisa e solução de repositórios para objetos digitais: o sistema ICA-Atom (International Council on Archives - Access to Memory), e o sitema RODA (Repositório de Objetos Digitais Autênticos do Arquivo Nacional de Portugal). Destacando-se que o primeiro dispõe de funcionalidades de registro e acesso que atendem a requisitos de arquivo permanente, porém, não dispõe de solução de repositório; e o segundo é completo, entretanto, se encontra em aperfeiçoamento devido a questões de performance, ou seja, apresentou lentidão na captura de objetos digitais. Optou-se pela continuidade do uso do sistema PESQUISARQH que já continha dados, e pela continuidade de estudos e implementação de solução adequada ao acesso de documentos permanentes do SIARQ/UNICAMP. 5. Padronização do Processo de Trabalho a. Capacitação da equipe para desenvolvimento das atividades de higienização, identificação, preparação e digitalização e armazenamento dos documentos. b. Elaboração do fluxo do processo de digitalização: tratamento, captura, registro/indexação, arquivamento e disposição ao acesso de documentos textuais c. Elaboração de Instrução para tratamento, captura, registro/indexação, arquivamento e disposição ao acesso de documentos textuais 7

8 6. Fluxo do processo de digitalização: tratamento, captura, registro/indexação, arquivamento e disposição ao acesso de documentos textuais principais atividades Seleção Tratamento Captura Registro/Indexação Armazenamento Disposição ao Acesso Gestão Repositório 1. Permanente: Seleção de - Definição do conjunto documental de acordo com o projeto institucional em desenvolvimento; 2. Permanente: Definição dos diretórios de acordo com o arranjo documental préestabelecido. 3. Permanente: Definição da nomeação dos documentos digitais (cronológica e numérica). 4. Permanente: Transferência dos documentos para o laboratório e as informações dos itens 3 e Permanente: Descrição dos níveis de arranjo em sistema de descrição e acesso aos documentos arquivísticos. 6. Levantamento de metadados Indexação Descrição Migração de metadados de outros sistemas 7. Laboratório: preparação do documento a. Higienização b. Remoção de dobras do papel c. Pequenos reparos 8. Criação dos diretórios - conforme definição do Permanente 8

9 9. Seleção de escâner - laboratório - captura a. Auto alimentação b. Mesa c. Copy-stand d. Planetário 10. Captura da imagem - laboratório - captura - seguindo as Recomendações do CONARQ a. TIFF 300dpi cor b. TIFF 300dpi preto e branco 11. Processo de qualidade para Matriz 12. Formação do pacote de armazenamento a. Criação do PDF/Pesquisável 13. Processo de qualidade para Derivadas de Acesso 14. Registro dos metadados/descrição 15. Formação do pacote de acesso - laboratório captura 16. Arquivamento em repositório de armazenamento - laboratório captura 17. Arquivamento em repositório de acesso - laboratório captura 18. Inclusão em sistema de acesso - laboratório acesso e seção técnica Permanente 7. Cronograma Digitalização de paginas, 3200 documentos: Agosto de Equipe Responsável: Neire do Rossio Martins coordenação geral Andressa Cristiani Piconi (Informática) Telma Murari (Arquivo Permanente) Rodrigo Lizardi (Arquivo Permanente) Sandra Vilela Resende (Arquivo Permanente) CCUEC: Paulo Moraes infraestrutura e banco de dados 9