21/03/2012. WorkFlow. Gestão Eletrônica de Documentos. Workflow HISTÓRICO

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1 WorkFlow Gestão Eletrônica de Documentos Workflow HISTÓRICO 1

2 CSCW - Computer-supported CooperativeWork trabalho cooperativo auxiliado por computador Estudo dos conceitos que definem e desenvolvem o trabalho cooperativo, suportada por tecnologias da informação. Estes estudos incluem o desenvolvimento de metodologias, tecnologias e das implicações sociais que regulam as relações produtivas nas organizações; Transformar o trabalho realizado de forma egoísta, feito sem qualquer preocupação com o grupo no trabalho com o qual todos estão envolvidos em atingir um único objetivo, mantendo suas individualidades como seres humanos. Utilizando esse conceito foram desenvolvidas muitas ferramentas, o WorkFlow é apenas uma delas. Groupware Conjunto de ferramentas que têm por finalidade aumentar a produtividade do trabalho cooperativo. É todo e qualquer sistema computadorizado que permita que grupos de pessoas trabalhem de forma cooperativa a fim de atingir um objetivo comum, aumentando-lhes a produtividade Ferramentas para possibilitar o trabalho em grupo com vistas a melhorar o trabalho que as pessoas tinham que executar juntas, mas que até então executavam de forma individualizada. A rigor, qualquer produto que permita que pessoas trabalhem juntas, cooperando umas com as outras dentro de um processo de negócio, a fim de aumentar a produtividade pode ser considerado de um produto da família Groupware 2

3 Workgroup Qualquer tecnologia que permita que grupos de pessoas compartilhem informações a fim de realizarem suas atividades, aumentando-lhes a produtividade e a eficiência Para conseguir isso os usuários têm que ir até o documento que necessitam processar, por isso workgroup é, por concepção, estático. No Workgroup os processos continuam passivos; Por exemplo: Software de GED não pertencem ao grupo de Workgroup; Porém, se estiverem ligados, ou possuírem funcionalidade de Workflow, podem assumir natureza ativa por conta desta conjugação de tecnologias; 3

4 Workflow Ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e conseqüentemente aumentando sua produtividade por meio de dois componente implícitos: organização e tecnologia. é o fluxo de controle e informação num processo de negócio é a tecnologia que ajuda a automatizar as políticas e procedimentos numa organização Workflow As regras orientam a execução de cada tarefa em um alto nível de detalhamento e precisão; A construção de rotas de navegação da informação permitem transformar um processo passivo em ativo, no qual cada funcionário será chamado a fazer sua parte na hora que deve ser feita. 4

5 Groupware, Workgroup e Workflow CSCW -Computer-supportedCooperativeWork Groupware Workgroup Workflow PROCESSO DE NEGÓCIO 5

6 Workflow Processo PROCESSO Subprocesso Subprocesso Subprocesso atividade atividade procedimento A procedimento B tarefa 1 tarefa 2 tarefa 3 6

7 Processo (de negócio) É o conjunto de atividades (cadeia de eventos) que tem por objetivo transformar entradas, por meio de procedimentos, em saídas (bens ou serviços) que serão entregues a clientes Um processo é uma série de atividades interrelacionadas que convertem negócios de entrada em negócios de saída. Processo é uma série de atividades que consomem recursos e produzem um bem ou serviço Subprocesso PROCESSO Subprocesso Subprocesso Subprocesso atividade atividade procedimento A procedimento B tarefa 1 tarefa 2 tarefa 3 7

8 Subprocessos Conjunto de atividades correlacionadas, que executa uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do trabalho realizado por todas as atividades que o compõe Um processo deve ser dividido em subprocessos quando ele é muito complexo, contem grande número de atividades, inúmeras entradas e saídas de para outros processos. PROCESSO Subprocesso Subprocesso Subprocesso atividade atividade procedimento A procedimento B tarefa 1 tarefa 2 tarefa 3 8

9 s é o conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim de produzir um determinado resultado Unidade de trabalho executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início e fim Qualquer ação ou trabalho específico s Primárias têm participação direta na criação do bem ou serviço críticas têm papel crucial para a integridade do processo sem folga de tempo ou recursos. Não podem atrasar ou gastar mas do que devem não-críticas embora imprescindíveis, podem ser realizadas em condições mais flexíveis 9

10 s Secundárias Não estão diretamente envolvidas com a produção do bem ou serviço que a organização vende; Permitem que as atividades principais possam ser executadas Transversais Conjunto de várias especialidade, executadas em uma única operação com a finalidade de resolver problemas; Exemplo: recall da indústria automobilística Procedimento PROCESSO Subprocesso Subprocesso Subprocesso atividade atividade procedimento A procedimento B tarefa 1 tarefa 2 tarefa 3 10

11 Procedimentos Evento É um acontecimento; Toda atividade contém pelo menos um evento; é por meio da realização de um evento que cada atividade produz sua parte do produto, dentro do processo; O que interessa para um Workflow é controlar os eventos; Quando um processo é programado em uma ferramenta de Workflow define-se cada evento; Para executar um evento temos o procedimento, que por sua vez é dividido em tarefas; Procedimentos Formais Conjunto de informações que indica para o responsável por uma atividade como, quando e com que um evento deve ser executado; Informais o conjunto de práticas não escritas que o ocupante de um posto incorpora à realização do seu trabalho; 11

12 Tarefa PROCESSO Subprocesso Subprocesso Subprocesso atividade atividade procedimento A procedimento B tarefa 1 tarefa 2 tarefa 3 Tarefas decomposição de um procedimento menor parte realizável de um procedimento Esse detalhamento, além de permitir a execução do evento, serve para racionalizar a atividade; 12

13 Uma ferramenta de Workflow fornece uma série de relatórios que permitem aos gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso descobrirem onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos. Workflow Tipos ad hoc administrativo Produção/transação Baseado em conhecimento 13

14 Workflow: ad hoc Ad hoc é uma expressão latina que significa para isto, para esta finalidade. É usualmente empregada sobretudo em contexto jurídico, também no sentido de "para um fim específico". Exemplo: um advogado "ad hoc" (nomeado apenas para um determinado ato jurídico). Workflow do tipo ad hoc é aquele criado para ser usado dinamicamente por grupos de trabalho cujos participantes necessitem executar procedimentos individualizados para cada documento processado. Um exemplo são os processos de submissão de artigos em revistas, em que tais processos, são, normalmente, demorados e seguem protocolos diferentes, que dependem da revista em questão. O número de revisões e autores varia de acordo com cada caso Workflow: administrativo Orientado a rotinas administrativas, que raramente necessitam processar grandes volumes de ocorrências Por exemplo, os processos de matrícula em universidades, os registro de veículos, e as várias outras atividades que, normalmente, envolvem um conjunto de formulários que são encaminhado por diversas atividades, representando um processo burocrático bem conhecido e que não costuma variar com o passar do tempo. 14

15 Workflow: produção/transação Processa grandes quantidades de dados, controla muitas regras de negócios. Tendem a ser executados em grandes corporações, envolvendo ambientes e aplicativos heterogêneos. São normalmente empregados em processos de missão crítica de uma empresa como controle de pedidos de compra e venda Um problema a implantação desse tipo de workflow é que a maioria das empresas possuem estruturas orientadas a funções e não a processos; Necessidade de auditoria, principalmente em processos da área financeira; Workflow: produção/transação Exemplo: empréstimo bancário 15

16 Workflow: baseado em conhecimento Utiliza tecnologias de Inteligência Artificial; Possui características e ferramentas que o permitem aprender com seus próprios erros e acertos. Tem funcionalidades que o capacitará ir além da execução pura e simples das regras preestabelecidas e incorporar novas regras e exceções aos seus procedimentos; COMPONENTES 16

17 ROLES (papéis) definição de usuários 3 Rs RULES (regras) roteamento condicional ROUTES (Rotas) seqüências pré-definidas Uma peça de teatro O papel é sempre o mesmo, as responsabilidade são sempre as mesmas para cada personagem existente no texto, o que pode mudar são os atores, mas eles têm o texto exemplificando suas responsabilidades e com o qual podem aprender e assim desempenhar o seu papel com segurança. O diretor da peça diz como cada um deve representar (as regras) e ensaia a movimentação do elenco em sena (as rotas). Papel (roles) É o conjunto de características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa pertencente a um evento existente em uma atividade Quem faz o que não se refere a pessoas ou cargos, mas a papéis 17

18 Regras (rules) são atributos que definem de que forma os dados que trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados pelo sistema de Workflow Definem quais informações devem transitar pelo fluxo de trabalho, sob quais condições e como cada tarefa deve ser executada Cada documento enviado contém informações que serão usadas por quem as recebe. Mas associado ao documento existem regras que especificam a operação do documento, quais as atividades que devem recebê-lo, quais as rotas a serem seguidas etc. Exemplo Um documento deve ser preenchido e aprovado por um grupo de pessoas, dentro de um tempo predeterminado e rígido. As aprovações seguem regras específicas Rotas (routes) Caminho lógico que, definido sob regras específicas, tem a função de transferir a informação dentro do processo, ligando as atividades e seus eventos associados ao fluxo de trabalho É o controle de movimentação exercido sobre os documentos; Controlam como os documentos se movem de um ponto a outro dentro do fluxo de trabalho; 18

19 Rotas (routes) Tipos Serial Paralelo Condicional Rotas: serial Início A B C Fim Cada atividade tem apenas uma atividade anterior e apenas uma atividade posterior; Cada atividade deve ser completada antes que o trabalho seja enviado à atividade seguinte 19

20 Rotas: paralelo B Início A D Fim C Um grupo de atividades pode ser executado ao mesmo tempo; Rotas: condicional B Início A D Fim C Múltipla rotas pode ser usadas. A escolha é feita mediante uma determinada regra, procedimento ou variável É determinado dinamicamente por eventos que ocorrem no processo à medida que as atividades são executadas 20

21 Rotas 21

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