GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

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1 GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aula 1 Descrição Arquivística Revisando Conceitos de arquivologia: o documento, o arquivo, os princípios arquivísticos e a qualidade arquivística. Teoria das três idades. Principais atividades no arquivo permanente (arranjo e descrição). Prof. Charlley Luz

2 Agenda de Hoje Apresentação da Disciplina Revisando alguns conceitos Conceitos gerais Arquivologia Princípios Arquivísticos Qualidade Arquivística Três Idades

3 Vamos nos conhecer um pouco?

4 O que é um Documento?

5 Conceitos Gerais Descrição Arquivística Aula 1 Documento: É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. WIKIPEDIA? Documento arquivístico informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. CONARQ

6 O que é um Arquivo?

7 Cuidado: É um termo polissêmico arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel destinado à guarda de documentos. Fonte: DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

8 Conceitos Gerais Descrição Arquivística Aula 1 ARQUIVO: Os documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)? ACERVO Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

9 Conceitos Gerais Descrição Arquivística Aula 1 ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivística materialmente indivisível. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços; DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um assunto ou pessoa. NOTAÇÃO: elemento de identificação das unidades de arquivamento, composto por letras, números ou combinação, permitindo sua localização.

10 Conceitos Gerais Descrição Arquivística Aula 1 FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança das atividades. ARRANJO OU CLASSIFICAÇÃO: ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente); distribuição dos documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento adotado (arquivos correntes). DESCRIÇÃO: processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos).

11 O caráter dinâmico do Arquivo Documentos e informações administrativas Decisão Ação Geração de novo(s) documento(s) e informações administrativas

12 Princípios Arquivísticos Descrição Arquivística Aula 1 Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles: Princípio da Proveniência Princípio da Organicidade Princípio da Unicidade Princípio da Indivisibilidade ou integridade Princípio da Cumulatividade 12

13 Princípio da Proveniência: Descrição Arquivística Aula 1 Aplicação: Arquivos originários de uma instituição ou de Autenticidade é a manutenção da integridade do uma fundo pessoa de arquivo. devem Desde manter que se entenda a respectiva que a individualidade, Imparcialidade diz respeito dentro à verdade de seu administrativa contexto orgânico dos documentos, de produção, ou seja, ao fato não de os devendo documentos ser mesclados constituírem-se a outros num de reflexo origem fiel distinta. das atividades desenvolvidas, vê-se que a Autenticidade depende da manutenção dessa Imparcialidade. 13

14 Princípio da Organicidade: Aplicação: As relações administrativas orgânicas se A refletem Organicidade nos do conjuntos arquivo realiza-se documentais. através A da acumulação dos documentos. A acumulação, com organicidade é a qualidade segundo a qual os base em um Plano de Classificação, de modo correspondente arquivos espelham ao fluxo a do estrutura, desenvolvimento funções das e atividades ações, apresenta da entidade as relações produtora existentes / acumuladora entre as funções/atividades em suas relações /tarefas. internas Essa e acumulação externas. faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão realizada. 14

15 Princípio da Unicidade: Aplicação: Unicidade - não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os UNICIDADE documentos DO DOCUMENTO de arquivo conservam o documento seu produzido caráter em único, mais de em uma função via ou cópia do terá apenas uma delas preservadas. contexto em que foram produzidos. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos UNICIDADE DA INFORMAÇÃO duplicados a mesma não informação são necessariamente contida em mais de uma o mesmo. espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte. 15

16 Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo Aplicação: devem ser preservados A imparcialidade sem dos documentos dispersão, refere-se mutilação, à capacidade dos documentos refletirem fielmente as ações do seu alienação, produtor. destruição Destaca-se a verdade não administrativa autorizada do ou adição documento indevida. e não a verdade do seu conteúdo. O motivo da criação de um documento, independentemente do seu conteúdo ser ou não, suponhamos, uma fraude, seria legítimo no que se refere à sua relação com as atividades da entidade que o criou. 16

17 Princípio da cumulatividade: Os itens documentais de um arquivo não são O escolhidos arquivo previamente é uma formação para serem progressiva, natural e orgânica acumulados, eles se acumulam à medida que são produzidos. Mas uma boa Cumulatividade se realiza quando os documentos são organizados de acordo com o desenvolvimento das ações; 17

18 Cada arquivo é único O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para descrição de arquivos - ISAD(G), indica procedimentos baseados nos princípios arquivísticos sem determinar uma estrutura fixa de organização ou estabelecer códigos e títulos. Cada arquivo merecerá sempre uma análise, planejamento e tratamento próprios à sua conformação.

19 Características próprias dos arquivos Os princípios arquivísticos estabelecem três características intrínsecas ao arquivo que podem ser assim designadas: a singularidade do produtor do arquivo, a filiação dos documentos às ações que promovem a missão definida e a dependência dos documentos dos seus pares.

20 As correntes Arquivísticas Descrição Arquivística Aula 1 De acordo com Rousseau e Couture, a arquivística pode ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.

21 Teoria das Três Idades A teoria das três idades corresponde à sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. É uma denominação que corresponde ao uso dos documentos. Arquivos Correntes Arquivos Intermediários Arquivos Permanentes 21

22 Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas 1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade Arquivos correntes Arquivos de gestão Arquivos vivos Arquivos ativos Arquivos intermediários Arquivos semi-ativos Pré-arquivo Arquivos permanentes Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos

23 Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Valor Primário Primário Secundário Acesso Restrito aos acumuladores Restrito aos acumuladores ou com autorização Aberto Conservação Física Centralizada ou Centralizada Centralizada Descentralizada Justificativa de conservação Apoio às atividades cotidianas Razões administrativas, legais ou fiscais Pesquisa, administrativa Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho Instituição arquivística Processamento Técnico Classificação, temporalidade Temporalidade Arranjo, descrição

24 O ciclo de vida dos documentos e os arquivos Orgânico Proveniência interna Proveniência externa Não-Orgânico A criação ou recepção dos documentos Arquivos Correntes Possibilidade de uso alta Conservação nos setores Arquivo Intermediário. Possibilidade de uso decrescente transferência Depósito centralizado Avaliação e Eliminação Arquivo Permanente Valor Secundário Recolhimento Depósito Centralizado 5 a 10% Eliminação e Arranjo

25 100% Valor Primário 90% 80% 70% 60% Não apóia mais as atividades cotidianas; Término de uma atividade (projeto, convênio etc.); Exclusão da atribuição; Prescrição da ação. 50% 40% 30% 20% 10% 0% corrente intermediário permanente Fonte: CGU

26 Arquivos Permanentes Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor secundário. Valor Secundário: refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. 26

27 Respeito ao Fundo Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando Guarde entre este princípio. si relações Respeite orgânicas o fundo. e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição. 27

28 Princípio da Proveniência Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este Guarde este princípio. Organize princípio, os arquivos devem ser organizados respeitando a proveniência. em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. 28

29 Principais atividades dos Arquivos Permanentes: Arranjo Descrição 29

30 Arranjo Arranjo: a operação resume-se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pela Tabela de Temporalidade (TTD), obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos documentais. 30

31 Arranjo Entende-se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005). - as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; - as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à identificação dos mesmos para definir sua disposição. O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado Quadro de Arranjo para atividades intelectuais e físicas de arranjo.

32 Hierarquia da atividade de arranjo Fundo Seção Subseção Série Subséries 32

33 Seção1 Fundo Seção3 Seção2 Série1 Série2 Série3 Sub-série1 Sub-série2 Sub-série2.3 Documento/ Processo Documento/ Processo Sub-série2.1 Sub-série2.2 Documento/ Processo Documento subordinado / Ato informacional

34

35 Descrição: Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. É o que vamos ver a DTA partir de hoje 35

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