Curso II. Portaria nº 1.224, Orientações sobre as normas de manutenção e guarda do acervo acadêmico das instituições de educação superior.

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1 Curso II Portaria nº 1.224, Orientações sobre as normas de manutenção e guarda do acervo acadêmico das instituições de educação superior. KRÜGER, M.H. MAIO/2014.

2 Portaria nº 1.224, A utilização dos arquivos, enquanto instrumentos de apoio à organização do Estado e da sociedade, exige que eles estejam organizados e acessíveis ao governo e aos cidadãos, em respeito ao disposto na Constituição Federal de 1988 e na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. KRÜGER, M.H. MAIO/2014.

3 Sobre a Portaria nº 1.224, Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino. O art. 16, da LDB, diz que o sistema federal de ensino compreende: I - as instituições de ensino mantidas pela União; II - as instituições de educação superior criadas e mantidas pela iniciativa privada; III - os órgãos federais de educação.

4 Sobre a Portaria nº 1.224, Mesmo as Instituições de Ensino Superior - IES, que já têm suas Tabelas de Temporalidade/Destinação de Documentos, devem observar e atender, especificamente com relação aos documentos acadêmicos/atividades-fim da IES, os documentos citados, os prazos de guarda, destinações e as observações, previstos no Anexo da Portaria. Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição.

5 Sobre a Portaria nº 1.224, O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (ANEXO I), devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.

6 Sobre a Portaria nº 1.224, Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto n.º 1.799, de 30 janeiro de permite a eliminação do documento em papel.

7 Sobre a Portaria nº 1.224, As atualizações do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, que constarem no sítio do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, substituirão automaticamente a versão constante no ANEXO I da Portaria.

8 Sobre a Portaria nº 1.224, A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda. O Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA). O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

9 Sobre a Portaria nº 1.224, Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas no Art. 1º desta Portaria. A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no Art. 1º desta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa.

10 Sobre a Portaria nº 1.224, Toda Instituição em processo de descredenciamento voluntário ou de qualquer outra forma em processo de encerramento de suas atividades deverá indicar a Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de seu Acervo Acadêmico. O Termo de Aceite de guarda de Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de Acervo Acadêmico de Instituição em processo de encerramento de suas atividades.

11 Sobre a Portaria nº 1.224, Depositário do Acervo Acadêmico - DAA A IES deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e CPF do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, denominado de "Depositário do Acervo Acadêmico" (DAA) da Instituição.

12 Sobre a Portaria nº 1.224, Depositário do Acervo Acadêmico DAA O documento de indicação do Depositário do Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação (SERES/MEC), estando devidamente firmado pelo representante legal da IES e pelo Depositário indicado.

13 Sobre a Portaria nº 1.224, Depositário do Acervo Acadêmico - DAA Ofício da IES, indicando o DAA (nome completo e CPF) assinado pelo representante legal da IES e pelo Depositário indicado. Encaminhar para: Ministério da Educação Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior Esplanada dos Ministérios, Bl L Sobreloja - Gabinete Brasília DF Fone: / 9503 / 9504 /

14 Curso II 1. Tabela de temporalidade documental TTD : documento institucional e normativo a) Conceito, características b) Comissão Permanente de Avaliação de Documentos c) Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das IES.

15 1. Tabela de temporalidade documental TTD : documento institucional e normativo A elaboração e a utilização de instrumentos técnicos de classificação e de temporalidade e destinação constituem-se numa tarefa fundamental para a melhoria dos serviços prestados à própria gestão e ao cidadão. É um instrumento de gestão aprovado por autoridade competente e que permite gerenciar a massa documental acumulada.

16 1. Tabela de temporalidade documental TTD : documento institucional e normativo O que é gestão de documentos? É o conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, acesso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou guarda permanente. Por que a IES precisa de uma política de gestão de documentos? Porque a gestão documental é instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

17 1. Tabela de temporalidade documental TTD : Conceito, características Tabela de temporalidade é o documento institucional e normativo, que determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. No caso das atividades fim da IES, isso está determinado: Utilização da Tabela do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA

18 1. Tabela de temporalidade documental TTD : Conceito, características A TTD determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional); quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial); e por quanto tempo devem ali permanecer. A TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização, etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

19 Organização de arquivos Arquivo Corrente (operacional) Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São os documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

20 Organização de arquivos Arquivo Intermediário Também conhecido como de Segunda Idade. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

21 Organização de arquivos Arquivo Permanente Também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.

22 1. Tabela de temporalidade documental TTD : Vantagens São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD: diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão documental.

23 1. Tabela de temporalidade documental TTD : Comissão Permanente de Avaliação de Documentos É importante que a IES faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A finalidade da Comissão é de assessorar as ações e procedimentos referentes a avaliação documental, orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida. É interessante que ela seja constituída dos setores da instituição. por representantes

24 3. Processos de conversão de documentos e a eliminação ou recolhimento de documentos ao arquivo permanente. Microforma, Digitalização.

25 A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza o acesso e a disseminação das informações, com a visualização instantânea das imagens de documentos. Vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos: Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos; Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos; Redução de custo com recuperação e duplicação; Preservação do arquivo físico; Integração de dados ativos e históricos. Etapas da Digitalização de Documentos: Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner); Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto; As imagens e dados são migrados para um software, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso.

26 A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. A solução possui amparo legal (Lei n 5.433, de 8 de maio de Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel. Vantagens e benefícios: Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo; Dificulta a ação de falsificadores; Durabilidade garantida pelas normas ISO e ANSI de aproximadamente 500 anos. O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua imagem é analógica; As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade. Etapas da Microfilmagem: Os documentos são digitalizados e indexados de forma que facilite o controle e localização; Após a captura e organização as informações são armazenadas em microfilme; Os documentos são armazenados de maneira permanente e ficam protegidos e preservados contra alterações e mudanças tecnológicas.

27 4 Classificação e Temporalidade do Acervo Acadêmico de acordo com o SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, da Administração Pública Federal. Classificação é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 16). Temporalidade é a determinação de prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.(camargo; BELLOTTO, 1996, p. 72).

28 Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das IES de acordo com o SIGA Cursos de Graduação Cursos de Pós Graduação Lato Sensu Cursos de Pós Graduação Stricto Sensu Pesquisa Extensão CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES

29 Classificação por Assunto: Cursos de Graduação CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Projeto pedagógico dos cursos Criação de cursos. Conversão de cursos Autorização. Reconhecimento. Renovação de reconhecimento Desativação de cursos. Extinção de cursos PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular) Reformulação curricular Disciplinas: programas didáticos Oferta de disciplinas Atividades Complementares

30 CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA OBSERVAÇÕES 100 ENSINO SUPERIOR 110 Normatização. Regulamentação Enquanto vigorar - Guarda Permanente 120 Cursos de graduação (inclusive na modalidade a distância) 121 Concepção, organização e funcionamento dos cursos de graduação Projeto pedagógico dos cursos Enquanto vigorar Criação de cursos. Conversão de Até a cursos homologação do ato Autorização. Reconhecimento. Renovação de reconhecimento Desativação de cursos. Extinção de cursos Até a homologação do ato. Até a homologação do ato. - Guarda Permanente 5 anos Guarda Permanente 5 anos Guarda Permanente 5 anos Guarda Permanente

31 CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA OBSERVAÇÕES 140 Cursos de pós-graduação lato sensu (inclusive na modalidade a distância) 141 Concepção, organização e funcionamento dos cursos de pós-graduação lato sensu Projeto pedagógico dos cursos Enquanto vigora Criação de cursos Até a homologação do ato 142 Planejamento e organização curricular Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular) Enquanto vigora - Guarda Permanente 5 anos Guarda Permanente - Guarda Permanente Reformulação curricular Enquanto vigora - Guarda Permanente

32 Cadastro Nacional de oferta de Cursos de Pós Graduação Lato Sensu - RESOLUÇÃO Nº- 2, DE 12 DE FEVEREIRO DE 2014: Institui o cadastro nacional de oferta de cursos de pós-graduação lato sensu (especialização) das instituições credenciadas no Sistema Federal de Ensino. Deverão constar os cursos oferecidos nas modalidades presencial e a distância a partir do ano de 2012, e terão, pelo menos, as seguintes informações sobre cada curso: título; carga horária; modalidade da oferta presencial ou a distância; periodicidade da oferta (regular ou eventual); local de oferta; número de vagas; nome do coordenador; número de egressos e dados sobre o corpo docente. REGRAS PARA OFERTA DOS CURSOS FORA DA SEDE DA IES REGRAS PARA OFERTA DE CURSO EM CONVÊNIO, PARCERIA

33 Exercícios Trabalho de Grupo a) Classificação de documentos b) Tabela de temporalidade. O material para o trabalho de grupos está na pasta entregue a cada participante e eletronicamente, no site da AMPESC, com chave de acesso.

34 Leituras CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB/Núcleo Regional de São Paulo /Departamento de Museus e Arquivos, UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. UNICAMP. Manual técnico organização de arquivos correntes e intermediários. Campinas (SP), 2005.

35 Glossário Conversão de Cursos quando a IES deseja descontinuar um curso e abrir um novo, aproveitando a infraestrutura existente. Este processo é denominado de conversão de cursos. Exemplo: Curso de Tecnologia em Processamento de Dados, de 2 e 3 anos de duração, em Bacharelado em Sistemas de Informação.

36 KRÜGER, M.Helena (48) (11)

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