Modernização da gestão da documentação pública do Estado do Rio de Janeiro e reestruturação do Arquivo Público.

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2 Modernização da gestão da documentação pública do Estado do Rio de Janeiro e reestruturação do Arquivo Público. BENEFICIADOS: Administração Estadual. Pesquisadores. Entidades científicas brasileiras. Demais instâncias governamentais. OBJETIVO Modernizar o processo de gestão documental do Estado do Rio de Janeiro e a atuação do Arquivo Público.

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4 Atores do PGD: 05 coordenadores, 115 comissões, 30 subcomissões, 575 gestores e operadores do Sistema de Identificação de Tipologia Documental SITD Um representante de cada área fim Comissões e subcomissões Especialista de protocolo Especialista de documentação

5 Implementação das normas e procedimentos de gestão documental no seu respectivo órgão ou entidade; Elaboração e atualização, sob orientação do APERJ, dos seus instrumentos de gestão de documentos; Gerenciamento dos procedimentos de seleção e destinação de documentos, a partir das tabelas de temporalidade aprovadas pelo APERJ;

6 Fiscalização do seu respectivo órgão ou entidade em relação ao cumprimento de normas e procedimentos técnicos estabelecidos pelo SIARQ-RJ; Gerenciamento e controle do acesso aos documentos, no seu respectivo órgão ou entidade, atendendo aos ditames da Lei Federal Nº , de 18 de novembro de 2011, e do Decreto Estadual Nº , de 16 de maio de Os dirigentes dos órgãos e entidades da administração direta e indireta deverão manter atualizadas e ativas as suas Comissões de Gestão de Documentos, atendendo às orientações do SIARQ-RJ.

7 Avaliação Identificação Classificação Registro de dados em instrumentos de gestão Tabela de Temporalidade Plano de Classificação

8 O que é? É o instrumento de gestão documental que permite a enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos por um órgão. Competência Dividido em 4 classes subordinadas Funções Atividades Tipologias documentais

9 As competências, funções, atividades e tipologias documentais apresentam-se hierarquicamente organizadas e recebem códigos numéricos próprios.

10 Como aplicar o Plano de Classificação Ao produzir um documento, deve-se: Identificar a função na qual trabalha; Localizar a atividade desempenhada; Identificar a tipologia documental correspondente ao documento; Inserir o código de classificação no canto superior esquerdo do documento.

11 Como aplicar o Plano de Classificação Armazenamento: Deve-se inserir a identificação no suporte de armazenamento de documentos (caixa, fichário, pasta, etc...) A identificação deve conter: nome da tipologia documental código de classificação período de produção

12 O que é? É o instrumento legal de gestão de documentos que regulamenta as ações de transferência, recolhimento e eliminação, além de definir prazos para as fases corrente e intermediária, em função de valores administrativos, legais e fiscais. Transferência Tabela de Temporalidade de Documentos Recolhimento Tipologia documental Eliminação

13 Transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Recolhimento: Passagem dos documentos de valor secundário para guarda permanente no Arquivo Publico do Estado do Rio de Janeiro. Eliminação: Destruição dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário.

14 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos:

15 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: É ação desempenhada no cumprimento da função, que está diretamente relacionada à produção e acumulação documental. Estão acompanhadas do código de classificação.

16 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: É a configuração que assume a espécie documental, de acordo com a atividade que ela representa. Estão acompanhadas do código de classificação. Ex: Certidão de registro de casamento Espécie É a configuração que assume o documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex: ata, carta, certidão, processo, relatório, etc...

17 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Atribuição de grau de sigilo aos documentos públicos visando o acesso e a segurança da informação.

18 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: São prazos definidos com base na legislação, para guarda de documentos em arquivos correntes e intermediários.

19 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Nessa fase os documentos podem ou não estar em trâmite! É o tempo, expresso em anos ou em ações, em que os documentos atingem o objetivo para o qual foram produzidos, ou seja, o tempo administrativo.

20 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Documentos nesta fase tem uso pouco frequente, mas devem ser mantidos para eventuais consultas. É o tempo, expresso em anos, que os documentos são mantidos para fins legais e fiscais, ou seja, já esgotaram o seu prazo administrativo ou de vigência.

21 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Atribuição do destino final para os documentos após o vencimento dos prazos de guarda.

22 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Indica quais documentos devem ser eliminados, devido à ausência de valor histórico ou científico.

23 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Indica quais documentos, que devido o seu valor histórico e científico, devem ser armazenados permanentemente, não devendo NUNCA ser eliminados.

24 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Explicitação dos atos legais que embasam a produção e os prazos de guarda das tipologias produzidas, além de informações relevantes quanto aos prazos de guarda e destinação.

25 Conhecendo a Tabela de Temporalidade A tabela é composta pelos seguintes campos: Nome do processo no qual a tipologia documental é parte componente.

26 A Tabela de Temporalidade deve estar disposta da seguinte forma:

27 Como aplicar a Tabela de Temporalidade: Responsável pela Unidade Administrativa Análise de cada documento cujos prazos expiraram, anualmente, de março a maio. Seleção das séries documentais de acordo com a ação a ser tomada (transferência, recolhimento ou eliminação). Elaboração de listagem para transferência, recolhimento ou eliminação. Comissão de Gestão de Documentos Autorização da transferência ao arquivo intermediário ou o recolhimento à guarda permanente ou a eliminação. Sugestão de modificações quando identificadas falhas, omissões ou quaisquer não conformidades no processo de seleção

28 A atualização dos instrumentos acontecerá bianualmente da seguinte forma: Constatadas omissões, erros sanáveis e/ou necessidade de atualização de prazos e tipologias Comissão de Gestão Documental atualizará o Plano e a Tabela, com as alterações necessárias Aprovação e publicação pelo APERJ

29 Constituição, Art. 216, parágrafo 2º - É obrigação do Estado a gestão da documentação governamental e a realização das providências para franquear sua consulta a quantos necessitem dela. Lei de 08 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Lei de 20 de outubro de 2009 Dispões sobre a política de arquivos públicos e privados e do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências. Decreto de 16 de maio de 2012 Regulamenta o procedimento de acesso a informações previsto nos artigos 5º, XXXIII, E 216, 2º da Constituição da República e na Lei Federal nº de 18 de novembro de Decreto de 08 de outubro de 2012 Dispõe sobre a criação do sistema de arquivos do Estado do Rio de Janeiro SIARQ-RJ. Decreto de 16 de outubro de 2012 Aprova o Manual de Gestão de Protocolo e institui a numeração única de protocolo no âmbito do poder executivo e dá outras providências.

30 Competência: É a missão para qual o órgão foi criado.

31 Função : São os encargos atribuídos ao órgão para o desempenho de sua competência.

32 Atividade: É ação desempenhada no cumprimento de uma função, e está diretamente relacionada à produção e acumulação documental.

33 Tipologia documental: É a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa.

34 Ordenação Estabelece um ou mais critérios que determinem a disposição física de um dado conjunto de documentos - e não um conjunto qualquer, mas uma série, isto é, o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental. Arquivamento É a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.

35 A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental em questão), os elementos informativos mais comumente tomados como referência para a ordenação são: Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor); Data; Local de procedência; Nome do emissor ou do destinatário; Objeto ou tema específico do documento.

36 Ordenação alfabética Ordenação cronológica Ordenação geográfica Ordenação numérica seqüência das letras do alfabeto sucessão temporal (data); unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.) seqüência numérica atribuída aos documentos.

37 Exemplos Relatórios anuais de atividades da entidade Normalmente consultados pela data, portanto ordenados cronologicamente. Relatórios mensais de atividades de funcionários Poderão ser ordenados cronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de cada mês, por nome de funcionário.

38 Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado da Casa Civil Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro

39 O QUE É? É a remoção de sujidades superficiais de um objeto. Para a PRESERVAÇÃO, é o primeiro procedimento realizado em um documento Em muitos casos é o único tratamento possível de ser realizado.

40 A HIGIENIZAÇÃO PODE OCORRER DE VÁRIAS FORMAS Com o uso da trincha para sujidades depositadas. Com o uso de solventes para a remoção de adesivos ou descontaminação. Com o uso de borrachas e bisturi para sujidades mais aderidas.

41 INSPECIONAR ESTANTES LIMPAR O DOCUMENTO INSPECIONAR O DOCUMENTO

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45 O que deve ser REMOVIDO durante a higienização Poeira; Resíduos de insetos; Objetos metálicos oxidáveis. O que deve ser ANALISADO antes de remover Inscrições ou riscos feitos a lápis ou caneta; Manchas coloridas acompanhadas ou não de pó, também colorido.

46 ATENÇÃO Manchas coloridas acompanhadas ou não de pó, também colorido, podem ser fungo!

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49 FINALIDADES Proteção contra luz, poeira, insetos, umidade, etc. Segurança no manuseio e transporte. Estabilização do material, tendo a embalagem o ph adequado. Organização de caixas, gavetas, prateleiras, devido a padronização das embalagens.

50 Papel neutro ISO ; importado Papel alcalino - Papéis de fibra de madeira ou algodão, produzidos com reserva alcalina; Poliéster cristal - resina em forma de membrana (filme); Polipropileno corrugado (Poliondas)- boa resistência a tração mecânica, a umidade e poeiras; Ethafoam;

51 TIPOS DE ACONDICIONAMENTO Papéis neutros ou alcalinos - envelopes, pastas e caixas para documentos e fotografias ETHAFOAM - acomodação de objetos tridimensionais Polipropileno corrugado - pastas e caixas em geral Poliéster cristal - jaquetas para material iconográfico

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53 DÚVIDAS? Entre em contato com o APERJ! (21) FIM

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