Para que um sistema de arquivos seja considerado completo é necessário que ele comporte três fases distintas definidas como:

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1 Manual de Arquivo

2 IINTRODUÇÃO A elaboração do presente manual de arquivo tem como objetivo disponibilizar um instrumento de auxílio aos usuários dos arquivos setoriais, intermediário e permanente que integram o Sistema de Arquivos do 1º RPMon/ Siarq 1º RPMon, visto que foi desenvolvido para dar melhor visibilidade ao trabalho realizado e ao funcionamento das políticas arquivísticas implementadas na instituição. Este Manual de Arquivo apresenta de forma clara e sucinta, cada etapa do trabalho arquivístico realizado e o modo como funciona, bem como dicas de arquivamento e de conservação.

3 SIISTEMA DE ARQUIIVOS Um programa de Gestão de Documentos somente estará completo depois de concluídas as etapas de classificação, avaliação e descrição. Segundo a teoria da Arquivística Integrada estas etapas ocorrem de forma inter-relacionada e a implementação das políticas arquivísticas devem se dar a partir da implantação de um Sistema Integrado de Arquivos, o qual é definido como sendo um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que, independente da posição que ocupa nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns (Dicionário de Terminologia Arquivístico, 1996, p.70). O Sistema de Arquivos do 1 RPMon/ Siarq 1º RPMon está em consonância com as diretrizes emanadas pelo Siarq RS que possui como órgão gestor o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul/ APERS. Para que um sistema de arquivos seja considerado completo é necessário que ele comporte três fases distintas definidas como: Arquivo Corrente (1ª fase ou 1ª idade): a documentação produzida deve estar localizada juntamente com o órgão que a produziu, pois sua utilização é freqüente. Arquivo Intermediário (2ª fase ou 2ª idade): neste momento os documentos estão localizados junto ao Arquivo Permanente ou em prédio próprio, pois a freqüência de uso destas informações diminui. Toda a documentação transferida para o Arquivo Intermediário aguarda uma destinação que poderá ser eliminação ou conservação permanente. Arquivo Permanente (3ª fase ou 3ª idade): Normalmente localizada em prédio próprio esta documentação é conservada para fins de pesquisa. A estrutura organizacional do Sistema de Arquivos, cujo órgão central corresponde ao Arquivo Central, compõe-se das seguintes seções: Coordenação do Arquivo Central; Arquivo Intermediário; Arquivo Permanente; Arquivos Setoriais ou Correntes.

4 O Arquivo Central encontra-se subordinado ao Comando do 1º RPMon, órgão de autoridade superior, e vinculado ao Centro Histórico Coronel Pillar (CHCP). O Arquivo Central é o órgão responsável pelo controle e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos os documentos, neste sentido, está sob a incumbência do Arquivo Central realizar estudos referentes à organização do Sistema de Arquivos do 1 RPMon/ Siarq 1º RPMon, visando a elaboração de princípios, diretrizes, normas e métodos de organização e funcionamento das atividades dos arquivos, prestando orientações técnicas a todos os órgãos do sistema. ORGANIIZAÇÃO DE DOCUMENTOS A organização é essencial ao trabalho arquivístico e visa facilitar a localização dos documentos. ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO CORRENTE Classificação Classificar significa reunir os documentos de um arquivo ou fundo de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades do órgão produtor, estabelecendo séries ou classes documentais com seus respectivos tipos documentais, levando-se em consideração critérios específicos como, por exemplo, a relação existente entre os documentos. O processo de classificação é guiado pelo Plano de Classificação. De maneira geral o Plano de Classificação Funcional deve buscar refletir em cada série e subsérie as funções do setor para o qual foi criado. Ordenação Ordenar significa unir os documentos de uma série, segundo uma determinada ordem (cronológica, alfabética, numérica, por assunto) sendo possível utilizar mais de um método de arquivamento. Avaliação A avaliação deverá ser realizada juntamente com o processo de classificação, sendo considerada decisiva no processo de implantação de políticas de gestão documental. De fato, é através da avaliação que serão determinados os valores (primário ou secundário) e estabelecidos os prazos de guarda dos documentos. Esta avaliação é realizada por um grupo / comissão.

5 A Comissão de Avaliação Documental poderá ser representada por pessoas ligadas as atividades fim e meio da instituição, sendo os responsáveis pela elaboração das primeiras versões da tabela, e por uma equipe multiprofissional, sendo recomendado a participação de um técnico de nível superior da área específica da competência do setor, um assessor jurídico, um historiador e um arquivista que serão os responsáveis pela apreciação das primeiras versões, bem como da aprovação das mesmas no âmbito da instituição. Um dos instrumentos gerados pelo processo de avaliação é a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). A TTD é um instrumento de destinação que determina os prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos, porém antes de ser aplicada a TTD deve ser aprovada por autoridade competente. Quando da aplicação da TTD, para a transferência/recolhimento dos documentos deverá ser preenchida uma relação de transferência/recolhimento. Os documentos a serem eliminados, deverão ser registrados em uma listagem de eliminação, sendo este ato orientado por um termo de eliminação, o qual será publicado em edital de ciência de eliminação, sendo de fundamental importância que não se elimine documentos indiscriminadamente, pois estes são o centro administrativo e histórico de toda e qualquer instituição, conforme Instrução Normativa nº 01/08-SAHR. Descrição Descrição é a representação pormenorizada das séries e dos documentos, de fato é através da descrição arquivística que poderemos conhecer amplamente o conteúdo de um acervo, o que nos possibilitará o conhecimento e uma maior facilidade na localização dos documentos que o integram. O desenvolvimento da atividade de descrição arquivística é norteado pela Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) que trata de uma adequação das normas internacionais1 às necessidades brasileiras. Integrada com a classificação e a avaliação, permite a automatização das transferências de documentos, a identificação dos documentos que precisam ser eliminados e os que devem ser preservados. Os principais instrumentos de descrição são guias, inventários e catálogos. Preservação A preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos documentos, proporcionando aos mesmos, vida útil mais longa. 1 ISAAR (CPF) - Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias e ISAD(G) - Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística.

6 Atitudes simples como não riscar, não dobrar, não amassar, não expor o documento à luz aumentam consideravelmente o tempo de vida útil dos documentos. Dicas de preservação: - Armazene os documentos em locais afastados de alimentos e produtos de limpeza; - Evite fumar, beber e comer próximo a documentos (em qualquer suporte). Área de alimentação deve estar distante do acervo e com higiene constante (como a retirada do lixo em turnos, para que não permaneçam resíduos alimentares no local); - Mantenha o local de armazenamento dos documentos limpo, livre de poeira e outras sujidades, por meio de inspeção e limpeza periódica; - Reduza ao máximo possível a utilização de grampos e clipes metálicos nos documentos; - Arquive os documentos sem clipes ou elásticos para evitar a reação química destes com o papel; - Utilize o mínimo possível de grampos metálicos nos documentos - Manuseie os documentos com cuidado, ao retirar e colocar nas pastas suspensas, pastas A-Z e caixas arquivo; - Evite fazer anotações nos documentos ou livros, quando for indispensável use um lápis; - Evite a reprodução de documentos frágeis, - Evite deixar os documentos expostos à luz; - Manuseie os documentos sempre com as mãos limpas, isto evita o aparecimento de fungos; - Nunca use saliva para folhear os livros, pois além de ser prejudicial a sua saúde, provoca acidez no local e favorece o desenvolvimento de bactérias, se muito necessário, utilize molhador de dedos; - Evite o uso de fitas adesivas, pois causam danos irreversíveis aos documentos.

7 RESULTADOS DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS Controle da qualidade e da quantidade dos documentos produzidos; Estabelecimento e manutenção de controles relacionados à produção de documentos, evitando massas documentais acumuladas; Simplificação das atividades (criação, manutenção e uso dos arquivos); Contribuição para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente devido a seu valor histórico; Preservação e eliminação criteriosa de documentos; Supervisão permanente dos arquivos, desde sua criação até sua destinação final; Controle preciso e completo das políticas e atividades de organização por intermédio do controle de seu acervo documental. Padronização dos métodos, embalagens e sistema de arquivamento; Eficiência administrativa; Rapidez e precisão na localização de informações e documentos; Transparência administrativa; Excelência no atendimento ao cidadão; Preservação do patrimônio documental; Preservação da memória da instituição.