Hildete Santos Pita Costa SALVADOR BA / 2012

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Fátima Almeida Campelo
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1 Sistema de Arquivo Central Hildete Santos Pita Costa SALVADOR BA / 2012 Histórico Em 1987 foi criada a 1 Comissão para fazer o diagnóstico dos acervos do Campus I, com o objetivo de identificar a documentação acumulada e confeccionar os instrumentos legais do Sistema. O Projeto teve início com a palestra de sensibilização para corpo administrativo docentes e discentes sobre a importância do Sistema de Gestão Documental para a Universidade tendo como o palestrante a Bibliotecária / Arquivista Maria das Graças Bahia, da Construtora Norberto Odebrecht.

O Projeto teve início com a palestra de sensibilização para corpo administrativo docentes e discentes sobre a importância do Sistema de

2 Nesta mesma época foi instalada uma sala no local chamado Espaço Alternativo para funcionamento da Comissão de Implantação do Sistema. Em 1992 foi promovido o 1 Seminário sobre a comunicação, informação e Os Arquivos, que teve como objetivo mostrar a importância dos Arquivos nas Comunicações Administrativas e Divulgação de Pesquisas teve como palestrantes a Profa. E Mestra em Ciência das Comunicações da USP Rose Maria Inojosa, Profa. Da UFBA Mario Camões Especialista em Preservação e Microfilmagem, Profa. E Mestra em Tecnologia Educacional Maria Mendes de Almeida Gomide, Profa. Gilda Yeda Sento Sé Carvalho - Coordenadora do Curso de Arquivologia da UFBA. Neste mesmo ano foi aprovado o Regime Interno do Sistema de Arquivo Central UNEB através da resolução 63/92. Diagnóstico da Situação dos Arquivos da UNEB Levantamento sobre a situação dos Arquivos O volume documental imenso tendo em vista o acumulo desordenado de documentos durante vários anos; A eliminação era feita sem observar nenhum critério de avaliação documental; Os documentos estavam mal acondicionados colocados em cafuas e deposito; A conservação física dos documentos era regular, existam locais onde os docuementos estvam exposto, a agente biológicos: Poeira, insetos, mofo etc; A reprodução física dos documentos era feita de maneira indiscriminada; A universidade não possuía normas de funcionamento dos arquivos nem manuais de rotinas arquiviticas.

teve como palestrantes a Profa. E Mestra em Ciência das Comunicações da USP Rose Maria Inojosa, Profa. Da UFBA Mario Camões Especialista em Preservação e Microfilmagem, Profa.

3 Quanto a estrutura do Órgão? Não possuía um órgão gerenciador e administrador da Informação e Documentação. Quanto aos Espaço Físico? Não existia na UNEB um Arquivo Central para onde deveria ser armazenado e organizado a documentação intermediária e permanente. Quanto aos Recursos Humanos? Não existia uma política de pessoal na área arquivística. As tarefas de arquivamento eram feitas pôr inúmeros servidores. Este diagnóstico juntamente com a sensibilização das autoridades e comunidade universitária contribuíram para que fosse implantado o projeto do Sistema de Arquivo Central da UNEB SIARC.

Quanto aos Recursos Humanos? Não existia uma política de pessoal na área arquivística. As tarefas de arquivamento eram feitas pôr inúmeros servidores.

4 Sistema de Arquivo da UNEB É constituído do Arquivo Central, os Arquivos Setoriais e os Arquivos departamentais. O Arquivo Central Órgão Suplementar vinculado diretamente a Reitoria. Objetivos de : Desenvolver uma política arquivística adequada a realidade da Universidade e compatível com as necessidades de agilização da informação e da eficiência administrativa Promover a interação e a integração das diferentes fases de Gestão dos Documentos. Organizar racionalmente a produção documental. Preservar a documentação histórica (memória) da Universidade protegendo seu acervo arquivística para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa cientifica. Assegurar condições de conservação, proteção e acesso ao patrimônio documental, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da comunidade acadêmica.

interação e a integração das diferentes fases de Gestão dos Documentos. Organizar racionalmente a produção documental.

5 Cursos Promovidos pelo Arquivo Central Curso de Planejamento, Administrativo e Informação de Arquivos com a Profa. Vicenta Cortez Alonso da Universidade de Madrid. Projeto Videoteca UNEB Convênio com Fundação Pedro Calmon. Seminário: Os Arquivos, as Bibliotecas e os Centros de Informação. Seminário: O Gerenciamento dos Documentos Através da Tecnologia Informação. No ano de 1998 a 1999 Criamos o Curso de Especializ ação em Arquivologia e as Novas Tecnologias Documentais Inicio do II Curso de especialização em Arquivologia e as Novas Tecnologias Documentais. Curso de Extensão Como Gerenciar de Forma Intregada os Recursos Informacionais das Empresas Utilizando a Tecnologia e Atendendo Requisitos do ISSO Arquivo Médico no Contexto da Moderna Administração Hospitalar. Como Ser um profissional de Consultoria no Mercado de Documentação e Informação.

Seminário: O Gerenciamento dos Documentos Através da Tecnologia Informação. No ano de 1998 a 1999 Criamos o Curso de Especializ ação em Arquivologia e as Novas Tecnologias Documentais.

6 Curso de Especialização em Arquivologia e as Novas Tecnologias Documentais A informação ( administrativa, jurídica e cientifica) é indispensável ao funcionamento de qualquer empresa, pública ou privada. Para a sua memória ser preservada a haver um perfeito desempenho das atividades de seu negócio, faz necessário que possuam um arquivo organizado, tendo as funções de: Orientar o Processo de organização e gerenciamento da informação nas unidades da instituição; Suprir a empresa de todas as Informações e documentos necessários aos processos de análise e tomada de decisão; Preservar a confiabilidade das informações contidas nos documentos estratégicos e gerenciais; Preservar os Documentos históricos da empresa colocando á disposição dos Pesquisadores.

Para a sua memória ser preservada a haver um perfeito desempenho das atividades de seu negócio, faz necessário que possuam um arquivo organizado, tendo as funções de: Orientar o Processo de

7 A realização do Curso de Especialização em Arquivologia e as Novas Tecnologias Documentais, a nível Lato Sensu nessa área, foi criado para proporcionar a educação continuada de docentes, arquivistas, bibliotecários e outros profissionais que lidam com a informação e permitiu, também, a investigação e a análise das variáveis que interferem no processo de produção documental e no planejamento e organização da informação. Gestão da Informação e os Recursos Tecnologicos. Rede de Arquivos Arquivo Corrente AC São as unidades responsáveis pelas atividades de arquivos, ativos, localizados nos setores. Arquivo Intermediário AI É constituído de acervo formado por documentos de frequência esporádica de várias unidades, ainda vigente para efeitos administrativos e legais. Arquivo Permanente AP Reúne documentos sem vigência administrativa, gerados e acumulados por órgãos da UNEB, com importância fundamental para o resgate da história.

organização da informação. Gestão da Informação e os Recursos Tecnologicos.

8 O Arquivo Central: É órgão que tem a responsabilidade de promover a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos pela Universidade. O Arquivo Central estrutura: Diretor/ Secretaria Administrativa Gerência de Apoio aos Arquivos Correntes Setoriais Gerência de Apoio aos Arquivos Intermediários Gerência de Apoio aos Arquivos ermanentes Gerência do Setor de divulgação e Serviços e Complementares microfilmagens, computação, restauração, conservação e etc. As Comissões de Avaliação Documental Compete Propor junto com a equipe do SIARC prazos de guarda dos documentos em função dos valores que apresentam para fins, administrativos, legais, fiscais e secundários, elaborando as Tabelas de Temporalidade Documental TTD; Assessorar o processo de avaliação de documentos sempre que convocados; Propor e acompanhar a organização dos Arquivos Setoriais ou Correntes.

ermanentes Gerência do Setor de divulgação e Serviços e Complementares microfilmagens, computação, restauração, conservação e etc.

9 Funções Salvaguardar os direitos contidos nos documentos dos funcionários, alunos e professores; Estabelecer um sistema de fluxo de documentos e de informar desde a produção, tramitação, eliminação e transferência; Preservar seu acervo arquivístico; Disseminar as informações e colocar a disposição dos usuários as informações contidas nos seus acervos; Sistema de Arquivo Central - UNEB O Sistema de Arquivo Central da UNEB SIARC, foi criado pelo Conselho Universitário sendo seu regimento aprovado através da resolução 03/92 atualmente ligado a unidade de Desenvolvimento Organizacional - UDO. OBJETIVOS -Reunir, processar, divulgar, conservar os documentos relativos a administração, funcionamento e desenvolvimento da Universidade; - Avaliar, descrever os documento, tornando possível o acesso aos mesmos; - Supervisionar a administração, controlar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos.Organizar todo o acervo e disseminar as informações.

de Arquivo Central da UNEB SIARC, foi criado pelo Conselho Universitário sendo seu regimento aprovado através da resolução 03/92 atualmente ligado a unidade de Desenvolvimento Organizacional - UDO.

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