OFICINA DE PRÁTICAS ARQUIVISTICAS

Transcrição

1 OFICINA DE PRÁTICAS ARQUIVISTICAS Objetivo Promover a gestão documental eficiente, através da capacitação dos servidores da Uneb a fim de que estes atuem junto aos Arquivos Setoriais.

2 COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO 1ª etapa - Levantamento de Dados 2ª etapa - Análise de Dados Coletados 3ª etapa - Planejamento 4ª etapa - Implantação e Acompanhamento. COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO 1ª etapa - Levantamento de dados. O levantamento deve ter inicio pelo estudo dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas da instituição, para que possa identificar as competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades ou setores.

3 COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO 2ª etapa - ANÁLISE DE DADOS COLETADOS Analise dos dados coletados verificando toda a produção documental e o que correspondem à realidade operacional, diagnosticar os pontos de atrito e falhas existentes. COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO 3ª etapa Planejamento Um arquivo deve seguir todas as fases de evolução, (corrente, intermediário e permanente) para isso é indispensável à formulação de um plano arquivistico que contenha as disposições legais ou de razões de natureza administrativa que fundamentam cada tipo de documento, a indicação da temporalidade e da destinação proposta.

4 COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO 4ª etapa Implantação e acompanhamento Recomenda se que a posição do arquivo seja a mais elevada possível para atender a funcionários e setores de vários níveis de autoridade, evitando problemas na área de relações humanas e nas comunicações administrativas. VANTAGENS DE UM SISTEMA CENTRALIZADO Redução da massa documental; Agilidade na recuperação dos documentos e das informações; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite); Liberação de espaço físico; Incremento à pesquisa.

5 FASES DO ARQUIVO Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente/ Histórico ORDENAÇÃO DO DOCUMENTO Processo: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa e/ ou judiciária.

6 ORDENAÇÃO DO DOCUMENTO DOSSIÊ os documentos devem ser relacionados a um determinado assunto. METODOS DE ARQUIVAMENTO, MAS UTILIZADOS Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos

7 MATERIAIS NECESSÁRIOS Pasta suspensa c/ visor, caixa arquivo, etiquetas (caixa e pastas), capas, divisórias, cliptelos, trinchas, extrator de grampo, tesoura, régua, lápis, papel oficio perfurador e cola. FORMULÁRIOS Lista de Transferência; Lista de Eliminação; Controle de Empréstimo; Ficha Descritiva e Capa de Processo.

8 UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC LISTA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS DE: PARA: CÓDIGO SÉRIE/ASSUNTO DATA/ ANO DO DOCUMENTO CAIXA LOCALIZAÇÃO PASTA OBSERVAÇÕES EMITIDO POR: DATA: RECEBIDO POR: DATA: UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS SETOR: DE ACORDO COM A TTD - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS, APROVADA PELA PORTARIA Nº., ELIMINAMOS OS SEGUINTES DOCUMENTOS COM PRAZOS PRESCRITOS: SÉRIE DOCUMENTAL ASSUNTO DATA LIMITE OBSERVAÇÃO DATA: CAIXA: PASTA: TOTAL DE DOCUMENTOS ELIMINADOS: DIGITADO POR: GERENTE DO SIARC GERENTE DO SETOR FUNC. RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO

9 UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC CONTROLE DE EMPRÉSTIMO CAIXA: PASTA: ASSUNTO (Descrever o documento resumidamente) DATA/ANO DO DOCUMENTO: Nº DA(S) PASTAS: //// Nº DE FOLHAS: (Quantidade de pastas emprestadas) (Quantidade de folhas em cada pasta) ORIGEM DO DOCUMENTO: (Nome completo e a sigla do documento) DESTINATÁRIO: FUNCIONÁRIO: (Setor e func. de onde foi solicitado e ou destinado o documento) RAMAL: EMPRESTADO POR: (Nome completo e assinatura) DATA: RECEBIDO POR: (Nome completo e assinatura) DATA: NOME: DATA: (Func. do Setor que devolve o documento) DEVOLVIDO EM: NOME: (Data da devolução do documento) (Func. do Arquivo que recebe o documento) UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC FICHA DESCRITIVA Fundo:UNEB Grupo/SubGrupo: SérieDocumental: COD: Assunto: Espécie de documento: Nº. Datas/e (ou) Datas-limite: Eliminar em: Nº. de folhas: Observações: Localização: ESTANTE PRATELEIRA MAPOTECA GAVETA CAIXA INICIAL CAIXA FINAL PASTA INICIAL PASTA FINAL Data da Descrição/Realizado por: Data da Digitação/Digitado por:

10 ATIVIDADES DO ARQUIVO TRIAGEM INICIAL; AVALIAÇÃO; SELEÇÃO; HIGIENIZAÇÃO; ORGANIZAÇÃO; IDENTIFICAÇÃO; ARQUIVAMENTO; DIGITAÇÃO; ELIMINAÇÃO. ATIVIDADES DO ARQUIVO Triagem Inicial: Receber o documento conferindo o número de folhas, o número de cópias ou anexos.

11 ATIVIDADES DO ARQUIVO Avaliação: consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte, for de papel, filme, fita magnética, disquete, disco ótico e outros.

12 ATIVIDADES DO ARQUIVO Seleção: no processo de seleção é feito a separação por fundo, grupo e séries/ assunto e classificação dos documentos.

13 ATIVIDADES DO ARQUIVO Higienização: Este processo é de fundamental importância para a conservação do acervo, devem ser retirados clipe, grampos, ou qualquer tipo de material que seja prejudicial ao documento, deve ser utilizado também trinchas para retirada de pó.

14 ATIVIDADES DO ARQUIVO Organização: na organização os documentos são colocados em pastas, estas etiquetadas, identificadas e numeradas.

15 ATIVIDADES DO ARQUIVO Identificação: Processo pelo qual os documentos são identificados nas fichas descritivas, contendo fundo, grupo, série, assunto, ano e localização.

16 ATIVIDADES DO ARQUIVO Arquivamento: Realizadas as etapas anteriores os documentos são colocados em caixa-arquivo etiquetados e acondicionados nas estantes.

17 ATIVIDADES DO ARQUIVO Digitação: Nesta penúltima etapa é feito o registro digital dos documentos, conforme ficha descritiva.

18 ATIVIDADES DO ARQUIVO Eliminação: elaboração da Lista de Eliminação, deve conter duas vias com assinatura dos gerentes do arquivo e do setor produtor do documento como também do funcionário responsável pelo processo de avaliação.

19 ANTES DEPOIS

20 ...QUE ÁGUAS MAIS CAPAZES DE SERVIR A BUSCA DE SUA IDENTIDADE, SENÃO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS? Cecília Meireles "VOCÊ NÃO PODE ENSINAR COISA ALGUMA A NENHUMA PESSOA, VOCÊ APENAS PODE AUXILIÁ-LA A APRENDER POR SI MESMA". Galileu