ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA

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1 ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA PREGÃO ELETRÔNICO N.º 13/2011 PROCESSO MPT/MS-PRT- 24ª REGIÃO N.º / DO OBJETO 1.1 Contratação de empresa especializada na prestação de serviços de tratamento técnico arquivístico do acervo documental da Procuradoria Regional do trabalho da 24ª Região. 2. DA JUSTIFICATIVA 2.1 A Procuradoria Regional do Trabalho da 24 Região possui um grande volume de massa documental formado por arquivos antigos, armazenados de maneira considerada hoje inadequada, em caixas de papelão gastas pelo tempo, com elementos metálicos que estão enferrujando dentro dos processos. Não há quadro de pessoal em número suficiente para tratar desses arquivos, que devem perdurar entre 30 anos até ad eternum, constituindo patrimônio importante da sociedade. 2.2 A realização de serviços dessa natureza, que exigem a participação de profissionais especializados inexistentes no quadro, também tem como escopo a promoção de condições de ambiente de trabalho continuamente adequadas para o desempenho laboral de membros e servidores. 2.3 Ante o exposto, revela-se necessária a contratação de uma empresa que execute tais serviços, os quais visam a manutenção da integridade de processos e documentos desta Regional, bem como a garantia de um acesso mais rápido e seguro a esse acervo. 3. DA CONDIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO 3.1 Comprovação do licitante de possuir em seu quadro permanente, na data da entrega da proposta, no mínimo 01 (Um) profissional com formação em Arquivologia ou Biblioteconomia, que será o responsável técnico pelo projeto; 3.2. Entende-se, para fins deste Edital, como pertencente ao quadro permanente do licitante, o sócio, o administrador, o diretor; o empregado devidamente registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social, e o prestador de serviços, com contrato escrito firmado com o licitante; 3.3 A graduação deverá ser comprovada mediante a apresentação de diploma; 3.4 No decorrer da execução do serviço, o profissional de que trata este subitem poderá ser 1/8

2 substituído por profissional de experiência equivalente ou superior, desde que a substituição seja aprovada pela Administração; 4. DA MODALIDADE E TIPO DE LICITAÇÃO 4.1 A presente contratação será realizada por meio de processo licitatório, na modalidade Pregão Eletrônico, observando as disposições da Lei nº de 17 de julho de 2002, o Decreto Federal nº 5.450, de 31 de maio de 2005, e subsidiariamente, a Lei nº 8.666, de 21 de junho de O Pregão, na forma eletrônica, como modalidade de licitação, será do tipo menor preço. 5. DO PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS 5.1 O prazo de execução dos serviços, de que trata este Termo de Referência, será de no máximo 140 dias, contados a partir da data de recebimento da ordem de serviço. 6. DA DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS 6.1 O projeto deverá contemplar os seguintes procedimentos: Retirada das caixas do arquivo deslizante e transporte até a sala onde serão executados os serviços, no próprio prédio da Contratante Desmetalização dos documentos, que consiste na retirada de todos os objetos de metal, tais como clipes, grampos, percevejos e a substituição destes por similares de plástico, sem danos aos processos Limpeza e higienização dos documentos; Catalogação, classificação e lançamento nas planilhas de relação de processos da (Panilhas Excel); Empacotamento dos processos em embalagens (sacos) plásticos transparentes; Etiquetagem das caixas, com utilização de etiquetas auto-adesivas, impressa pela contratada, cujo modelo dever ser aprovado pela Contratante Acondicionamento dos processos em caixas de arquivo morto plásticas (34 x 25x14cm); Arquivamento das caixas no arquivo deslizante, com a respectiva localização; 2/8

3 6.1.9 Os resíduos oriundos do tratamento da massa documental, tais como caixas antigas de arquivo morto de papelão, sacos plásticos antigos, capas rasgadas, grampos metálicos, percevejos de latão, clipes, grampos extraídos de folhas, entre outros afins, deverão ser acondicionados em embalagens (sacos) de lixo (fornecidas às expensas da própria contratada) e separadas por tipo de resíduo: plástico, papel e metal para coleta seletiva; 7. DAS CONDIÇÕES GERAIS DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS 7.1 Os serviços que envolvem o tratamento da massa documental serão realizados nas dependências desta, situada na Rua Pimenta Bueno, nº 139, Bairro Amambaí, Campo Grande, MS, respeitando-se o horário de funcionamento do órgão (das 8:00 às 19:00 horas). Não será permitida a retirada dos documentos para fora da Sede. 7.2 Antes do início das atividades, a contratada deverá apresentar no prazo de 20 dias úteis, a contar da solicitação da Procuradoria, o Plano e o Cronograma detalhado da Execução do projeto, que precisará ser aprovado pela Contratante e conter, no mínimo: objeto, estrutura organizacional do projeto, cronograma, preliminar detalhado e procedimentos de controle do projeto (comunicação, pendências, alterações, aceites e encerramento) e de segurança (medidas de sigilo), bem como todas as orientações e premissas que se fizerem pertinentes; Indicação da equipe responsável por cada uma das atividades; Descrição da metodologia a ser utilizada na execução dos serviços e dos métodos de trabalho empregados. Todas as fases do fluxo do processamento do acervo documental deverão ser detalhadas; Descrição dos materiais empregados; Definição da periodicidade de execução das ações de acompanhamento e avaliação; 7.3 Durante as etapas da execução do projeto, a Contratada elaborará e entregará a cada trinta dias um relatório de situação, no qual deverão ser descritas todas as atividades executadas no período, além de destacar as pendências do projeto e a programação das próximas atividades, conforme o plano elaborado; 7.4 A contratada deverá realizar outros relatórios que venham a ser solicitados para contratante, se esta entender assim necessário; 3/8

4 8. DO FORNECIMENTO DE MATERIAIS 8.1 A fornecerá somente os seguintes materiais para a execução dos serviços: a) caixas de arquivo morto plásticas (aproximadamente 350x130x250mm); b) embalagens (sacos) plásticas (filme de polietileno) transparentes, com medidas de 30 x 40 cm, para acondicionamento dos processos tratados; c) grampos trilhos plásticos; d) capas de processos, se forem necessárias. 8.2 A contratada fornecerá, as suas expensas, quaisquer outros equipamentos e ferramentas necessários, recomendados, especializados e legalizados, bem como materiais de limpeza, de higienização e de proteção individual (pincel, luvas, jalecos, máscaras e outros afins), dentre outros materiais de consumo, como extratores de grampos, cola e outros afins, necessários à plena e perfeita execução dos serviços. 8.3 A aquisição e impressão de etiquetas auto-adesivas para as caixas plásticas serão de responsabilidade da contratada e deverá estar incluso no valor cotado. A etiqueta deverá ter alta capacidade de adesivagem em material plástico, com o objetivo de se evitar eventuais descolamentos futuros. A impressão deverá seguir todos os padrões da boa prática arquivística e das normas e regulamentações pertinentes à guarda e conservação de documentos. O custo já estará embutido no valor do serviço de tratamento de massa documental. 8.4 O fornecimento de equipamentos de proteção individual que se fizerem necessários correrão por conta da contratada. 9. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 9.1 A PRT 24ª Região está obrigada a: a) proporcionar acesso e local de trabalho para a contratada executar a prestação de serviços objeto do presente termo de Referências; b) prestar as informações e os esclarecimentos necessários para a empresa vencedora; c) cumprir e fazer cumprir todos os prazos e condições estabelecidos no Termo de referência; d) promover o acompanhamento, supervisão e avaliação da prestação dos serviços contratados; 4/8

5 e) designar formalmente um fiscal para o acompanhamento da execução contratual; f) comunicar, prontamente, à contratada qualquer anormalidade constatada durante a execução dos serviços e estabelecer prazos para o saneamento e correções devidas; f) conferir toda a documentação técnica gerada e apresentada durante a execução dos serviços e efetuar o seu atesto, quando estiver em conformidade com os padrões de informação e qualidade exigidos; g) proceder o pagamento à contratada após a apresentação da nota fiscal/fatura h) fiscalizar a prestação do serviço. 10. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 10.1 A contratada, durante a vigência do contrato, compromete-se a a) atender a todas as condições descritas no Termo de Referência e respectivo contrato; b) manter as condições de habilitação e qualificação exigidas durante toda a vigência do contrato; c) manter seus empregados que estiverem no prédio da contratante devidamente identificados e uniformizados, e com todos os equipamentos de proteção necessários. Os empregados ficarão sujeitos a todas as normas internas de segurança, inclusive àquelas referentes à identificação, trajes, trânsito e permanência em suas dependências; d) manter pessoal devidamente qualificado para a execução dos serviços durante todo o tempo da execução contratual e) dar ciência, imediatamente e, por escrito, à Procuradoria Regional do Trabalho da 24ª Região, de qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços, bem como de igual forma, prestar os esclarecimentos que forem solicitados pela Procuradoria; f) manter sigilo sobre informações, dados e documentos provenientes dos serviços realizados e, também, das demais informações internas da Procuradoria, a que tiver acesso e conhecimento; Caso se verifique a quebra de sigilo, serão aplicadas à contratada as sanções prevista na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, sem prejuízo de demais cominações legais e ajuizamento de eventuais ações; g) prestar qualquer tipo de informação solicitada pela Procuradoria, sobre os serviços contratados, bem como fornecer qualquer documentação julgada necessária ao perfeito entendimento do objeto do contrato; 5/8

6 h) manter a organização do ambiente de execução dos serviços contratados; i) arcar com os ônus necessários à completa e correta execução dos serviços; j) a contratada fornecerá assistência técnica através de uma equipe de profissionais devidamente treinados para execução dos serviços elencados neste termo de referência; k) a contratada não se eximirá da responsabilidade de problemas advindos da inadequada prestação dos serviços, assumindo a responsabilidade de sanar todas as irregularidades na forma do Código de Defesa do Consumidor e demais leis que se aplicarem ao caso l) assumir inteira responsabilidade pela execução dos serviços contratados, observando-se o prazo especificado no Termo de referência e no cronograma, sujeitando-se ao Código de Defesa do Consumidor quanto às condições dos serviços prestados; m) responsabilizar-se pelo manejo, movimentação e segurança dos documentos quando de seu desarquivamento, tratamento e arquivamento no arquivo deslizante, durante a execução contratual. n) a contratada se obriga a reparar/refazer, às suas custas, em prazo a ser determinado pela Procuradoria, todos os serviços que não estiverem conforme o contrato ou quaisquer outras irregularidades constatadas pela Administração; o) a contratada deverá atender às normas e portarias sobre segurança e saúde no trabalho, estabelecidas nos dispositivos legais federais, estaduais e municipais pertinentes; p) manter junto à contratada cadastro atualizado com as informações de seus empregados que estiverem executando serviço na sede da PRT 24ª; q) É vedada a subcontratação de outra empresa para a prestação dos serviços objeto deste Termo de Referência. r) fornecer o relatório periódico de execução de serviço, na forma descrita no Item 7 deste termo de referência, bem como outros que a administração julgar conveniente; s) emitir nota fiscal sempre acompanhada de relatório, demonstrando quais os serviços efetivamente prestados no período que estão sendo cobrados na fatura. t) Indicar preposto para representá-la na execução do contrato. u) Não se eximir das responsabilidades e suas conseqüências oriundas deste contrato alegando eventual omissão da fiscalização. v) responsabilizar-se por danos causados por seus funcionários; 6/8

7 u) não permitir o extravio de qualquer documento tratado e adotar protocolos para evitar a perda ou o furto, devendo responder em todas as instâncias cabíveis caso ocorram; x) informar imediatamente à contratante qualquer problema na execução dos serviços e qualquer eventual ocorrência de extravio de documentos 11. DA CLASSIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA a) Naturezas de Despesa: Subitem 05 SERVIÇOS TÉCNICOS PROFISSIONAIS; 12. DO REGIME DE EXECUÇÃO Regime de execução direta. 13. DOS PREÇOS Na tabela abaixo, segue o valor máximo aceitável para esta contratação: Item Discriminação 01 Prestação de serviço de tratamento técnico arquivístico de acervo documental, que envolve desmetalização, substituição de grampos-trilhos e colchetes metálicos por grampos plásticos, higienização, acondicionamento em sacos plásticos, acondicionamento em caixas de arquivo morto de plástico, etiquetagem (modelo de etiqueta aprovado pela Procuradoria) classificação, cadastramento em planilha tipo excel da Procuradoria e arquivamento no arquivo deslizante do órgão, com a respectiva Unidade Caixa de arquivo morto (aproximada mente 350x130x250 mm) Quanti dade estimada * Valor unitário máximo admitido** Valor total estimado máximo admitido 1000 R$ 30,00 R$ ,00 7/8

8 localização. OBS.: Caixas plásticas de arquivo morto, grampos trilhos plásticos e embalagens (sacos) transparentes plásticos serão fornecidos pela Procuradoria. * A quantidade de caixas é estimativa, podendo haver alguma variação durante a execução do contrato. ** Valor unitário máximo admitido para contratação 14. DO PAGAMENTO 14.1 A contrata deverá entregar as notas fiscais dos serviços prestados nos períodos definidos no plano de execução estipulado no Item 7 deste Termo de Referência, sempre acompanhada do relatório demonstrativo dos serviços efetivamente prestados e que estão sendo cobrados na fatura A unidade de medida para pagamento será o número de caixas tratadas (valor unitário). 14. DA DESCRIÇÃO DO ACERVO 14.1 Deverá ser tratado na presente licitação o acervo da PRT 24ª Região, que é formado basicamente por processos administrativos e da área fim processual, com capas medindo 33x24cm, aproximadamente, que acondicionam documentos impressos principalmente em folhas A4. Cada caixa comporta em torno de 10 processos, sendo esse número variável Os processos estão acondicionados em caixas de arquivo de papelão, as quais têm aproximadamente 350x130x250mm; a Contratada deverá proceder a troca dessas caixas de papelão por outras de plástico, que serão fornecidas pela contratante; 14.3 O acervo é formado por arquivos fechados, já encerrados, com idades de arquivamento entre 18 e 05 anos, aproximadamente. 8/8

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