PORTARIA Nº 102 DE 14 DE JUNHO DE 2011

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1 ESTADO DE PERNAMBUCO PROCURADORIA GERAL DO ESTADO PORTARIA Nº 102 DE 14 DE JUNHO DE 2011 O PROCURADOR GERAL DO ESTADO, no exercício de suas atribuições legais, para fins de uniformizar procedimentos relativos à autuação, protocolização, instrução e controle dos processos administrativos que tramitam na Procuradoria Consultiva da Procuradoria Geral do Estado, DETERMINA: Art. 1. O Protocolo da Procuradoria Geral do Estado receberá processos administrativos, dirigidos à Procuradoria Consultiva, referentes a: I - Consultas relativas à interpretação e aplicação de normas jurídicas, bem como referentes a requerimentos formulados por servidores e demais interessados, encaminhadas mediante ofício pelos dirigentes máximos de órgãos e entidades da Administração Pública Estadual; II - Procedimentos licitatórios, contratos administrativos, convênios e instrumentos congêneres. Parágrafo único. As consultas que envolvam matéria de política de pessoal, de qualquer natureza e a qualquer título, à exceção apenas das matérias com tese já sumulada por esta Procuradoria Consultiva, devem ser formuladas ou encaminhadas a esta Procuradoria Consultiva por iniciativa da Secretaria de Administração, nos termos da Resolução CPP nº 002/08. Art. 2º Para efeitos desta Portaria consideram-se: I Processo: conjunto de documentos e papéis referentes a um dado assunto de interesse do servidor ou da Administração, organizados em capa própria, protocolizado e autuado, que requer análise, informação e decisão; II Autuação: ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos recebido transforma-se em processo, recebendo numeração única e capa padronizada; III Peça do Processo: documento sob diversas formas que integra o processo; IV Juntada de Documento: ato de incluir, formalmente, em um processo, documentos originais ou fotocópias autenticadas, registros de decisões e informações relevantes para o processo; V Juntada de Processo por Anexação: ato de juntar definitivamente um ou mais processos em tramitação em outro, desde que, o interessado e o pedido sejam os mesmos, passando ambos a constituírem peça única, dando-se por solicitação da área identificadora; VI Juntada de Processo por Apensação: ato de juntar definitivamente ou provisoriamente um ou mais processos ao processo principal quando há interesse quanto ao objeto, relativos ao mesmo interessado ou não, dando-se por solicitação no processo em análise; VII Desapensação: ato de separar fisicamente processos juntados por apensação; VIII Desentranhamento: ato de retirar peças de um processo, mediante justificação formal, a pedido do interessado ou de interesse da administração;

2 IX Diligência: ato pelo qual um processo é encaminhado a Órgão/Entidade/Poderes para cumprir solicitação, visando informar, corrigir ou sanar pendências; X Despacho de Mero Expediente: ato que não contém teor decisório, utilizado para dar andamento ao processo; XII Despacho Decisório: ato pelo qual a autoridade competente pode decidir uma questão submetida à sua apreciação; Art. 3 Cabe ao órgão ou entidade da Administração Pública Estadual responsável pelo encaminhamento do processo administrativo à Procuradoria Geral fazer a sua devida e prévia autuação, com a aposição de capa, etiquetas de identificação e numeração seqüenciada de cada folha do processo. Parágrafo único. As etiquetas de identificação devem constar da capa e da primeira folha do processo, contendo o número referente ao sistema SGNET, o nome do requerente ou interessado, o órgão ou entidade de origem, a data de abertura do processo e o assunto. Art. 4º. Todos os documentos que integram o processo devem ser juntados em ordem cronológica e numeradas as suas folhas, exceto a capa, em ordem crescente, mediante carimbo com a numeração sequencial das folhas, preferencialmente na parte superior do lado direito da peça, rubricada por servidor designado para esse f i m, que se identificará com o nome, cargo/função, matrícula e unidade de lotação, conforme modelo abaixo: Folha n do processo N Mario Rodrigues de Lima Cargo/Matrícula/Unidade de lotação 1º. Não é permitida a numeração repetida de folhas ou a sua diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios. 2 Na hipótese da peça incluída no processo já possuir outra numeração, deve-se torná-la Sem efeito, renumerando a folha na ordem sequencial do processo administrativo que agora instrui. 3 Ocorrendo erro ou rasura de qualquer natureza quando da numeração de folhas do processo, procede-se às retificações necessárias, registrando-se o fato, mediante despacho, cujo responsável pelo registro se identificará utilizando carimbo padronizado no qual constará nome, cargo/função, matrícula, unidade de lotação, data e rubrica. Art. 5º. Os documentos que compõem o processo devem receber tratamento físico adequado, observando-se os cuidados de higiene no seu manuseio, perfuração centralizada e utilização de material adequado, evitando o uso de clipes, grampos, marca texto, corretivo e rasuras. 1º. Os documentos de tamanho diminuto devem ser colados por uma das bordas, em uma folha de papel em branco, para facilitar sua inclusão, manuseio e numeração. 2º. O procedimento de colagem não pode impossibilitar a leitura do conteúdo do verso do documento e a posição do carimbo deve alcançar a folha em que for colada. 3º. As declarações e certidões emitidas pela Administração devem ser autuadas em documento original. 4º. A autenticidade dos documentos apresentados em cópia é de responsabilidade do órgão consulente, sem prejuízo da faculdade de a Procuradoria Consultiva solicitar a apresentação dos documentos originais, se assim entender necessário. Art. 6o. Na secretaria da Procuradoria Consultiva, antes da distribuição do feito, será acrescentada ao processo uma folha padronizada para informações e despachos, onde deverá constar a etiqueta com código de barras e número interno de protocolo SAJ e um carimbo de autuação, com o número total de documentos até então autuados,

3 indicando o número da primeira e da última folha juntada, data, carimbo e rubrica do responsável, conforme modelo abaixo: ////////////////////////////// xxxx Procuradoria Consultiva Setor de Autuação Foi(ram) juntado(s) nesta data documento(s) e papel para informação rubricado (s) sob folha(s) N Em / / ass./cargo/matricula. 1 Cabe à secretaria da Procuradoria Consultiva verificar se todas as folhas estão devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras, sob pena de devolução do processo ao remetente. 2º. Caso a capa do processo esteja rasgada ou danif i cada, deve a secretaria providenciar a sua substituição, visando a garantir a integridade dos documentos juntados. Art. 7o. As peças subsequentes adicionadas ao processo serão enumeradas pelo órgão/entidade onde ele tramitar, registrando-se a inclusão de novas folhas, mediante despacho do servidor responsável que se identificará utilizando carimbo padronizado, com o respectivo nome, cargo/função, matrícula, unidade de lotação, data e rubrica, conforme modelo abaixo: Secretaria xxx Foi(ram) juntado(s) nesta data o(s) documento(s) de f l s.. Em / / ass./cargo/matrícula Art. 8º. Nenhum processo poderá tramitar com documentos afixados na contracapa. Art. 9º. Quando necessário, o órgão de origem do processo administrativo ou a Procuradoria Consultiva poderá dividi-lo em volumes, com uma média de 300 (trezentas) folhas cada um, objetivando um melhor manuseio do mesmo. 1º Para execução de tal serviço deverão ser seguidos os seguintes procedimentos: I - cada volume deverá conter uma capa com etiqueta de identificação e a indicação do número de volume correspondente; II - em cada um dos volumes, com exceção do último, fazer constar da sua última folha, as seguintes informações, de acordo com o modelo de formulário abaixo: Secretaria xxxx Este é o 1º Volume do processo XXXXXXXX contendo de f l s. 01 a 300. Em / / Carimbo e assinatura do responsável Art. 10. O processo é instruído com informações, certidões, declarações, despachos, documentos diversos e outros pronunciamentos técnicos, observando-se o seguinte: I - juntada e autuação dos documentos em sequência cronológica; II - exposição clara e objetiva dos fatos e informações, evitando, sempre que possível, o uso de textos manuscritos, siglas, espaços em branco, emendas, corretivos, rasuras ou entrelinhas; III - identificação do servidor responsável pela informação/despacho/pronunciamento, mediante carimbo em que conste o seu nome, cargo/função, matrícula e unidade de lotação, bem como a data e a respectiva rubrica.

4 Parágrafo único. Na juntada dos documentos, deve-se evitar a inclusão de vias ou cópias em duplicidade. Art. 11. O processo administrativo deve, obrigatoriamente, ser instruído com a manifestação técnica e parecer jurídico prévio do órgão/entidade consulente ou do órgão/entidade de origem do requerente, contendo a especificação detalhada das questões a serem esclarecidas, bem como a indicação de toda a legislação (leis, decretos e normas internas) pertinente ao requerimento ou à consulta. Parágrafo único. A falta das manifestações exigidas neste artigo prejudica a análise da Procuradoria Geral do Estado, que, incontinenti, devolverá o processo administrativo à origem, para as providências devidas. Art. 12. Os requerimentos dos servidores devem ser feitos em formulário padronizado, assinado pelo próprio requerente ou seu representante legal, acompanhado de toda documentação correspondente ao assunto e necessária à análise da demanda. 1º. Após manifestação técnica e jurídica do órgão de origem do requerente, o processo poderá ser encaminhado diretamente à Procuradoria Geral do Estado, por intermédio do dirigente máximo do órgão de origem do servidor, ou por intermédio do Secretário de Administração, nas hipóteses da Resolução CPP nº 002/08, observado o disposto no parágrafo único do art. 1º desta Portaria. 2º. Na hipótese de requerimentos relativos a vantagens funcionais, devem ser necessariamente juntados, no mínimo, cópia integral da ficha funcional e demonstrativo de pagamento atualizado. 3º. Na hipótese de requerimentos relativos a vantagens previdenciárias, devem ser necessariamente juntados, no mínimo, o processo de aposentadoria original na íntegra e o acórdão do Tribunal de Contas do Estado. Art. 13. As consultas e demais processos administrativos devem ser dirigidos à Procuradoria Geral do Estado pela autoridade máxima do órgão ou da entidade consulente, ou por intermédio do Secretário de Administração nas hipóteses da Resolução CPP nº 002/08, mediante ofício específico, que apresente de forma detalhada a natureza do pleito e o respectivo valor, se for o caso. Art. 14. Os cálculos elaborados para fins de levantamento dos valores devidos pela Administração, quando for o caso, deverão ser validados pelo setor técnico e autoridade administrativa competentes. Parágrafo único. Os processos administrativos em matéria de política de pessoal, cujo resultado importe em valor superior a R$ ,00 (trinta mil reais), serão obrigatoriamente submetidos à análise prévia da Procuradoria Geral do Estado, antes da deliberação da CPP, nos termos da Resolução nº 001, de 27de fevereiro de Art. 15. Os processos administrativos para análise e emissão de visto final em contratos administrativos devem obrigatoriamente ser instruídos com a íntegra do procedimento licitatório original, documentos técnicos preparatórios da licitação, planilhas orçamentárias, notas de empenho e, no mínimo, três vias do respectivo instrumento de contrato, sendo uma das vias destinadas ao arquivo da Procuradoria Consultiva. 1º. Na hipótese de tramitação de Termos Aditivos ao Contrato, é obrigatória a juntada do contrato original e de todos os aditamentos anteriores já vistados pela Procuradoria Geral do Estado. 2º. Qualquer prorrogação contratual depende de justificativa técnica e autorização expressa da autoridade competente.

5 Art. 16. Os processos administrativos para análise e emissão de visto final em convênios ou instrumentos congêneres devem ser obrigatoriamente instruídos com o respectivo Plano de Trabalho e empenho ou declaração de disponibilidade orçamentária e financeira da contrapartida. Parágrafo único. Em se tratando de alteração de Convênio, inclusive prorrogação, devese instruir o processo com o plano de trabalho atualizado, a motivação e justificativas técnicas pertinentes, além dos documentos referentes ao instrumento original. Art. 17. É assegurado ao interessado ou ao seu representante legal vista ao processo na presença de servidor responsável do setor. Art. 18. Qualquer solicitação externa de cópia xerográfica dos pronunciamentos da Procuradoria Geral do Estado ou de documentos de processos administrativos dependerá de prévia autorização do Gabinete do Procurador Geral, mediante requerimento padronizado específico, com a devida identificação do interessado. Parágrafo Único. As cópias reprográficas extraídas do processo deverão ser autenticadas por servidor legalmente habilitado, que se identificará utilizando carimbo padronizado. Art. 19. Não é permitida a retirada ou substituição de peças do processo, salvo no caso de desentranhamento, mediante requerimento formal do interessado ou de ofício, indicando-se os números das folhas a serem desentranhadas e o tipo de documento. 1. Compete ao Setor/Órgão onde se encontre o processo proceder ao desentranhamento de documento, mediante autorização formal do responsável pela unidade onde se encontra o processo, adotando ainda, as seguintes providências: I após a última folha do processo juntar o Termo de Desentranhamento contendo o número da folha desentranhada, o tipo de documento retirado e o motivo do desentranhamento e o registro no Sistema (SAJ, SGNET); II conservar a numeração original da folha ou peça desentranhada, permanecendo a cópia do documento correspondente ao desentranhamento. 2. Os documentos indispensáveis ao processo e que não devem ser desentranhados poderão ser fornecidos, mediante certidão ou cópias autenticadas. 3. A entrega do documento desentranhado deverá ser registrada no requerimento pelo interessado ou representante legal, com data e assinatura. 4. O requerimento relativo ao desentranhamento, após conclusão, deverá ser juntado ao processo do qual foi desentranhado o documento solicitado. Art. 20. Em caso de desaparecimento ou extravio de processo ou documento, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará ao seu superior o ocorrido, o qual por sua vez, adotará as providências cabíveis, visando à reconstituição do processo. 1 A reconstituição será obrigatória e de responsabilidade da unidade onde o processo ou documento desapareceu ou extraviou, devendo os documentos reconstituídos ser autuados por meio de Termo de Reconstituição. 2º. Compete ao Setor/Órgão onde ocorre a reconstituição dos autos, encapar a documentação, numerar e apor a etiqueta na capa contendo os dados registrados no SAJ, SGNET, ou outro sistema, do processo desaparecido ou extraviado, e no caso de documento, se possível a numeração anterior constante do processo. Art. 21. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, e em relação ao art. 11, parágrafo único, produzirá seus efeitos a partir de 1º de julho de THIAGO ARRAES DE ALENCAR NORÕES

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