MANUAL DA TABELA DE TEMPORALIDADE

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1 MANUAL DA TABELA DE TEMPORALIDADE DEFINIÇÃO Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Administração Pública Municipal Direta e Indireta, no exercício de suas funções e atividades. A administração deverá garantir o acesso aos documentos públicos de arquivo, conforme legislação vigente. DEFINIÇÃO São todos os documentos em papel, disquete, cd, dvd, computador, filme, produzidos e recebidos no desempenho das atividades dos órgãos da Prefeitura Municipal de Santos. IDENTIFICAÇÃO CORRENTES, INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES. CORRENTES: Aqueles em curso ou que se conservam nas unidades em razão de sua vigência ou freqüência com que são consultados. INTERMEDIÁRIOS: Uso pouco freqüente que aguardam prazo de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuição de arquivo na Administração Pública Municipal, no Arquivo Geral ou Intermediário da PMS. PERMANENTES: Aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados no arquivo permanente da FAMS Fundação Arquivo e Memória de Santos, por força das informações neles contidas, para eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. GUARDA TEMPORÁRIA OU PERMANENTE: TEMPORÁRIA: São documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda da unidade produtora ou nas unidades de arquivo, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública Municipal; 1

2 PERMAMENTE: São documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda, devem ser preservados, por força das informações nele contidas. DEFINIÇÃO É o instrumento para gerenciar os documentos de arquivo. Deve ser elaborada após avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, conforme identificação dos valores dos documentos e de sua destinação. Servem para garantir que a informação necessária esteja disponível, sinalizando a destinação dos documentos para que não sejam acumulados inutilmente. Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, tempo de permanência em cada de cada conjunto documental nos lugares indicados. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada sua eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e unidade com atribuição de guarda. I - PRAZO DE VIGÊNCIA: Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo a finalidade que determinou sua produção; II - PRAZO DE PRESCRIÇÃO: Intervalo de tempo durante o qual podese invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos; III- PRAZO DE PRECAUÇÃO: Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo para guarda permanente. Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de 2

3 guarda, o documento que não apresenta valor que justifique sua guarda permanente. Já o documento considerado de valor histórico, probatório ou informativo será encaminhado para guarda permanente. Com a posse das tabelas, o servidor terá a informação da área de atuação de cada seção da PMS, suas competências, e atividades, os tipos de documentos gerados pela sua unidade ou órgão, o valor e o prazo de arquivamento de cada um, tempo pelo qual poderá servir como prova legal ou para uso administrativo. Além disso, as tabelas também explicitam o destino de cada tipo de documento após o tempo de arquivamento na unidade, considerando-se o valor do documento para a história da PMS e da sociedade. A cada dois anos, pelo menos, as tabelas devem ser revistas, ou quando da criação, extinção ou alteração de unidades, órgãos, competências ou atividades, pois, nessas situações surgem novos tipos de documentos e outros desaparecem. As tabelas de temporalidade da Prefeitura Municipal de Santos estão sendo elaboradas por comissões de funcionários de cada Secretaria ou Autarquia. Estão de acordo com o Decreto n 4638, de 24 de julho de 2006, sendo examinadas pela Procuradoria Geral, e consolidadas pela Comissão Central. Cada tabela, após sua confecção, será publicada no Diário Oficial, e a partir da data de publicação, já poderá ser aplicada, de forma anual. UTILIZANDO AS TABELAS DE TEMPORALIDADE Escolha o período de tempo para aplicar a tabela; Leia a tabela com atenção; Identifique a Área de atuação da sua unidade, examinando no item ATIVIDADES ; Verifique o tipo de DOCUMENTO gerado por essas atividades: ofício, memorando, convite, solicitação de certidão, etc; Observe, para cada tipo de documento, qual é o PRAZO DE GUARDA (na unidade e no arquivo central), ou seja número de anos pelo qual o documento deverá ser mantido na sua unidade, e a destinação (eliminação ou guarda permanente). 3

4 OBSERVAÇÃO: Inicie verificando todos os documentos de uma mesma atividade, e analise uma atividade por vez. ATENÇÃO: O TEMPO DE ARQUIVAMENTO na unidade, para cada tipo de documento foi definido considerando os prazos legais e o uso administrativo. O DESTINO foi definido considerando o valor do documento para a história da Prefeitura Municipal de Santos e da Sociedade em geral. COMO ELIMINAR DOCUMENTOS Separe, conferindo minuciosamente, todos os documentos cujo prazo estiver vencido, e cujo destino seja ELIMINAR ; Relacione os documentos, separadamente por tipos e quantidades. Ao realizar a contagem de tempo, faça-o considerando a partir do ano seguinte ao da produção do documento, independente do mês em que foi confeccionado. Exemplo: um documento feito em janeiro de 2002, e outro, do mesmo tipo, produzido em dezembro de 2002, com prazo de arquivamento de 5 anos, deverão ser descartados a partir de janeiro de Encaminhe as listagens para a Comissão Central, que aprovará a eliminação. Aprovada a eliminação, agende com a Comissão a data para a eliminação dos documentos, visto que deverá ser sempre acompanhada por um membro da Comissão; Providencie a publicação do EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (anexo II); Os documentos a serem eliminados devem ser picotados, e enviados para reciclagem. Após a efetiva eliminação dos documentos, na data anteriormente prevista e informada através do D.O.do Município, providencie a publicação do TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (anexo III), onde deverá constar a anuência do representante da Comissão que presenciou a eliminação. 4

5 LEMBRE-SE: Os documentos públicos não podem ser eliminados de qualquer maneira. PARA PRESERVAR OS DOCUMENTOS Documentos destinados à preservação, ou GUARDA PERMANENTE são aqueles que fazem parte da HISTÓRIA da Prefeitura Municipal de Santos; essa é socialmente tecida a partir de várias fontes, sendo que uma delas é o ARQUIVO. Preservar é manter a capacidade de reprodução da informação, garantindo que a mesma possa ser reapropriada. Cada funcionário da PMS é responsável pelo cuidado aos documentos que estiverem sob sua guarda. Mantenha protegidos os documentos que a tabela indica para PRESERVAR, até que os procedimentos para o recolhimento sejam definidos. Guarde os documentos conforme sua arrumação original, sem que haja mistura de tipos diferentes. Cuide para que os documentos fiquem em locais que não ofereçam riscos à integridade da informação neles registradas. RECOLHIMENTO É a passagem de documentos para o arquivo permanente. A FAMS - Fundação Arquivo e Memória de Santos foi criada para implantar e gerir o Sistema Municipal de Arquivos; esse arquivo permanente tem a responsabilidade de reunir e tratar tecnicamente os documentos custodiados de forma permanente em função do seu valor. Até a data em que forem recolhidos ao Arquivo permanente, os documentos indicados na tabela para preservação devem ter sua integridade garantida em todas as Unidades da PMS. A T E N Ç Ã O Todas as dúvidas na aplicação das tabelas, sobre a conservação dos documentos ou qualquer outra questão, entre em contato com a FAMS Fundação Arquivo e Memória de Santos - ARQUIVO PERMANENTE, pelo telefone:

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7 ANEXO I Prefeitura Municipal de Santos Estância Balneária 14 de dezembro de FUNDAÇÃO ARQUIVO E MEMÓRIA DE SANTOS FAMS Em observância ao Decreto Municipal nº de 24 de julho de 2006, a Fundação Arquivo e Memória de Santos e a Comissão Central de Avaliação de Documentos fazem publicar os Procedimentos para Eliminação de Documentos previstos nas Tabelas de Temporalidade já publicadas. Santos, 12 de dezembro de CRISTINA GUEDES GONÇALVES Diretora-Presidente da Fundação Arquivo e Memória de Santos e Presidente da Comissão Central de Avaliação de Documentos 01 - Realização de levantamento dos documentos a serem eliminados de acordo com as Tabelas de Temporalidade já publicadas; 02 - Encaminhamento para análise da Comissão Central de Avaliação de Documentos(CCAD) da relação de documentos a serem eliminados de acordo com o previsto nas Tabelas de Temporalidade, conforme modelo de ofício em anexo; modelo de ofício abaixo; 03 - Após análise da CCAD a FAMS fará publicar a relação de eliminação dos documentos, com prazo de 30 dias para ciência dos interessados; 04 - Os documentos a serem eliminados, deverão ser encaminhados a FAMS, sito a Rua do Comércio nº 96/Centro, mediante agendamento, através do telefone nº ; 05 - A eliminação dos documentos será realizada no local citado no item anterior com a presença de pelo menos um representante da CCAD; 06 - A eliminação dos documentos se dará por fragmentação e os resíduos serão encaminhados à coleta seletiva, conforme Decreto nº de 03/12/2007; 07 - Os casos excepcionais serão analisados pela CCAD. MODELO DE OFÍCIO: Ofício nº..... À FAMS A/C Comissão Central de Avaliação de Documentos Prezados Senhores, Estamos encaminhando para análise da CCAD a relação de documentos a serem eliminados conforme a Tabela de Temporalidade publicada em.... Documentos Data-Limite Quantidade(folhas) 7

8 ANEXO II Prefeitura Municipal de Santos Estância Balneária Secretaria Municipal de... Departamento... Coordenadoria... Seção... Ofício nº.../20..-( UNIDADE ) Santos,... de... de Prezado(a) Senhor(a): Solicitamos o envio a FAMS aos cuidados da CCAD Comissão Central de Avaliação de Documentos, para informar os documentos abaixo relacionados, que deverão ser eliminados, conforme Tabela de Temporalidade de Documentos, publicada em 02/02/2007. DOCUMENTOS ANOS QUANTIDADE (Relação dos documentos a serem eliminados.) Atenciosamente, (NOME) Chefe da... Ilmo.(a) Sr.(a) (NOME DO DESTINATÁRIO) DEPARTAMENTO DE... (Endereço) Tel: (13)

9 ANEXO - III COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N.../20.. SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO O(A) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, instituída pela Resolução/Portaria/Ato n... publicada(o) no Diário Oficial de Santos de../../..., de acordo com os prazos definidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Município de Santos comuns a todas as secretarias, publicada em 05/10/2007 e em conformidade com a Relação de Eliminação de Documentos aprovada pelo Diretor Presidente da Fundação Arquivo e Memória de Santos no Ofício n.../20.. (unidade), de../../20..,, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30 dia subseqüente à data de publicação deste Edital, o(a) (unidade) eliminará os documentos abaixo relacionados. Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha a respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão de Avaliação de Documentos de Atividade. Série documental:... Datas limite: 20.. / 20.. Quantidade:... /... Observações complementares:... (Nome e Assinatura do representante da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo que presenciou a eliminação dos documentos) 9

10 ANEXO - IV 10