ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada

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1 Proposto por: Diretor da Divisão de Operações (DIOPE) Analisado por: Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA) Aprovado por: Diretor da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para cadastramento e auditagem do acervo arquivístico em sistema informatizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao DEGEA, passando a vigorar a partir de 02/12/ DEFINIÇÕES TERMO Arquivo Externo Caixa Recall Caixa-arquivo Condensação Etiqueta ARQGER Etiqueta de identificação de caixa arquivo Maço Primeira Instância Segunda Instância Sistema ARQGER DEFINIÇÃO Empresa contratada (empresa terceirizada) para guarda de caixasarquivo. Caixa padronizada utilizada pela empresa contratada. Caixa padronizada destinada à acomodação e proteção de documentos, visando ao arquivamento destes. Substitui o maço. Junção do conteúdo de duas ou mais caixas - arquivo, visando a otimização do espaço físico. Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação numérica da caixa-arquivo. Etiqueta auto-adesiva (código ) fornecida pelo Departamento de Patrimônio e Material da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM), utilizada para identificar comarca, unidade organizacional UO e número da caixa-arquivo ou do maço. Conjunto de autos processuais reunidos para remessa ao arquivo. Primeiro grau de jurisdição, onde atua juízo monocrático. Grau de jurisdição do PJERJ responsável pelo julgamento de processos em grau de recursos e feitos originários, cuja competência lhe seja atribuída pela Constituição Estadual. Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgão Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

2 TERMO Sistema de Distribuição e Controle Processual (DCP) Tombo DEFINIÇÃO Juridicionais (DGJUR/DEGEA) para o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ. Sistema utilizado para distribuição e acompanhamento processual de primeira instância, também denominado Projeto Comarca. Número de registro não informatizado do processo, na primeira instância. 4 REFERÊNCIAS Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº. 04/ Dispõe sobre a utilização do correio eletrônico para a correspondência interna do Tribunal de Justiça e dá outras providências; Aviso Conjunto TJ/CGJ nº.09/ Avisam que as comunicações internas da Presidência e da Corregedoria Geral da Justiça serão feitas por meio eletrônico, de acordo com as determinações contidas no Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ n 4, de 27/01/ RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Operações da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIOPE) Chefe do Serviço de Arquivamento de Documentos da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARQ) Chefe do Serviço do Arquivo de Rio Bonito, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. (DGJUR/SEARB) Chefe do Serviço do Arquivo de Itaipava, Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. (DGJUR/SEAIT) RESPONSABILIDADE Supervisionar o trâmite de organização e cadastramento de documentos para arquivamento. Coordenar o trâmite de organização e cadastramento de documentos para arquivamento. Coordenar o trâmite de organização e cadastramento de documentos para arquivamento. Coordenar o trâmite de organização e cadastramento de documentos para arquivamento. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

3 FUNÇÃO Prestador de Serviço RESPONSABILIDADE cadastrar documentos acondicionados em caixas-arquivo no sistema ARQGER. cadastrar processos na 2ª fase de cadastramento movimentar documentos acondicionados em caixas-arquivo organizar documentos em caixas-arquivo; conferir documentos e processos; 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 O processo de trabalho Cadastrar Acervo Arquivístico é efetuado por meio do sistema ARQGER A presente RAD padroniza os procedimentos realizados no âmbito do DEGEA. 6.2 As atividades efetuadas por meio do sistema informatizado são realizadas de acordo com o manual do sistema ARQGER As palavras digitadas no sistema ARQGER não são acentuadas, sempre em letras maiúsculas e sem aposição de símbolos, vírgulas e pontos. 6.3 Após o cadastramento, as caixas-arquivo oriundas do processo de Cadastrar Acervo Arquivístico são reenviadas para a empresa contratada, por meio do sistema ARQGER, com o devido registro de saída para o Arquivo Externo. 6.4 O Diretor da DIOPE pode decidir pela manutenção do acervo nas dependências do Arquivo Central, caso entenda que o acervo é passível de consulta pelas unidades organizacionais (UO) ou cujo descarte se dá em curto espaço de tempo. 6.5 O processo de trabalho Cadastrar Acervo Arquivístico compreende as atividades operacionais e o cadastramento de informações no sistema ARQGER. 6.6 O envio e solicitação de caixas-arquivo para o Arquivo 09 - Recall é realizado por meio do sistema ARQGER. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

4 6.7 A 2ª fase de cadastramento é a atividade que consiste em distribuir os autos processuais registrados na base de dados do ARQGER por número de Tombo, na base do Sistema de Distribuição e Controle de Processos (DCP). 7 CADASTRAR DOCUMENTOS ACONDICIONADOS EM CAIXAS-ARQUIVO 7.1 O SEARQ Cadastramento, SEAIT e SEARB recebem caixas-arquivo contendo documentos a serem cadastrados. O funcionário acessa o sistema ARQGER, retira os documentos da caixa-arquivo, registra o código da etiqueta ARQGER e efetua o cadastramento dos documentos No caso dos processos informatizados cadastrados nos sistemas de movimentação processual, registra no sistema ARQGER apenas o número de distribuição do processo e o número de volumes que o compõe No caso de documentação administrativa, registra o código da UO, o número de maço informado na etiqueta de identificação e, no campo de observação, a descrição do conteúdo do maço No caso de processos que não apresentem número de distribuição, efetua o cadastramento no sistema, informando: a) código da UO; b) número de maço; c) número de tombo/ano do documento; d) nome das partes; e) tipo de ação; f) número de volumes No caso de processos que não apresentem número tombo, efetua o cadastramento informando: Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

5 a) código da UO; b) número de maço; c) ano do documento; d) nome das partes; e) tipo de ação; f) número de volumes Se a caixa-arquivo contiver processos de origem da 2ª instância, efetua o cadastramento individual dos mesmos conforme itens e 7.1.3, respectivamente, caso apresentem ou não número de distribuição informatizado. Para os processos que não apresentem número de distribuição informatizado ou número de tombo, deve ser observada a forma de cadastramento descrita no item O campo de observação está destinado ao complemento de informações, por exemplo: a) ausência de volumes indicados; b) documentos juntados por linha, anexos ou provas; c) tipo de processo da 2ª Instância; d) condições de como se apresentam fisicamente os documentos. 7.2 Acondiciona os processos ou documentos administrativos (item 8.1.2) na caixa-arquivo. 7.3 Em seguida, retira as caixas-arquivo que são encaminhadas à empresa contratada, registrando sua saída, por meio do sistema ARQGER, no módulo Arquivo Externo No SEAIT e SEARB as caixas-arquivo são encaminhadas para os Centros de Informação. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

6 8 AUDITAR CAIXA-ARQUIVO 8.1 O SEARQ - Cadastramento recebe da Central de Atendimento da Divisão de Operações, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais à numeração das caixas para a auditoria. 8.2 Pesquisa no sistema ARQGER a localização das caixas-arquivo e solicita as mesmas a unidade competente Caso a caixa-arquivo esteja armazenada na empresa contratada, solicita o atendimento da mesma por meio do sistema ARQGER Confere o conteúdo da caixa-arquivo em observância ao cadastrado no sistema ARQGER Caso o processo esteja cadastrado por tombo/ano e o processo possua distribuição, exclui o tombo/ano cadastrado na tela do sistema ARQGER e insere a distribuição do processo Caso o processo possua apenas o tombo/ano, insere as partes e a ação na tela do sistema ARQGER Caso os processos estejam cadastrados por distribuição e não apresentem órgão e maço, exclui as distribuições e cadastra novamente Caso a caixa-arquivo apresente UO extinta, realiza o recadastramento Caso haja inconsistências quanto aos dados do processo cadastrado no sistema ARQGER, o auxiliar de arquivo realiza as correções necessárias Caso haja processo sem estar cadastrado na caixa-arquivo, digita os dados do processo não cadastrado, acondiciona na caixa-arquivo e registra a não conformidade no FRM-DGJUR Registra no campo de maço, do sistema ARQGER, o termo AUDITADO e grava as alterações realizadas. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

7 8.4 Disponibiliza caixas-arquivo para armazenagem. 9 CADASTRAR DOCUMENTOS NA 2ª FASE DE CADASTRAMENTO 9.1 A 2ª fase de Cadastramento é realizada por meio do sistema ARQGER. 9.2 O SEARQ Cadastramento recebe da Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) o relatório contendo os processos a serem cadastrados na 2ª Fase de Cadastramento. 9.3 Solicita as caixas-arquivo a DGJUR/SEDES ou a empresa contratada. 9.4 O SEARQ Cadastramento recebe as caixas-arquivo e verifica se os processos apresentam número de distribuição Caso positivo, cadastra o processo na tela da 1ª fase; Caso negativo realiza os procedimentos referentes à 2ª fase de cadastramento. 9.5 Exclui da caixa-arquivo os processos cadastrados por tombo, por meio do sistema ARQGER, permanecendo apenas os processos com distribuição. 9.6 Cadastra os processos que não possuem distribuição na caixa-arquivo inserindo os dados básicos solicitados pelo sistema ARQGER A data de distribuição do processo deve ser menor ou igual à data de autuação; Caso o assunto e classe no código da ação do processo forem inexistentes, classifica o processo com código Caso o advogado seja falecido ou suspenso, confirma o cadastramento do mesmo Caso o nome do advogado não esteja correto, consulta o site da OAB e regulariza as informações Caso o arquivamento do processo for provisório o lançamento da baixa não é informado. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

8 9.6.6 No caso do arquivamento definitivo a baixa deve ser lançada verificando junto aos autos o ofício ou certidão de baixa, bem como o carimbo de confirmação A data de arquivamento deve ser o último andamento verificado nos autos O campo de observação está destinado ao complemento de informações, por exemplo: a) ausência de volumes indicados; b) documentos juntados por linha, anexos ou provas; c) tipo de processo da 2ª Instância; d) condições de como se apresentam fisicamente os documentos. 9.7 Grava os dados inseridos no sistema ARQGER e emite etiqueta contendo o número de distribuição e cola na capa de autuação do processo cadastrado. 9.8 Caso o processo contenha apenso, insere o número do processo principal no campo específico e realiza os procedimentos descritos nos itens 10.5 a Disponibiliza caixa-arquivo para conferência, que poderá ser realizada através do sistema ARQGER, e realiza as alterações necessárias Envia caixa-arquivo para armazenamento no SEDES Centro de Informações ou na empresa contratada. 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

9 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Planilha de Controle de Auditagem b SECAD Eletrônico Data Backup e condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos de Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR -047 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Cadastrar Documentos acondicionados em caixa-arquivo; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Auditar caixa-arquivo; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Cadastrar Documentos na 2ª Fase de Cadastramento. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

10 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CADASTRAR DOCUMENTOS ACONDICIONADOS EM CAIXA-ARQUIVO INÍCIO RECEBER CAIXA-ARQUIVO ACESSAR SISTEMA ARQGER E RETIRAR OS DOCUMENTOS DA CAIXA-ARQUIVO EFETUAR O CADASTRAMENTO PROCESSO POSSUI DISTRIBUIÇÃO? CADASTRAR DISTRIBUIÇÃO E NÚMERO DE VOLUMES EFETUAR CADASTRAMENTO NO SISTEMA É DOCUMENTO ADMINISTRATIVO? CADASTRAR O CÓDIGO DA UO, NÚMERO DE MAÇO E DESCRIÇÃO DO CONTEÚDO POSSUI NÚMERO TOMBO? CADASTRAR O DOCUMENTO PELO MAÇO, PARTES, TIPO DE AÇÃO E VOLUMES Caso alguma etiqueta ARQGER não seja utilizada, procede à desvinculação desta do código da etiqueta Recall e a disponibiliza para ser reutilizada. CADASTRAR O TOMBO, ANO, MAÇO E NÚMERO DE VOLUMES ACONDICIONAR OS DOCUMENTOS EM CAIXA-ARQUIVO DISPONIBILIZAR CAIXA-ARQUIVO Em seguida, retira as caixas-arquivo que são encaminhadas à empresa contratada, registrando sua saída, por meio do sistema ARQGER, ao Arquivo 9 Recall Novo Contrato, bem como aquelas que são encaminhadas para conferência, efetuando o controle do envio por meio do FRM- DGJUR Controle de Envio de Caixas-arquivo para Conferência FIM Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

11 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AUDITAR CAIXA-ARQUIVO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

12 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR CAIXA-ARQUIVO PARA CONTRATADA Início Receber relatório da DGTEC.(SEARQ- Cadastramento) Solicitar caixas-arquivo ao SEDES-Consulta ou a empresa contratada. Receber as caixas-arquivo e verificar número de distribuição dos processos. Cadastrar o processo na tela da 1ª fase. Há número de distribuição? Excluir os processos cadastrados por tombo. Cadastrar os processos sem distribuição. Assunto e Classe do processo inexistentes? Verificar nos autos e na TTD a codificação. Advogado falecido ou suspenso? Confirmar cadastramento Nome do advogado correto? Consultar site da OAB e regulariza as informações. Arquivamento do processo provisório? Negar informação lançamento de baixa. Lançar a baixa do arquivamento definitivo. Gravar os dados e emite etiqueta para afixação na capa do processo cadastrado. Disponibilizar caixaarquivo para conferência. Enviar caixa-arquivo para arquivamento. Fim Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR de 12

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